016 – Ulga podatkowa na działalność B+R – Mateusz Latkowski

W piętnastym odcinku Podcastu mówiliśmy o rozwiązaniach tarcz antycovidowych, przygotowanych przez rząd. Okazuje się, że w systemie podatkowym jest wiele już wcześniej istniejących instrumentów, które znacząco mogą poprawić sytuację finansową firmy.

O jednym z takich rozwiązań – uldze na działalność B+R – rozmawiam dziś z Mateuszem Latkowskim. Mateusz jest doradcą podatkowym i partnerem w Gardens Tax & Legal. Z sukcesem zaimplementował w wielu firmach to rozwiązanie i opowie nam, jak w praktyce zabrać się do wdrożenia tej, bardzo ciekawej preferencji podatkowej.

Jeśli chcesz sprawdzić czy Twojej firmie przysługuje ulga podatkowa na działalność B+R, wypełnij krótki formularz kontaktowy, klikając przycisk poniżej.

uzyskaj pomoc

Dziś w Podcaście usłyszysz m.in. o tym:

• czy Elon Musk obroniłby ulgę B+R w Polsce?
• czym jest ulga B+R i jakie konkretnie korzyści może przynieść?
• na czym polega działalność B+R, jak ją zidentyfikować i dlaczego będziecie zaskoczeni, jak wiele firm potencjalnie może z tej ulgi skorzystać?
• jakie wydatki mogą być kosztem kwalifikowanym i na jakich zasadach?
• czy muszę mieć dział B+R aby korzystać z ulgi?
• jak – praktycznie – wdrożyć ulgę B+R? 
• jak ją ewidencjonować, jakiego rodzaju sporządzać dokumentację?
• czy warto występować z wnioskiem o interpretację w sprawie ulgi B+R?

Mateusz Latkowski – doradca podatkowy i partner w Gardens Tax & Legal. Z podatkami związany od 2008 roku. Mateusz posiada bogate doświadczenie w doradztwie podatkowym zarówno dla dużych polskich, jak i międzynarodowych firm. Jako ekspert w dziedzinie cen transferowych opracował szereg dokumentacji podatkowych dla klientów z różnych branż. Jest szefem zespołu wdrażającego ulgi podatkowe na badania i rozwój oraz inne zachęty podatkowe dla innowacyjnych przedsiębiorców.

Trener na szkoleniach z zakresu różnych dziedzin prawa podatkowego. Autor i współautor publikacji z zakresu prawa podatkowego.

NOTATKI

TRANSKRYPCJA

Dzień dobry, Mateuszu.

Cześć, Michał. Dzień dobry państwu.

Co daje wdrożenie ulgi na działalność badawczo-rozwojową, tzn. na czym polegają tutaj korzyści dla podatnika?

Poza satysfakcją dla podatnika, że robi coś innowacyjnego i rozwojowego, przede wszystkim mówimy tu o kosztach finansowych, o oszczędnościach, które taki podatnik może osiągnąć, o kwotach, które zostają mu w kieszeni.

O jakich rodzajach korzyści myślisz?

Żeby odpowiedzieć na to pytanie, trzeba by chyba przejść już pokrótce do mechaniki ulgi. Korzyść polega – i to jest pewne uproszczenie – na możliwości dwukrotnego rozliczenia kosztu podatkowego.

Dlaczego uproszczenie?

Jest to uproszczenie dlatego, że w rachunku ekonomicznym tak to funkcjonuje. Natomiast w kategoriach prawnych, jeśli będziemy tę ulgę rozważać, jest to odliczenie od dochodu, które jest wykazywane w zeznaniu rocznym, a więc po zamknięciu pełnego roku. I co do zasady: z tej korzyści podatnik nie będzie mógł skorzystać w ciągu roku podatkowego.

Poza pewnymi wyjątkami.

Poza pewnymi wyjątkami covidowymi, w sytuacji, w której działalność badawczo-rozwojowa opiera się na pewnych działaniach innowacyjnych, rozwojowych, ściśle związanych z panującym stanem epidemii. Ażeby jeszcze bardziej to uściślić – z zapobieganiem, zwalczaniem tego stanu. Ustawodawcy chodziło tutaj o tego typu działalność i ta jest premiowana w postaci możliwości rozliczania na bieżąco.

No tak, ale to są jednak wyjątkowe sytuacje.

Myślę, że możemy to pominąć – nie wszyscy podatnicy, raczej wyjątek niż zasada.

Jasne. Dobrze, wiemy już, że jest to korzyść podatkowa. Jeśli mówimy o tym, tak jak to powiedziałeś niejako w uproszczeniu, drugi raz mamy te wydatki w kosztach. Na czym polega różnica i w praktyce do czego się sprowadza? To, że nie mówimy tutaj technicznie o zaliczeniu czegoś do kosztów, tylko odliczeniu od dochodów, to myślę, że jeszcze powiemy, bo to może mieć praktyczne przełożenie i to dosyć istotne. Teraz chciałbym, żebyśmy porozmawiali o tym, że kiedy już przychodzi do wdrożenia ulgi na działalność badawczo-rozwojową, to z jakimi obszarami problemowymi trzeba się zmierzyć przy analizie? Czy w ogóle u danego podatnika taka ulga jest możliwa do wdrożenia? Co trzeba sprawdzić, jakie elementy?

Żeby odpowiedzieć na to pytanie, tak naprawdę trzeba przejść przez pewne elementy konstrukcyjne tej ulgi. Dlaczego? Dlatego, że problematyka analizy takiego „świeżego” klienta, który do nas przychodzi z pytaniem „Czy u mnie da się te rozwiązania wdrożyć?”, polega na zbadaniu kilku kwestii. Po pierwsze i to jest kluczowa rzecz, musimy sobie odpowiedzieć na pytanie, czy u tego podatnika faktycznie są realizowane jakiekolwiek prace badawcze bądź prace rozwojowe. Ważna tutaj jest analiza tego, co właściwie robi podatnik, przełożenia tego na treść przepisów, definicji działalności badawczej, działalności rozwojowej, oczywiście przede wszystkim w kontekście istniejącej już i w miarę bogatej praktyki organów podatkowych, być może trochę mniej bogatej praktyki orzeczniczej, sądowo-administracyjnej.

Czym w ogóle jest działalność badawczo-rozwojowa? I co jeszcze: załóżmy, że jest.

Zakładając, że mamy tam działalność badawczo-rozwojową, następnie musimy spróbować zidentyfikować, jakie rodzaje kosztów z nią związanych ponosi podatnik. Dlatego że, co powiedzieliśmy na początku, przy tym, jak ta ulga działa, faktycznie interesują nas koszty, które są kosztami podatkowymi, poniesione w danym roku i związane właśnie z aktywnością badawczo-rozwojową na poziomie podatnika. Jeśli takie koszty były poniesione – jakie to są, to pewnie też sobie za chwilkę powiemy – to musimy je, mówiąc potocznie, podliczyć i zobaczyć, ile nam z tego wychodzi.

Jasne, tylko że to chyba nie wszystko – bo to, że my to sobie w rozumku zrobimy, to nie wystarczy, żeby przekonać urząd skarbowy, że tak rzeczywiście jest, prawda?

Oczywiście. Do urzędu na takiej pierwszej linii wskazujemy tylko gołe kwoty, bo tego wymaga od nas załącznik do zeznania podatkowego (o wymogach formalnych też sobie pewnie powiemy). Oczywiście w przypadku działań kontrolnych urzędu, a przecież ta płaszczyzna może być tak jak każda inna działalność podatnika kontrolowana, trzeba posłużyć się jakimś zapleczem dokumentacyjnym, które pozwoli wykazać i udowodnić, że kwoty, które myśmy urzędowi pokazali jako kwoty ulgi badawczo-rozwojowej, rzeczywiście: 1) stanowią koszty podatkowe, 2) stanowią koszty związane z działalnością badawczo-rozwojową. Tak z grubsza można powiedzieć, że to jest to, co musimy zrobić. Jaka jest ta dokumentacja, te dowody, to oczywiście jest sprawa otwarta i tutaj dużo by można mówić, bo też sytuacja każdego podatnika będzie inna.

Myślę, że o tym też powiemy, ale widać z tego, co powiedziałeś, że są właściwie trzy główne obszary wątpliwości albo obszary, na które trzeba zwrócić uwagę, czyli: czy ja prowadzę działalność badawczo-rozwojową, w jakim zakresie itd. Jakie ponoszę koszty, wydatki tzw. kwalifikowane, związane z działalnością badawczo-rozwojową. No i trzecia kwestia, jak już to wszystko ustalę, to w jaki sposób to udokumentować, żeby obronić taką ulgę przy czynnościach sprawdzających, czy przy kontroli? Pewne obowiązki dokumentacyjne w ogóle są zresztą obligatoryjne i są przesłanką do tego, żeby ta ulga mogła być zastosowana.

Chciałbym zaproponować ci coś takiego, ponieważ wdrażałeś tę ulgę w praktyce nie raz, nie dwa, nie trzy i nie dziesięć, tylko więcej. Spróbujmy może przećwiczyć te trzy elementy na jakimś hipotetycznym przykładzie, wtedy nasza rozmowa i nasze rozważania będą miały walor bardziej praktyczny i bardziej dynamiczny. Jakbyś mógł wymyślić jakiś stan faktyczny, czyli jakiegoś hipotetycznego klienta, który przychodzi z pytaniem, czy można u niego i pod jakimi warunkami wdrożyć ulgę na działalność badawczo-rozwojową. Mając taki stan faktyczny, zastanowimy się, jak byśmy do tego podeszli, jeśli chcielibyśmy takiej firmie pomóc.

Oczywiście. Skupmy się na mniej oczywistym przykładzie, bo będą pewni podatnicy, pewne branże, w których działalność badawczo-rozwojowa wydaje się w pewien sposób oczywista. To, co mi przychodzi w pierwszej chwili do głowy, to jest np. jakiś wielki koncern farmaceutyczny, gdzie tak naprawdę otoczenie konkurencyjne sprawia, że praktycznie prawie cała działalność takiego podmiotu sprowadza się do jednej wielkiej działalności badawczo- rozwojowej. Dla jaśniejszego przedstawienia problemów lepszy będzie jednak przykład mniej oczywisty.

Myślę tutaj o hipotetycznej firmie, która zajmuje się projektowaniem i budową elementów linii produkcyjnych dla swoich klientów. To jest taka branża, gdzie w praktyce okazuje się, że paradoksalnie występuje sporo aktywności badawczo-rozwojowej, chociaż niekoniecznie w takiej firmie będzie funkcjonował osobny dział, który będzie nosił miano działu badawczo-rozwojowego.

Załóżmy, że przychodzi klient z właśnie takiej firmy. Jak to wygląda w praktyce? Zwykle jest tak, że działalność takiej firmy polega na tym, że zgłasza się do niej jakiś producent. Producent, który ma własne zaplecze produkcyjne, być może już jakąś działającą linię produkcyjną i on chce sobie zrobić na tej produkcji coś nowego. Wstawić jakiś nowy element, segment, gniazdo linii produkcyjnej, być może wstawić jakąś zupełnie nową maszynę – po to, żeby polepszyć jakieś własne procesy produkcyjne czy też zmienić, rozszerzyć asortyment.

Od czego się zaczyna u takiego podatnika – usługodawcy? Wiadomo, że musi się zebrać zespół osób, które analitycznie, na podstawie burzy mózgów, będą się zastanawiać, czy to, czego ten klient chce, w ogóle jest możliwe do zrealizowania. I tutaj właściwie możemy już zobaczyć pierwsze zręby, tak to nazwijmy, procesu badawczo-rozwojowego, bo następuje koncepcyjna. Ta koncepcja ma właściwie największe znaczenie w naszej sprawie. Czy coś da się zrobić? Jak to zrobić? Jakie elementy zastosować? Czy da się elementy zakupić, czy być może trzeba je wytworzyć samemu? Czy to ma w ogóle szansę tak zadziałać, jak sobie wymyślimy? To jest taki pierwszy etap. Już tutaj można się zastanawiać nad identyfikacją sfery badawczo-rozwojowej.

Następnie takiemu klientowi, jeśli zespół dojdzie do wniosku, że to się da zrobić, jest składana oferta, być może jest akceptowana przez tego odbiorcę – producenta i zaczynają się właściwe prace. Te właściwe prace najczęściej polegają na tym, że w wirtualnym środowisku ktoś projektuje maszynę, elementy linii, poszczególne elementy maszyny i testuje, jak to działa. To zwykle jest zespół projektantów, którzy typowo koncepcyjnie, na podstawie własnej wiedzy, doświadczenia, analizując wcześniej zrealizowane projekty, projektuje coś zupełnie od nowa. Od razu być może dodajmy, że mówimy o sytuacji, w której produkt w ogóle nie jest dostępny z półki, że to nie jest tak, że ja idę sobie do kogoś, kto oferuje daną maszynę, kupuję ją i już, to działa.

Na Allegro nie ma takich.

Niestety nie. Na OLX prawdopodobnie też się nie dostanie. Trzeba to po prostu wymyślić, przetestować. I nawet, jak się przetestuje, potem wstawić do tego docelowego klienta i zobaczyć, czy to wpięte np. w linię produkcyjną działa tak, jak działać powinno.

A wcale nie musi działać.

Wcale nie musi. Bardzo często jest tak, że nie działa. Oczywiście, ci usługodawcy, firmy, które projektują i budują takie rzeczy, starają się to przetestować u siebie od początku do końca, tak jak się da, zanim to zostanie rozłożone, zawiezione do klienta i z powrotem u niego złożone. Ale to są tego typu projekty, gdzie bardzo często coś może nie wyjść, bardzo często coś nie wychodzi. Nie o to chodzi, że projekt kończy się fiaskiem. Raczej chodzi o to, że wymaga jeszcze konkretnego dostosowania do potrzeb danego, konkretnego odbiorcy.

Mamy więc etap koncepcyjny, gdzie w wirtualnym środowisku powstają pewne – nazwijmy to – szkice, bardziej projekty. Jeśli to jest gotowe, można przystąpić do budowy. Tutaj wchodzi do akcji zespół konstruktorów, elektryków, zespół monterów, ktoś, kto to fizycznie musi zrobić. I znowu, na tym etapie też coś może nie pójść. To jest tak, że projektant coś wymyśli, ale okazuje się, że tak się po prostu nie da. Nie ma takiej części czy właściwość tej części jest inna niż zakładaliśmy, coś trzeba zmienić. Czasem jest tak, że z tego stołu monterskiego, tak to nazwijmy, wraca to na etap projektowania, bo coś trzeba zmienić.

Załóżmy, że po tych wszystkich perturbacjach jest ten projekt zbudowany, jest testowany. Tam oczywiście jest szereg innych czynności, bo przy skomplikowanych elementach linii produkcyjnych może być sporo czujników, mogą być jakieś panele sterowania, to wszystko trzeba zaprogramować. Tutaj mimo tego, że produkcyjne sterowniki linii są na rynku dostępne, to nigdy to nie działa na zasadzie, że wgrywamy i już. To trzeba odpowiednio zaprogramować, żeby działało tak, jak działać powinno. Tutaj też oczywiście wchodzą w grę programiści, którzy na pewnym etapie muszą to wszystko zaprogramować i napisać właściwy kod, żeby to miało ręce i nogi.

Gotowy prototyp, bo myślę, że tak to można nazwać, maszyna, której nie było wcześniej i prawdopodobnie nie będzie również później, bo ona ma służyć temu konkretnemu klientowi w tym konkretnym procesie produkcyjnym, jest gotowa, jest rozkładana, jest zawożona do klienta, tam składana. To, co mówiłem wcześniej – tam patrzymy, czy to działa tak, jak działać powinno. Zwykle nie działa. No i czasem jest tak, że ekipa, która jest na miejscu, potrafi to dostosować. Czasem się po prostu nie da, trzeba to spakować, wrócić z tym do firmy i coś poprawić. W praktyce najczęściej jest tak, że te projekty da się doprowadzić do końca. Powstaje jakiś gotowy element dla odbiorcy takiej firmy projektowo-konstrukcyjnej. I właściwie w momencie, w którym to już działa u tego klienta, personel tego klienta jest przeszkolony, jak to obsługiwać, możemy powiedzieć o tym, że taki hipotetyczny proces badawczo-rozwojowy jest zakończony, bo…

Bo potem mogą się też zdarzyć jakieś wyjazdy serwisowe.

Oczywiście, mogą się zdarzyć wyjazdy serwisowe, jakieś poprawki, ba, mogą się zdarzyć sytuacje, w których w związku z postępem trzeba coś uaktualnić, np. sterowniki. I tutaj w praktyce to już nas zwykle nie będzie interesować. Nie będzie nas interesować dlatego, że przyjmiemy, że jest to taka działalność bardziej rutynowa, niewiążąca się z niczym innowacyjnym, z niczym oryginalnym, z niczym twórczym. Ta rutynowość jest zresztą takim elementem, który różnicuje nam właśnie działania niebadawcze, działania nierozwojowe od interesujących nas działań B+R.

Powiedzmy może w tym momencie jak wyglądałby ten pierwszy etap u tego konkretnego klienta, na tym stanie faktycznym, który opisałeś przed chwilą, czyli etap identyfikacji działalności badawczo-rozwojowej? Może powiedzmy w ogóle, czym jest działalność badawczo-rozwojowa.

Myślę, że od tego by należało zacząć, dlatego, że to nie jest tak, że my sobie pracujemy na pewnych pojęciach z sufitu.

Właśnie, bo tak potocznie mniej więcej czujemy, co to może być działalność badawczo-rozwojowa, tzn. wyobrażamy sobie jakieś laboratorium, jakichś pracowników w białych kitlach, jakieś próbówki itd. Czy to tak wygląda na gruncie przepisów?

To nie jest takie oczywiste. Mamy definicję działalności badawczo-rozwojowej, z której już nam coś wynika, natomiast najistotniejsze jest być może to, że definicja działalności badawczo-rozwojowej dzieli działalność właśnie na działalność obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe. Te definicje są w ustawach podatkowych. Niemniej już szczegółowe definicje badań podstawowych, aplikacyjnych, czyli badań naukowych oraz prac rozwojowych, znajdziemy w ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym. Jeśli spojrzymy na te definicje, to myślę, że dojdziemy wspólnie do wniosku, że one są bardzo, bardzo pojemne.

Zobaczmy: mamy badania podstawowe, które są rozumiane jako prace empiryczne lub teoretyczne, mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów, bez nastawiania na bezpośrednie zastosowanie komercyjne. Mamy badania aplikacyjne, pomińmy je na razie. Mamy też prace rozwojowe, które – jak mówi przepis – są działalnością obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania do planowania produkcji, projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzone do nich, nawet jeśli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Na pierwszy rzut oka widać, chociażby po tych pracach rozwojowych, że ten katalog jest bardzo, bardzo pojemny. I to nie będą tylko ci ludzie w kitlach, zresztą ci ludzie w kitlach, o których ty mówisz, raczej będą na etapie badań podstawowych, ewentualnie badań aplikacyjnych. Badań, które zwykle będą mieć miejsce w tych sytuacjach, w których jeszcze niekoniecznie ktoś myśli o zysku. On może się pojawić, może się nie pojawić, ale na etapie badań my się zastanawiamy nad pewnymi podstawami, formułujemy pewne tezy, patrzymy, czy to się sprawdza, tak?

Właśnie, a opowiadałeś o tych pojęciach odrębnie, dlatego że możemy mieć same prace rozwojowe bez prac badawczych i ulga może nam przysługiwać.

Zgadza się.

To nie jest ulga na działalność badawczo-rozwojową na zasadzie, że ona ma obejmować i badania, i rozwój, tylko mogą być same badania albo sam rozwój.

Zgadza się. I w praktyce naprawdę najczęściej będzie tak, że firma komercyjna, nastawiona tylko i wyłącznie na realizację zysku, prawdopodobnie nie będzie mieć w ogóle działalności badawczej. Istnieją natomiast duże szanse, że będzie mieć działalność rozwojową. I chyba nie skłamię, jeśli powiem, że w ponad 90 proc. przypadków my identyfikujemy prace rozwojowe, a nie badania.

Dobrze, to co byś znalazł u naszego klienta X?

Zobaczmy elementy składowe tej definicji. Przede wszystkim mamy korzystać z aktualnie dostępnej wiedzy i umiejętności. Ewidentnie, tworząc nowy element linii produkcyjnej, nową maszynę bazujemy na naszej wiedzy, na wiedzy właścicieli firmy, wiedzy pracowników firmy, wcześniejszych doświadczeniach przy konstruowaniu urządzeń podobnego typu, na podstawowych zjawiskach, jakie wiążą się z funkcjonowaniem tego typu maszyn czy urządzeń. Ta wiedza jest wykorzystywana przy budowie nowego urządzenia, nowego elementu linii produkcyjnej.

Mamy mieć, z perspektywy definicji, „projektowanie i tworzenie zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług”. Oczywiście to z tej definicji być może nie wynika, ale już bardziej z praktyki możemy powiedzieć, że wchodzą tutaj w grę pewne rozwiązania oryginalne, nowe i twórcze. Oczywiście to powinno uprościć analizę, ale w praktyce tak nie będzie, bo tak naprawdę bardzo ciężko jest wytyczyć sztywną granicę między produktem, który zawiera rozwiązanie twórcze, nowe i oryginalne od produktu, który takiego rozwiązania nie zawiera.

Na pewno w każdej sytuacji, w której urządzenie danego typu nie istniało wcześniej, z pewnym uproszczeniem możemy powiedzieć, że prawdopodobnie da się obronić aspekt oryginalności i twórczego charakteru. Natomiast życie jest bogate i tak naprawdę sytuacji może być bardzo dużo. W konkretnej sytuacji zawsze trzeba ad hoc ocenić, na ile jest to rozwiązanie oryginalne, a na ile jest to rozwiązanie twórcze i czy przypadkiem nie jest tak, że jest to powielenie jakiegoś prostego rozwiązania, które istniało wcześniej? Być może jest to to samo urządzenie, które zbudowaliśmy, ale trochę mniejsze czy trochę większe.

Definicja w ustawie podatkowej mówi jeszcze o tym, że te prace powinny być podejmowane w celu zwiększenia zasobów wiedzy. O czyją wiedzę chodzi? Czy to chodzi o wiedzę ogólnoświatową, czy ogólnopolską, czy wiedzę w branży, czy może moją wiedzę w moim przedsiębiorstwie, bo właściwie przepis tego nie precyzuje.

Przepis tego nie precyzuje.

A często klienci mają takie wątpliwości, że to, co oni robią, to ktoś już tam robi, podobne rzeczy.

Oczywiście, to jest zasadne pytanie i moim zdaniem odpowiedź na nie powinna być taka, że chodzi o zwiększenie wiedzy w aspekcie wewnętrznym. My nie patrzymy na świat, my nie patrzymy na kraj, nawet nie na województwo, tak bym powiedział.

Na powiat.

Może na gminę. Myślę, że przedmiotem takiego porównania powinno być po prostu nasze przedsiębiorstwo, nasza firma, czyli chodzi o zwiększanie w aspekcie wewnętrznym. Dlaczego? Można by powiedzieć: po prostu dlatego, że przepis nie mówi nic innego – ale taki wniosek płynie też z praktyki. Pewną pośrednią wskazówkę dają objaśnienia ministra finansów w zakresie bardzo podobnej ulgi, funkcjonalnie może bardzo podobnej ulgi IP Box, gdzie wprost wskazano, że chodzi o oryginalność na poziomie wewnętrznym danej jednostki. Jeszcze jedna rzecz zresztą. Popatrzmy, że ulga badawczo-rozwojowa, ulga na działalność badawczo-rozwojową jest następcą mało popularnej ulgi na nabycie nowych technologii. Mieliśmy tam ten wymóg oryginalności rozwiązania, który przecież musiał być jeszcze potwierdzony specjalistyczną opinią. Był to jeden z tych aspektów, który sprawiał, że była to wybitnie niepopularna ulga i w ciągu roku w skali kraju co najwyżej kilkunastu podatników z tej ulgi korzystało.

Jasne. Definicja, jak ją czytam, mówi jeszcze o tym, że te prace mają być podejmowane systematycznie.

Tak jest.

Jak to rozumieć? A jeżeli mam jednorazowy projekt, to już nie mam możliwości skorzystania z ulgi? Czy muszę to robić co miesiąc, jeden projekt w roku?

I to jest bardzo dobre pytanie. Dodatkowo jest to pytanie, na które trudno udzielić takiej odpowiedzi zero-jedynkowej.

To możesz po prawniczemu odpowiedzieć.

Spróbuję odpowiedzieć po prawniczemu. Tak na chłopski rozum wydaje się, że chodzi o to, że to nie tak, że my podejmujemy decyzję: „Aha, to teraz w marcu będziemy prowadzić prace badawczo-rozwojowe”. Kończy się marzec, kończymy prace badawczo-rozwojowe i już, i temat zamknięty. Jest to przykład, w którym raczej wymóg systematyczności nie będzie obecny.

Jeśli sięgniemy do orzecznictwa sądów administracyjnych, to jesteśmy w stanie zidentyfikować takie wyroki, w których powiedziano, że jeśli ktoś realizuje jeden projekt badawczo-rozwojowy, to to jest za mało. Czyli z perspektywy orzecznictwa, które niestety jeszcze póki co nie jest zbyt bogate, wynikałoby, że w gestii naszego zainteresowania czy też w ogóle w ramach prowadzonej przez nas działalności powinno być cały czas zainteresowanie takim prowadzeniem. To nie znaczy oczywiście, że przez dwanaście miesięcy w roku faktycznie muszę mieć te prace badawczo-rozwojowe, ale chodzi o to, żeby projekty, które realizujemy, charakteryzowały się pewną ciągłością. Jeśli robimy jeden projekt, kończymy, to nie musimy oczywiście od razu zaczynać następnego, ale nie powinniśmy czekać na to pięć lat, bo możemy spotkać się z zarzutem, że ten wymóg systematyczności nie jest spełniony. Wracając do orzeczenia, o którym wspomniałem: wyobraźmy sobie firmę, której projekt trwa np. 5 lat, bo takie projekty, związane np. z usprawnieniem własnych procesów produkcyjnych, można sobie wyobrazić.

Jest taka firma, która zmierza do lotu na Marsa. Ten projekt trwa już wiele, wiele lat i jeszcze wiele potrwa.

Myślę, że gdyby pan z tej firmy poszedł do sądu, to mógłby się niestety niemiło rozczarować, bo usłyszałby, że jego działalność nie nosi znamion działalności badawczo-rozwojowej. Jawi się to jako pewien absurd, dlatego też wydaje mi się, że powinniśmy unikać ocen zero-jedynkowych i raczej patrzeć z punktu widzenia całokształtu działalności danego przedsiębiorcy.

Wracając do przykładu, jeśli mamy firmę, która przez 5 lat realizuje jeden projekt, czy ona nie ma działalności badawczo-rozwojowej? Z perspektywy orzecznictwa powiedzielibyśmy, że nie ma, tymczasem tę działalność może mieć firma, która realizuje różne projekty przez 4 lata. Wydaje mi się, że nie wypracowano do tej pory takich kryteriów, które byłyby jednoznacznie jasne i fair względem podatników. Pamiętajmy natomiast o jednym: nie chodzi o to, że zrobimy krótki jeden projekt i już mamy działalność badawczo-rozwojową. Powinniśmy mieć to niejako wpisane w filozofię naszej działalności.

Jasne. A powiedz mi teraz, w świetle tych kryteriów, przesłanek, warunków i tego, jak rozumie się to w praktyce w orzecznictwie, jak ocenić działalność klienta X? Czy ona jest twoim zdaniem twórcza, obejmuje prace rozwojowe, czy jest podejmowana w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy czy tam wykorzystania zasobów wiedzy do nowych zastosowań, czy jest rutynowa? Spróbuj to ocenić.

W przykładzie, który omówiliśmy, ja bym bronił stanowiska, że takie projektowanie i budowa takiego prototypu stanowią działalność badawczo-rozwojową. Dlaczego? Po pierwsze, o czym już powiedziałem, to nie jest tak, że mamy jakiś produkt z półki. Musimy go tak naprawdę…

Z półki w sensie z półki, nie produkt spółki.

Spółki są produktem, oczywiście. Nie, chodzi mi o taki a taki produkt, że idziesz do marketu i bierzesz sobie taką maszynę produkcyjną, idziesz z nią do kasy i montujesz na produkcji.

Chodzi o półkę.

Tak, o tzw. shelf. Trzeba to przede wszystkim wymyślić i w ogóle ocenić, czy da się zrobić. A czasem jest tak, że ocenimy, że da się zrobić, a potem, jak zaczynamy to robić, to się okazuje, że się nie da. Na marginesie: zresztą nawet jak się nie da, to wydatki, które ponieśliśmy i tak moim zdaniem będą mogły być potraktowane jako wydatki B+R.

Chociaż to chyba też jest ciekawe kryterium zbadanie, czy jestem pewny na początku procesu, że się uda? Bo jeżeli jestem pewny, że się uda, to pewno tej oryginalności, twórczości będzie mniej, niż jeżeli przystępuję do procesu i właściwie nie wiadomo, co wyjdzie, to chyba będzie więcej.

Tylko patrzmy też z punktu widzenia rachunku ekonomicznego takiej firmy komercyjnej, jeśli ona żyje z takich projektów, a w moim przykładzie akurat będzie to przykład firmy i firm, których jest bardzo dużo na rynku, które właśnie z tego żyją. Przychodzą do nich producenci, którzy potrzebują maszyny, urządzenia, elementu linii produkcyjnej. Jeśli oni dochodzą do wniosku, że da się to zrobić, to raczej się da, bo inaczej….

Bardziej mi nawet chodziło nie o to, że się w ogóle nie da, tylko nie jestem przekonany, nie jestem w 100 proc. pewny, jak to zrobić. Będę musiał robić pewne zwroty. Nie mam instrukcji od a do zet, jak wykonać konkretny produkt.

Oczywiście, nie da się już na etapie analizy koncepcyjnej, kiedy szykujemy ofertę dla klienta. powiedzieć na 100 proc.: „To się da, tak jak to sobie założyliśmy”, bo się okaże, że jakiś tam element jest zbyt mało odporny na uszkodzenia, zbyt nietrwały, trzeba go zastąpić jakimś innym, jakiś inny może wymagać przerobienia całego elementu maszyny itd., itd. Z tym już na etapie projektowania i budowy tego mierzą się projektanci, a następnie konstruktorzy. Myślę, że to jest bardzo częsta sytuacja, że tak się rzeczywiście dzieje.

Natomiast tak jakby w tej fazie wstępnej, która już rozpoczyna fazę rozwojową (bo my, zastanawiając się, czy coś się da, czy się nie da, korzystamy już z naszej wiedzy i doświadczenia, myśląc o czymś nowym), przyjmujemy sobie pewne założenia i zakładamy, że na bazie naszej wiedzy i doświadczenia coś da się zrobić. Następnie oczywiście próbujemy, już w fazie projektowej. Tutaj niejednokrotnie te osoby, pracownicy firmy, którzy to projektują, a także osoby, które to potem składają, budują, muszą wykazać się nie lada inwencją, żeby to się po prostu dało zrobić. Z różnych względów, przede wszystkim względów technologicznych.

Wracając, czy to oznacza, że oryginalności mamy mniej? Nie powiedziałbym tak. Wydaje mi się, że każdy etap pracy, kiedy musimy wymyślić, jak coś, z czym ma funkcjonować dany element, żeby na końcu drogi uzyskać tę maszynę, urządzenie, może być przyjęty za pewną oryginalną działalność. Znowu, gdyby nie to, to jeśli klient przychodzi do nas z zapytaniem, to właściwie mielibyśmy jakieś gotowe schematy i gotowe projekty. My to po prostu, brzydko mówiąc, składamy wszystko do kupy i żadna tam działalność, projektowanie, testowanie tego w środowisku wirtualnym na żywo nie są nam potrzebne, bo to po prostu by działało. Dlatego tutaj aspekt oryginalności moim zdaniem jest do obrony, chociaż na pierwszy rzut oka tego typu działalność potocznie prawdopodobnie w ogóle by się nie kojarzyła z działalnością badawczo-rozwojową. To nie jest konstrukcja rakiety czy wymyślanie lekarstwa na raka, ale to właśnie sprowadza się do twórczości, oryginalności i zwiększania zasobów wiedzy w aspekcie wewnętrznym.

Znów, co innego wynika z potocznego rozumienia działalności badawczo-rozwojowej, a co innego konkretnie z przepisów i ze sposobu ich interpretacji. Trzeba o tym pamiętać, że to są dwie różne rzeczy.

Mamy więc działalność badawczo-rozwojową u klienta X. Zastanówmy się teraz, jakiego rodzaju wydatki, które on ponosi na działalność kwalifikowaną, na działalność badawczo-rozwojową, mogą być wydatkami, kosztami kwalifikowanymi. I pod jakimi warunkami?

Oczywiście. Zacznijmy od tego, że ustawa zawiera zamknięty katalog tzw. wydatków kwalifikowanych, a więc tylko te wydatki, które tam zostały wskazane, mogą być uznane za wydatki kwalifikowane i żadne inne. To jest kilka pozycji i od razu można powiedzieć, że zwykle niektóre wydatki będą istotniejsze z perspektywy ekonomicznej, a inne trochę mniej. Od razu też zaznaczmy, że nie wszystkie wydatki z tego katalogu muszą się w danej firmie pojawić, żeby można było skorzystać z ulgi badawczo-rozwojowej. Tak naprawdę wystarczy tylko jedna kategoria, która u danego podatnika występuje i już można tutaj szukać płaszczyzny do wdrożenia ulgi badawczo-rozwojowej.

Które wydatki, które kategorie wydatków są najważniejsze? Może nie mówmy o wszystkich, tylko z którymi najczęściej się spotykasz w praktyce. No i w perspektywie naszego klienta X, które mogłyby być potencjalnie?

Oczywiście. Wydaje się, że obecnie, jeszcze w dzisiejszych czasach, z perspektywy oryginalności twórczości jednak dalej najważniejszy jest człowiek. To właśnie wydatki osobowe będą chyba w każdym przypadku takiego projektu badawczo-rozwojowego czy działalności badawczo-rozwojowej. Nie spotkałem się w praktyce z wdrożeniem ulgi badawczo-rozwojowej u klienta, u którego by nie było tych wydatków. Ustawa nam mówi, że do kosztów kwalifikowanych możemy zaliczyć – w pewnym uproszczeniu, zaraz będzie szansa, żeby to rozwinąć – wynagrodzenia pracowników wraz z narzutami pracodawcy, choć nie wszystkimi. Można także zaliczyć wynagrodzenia zleceniobiorców i wykonawców umów o dzieło, także z narzutami, jeśli oczywiście one są.

A współpracownicy na kontraktach i na działalności gospodarczej?

To jest właśnie ciekawe, że tych osób niestety nie będziemy mogli zaliczyć do wydatków kwalifikowanych. Takie osoby fakturujące – może tak uprośćmy tę sytuację – czyli świadczące nam nie tyle pracę, co usługę, niestety znajdą się poza katalogiem wydatków.

Wynagrodzenia, tzn. wynagrodzenia pieniężne, niepieniężne, jakieś świadczenia pracownicze, premie – jakie składniki?

Tutaj mamy bardzo bogatą praktykę. Przede wszystkim z perspektywy przepisu trzeba powiedzieć, że chodzi o należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wiemy, że w art. 12 ust. 1 ten katalog jest dosyć szeroki i nie chodzi tylko i wyłącznie o to, co pracownik dostaje tytułem wynagrodzenia w ścisłym znaczeniu, ale także o wszelkie inne pozycje typu premie, nagrody, także świadczenia niepieniężne – przecież art. 12 obejmuje to także. Praktyka organów podatkowych w zasadzie potwierdza szerokie rozumienie wynagrodzenia pracowniczego, które możemy sobie w uldze ująć. Pamiętajmy tylko o jednym: przepis mówi dalej, że zaliczamy je do kosztów kwalifikowanych w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.

Co to znaczy, bo tu się rodzi wiele pytań? Pierwsze takie, najbardziej ogólne pytanie brzmi: czy ja muszę mieć dział badawczo-rozwojowy?

Z perspektywy wymogów do ulgi odpowiedź brzmi: „Nie, nie muszę mieć takiego działu”. Co więcej, wydaje się także, że ja w ogóle nie muszę mieć takiego stanowiska na zasadzie pracownik badawczo-rozwojowy, bo przepis mówi, że chodzi o czas przeznaczony na realizację działalności. Nie mówię, że to ma być pracownik zatrudniony w dziale badawczo-rozwojowym czy na stanowisku pracownika badawczo-rozwojowego, choć pojedynczo zdarzały się interpretacje, które mówiły co innego. Natomiast jak najbardziej do obrony jest sytuacja, w której jest to po prostu mój pracownik, który – dodajmy – faktycznie realizuje prace badawczo-rozwojowe.

Powinien mieć wpisane te obowiązki do umowy o pracę?

Znowu, z perspektywy wymogów formalnych absolutnie takiego wymogu nie ma i w praktyce orzeczniczej czy w interpretacji organów podatkowych również wskazywało się, że takiego wymogu nie ma. Na pewno z perspektywy bezpieczeństwa podatnika lepiej wygląda sytuacja, w której rzeczywiście jest to w umowie o pracę, natomiast na końcu – the end of the day – liczy się to, czy ten pracownik rzeczywiście działał przy pracach badawczo-rozwojowych. Odwracając tę sytuację, wyobraźmy sobie, że mamy pracownika, który ma to w umowie i może on pracuje w jakimś dziale, który właściciel firmy nazwał sobie działem badawczo-rozwojowym, ale okaże się, że w ogóle żadnych prac nie będziemy w stanie zidentyfikować. Wtedy to nie ma znaczenia, tak że ja bym położył nacisk na to faktyczne wykonywanie, a nie jak to nazwiemy.

No dobrze, faktyczne wykonywanie. A co jeżeli faktycznie nie wykonuję akurat w danym momencie, bo jestem na urlopie albo na zwolnieniu lekarskim?

Tutaj dochodzimy do takiego dosyć węzłowego obszaru problemowego, może tak to nazwijmy, dlatego że w ogóle pewnym wyzwaniem bywa określenie tej, tak jak chce to przepis, części pracy wykonywanej w danym miesiącu na działalność badawczo-rozwojową. Możemy mieć tu kilka sytuacji. Po pierwsze możemy mieć sytuację, w którym pracownik w ogóle nie ma nic wspólnego z działalnością badawczo-rozwojową. Czysta sytuacja – koszty tego pracownika nas w ogóle nie interesują.

Z drugiej strony możemy mieć pracownika, który nie zajmuje się niczym innym, tylko działalnością badawczo-rozwojową. Tak jak powiedziałeś, mogą być sytuacje, że on przecież musi kiedyś odpocząć, więc idzie na urlop. Prawdopodobnie też nie jest Supermanem, więc od czasu do czasu zachoruje i będzie na zwolnieniu lekarskim. Generalnie rzecz ujmując, będą takie momenty, kiedy fizycznie nie będzie wykonywał już nie tylko żadnej pracy, ale w szczególności pracy badawczo-rozwojowej.

Moim zdaniem teraz powinno być tak, że ten czas wyłączamy, przy czym chcę zwrócić uwagę na dwie kwestie. Po pierwsze były orzeczenia, kojarzę WSA w Szczecinie bodajże, na pewno nieprawomocny wyrok, z którego wynikało, że jak mamy takiego pracownika, który zajmuje się tylko i wyłącznie pracami badawczo-rozwojowymi, to możemy też zaliczyć ten czas nieobecności. No, pozytywne dla firm podejście, ale bardzo takie, powiedziałbym, trochę po bandzie.

Z drugiej strony mamy cały szereg interpretacji, z których wynikałoby, że wynagrodzenie za czas nieobecności należy wyłączyć z kosztu kwalifikowanego. Oczywiście da się to policzyć, to wynagrodzenie za czas urlopu czy wynagrodzenie za czas choroby, tak? Natomiast moim zdaniem, jeśli przepis mówi, że uznajemy te wynagrodzenia za koszt kwalifikowany w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności pozostaje w ogólnym czasie, to powinniśmy to korygować w oparciu o czas, a nie o pozycję wynagrodzenia.

Załóżmy, że w danym miesiącu pracownik ma cały etat, niech to będzie, powiedzmy, 148 godzin w danym miesiącu – już tak z sufitu zupełnie wartość tego normatywnego czasu pracy – z czego on miał trzy dni urlopu, czyli 24 godziny przebywał na urlopie. Tym czasem pracy poświęconym na działalność badawczo-rozwojową będzie dla nas ten normatywny czas 148 godzin minus te 24 godziny urlopu. Oczywiście zakładając, że tam nie zadziało się nic więcej typu jakaś choroba czy nieusprawiedliwiona nieobecność tego pracownika w pracy. Tak moim zdaniem należy do tego podejść, to jest sytuacja pracownika, który w całości realizuje działalność badawczo-rozwojową.

Niestety w praktyce dużo częściej będziemy mieć do czynienia z takim przypadkiem, w którym pracownik realizuje działalność badawczo-rozwojową, ale realizuje także jakieś inne czynności. Wyobraźmy sobie pracownika, który obsługuje linię produkcyjną, jest wprowadzany nowy produkt. Ten nowy produkt, żeby w ogóle wszedł do sprzedaży, po tym, jak wyjdzie z laboratorium czy z działu konstrukcyjnego, trafia na linię produkcyjną, bo sprawdzamy, czy da się go w ogóle na naszej normalnej linii produkcyjnej wyprodukować. Można przecież obronić twierdzenie, że to jest element działania badawczo-rozwojowego.

I taki pracownik obsługujący jakąś maszynę, przez którą przechodzi próbna produkcja, z tych swoich przysłowiowych 148 godzin w miesiącu, np. 10 godzin, bo jednego dnia osiem i drugiego jeszcze dwie, poświęci właśnie na produkcję tzw. testową. I to jest ten czas, który moglibyśmy sobie zaliczyć do działalności badawczo-rozwojowej.

Przy czym od razu pojawia się tutaj kolejne pytanie, jak ten czas zidentyfikować? I to jest kolejny praktyczny problem, dlatego że dla nas optymalną sytuacją, w której działamy, jest sytuacja, w której w firmie u podatnika jest pełna ewidencja czasu pracy. Za pełną ewidencję czasu pracy uważam nie taką, że mamy listę, że ktoś był osiem godzin w pracy danego dnia, ale ewidencję, według której jesteśmy w stanie zidentyfikować, że on w tym dniu robił to, to, to i to, a w następnym coś innego. Wtedy jesteśmy w stanie poprzez dane czynności dokładnie określić, ile on godzin, w jakim dokładnie dniu spędził na działalności badawczo-rozwojowej.

Zatrzymam się przy tym na chwilę, bo ewidencja czasu pracy, o której mówię, jest oczywiście rozwiązaniem pożądanym, natomiast…

Znaczy, że jest konieczna.

No właśnie, żaden przepis tego nie wymaga. Myślimy więc o niej głównie w sferze takiej dowodowej, czyli bardziej na zasadzie obrony tych godzin, które wykazaliśmy jako godziny pracowników związane z działalnością badawczo-rozwojową w przypadku ewentualnej kontroli czy postępowania podatkowego.

No i pytanie, czy zawsze będą tak samo ważne, bo jeżeli pracownik się zajmuje wyłącznie działalnością badawczo-rozwojową, to co zmienia taka ewidencja?

No właśnie, jeśli on się zajmuje w całości działalnością badawczo-rozwojową, to tak naprawdę ta ewidencja niewiele zmieni. My sobie wyłączymy z jego czasu pracy urlopy czy choroby, czy inne nieobecności, które przecież tak czy inaczej będą, bo muszą wynikać już z takiej dokumentacji kadrowej prowadzonej na poziomie firmy. Nie jest to takie oczywiste w przypadku pracowników, których praca ma mieszany charakter. Jeśli tej ewidencji nie ma, to otwarte pozostaje pytanie, czy my w ogóle możemy rozpoznać czas takiego pracownika. Od razu zaznaczę, że jeśli on faktycznie realizuje prace badawczo-rozwojowe, a my sobie jego czasu, a więc i jego kosztów nie wykażemy do ulgi, to to nie jest żaden problem, żeby rozliczyć inne koszty, które…?? (pytający zagłuszył – 46:00)

Bo ta ulga jest prawem podatnika.

Tak. To nie jest tak, że skorzystamy w pełnym zakresie i co do wszystkich kosztów, które potencjalnie mogły się pojawić albo w ogóle nie możemy. Możemy skorzystać z takiej części, z jakiej chcemy. Tutaj wchodzimy już w taki aspekt typowo dowodowy i być może proceduralny, czyli jak wykazać, że pracownik o mieszanym charakterze przy braku ewidencji czasu pracy rzeczywiście spędził te 10 godzin w danym miesiącu, a nie np. 11 czy 9? Brutalnie można powiedzieć: czasem się tego nie da zrobić, po prostu się nie da. Jeśli nawet wiemy, że on faktycznie coś robił, to z uwagi na to, że nie jesteśmy w stanie dokładnie tego czasu zidentyfikować, będziemy musieli niestety te koszty pominąć.

Zaznaczmy, bo czasem klienci o to pytają: nie jest wystarczające do skutecznego skorzystania z ulgi wskazanie, że np. on mniej więcej 20 proc. swojego czasu w miesiącu przeznacza na działalność badawczo-rozwojową. No nie, tutaj spotkamy się z zarzutem: „Nie wykazaliście dokładnie czasu, nie macie prawa do tego kosztu”. Natomiast czasem na poziomie firmy będą istnieć inne dokumenty, jakieś protokoły z danych czynności czy raporty, np. chociażby z takiej produkcji testowej, gdzie wiadomo, że coś szło na maszynie przez – powiedzmy – 10 godzin, a w tym czasie tę maszynę obsługiwał pracownik taki i taki. Być może na podstawie innych dokumentów będziemy więc w stanie coś takiego wykazać. Teoretycznie moglibyśmy to również podpierać zeznaniami świadków, tylko miejmy w świadomości to, że jeśli kontrola będzie np. po pięciu latach, to mało kto będzie w stanie powiedzieć np. w 2025 roku, że 3 marca 2020 roku pracownik taki i taki trzy godziny robił to i to. To jest niemożliwe.

OK, a powiedz teraz o innych pozycjach kosztowych, które również mogą mieć istotne znaczenie w praktyce. W typowym przykładzie i może u tego naszego klienta X.

Jasne. W tym typowym przykładzie na pewno duże znaczenie będą mieć koszty materiałów i surowców. To jest zresztą chronologicznie – można powiedzieć – druga pozycja, właściwie trzecia, jeśli weźmiemy pod uwagę zleceniobiorców i wykonawców umów o dzieło, ale nie wchodźmy już w takie szczegóły.

Materiały i surowce – nawet w tym naszym przykładzie będzie potrzebne pełno elementów, żeby tę maszynę złożyć. To będą już nie tylko jakieś – powiedzmy – elementy metalowe, okablowanie, nawet przysłowiowe śrubki, ale także być może bardziej poważne, bardziej drogocenne komponenty. Konstruując taki prototyp wydaje się, że nie powinniśmy pomijać żadnego z elementów. W praktyce, jeśli analizujemy to u konkretnego klienta, to potrafią wyjść pozycje kosztowe nawet większe niż koszty osobowe.

W dalszej kolejności to, co się pojawia bardzo często, to odpisy amortyzacyjne od środków trwałych czy wartości niematerialnych i prawnych. Zaznaczmy, nie od wszystkich środków trwałych. Budynki, budowle, samochody – to nas nie interesuje, ale np. jakieś maszyny, które uczestniczą w naszej działalności badawczo-rozwojowej – tak.

Ale nie maszyny, które służą już potem do produkcji, prawda?

Nie, chociaż maszyny produkcyjne mogą być, ale znowu: przykład produkcji testowej – musielibyśmy zidentyfikować sobie ten czas i odpowiednio wydzielić odpis amortyzacyjny.

Czyli trochę tak jak z pracownikiem, który może wykonywać różne zadania.

Dokładnie tak. Natomiast jeśli mamy np. laboratorium czy dział badawczo-rozwojowy i tam są jakieś maszyny, takie bardzo cenne, które stanowią środki trwałe, to jak najbardziej. Jakieś mikroskopy, tego typu sprzęt, to może stanowić. Oczywiście jakieś wyposażenie, które nie stanowi środków trwałych.

Jest też taka osobna pozycja ekspertyz, opinii, usług, przy czym tu jest istotne zastrzeżenie: one muszą być nabywane od podmiotów, które są wskazane w prawie o szkolnictwie wyższym. Możemy to właściwie streścić w jednym czy w dwóch słowach – chodzi o jednostki naukowe. Czyli to nie to, że jakaś tam firma nam wystawi fakturę, coś nam będzie certyfikować. To muszą być jednostki naukowe. Ewentualnie, to w kilku interpretacjach widziałem, np. nabycie od centrum badawczo-rozwojowego, które wprost nie zostało tam wskazane, ale od innego…

Czyli generalnie wynika z tego, że – bardzo upraszczając – faktury za usługi, które nam świadczą jakieś firmy zewnętrzne, w zasadzie prawie nigdy nie będą naszym kosztem kwalifikowanym, bo nie za współpracę tych współpracowników, mówię o takich osobach, które wykonują dla nas jakieś usługi, bo tylko wynagrodzenia pracownicze. Nie za jakieś usługi doradcze, w sensie jakaś opinia, bo to też musi być jednostka naukowa. Czy tutaj można sobie gdzieś wyobrazić jeszcze jakąś taką usługę, którą by taka firma zewnętrzna świadczyła, żeby było to wydatkiem kwalifikowanym?

Ten katalog przykładów rzeczywiście będzie dosyć wąski, natomiast można sobie wyobrazić taką sytuację – usługę leasingu jakiegoś specjalistycznego sprzętu, ale czasem także usługę badania wykonaną na jakimś specjalistycznym sprzęcie, które z perspektywy interpretacji jesteśmy w stanie podciągnąć pod punkt: nabycie usługi – wykorzystanie aparatury naukowo-badawczej. Trzeba więc dość bacznie obserwować interpretacje, bo z nich często płyną ciekawe wnioski.

OK, jasne. Czyli u naszego klienta X, jeśli dobrze zrozumiałem, mamy przede wszystkim wynagrodzenia i materiały…

…materiały i surowce.

No to teraz przejdźmy do trzeciego etapu, czyli musimy to we właściwy sposób udokumentować. O dokumentowaniu kosztów pracowniczych w zasadzie powiedziałeś. Powiedz, na jakie jeszcze elementy w ramach tego obszaru powinno się zwrócić uwagę, jak np. w ogóle udokumentować bilansowo?

Oczywiście. Nie mówiliśmy o tym, ale są pewne wymogi co do zawarcia informacji o działalności badawczo-rozwojowej w ewidencji rachunkowej. Zwrócę tu uwagę na dwie kwestie. Po pierwsze jest przepis, który mówi, że podatnicy, którzy prowadzą taką działalność i zamierzają skorzystać z odliczenia, są obowiązani w ewidencji rachunkowej wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej. Przepis mówi tylko tyle i aż tyle. I teraz, co to znaczy, że są zobowiązani wyodrębnić w tej ewidencji?

Właśnie, muszą być specjalne konta księgowe na działalność badawczo-rozwojową, na te koszty, zagregowane czy osobno?

I to jest bardzo, bardzo ciekawe pytanie, bo znowu, z perspektywy praktyki i interpretacji organów okazuje się, że niekoniecznie. To ma zwłaszcza znaczenie dla tych podatników, którzy dopiero zorientowali się, że jest taka ulga, a faktycznie prowadzili działalność badawczo-rozwojową od kilku lat i zastanawiają się, czy mogą do tego wrócić. A przecież siłą rzeczy nie mogli mieć tego zewidencjonowanego osobno, skoro w ogóle nie byli świadomi istnienia ulgi.

Zdarzały się interpretacje, z których wynikało, że właściwie wystarczy taka ewidencja pozabilansowa. I teraz, co to znaczy ewidencja pozabilansowa? Tu można wprost wskazać, że z tej perspektywy taki przykładowy Excel byłby wystarczający. Gdyby patrzeć z celu, czemu ta ewidencja ma służyć, to ona ma służyć temu, żeby organ był w stanie sprawdzić, czy my zadziałaliśmy OK, czy to rzeczywiście jest działalność badawczo-rozwojowa, czy koszty zostały w prawidłowej wysokości wprowadzone.

Co organ ma, co się wysyła do urzędu skarbowego?

Organ ma ni mniej ni więcej, tylko załącznik do zeznania podatnika.

Co z niego wynika?

Z tego załącznika wynikają kwoty. Globalnie kwota, którą odliczamy od dochodu za dany rok w rozbiciu na poszczególne pozycje kosztowe. Czyli tak naprawdę organ ma informację, ile myśmy łącznie odliczyli, a z tej łącznej kwoty – ile stanowią np. koszty pracownicze, koszty odpisów amortyzacyjnych, koszty materiałów i surowców. I właściwie ma niewiele więcej. Oczywiście będzie wiedział, jeśli my sobie przeniesiemy, bo np. nie jesteśmy w stanie skonsumować całej kwoty w danym roku i sobie przeniesiemy to na przyszłość. Będzie wiedział, czy prowadziliśmy prace rozwojowe, czy prowadziliśmy prace badawcze. Jeśli prace, jeśli badania podstawowe, to będzie wiedział we współpracy z jaką jednostką. To już jest szereg warunków, nie chcę w nie wchodzić, bo nie ma też specjalnie na to czasu, ale organ będzie mieć jakieś informacje.

Generalnie trudno jest zweryfikować poprawność zastosowania ulgi po samym tym załączniku.

Absolutnie nie da się tego zrobić, bo tak naprawdę każdy podatnik może sobie wpisać co chce i tak naprawdę to dopiero właśnie z tych ewidencji bilansowych bądź pozabilansowych oraz dokumentacji towarzyszącej (przykładowo tych ewidencji czasu pracy, o których trochę powiedzieliśmy, a trochę jeszcze nie) będzie wynikało, co się u nas zadziało w aspekcie B+R, kto to robił, jakie koszty zidentyfikowaliśmy, jakie projekty prowadziliśmy itd., itd.

I teraz, tak jakby podsumowując: moim zdaniem w ewidencji rachunkowej nie ma wybitnie twardego wymogu, żeby wszystko było w ewidencji bilansowej. Oczywiście jest to sytuacja optymalna, w której my sobie wydzielamy pewne konto analityczne, np. na koszty wynagrodzeń B+R, narzutów B+R, odpisów amortyzacyjnych B+R itd. Jakie to są konta, to oczywiście zależy od danego podatnika i od sytuacji, bo też nie zawsze będą takie same. To jest taka sytuacja optymalna, ale nawet jeśli tego nie mamy, to nie powinna być zamknięta droga do rozpoznania tego.

I tu jeszcze jedna rzecz: jest też formalny wymóg w ustawie o rachunkowości, który został wprowadzony bodajże 1 stycznia 2018 roku, żeby w informacji dodatkowej zawierać właśnie taką osobną pozycję, informację o kosztach prac rozwojowych czy prac badawczo-rozwojowych prowadzonych przez podatnika w danym roku, które nie stanowiły tych amortyzowanych w rozumieniu ustawy o rachunkowości prac badawczo-rozwojowych. Przy czym z mojej perspektywy wynika, że w toku czynności sprawdzających raczej dość rzadko organy to sprawdzają.

Właśnie, pytanie, czy to jest wymóg, który przekreślałby możliwość skorzystania z ulgi, jeżeli nie zostanie spełniony? Czy to jest przesłanka warunkująca prawo do odliczenia?

Nie spotkałem się z sytuacją, w której brak ewidencji stricte rachunkowej byłby powoływany jako samodzielny argument, że takiej ulgi podatnik nie powinien rozpoznać. Tak jak powiedziałem, urzędy raczej póki co o to nie pytają. A tak naprawdę z perspektywy logiki tych przepisów i celu, któremu one mają służyć, to ta ewidencja, tak jak powiedzieliśmy, ona ma umożliwić sprawdzalność tych działań na poziomie podatnika.

Tak, tę informację o sprawozdaniu finansowym bardziej bym traktował w kategoriach prezentacyjnych.

I statystycznych być może. Niestety na przyszłość pamiętajmy też o jednym: organy cały czas podkreślają w interpretacjach, także w zakresie ulgi badawczo-rozwojowej, że ulgi i zwolnienia mają charakter odstępstwa od zasady powszechności opodatkowania…

No tak.

…a więc przepisy musimy wykładać zawężająco i tutaj możemy się jeszcze spodziewać jakichś niespodzianek.

Jak już wywołałeś tego wilka z lasu w postaci interpretacji, to czy ten instrument może nam tutaj pomóc, tzn. jeżeli mamy wątpliwości np. co do tego, czy w ogóle prowadzimy działalność badawczo-rozwojową, to czy warto występować z wnioskiem o interpretację? Czy dostaniemy taką interpretację, czy być może obawiałbyś się o to, że spotkamy się z pytaniem – rozmawialiśmy o tym z Hanią Filipczyk – czy ja prowadzę działalność badawczo-rozwojową?

Otóż paradoksalnie okazuje się, że dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydaje sporo interpretacji merytorycznych w zakresie ulgi badawczo-rozwojowej, a więc – dość ogólnie mówiąc – wygląda na to, że nie ucieka od problemu. Rzeczywiście, jeśli prześledzić system informacji prawnej ministra finansów i przegrzebać te interpretacje, to myślę, że spokojnie bylibyśmy w stanie na gruncie obydwu ustaw podatkowych znaleźć kilkadziesiąt, a być może nawet kilkaset interpretacji dotyczących tylko i wyłącznie tej jednej kategorii – instytucji ulgi badawczo-rozwojowej. Interpretacje są więc wydawane, co chyba wiąże się też z pewnym dość liberalnym – czy może to za daleko i słabo – ale w ogóle otwartym podejściem administracji skarbowej do konstrukcji ulgi badawczo-rozwojowej, promowaniem wręcz tego narzędzia, pewnie w kontekście zamykania pewnych dróg optymalizacji, wprowadzania różnych ograniczeń itd., itd. Tutaj ta ulga jest tak jakoś traktowana, że zachęca się podatników do korzystania.

Te interpretacje są wydawane. Od razu, jak się je przegląda, zwraca uwagę bogactwo stanów faktycznych, które są przedmiotem interpretacji. Po pierwsze to pokazuje, że wielu podatników, z bardzo różnych branż pyta, ale po drugie rodzi pewien problem, dlatego że to są bardzo często bardzo szczegółowe opisy działań, które są podejmowane na poziomie danego podatnika. Podatnik pyta, czy to, co on robi, stanowi działalność badawczo-rozwojową, co powoduje, że trzeba ostrożnie z tych interpretacji korzystać i np. opierać własne stanowisko na innych interpretacjach. Może się bowiem okazać, że pewne niuanse co do opisu stanu faktycznego – w stosunku do tego, co jest u nas, u mnie jako podatnika – mogą powodować, że w naszej sytuacji dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej albo urząd skarbowy czy naczelnik urzędu prowadzący kontrole być może powie: „To nie jest ten sam case, tutaj tej działalności nie ma”.

Składając wniosek o interpretację, ważne jest, żeby niestety dość dokładnie opisać stan faktyczny, zwłaszcza kiedy pewne elementy procesu produkcyjnego czy też opisu własnej działalności mogą być decydujące dla uznania, że nasza działalność ma charakter systematyczny, oryginalny, twórczy bądź go nie ma. To na pewno, jeśli ktoś myśli o wniosku o interpretację (co samo w sobie nie jest złym pomysłem) pomoże zabezpieczyć nas także na przyszłość. Powinien pamiętać o tym, że jeśli mamy interpretację – to też jest zresztą uniwersalna prawda – organowi kontrolującemu najłatwiej wyłączyć ochronę z interpretacji, kwestionując niezgodność stanu faktycznego z tym, co się rzeczywiście wyłączyło.

Czyli generalnie można, ale z głową.

Można, ale z głową. Powiedziałbym z pewną dozą ostrożności, że chyba warto, bo póki co organy podatkowe dalej jeszcze tak dosyć liberalnie podchodzą do tej ulgi. Choć zdarzają się oczywiście wyjątki, które także dla nas, doradców, rodzą pewne znaki zapytania co do pewnych aspektów wdrażania ulgi badawczo-rozwojowej.

Nagrywamy ten odcinek w drugiej połowie grudnia 2020 roku, trudnego dla gospodarki, w ogóle dla wielu przedsiębiorców i dla wielu branż. Podsumowując nasze dzisiejsze spotkanie, chciałem cię jeszcze zapytać o to, jak byś ocenił ulgę na działalność badawczo-rozwojową w kontekście nadchodzącego roku. Czy warto się jeszcze tym zajmować, warto się przyjrzeć u siebie, czy ta działalność badawczo-rozwojowa jest i poszukać takich oszczędności i takiej ulgi? Jak twoim zdaniem to się przedstawia?

Odpowiem jednym słowem: warto. Dlaczego? Po pierwsze dlatego, że niekoniecznie stosowanie czy wdrożenie ulgi badawczo-rozwojowej oznacza konieczność inwestycji. To może być coś, co już robimy, co musimy robić, żeby prowadzić nasz biznes. To są więc pieniądze, które i tak wydajemy na pracowników, materiały czy maszyny i inne rzeczy. Niekoniecznie oznacza to, że musimy coś, jakieś wielkie miliony wyłożyć na nową inwestycję. To po pierwsze.

Po drugie to są realne pieniądze, które można dostać z urzędu. To jest oczywiście bardzo często zależne od tego, jak się mają zaliczki do wyniku rocznego podatnika, ale będziemy mieć albo niższy podatek do zapłaty z zeznania rocznego, albo będziemy mieć nadpłatę, którą nam organ w dość rozsądnym terminie odda. Ta nadpłata może nam finansować pewne rzeczy i przez to jest troszkę – mam wrażenie – pewniejsza niż np. niektóre instrumenty pomocowe, które zostały w 2020 roku wdrożone i które nie wiadomo jak stosować.

Czyli wręcz byś określał to jako jeden z elementów takiej może niezaplanowanej tarczy, ale na pewno jeden z elementów, który może firmom pomóc.

Zdecydowanie tak, tym bardziej, że pamiętajmy, że nie ma jakiegoś wyłączenia konkretnych branż z tego instrumentu. Czasem sami jesteśmy zdziwieni, z jakich branż przedsiębiorcy po tego typu wsparcie sięgają. Np. branża piekarnicza była dla mnie pewnym takim, może niesłusznie, ale zdziwieniem czy jakaś branża warsztatów samochodowych itd. Myślę więc, że warto się przyjrzeć. Tutaj niekoniecznie trzeba będzie ponieść wielkie nakłady finansowe czy wykonać jakiś ogrom pracy, a korzyści mogą być wymierne.

Dobrze, czyli zachęcamy.

Zachęcamy.

Rekomendujemy sprawdzenie, jak się to dzieje w konkretnym przypadku. Bardzo ci dziękuję za dzisiejsze spotkanie i za podzielenie się doświadczeniami, bo bardzo dużo było tutaj praktycznych uwag. Do zobaczenia, do usłyszenia w kolejnych odcinkach w przyszłości.

Bardzo dziękuję, Michale.

Do usłyszenia częściej.

Do widzenia państwu.