Chcesz być na bieżąco? ✉️
Zapisz się do naszego newslettera i otrzymuj najświeższe informacje o e-fakturowaniu!
Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe lub pracujesz jako jego kierownik albo menadżer — ten newsletter jest dla Ciebie!
Czy przedsiębiorcy są gotowi na KSeF?
Czy jesteśmy gotowi na KSeF? Trudno powiedzieć. Nie można tego jednoznacznie ocenić, bowiem środowisko produkcyjne KSeF rusza dopiero 1 lutego 2026 roku. No i wtedy tak naprawdę się to okaże. Dodatkowo można wspomnieć jeszcze o tym, że całe środowisko KSeF zostało w ogóle planowo wyłączone pod koniec stycznia i w okresie od 26 do 31 stycznia 2026 roku w ogóle nie funkcjonuje.
Ministerstwo Finansów deklaruje oczywiście, że system jest gotowy i będzie działał. Natomiast no jest pytanie, czy Ministerstwo Finansów może to wiarygodnie ocenić, bowiem dopiero jak system będzie musiał działać, to myślę, że okaże się, czy on faktycznie był na to gotowy, czy też nie. Trawestując klasyka, można powiedzieć: czas pokaże, czas pokaże.
Czy sami przedsiębiorcy są natomiast gotowi na KSeF? Wydaje się, że zdecydowana większość chyba nie. Oczywiście tylko część podatników musi być tak realnie i stuprocentowo gotowa od 1 lutego 2026 roku na działanie w KSeF-ie. I z tego co wiem, to większość z tych przedsiębiorców, którzy faktycznie muszą działać w KSeF już od 1 lutego 2026 roku, jest na to gotowa w tym sensie, w tym znaczeniu, że będzie mogła przyjmować i wystawiać faktury ustrukturyzowane. Natomiast znowu życie zweryfikuje to, na ile ta ich gotowość będzie dla nich, jeżeli można tak powiedzieć, komfortowa. W tym znaczeniu, że na ile stworzone przez nich procedury działania, mechanizmy działania pozwolą im w tym KSeF-ie odnajdywać się po prostu w sposób optymalny, jeśli można tak powiedzieć.
Duża część mniejszych przedsiębiorców, czyli tych, którzy nie będą musieli wystawiać faktur ustrukturyzowanych od 1 lutego 2026 roku, wydaje się nie być gotowa na ten system, przynajmniej obecnie. Oczywiście wymowę tej konstatacji, wymowę tego faktu łagodzi to, że ci przedsiębiorcy, o których mówimy, to muszą być gotowi na KSeF, na wystawianie faktur ustrukturyzowanych dopiero od 1 kwietnia 2026 roku, ewentualnie w ogóle jeszcze od nieco późniejszej daty, być może dopiero od 1 stycznia 2027 roku.
Oczywiście nie można zapominać o tym, że ci przedsiębiorcy będą otrzymywać wcześniej faktury ustrukturyzowane w ramach KSeF. Ale tutaj znowu można powiedzieć, że jeżeli chodzi o przyjmowanie faktur, no to można powiedzieć, że w istocie przedsiębiorcy powinni być gotowi najpóźniej powiedzmy w okolicach 10-15 marca. To znaczy wtedy, kiedy po prostu te faktury trzeba będzie, faktury zakupowe, trzeba będzie zebrać, żeby móc dokonać odpowiednich zapisów w księgach, żeby móc rozliczyć podatki za luty.
Ale niezależnie od tego badania prowadzone wśród przedsiębiorców ostatnimi czasy pokazują jednak brak tej gotowości wśród przedsiębiorców tak gremialnie, tak? Sami przedsiębiorcy potwierdzają: „nie, nie jesteśmy jeszcze gotowi”, ba, niektórzy nawet twierdzą: „nie do końca wiemy, czym jest KSeF”. Natomiast mogę też powiedzieć tak z własnego doświadczenia, że w zasadzie gdzie ostatnio nie jestem, to głównym tematem takich rozmów między przedsiębiorcami jest właśnie KSeF, tak? Czy to na przykład, nie wiem, no ostatnio podsłuchana rozmowa w kawiarni między właścicielem a dostawcą, tak? Rozmowa w kontekście… rozmowa o KSeF-ie właśnie. Czy to podobne rozmowy słyszane gdzieś tam w przelocie w sklepie, nie wiem, w innych lokalach usługowych i tak dalej. To nastraja pozytywnie w tym sensie, że biorąc pod uwagę, że wciąż jest nieco czasu i biorąc pod uwagę to, że u mniejszych przedsiębiorców te przygotowania też nie są jakimś gigantycznym procesem. Oczywiście to nie jest też pstryknięcie palcami, ale załóżmy, że realnie dobrze przygotowany proces nie powinien u takich przedsiębiorców zająć więcej niż, nie wiem, kilka, kilkanaście dni, tak? Tak przynajmniej zakładam.
Obawy o stabilność i bezpieczeństwo systemu
Niezależnie natomiast od samej gotowości systemu, samego systemu, gotowości przedsiębiorców na ten system, to trzeba też wspomnieć o tym, że podatnicy, że przedsiębiorcy mają swoje obawy w związku z wejściem w życie tego obowiązku wystawiania, przyjmowania faktur ustrukturyzowanych. Pewnie taką podstawową obawą jest przede wszystkim troska o stabilność tego systemu. Nie wiemy, bo nie można tego ocenić, jak ten system będzie działał. Przedsiębiorcy jednak boją się tego, że system będzie działał wolno, z przerwami albo że będzie więcej nie działał niż działał. Te obawy w jakiejś mierze są uzasadnione, bo można wspomnieć o tym, że wprowadzanie podobnych systemów informatycznych w Polsce, chociaż w o wiele mniejszej skali, w zasadzie zawsze było dotknięte jakimiś tam niestabilnościami jako chorobami wieku dziecięcego, jeżeli tak można powiedzieć, tak? No w zasadzie każdy tego typu system w Polsce, który był wprowadzany przez pierwszych kilka, kilkanaście dni, działał nie do końca stabilnie, tak? Więc tego typu obawy są jak najbardziej uzasadnione. Oczywiście czas pokaże, czy one się sprawdzą i w jakim zakresie się sprawdzą.
Przedsiębiorcy boją się także tego, że system będzie dziurawy w tym sensie, że będzie, nie wiem, gubił faktury – a takie przypadki były raportowane w czasie testów. Boją się tego, że system będzie gubił uprawnienia na przykład, a z tego rodzaju sytuacjami też mieliśmy do czynienia. Przedsiębiorcy obawiają się także tego, że ich dane, dane dotyczące ich transakcji wynikające z faktur, nie będą w pełni bezpieczne. Ministerstwo zapewnia oczywiście, że system daje pewne bezpieczeństwo. Ale jednak zawsze mogą się tutaj pojawić lęki. Po pierwsze, o odporność samego systemu na jakieś ataki o charakterze hakerskim. Występuje także obawa w kontekście tak zwanego czynnika ludzkiego, jeżeli tak można powiedzieć. Realna jest troska o to, czy przypadkiem ludzie mający ze strony administracji dostęp do systemu nie będą podlegać procesom o charakterze korupcyjnym, które mogą doprowadzić do tego, że to oni będą źródłem wycieku danych.
Można też zwrócić uwagę na to, że niektórzy specjaliści z zakresu tak zwanego cyberbezpieczeństwa poddają w wątpliwość niektóre konstrukcje w zakresie… niektóre rozwiązania techniczne, na przykład w zakresie uwierzytelniania się w systemie, w zakresie uprawnień. Nie mam kompetencji, aby móc realnie te ich wątpliwości ocenić, natomiast zwracam uwagę na to, że w przestrzeni publicznej tego rodzaju wypowiedzi się pojawiają.
Faktury offline i tryb awaryjny KSeF
Z tymi obawami o stabilność systemu związane są też pewne obawy i wątpliwości przedsiębiorców dotyczące faktur i sposobu postępowania z nimi, które miałyby być wystawiane w różnych trybach offline, ewentualnie w czasie awarii. Tutaj w szczególności przedsiębiorcy nie do końca chyba rozumieją, nie do końca akceptują stanowisko Ministerstwa Finansów w tym zakresie, które generalnie ogranicza możliwości, czy dąży do ograniczenia możliwości przekazywania między podatnikami mającymi dostęp do KSeF faktur ustrukturyzowanych tudzież wizualizacji takich faktur, jeżeli tak można powiedzieć, poza KSeF-em, tak?
Tutaj można też przypomnieć o tym, że ministerstwo promuje pomysł ewentualnego przekazywania sobie dokumentu, który jest określany jako potwierdzenie transakcji. Słusznym jest uwaga, że ten dokument nie znajduje żadnego oparcia w przepisach, chociaż też od razu adwokatem można powiedzieć, że nie musi przecież mieć taki dokument podstawy prawnej. Natomiast problematyczne jest ewentualnie to, czy takie potwierdzenie transakcji mogłoby zawierać takie dane, jakie są wymagane od faktury i czy ono mogłoby być wtedy traktowane jako faktura – przypominam, faktura przekazana poza KSeF. Jakie byłyby wtedy ewentualnie uprawnienia kupującego wynikające z takiego dokumentu? Czy nie byłoby wtedy zagrożenia uznania takiego dokumentu za fakturę wystawioną w trybie tak zwanego artykułu 108? Tych pytań jest wiele.
A jeżeli system w początkowym okresie faktycznie będzie działał niestabilnie, to może to zachęcać tudzież nawet w jakimś sensie zmuszać podatników do tego, żeby jednak przekazywali sobie faktury alternatywnymi kanałami, czyli poza KSeF-em. To może być w przyszłości źródłem dużego chaosu i zamieszania, i stąd też te obawy przedsiębiorców w tym zakresie są jak najbardziej uzasadnione.
Zmiany w JPK_VAT od 2026 roku
Sporo obaw i wątpliwości podatników koncentruje się również na temacie blisko związanym z Krajowym Systemem e-Faktur, a mianowicie wątpliwości te dotyczą nowych treści, nowych elementów, które powinny znaleźć się w plikach JPK_VAT. Generalnie bowiem przepisy określające zawartość plików JPK wymagają od 1 lutego, czy też będą wymagać od 1 lutego 2026 roku, albo wskazania identyfikatora KSeF do danej faktury dokumentującej transakcję wykazaną w ewidencji sprzedaży bądź w ewidencji zakupów, albo będą wymagać podania tak zwanych znaczników, jeśli faktura nie będzie miała numeru KSeF, względnie jeżeli transakcja nie będzie udokumentowana w ogóle fakturą.
Wątpliwości podatników są związane głównie z zasadami stosowania znaczników „OFF” oraz znacznika „DI”, które mają służyć między innymi do oznaczania faktur wystawianych w trybach offline oraz w trybach offline 24. I zasad czy też potrzeby ewentualnego korygowania plików JPK, jeżeli po ich wysłaniu okaże się, że dana transakcja jest już udokumentowana fakturą, która ma numer w KSeF. W szczególności podatnicy zastanawiają się, czy konieczne będą wtedy korekty takich plików JPK, czy nie. Ewentualna konieczność takiej korekty w powiązaniu z tymi obawami, o których mówiliśmy, związanymi ze stabilnością systemu – co prowokuje niektórych do założenia, że tych faktur wystawianych w trybach offline’owych może być dużo – powoduje obawy o to, że konieczne mogą być, czy że bardzo częste będą korekty plików JPK, korekty polegające głównie na zamienianiu znaczników w tych plikach na numery unikalne faktur. W tym kontekście zapewne przydałoby się jakieś jasne i wyraźne stanowisko Ministerstwa Finansów, czy, kiedy i w jakich sytuacjach tego rodzaju korekty plików JPK będą potrzebne, czy też będą wymagane.
Brak kar w 2026 – podsumowanie
Praktyka zapewne ujawni – bo nie należy spodziewać się niczego innego – wiele dalszych wątpliwości, wiele dalszych problemów związanych ze stosowaniem Krajowego Systemu e-Faktur. Tak po prostu jest na etapie tworzenia przepisów prawa, na etapie tworzenia rozwiązań technicznych. Nie da się pewnie przewidzieć wszelkich możliwych typów i rodzajów przypadków. Pocieszającym jest oczywiście tutaj fakt, że rok 2026 ma być tym okresem, w którym nie będą stosowane żadne kary w kontekście ewentualnych zaniechań czy wadliwości związanych z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych. Natomiast życzmy sobie tego, żeby ten system działał jak najlepiej, działał jak najstabilniej i nie był źródłem frustracji dla podatników.
Jeśli zajmujesz się zawodowo podatkami – w szczególności prowadzisz biuro rachunkowe, jesteś doradcą podatkowym lub radcą prawnym bądź adwokatem – dołącz do Klubu Dzień Dobry Podatki.
Klub to abonament na comiesięczne szkolenia „Dzień Dobry Podatki” oraz forum dyskusyjne, na którym codziennie wspieramy się w pracy z podatkami.
Sprawdź więcej szczegółów TUTAJ.
