Jeśli musisz rozliczać faktury korygujące, to pewnie wiesz, że bywa to wyzwaniem. Kiedy rozliczyć taką fakturę, jakie dokumenty trzeba zgromadzić. A co do tego wszystkiego ma KSeF?
W dzisiejszym odcinku podcastu Adam Bartosiewicz będzie mówił o tym, w jaki sposób KSeF zmienił (a może uprościł) reguły rozliczania korekt in minus podatku należnego. Kiedy i w jaki sposób skorygować VAT należny, jeśli faktura jest w KSeF, a jak zrobić to w przypadku innej faktury.
Chcesz być na bieżąco? ✉️
Zapisz się do naszego newslettera i otrzymuj najświeższe informacje o e-fakturowaniu!
Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe lub pracujesz jako jego kierownik albo menadżer — ten newsletter jest dla Ciebie!
9a. Korekta (zmniejszenie) podstawy opodatkowania – od 1.2.2026 r.
Nowe przepisy od 1 lutego 2026 r. Są one związane z wprowadzeniem od tej daty generalnego obowiązku wystawiania faktur w KSeF w transakcjach krajowych. W postaci faktur ustrukturyzowanych co do zasady wystawiane są także faktury korygujące.
Te regulacje obowiązują od 1 lutego 2026 r. Pewna część podatników w miesiącach lutym i marcu 2026 r. nie będzie miała obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, w tym faktur korygujących w tej właśnie postaci. Jeszcze inna część podatników nie będzie miała takiego obowiązku także przez dalszą część 2026 r. W ich przypadku zastosowanie – jako regulacje określające zasady i termin ujmowania korekt wynikających z faktur korygujących – będą miały regulacje szczególne.
Zasada ogólna – faktura korygująca ustrukturyzowana wystawiana w KSeF.
Zasada podstawowa dotyczy przypadku, w którym dokonywana jest korekta podstawy opodatkowania dla czynności, która została udokumentowana fakturą, i która to czynność była opodatkowana (w związku z czym na fakturze była uwidoczniona kwota podatku).
Jeśli ta faktura nie będzie wystawiana w jakimś szczególnym trybie (off-line, awaryjnym) i jeśli będzie otrzymywana przez nabywcę za pośrednictwem (przy użyciu) KSeF, to wówczas rozliczenie faktury korygującej (obniżenie podstawy opodatkowania) następuje w tym okresie rozliczeniowym, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą w KSeF. Istotny jest termin, w którym faktura ustrukturyzowana została przetworzona przez KSeF i otrzymała unikalny numer KSeF. Bo dopiero wtedy ma status wystawionej.
Nie ma wymogu, aby wystawca faktury korygującej miał jakikolwiek dodatkowy dokument jako warunek rozliczenia faktury korygującej (obniżenia podstawy opodatkowania).
Faktury korygujące ustrukturyzowane wystawione w trybie offline24, offline lub awaryjnym
W szczególny sposób rozlicza się faktury korygujące wystawione podczas awarii KSeF, w czasie niedostępności KSeF lub w przypadku stosowania tzw. trybu offline24.
Zasadniczo faktury korygujące wystawione podczas awarii KSeF powinny być obowiązkowo przesłane do systemu w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii, zaś faktury korygujące wystawione w czasie trwania niedostępności KSeF oraz wystawione w trybie offline24 powinny być wysłane do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym (po zakończeniu niedostępności, czy tez po ich wystawieniu).
Jeżeli podatnik wystawi fakturę korygującą w jednym z poniższych trybów, to wówczas rozliczenie tej faktury korygującej powinno nastąpić w rozliczeniu za okres przesłania jej do Krajowego Systemu eFaktur, niezależnie od tego, w jaki sposób jest ona udostępniana nabywcy.
Faktura korygująca w innej postaci niż faktura ustrukturyzowana
Mamy także regulacje dotyczące sytuacji, w których faktura korygująca jest wystawiana w innej postaci niż faktura ustrukturyzowana.
Regulacje te będą miały w szczególności zastosowanie w trakcie 2026 r. kiedy to niektórzy podatnicy nie mają jeszcze mieli obowiązku wystawiania faktur w postaci ustrukturyzowanych (w tym faktur korygujących).
Przepisy te mają również zastosowanie wówczas, gdy sprzedawca nieprawidłowo wystawi fakturę w innej postaci niż faktura ustrukturyzowana. Błąd co do postaci faktury nie pozbawia takiego sprzedawcy uprawnienia do skorygowania podstawy opodatkowania.
Te nowe przepisy wymagają – dla możliwości rozliczenia faktury korygującej – uzyskania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towarów. Warunek ten jest zatem sformułowany analogicznie do warunku wynikającego z przepisów obowiązujących przed 1 stycznia 2021 r. Mamy zatem takie trochę deva vu.
Przepisy nie precyzują formy, czy też postaci „potwierdzenia otrzymania faktury korygującej”. W związku z tym może to być dokument istniejący w dowolnej formie, postaci. Może to być dokument papierowy (np. podpis nabywcy na fakturze korygującej), dokument mający postać cyfrową (wiadomość e-mail, wiadomość sms, czy w komunikatorze potwierdzające fakt otrzymania faktury korygującej).
Uzyskanie potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę z jednej strony jest warunkiem formalnym rozliczenia faktury korygującej a z drugiej strony – wyznacza termin takiego rozliczenia. Przepisy zastrzegają bowiem, że obniżenie podstawy opodatkowania następuje w rozliczeniu za okres uzyskania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej.
Korekta podstawy opodatkowania (w związku z wystawieniem faktury korygującej w innej postaci niż faktura ustrukturyzowana) nie wymaga posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę w określonych przypadkach. Dotyczy to:
-
eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
-
dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
-
sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24–37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy.
Podatnik (sprzedawca) nie musi mieć także potwierdzenia otrzymania faktury korygującej (wystawionej w innej postaci niż ustrukturyzowana) w przypadku, gdy podatnik nie uzyskał tego potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej, zaś z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługi wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi na fakturze korygującej.
Jeśli zajmujesz się zawodowo podatkami – w szczególności prowadzisz biuro rachunkowe, jesteś doradcą podatkowym lub radcą prawnym bądź adwokatem – dołącz do Klubu Dzień Dobry Podatki.
Klub to abonament na comiesięczne szkolenia „Dzień Dobry Podatki” oraz forum dyskusyjne, na którym codziennie wspieramy się w pracy z podatkami.
Sprawdź więcej szczegółów TUTAJ.
