Który znacznik może Cię kosztować grzywnę?

Jak ugryźć temat znaczników w księgach rachunkowych? Czy za brak znaczników albo błędne znaczniki grozi mi mandat, a może coś więcej?

O tym w dzisiejszym odcinku podcastu Dzień Dobry Podatki.

Nie chcesz zostawiać znaczników i JPK_CIT na grudzień? 

Sprawdź kurs „Znaczniki w księgach rachunkowych w praktyce” – z dofinansowaniem BUR nawet do 80%. 

Zostaw kontakt w formularzu, a bezpłatnie sprawdzimy Twoje szanse na dofinansowanie:

wypełnij formularz

Jak ugryźć znaczniki w księgach rachunkowych i JPK_CIT?

Jak ugryźć temat znaczników w księgach rachunkowych? Czy za brak znaczników albo błędne znaczniki grozi mi mandat, a może coś więcej?

Ja nazywam się Adam Bartoszewicz. Jestem doradcą podatkowym, radcą prawnym, wspólnikiem w kancelarii Garden Tax & Legal oraz współtwórcą projektu „Dzień dobry podatki”.

Jeśli czujesz, że wdrożenie znaczników i JPK_CIT to temat, którego nie chcesz zostawiać na grudzień, sprawdź nasz kurs: „Znaczniki w księgach rachunkowych w praktyce”. Możesz go sfinansować z BUR (Bazy Usług Rozwojowych) nawet w 80%. Zostaw do siebie kontakt w formularzu poniżej, a bezpłatnie sprawdzimy, jakie masz szanse na dofinansowanie.

Nowe obowiązki: Czym jest JPK_CIT?

Nowe obowiązki podatkowe zazwyczaj łączą się z nowymi sankcjami albo z pytaniem o zastosowanie sankcji dotychczasowych. Jak ta sprawa wygląda w kontekście nowych obowiązków związanych z JPK w podatkach dochodowych, w tym JPK_CIT?

Przypomnijmy: JPK_CIT (Jednolity Plik Kontrolny w podatku dochodowym od osób prawnych) to obowiązek przesyłania elektronicznej wersji ksiąg rachunkowych, uzupełnionych o dane podatkowe, do naczelnika właściwego urzędu skarbowego.

Podstawa prawna

Podstawę prawną wykonania tego obowiązku stanowią:

• Przepisy zawarte w art. 9 ust. 1c do 1g ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT).

• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 sierpnia 2024 roku (o długim tytule), opublikowane w Dzienniku Ustaw z 2024 roku pod pozycją 1314.

To rozporządzenie między innymi definiuje dodatkowe dane, o które powinny być uzupełnione księgi rachunkowe – w tym właśnie znaczniki.

Harmonogram wdrożenia JPK_CIT (Trzy etapy)

Wdrożenie obowiązku uzupełnienia ksiąg rachunkowych przebiega w trzech etapach:

• Etap 1 (od 1 stycznia 2025 roku): Objął podatkowe grupy kapitałowe oraz tych podatników CIT, których przychody za poprzedni rok wynosiły powyżej 50 milionów euro. W tym etapie obowiązek musiało zrealizować około 4 tysięcy podmiotów.

• Etap 2 (od 1 stycznia 2026 roku): Trwa obecnie. Rozszerzył ten obowiązek raportowania i uzupełnienia ksiąg o dodatkowe dane na pozostałych podatników CIT, którzy składają miesięczny JPK_VAT.

• Etap 3 (od 1 stycznia 2027 roku): Obejmie pozostałych podatników, w tym m.in. podmioty, które nie są czynnymi podatnikami VAT lub rozliczają się z VAT-u kwartalnie.

Struktura JPK_CIT

JPK_CIT składa się generalnie z dwóch struktur:

1. JPK_KR_PD – czyli księgi rachunkowe z danymi podatkowymi.

2. JPK_ST_KR – czyli ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Ważna uwaga za rok 2025: Obowiązywało uproszczenie. Wymagane były w zasadzie jedynie znaczniki identyfikujące konta ksiąg. Pozostałe dane (takie jak NIP-y kontrahentów, numery KSeF faktur czy wypełnienie danych w węźle RPD związanych z rozliczeniem podatku dochodowego) mogły nie być uzupełniane. Pełen zakres danych jest obowiązkowy począwszy od roku podatkowego rozpoczynającego się po 31 grudnia 2025 roku (czyli od roku 2026).

Czym są znaczniki (markery) w księgach?

Znaczniki (nazywane niekiedy markerami) to kody alfanumeryczne (składające się głównie z liter, niekiedy również z cyfr), które są przypisywane do kont księgowych.

Niejako „tłumaczą” one indywidualny plan kont danego podmiotu na ustandaryzowany format, który będzie zrozumiały i sczytywalny dla algorytmów Ministerstwa Finansów. Algorytmy te będą w sposób zautomatyzowany badać księgi podatkowe. Znaczniki mają dać możliwość automatycznego, ale wiarygodnego zweryfikowania, skąd biorą się ewentualne różnice pomiędzy wynikiem w księgach a podstawą opodatkowania w podatku dochodowym od osób prawnych (CIT).

Wspomniane rozporządzenie z 16 sierpnia 2024 roku zawiera 7 załączników, w ramach których zawarty jest słownik znaczników dla różnych typów jednostek (banki, ubezpieczyciele, fundusze inwestycyjne, domy maklerskie, SKOK-i, organizacje pożytku publicznego oraz tzw. pozostałe jednostki – dla których słownik znajduje się w załączniku nr 7).

Podział znaczników:

• Znaczniki księgowe (bilansowe i wynikowe): np. seria BA (bilans aktywa), seria BP (bilans pasywa), RP (rachunek zysków i strat – przychody), RK (rachunek zysków i strat – koszty) oraz inne, np. dla kont technicznych.

• Znaczniki podatkowe (seria PD): Istnieje 8 głównych kategorii z podkategoriami (łącznie około 30 znaczników podatkowych). Oznaczają one różnego rodzaju różnice pomiędzy wynikiem bilansowym a wynikiem podatkowym.

Zasady przypisywania znaczników:

• Powinny być przypisane na najniższym poziomie analityki (do kont ostatecznego zapisu, a nie do kont syntetycznych).

• Jedno konto może mieć maksymalnie dwa znaczniki księgowe i jeden znacznik podatkowy.

Odpowiedzialność karno-skarbowa (KKS)

Jak ten nowy obowiązek współgra z odpowiedzialnością karno-skarbową?

Przede wszystkim trzeba przypomnieć, że każdy z wymaganych plików w ramach JPK_CIT jest księgą w rozumieniu art. 53 § 21 Kodeksu karnego skarbowego (KKS). Zarówno struktura JPK_KR_PD, jak i ewidencja środków trwałych (JPK_ST_KR) stanowią księgę w rozumieniu tych przepisów.

W pierwszej kolejności należy odwołać się do art. 61a KKS, który wprowadza karalność za:

1. Nieprzesłanie wymaganej księgi organom podatkowym.

2. Przesłanie ksiąg nierzetelnych.

3. Przesłanie ksiąg wadliwych.

Przestępstwo czy wykroczenie?

• Art. 61a § 1 KKS (Przestępstwo skarbowe): Kara za nieprzesłanie księgi lub przesłanie księgi nierzetelnej. Zagrożone karą grzywny do 240 stawek dziennych.

• Art. 61a § 2 KKS (Wykroczenie skarbowe): Dotyczy wypadków mniejszej wagi (lżejszych przypadków nieprzesłania księgi lub przesłania księgi nierzetelnej).

• Art. 61a § 3 KKS (Wykroczenie skarbowe): Penalizuje przesłanie księgi (czyli JPK_CIT) po terminie, a także przesłanie księgi wadliwej.

Wadliwość a nierzetelność księgi (Różnica)

• Księga wadliwa (art. 53 § 23 KKS): To księga prowadzona niezgodnie z przepisami prawa, czyli nieprawidłowo pod względem formalnym.

  Przykład: Zastosowanie błędnych znaczników bilansowych lub ich brak (co nie wpływa na dane podatkowe) będzie prawdopodobnie traktowane jako wadliwość księgi. Mamy wtedy do czynienia z wykroczeniem skarbowym. Minimalny mandat to 1/10 minimalnego wynagrodzenia, a maksymalny może wynieść nawet pięciokrotność minimalnego wynagrodzenia (w teorii to kilkadziesiąt tysięcy złotych grzywny).

• Księga nierzetelna (art. 53 § 22 KKS): To księga niezgodna ze stanem rzeczywistym. Chodzi o błędy w warstwie merytorycznej.

  Przykład: Błędny znacznik podatkowy w księgach, który zniekształca wynik podatkowy i wpływa pośrednio na podstawę opodatkowania, może być potraktowany jako nierzetelność księgi. Może to już zostać zakwalifikowane jako przestępstwo skarbowe (lub wykroczenie w wypadku mniejszej wagi).

Kwestia umyślności

Wszystkie czyny z KKS (zarówno wykroczenia, jak i przestępstwa) w zasadzie wymagają umyślności. Trzeba mieć zamiar ich popełnienia – bezpośredni (chcę popełnić czyn) lub ewentualny (godzę się na jego popełnienie).

Nieumyślność (wynikająca np. z braku ostrożności) lub brak winy nie powinny skutkować odpowiedzialnością karno-skarbową. W praktyce organów nakładających mandaty kwestie te nie zawsze są jednak szczegółowo badane i czasem względy pragmatyczne przemawiają za przyjęciem mandatu zamiast obrony racji przed sądem. Dlatego najlepiej zadbać o to, by księgi od początku były uzupełnione prawidłowo.

Kto faktycznie ponosi odpowiedzialność?

Prawo karno-skarbowe opiera się na zasadzie odpowiedzialności osobistej ludzi. Spółki ani inne podmioty zbiorowe jako takie tej odpowiedzialności nie ponoszą. Odpowiedzialność ponosi konkretna osoba fizyczna, która zajmuje się danymi kwestiami.

Zgodnie z art. 9 § 3 KKS, za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe odpowiada jak sprawca także ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji organu, umowy lub faktycznego wykonywania, zajmuje się sprawami gospodarczymi (w szczególności finansowymi) danego podmiotu.

• Członek zarządu spółki: Odpowiada jako osoba faktycznie zajmująca się sprawami gospodarczymi. Jeśli w zarządzie wieloosobowym tylko jeden członek zajmuje się finansami i ten zakres jest do niego przypisany, to on może odpowiadać za wygenerowanie wadliwego lub nierzetelnego pliku JPK_CIT.

• Biuro rachunkowe / Podmioty zewnętrzne: Powierzenie prowadzenia ksiąg podmiotom zewnętrznym nie zdejmuje automatycznie odpowiedzialności z zarządu. Ewentualna odpowiedzialność zarządu wymaga jednak udowodnienia, że miał on świadomość możliwości wadliwego rozliczenia i godził się na to (co wynika m.in. z orzecznictwa Sądu Najwyższego, np. wyrok z 23 maja 2002 roku, sygn. akt V KKN 426/00).

• Główny księgowy / Dyrektor finansowy: Mogą ponieść odpowiedzialność, jeśli ich zakres obowiązków (wynikający z umowy o pracę czy umowy cywilnoprawnej) obejmuje prowadzenie ksiąg i przygotowanie na ich podstawie JPK. Kluczowe jest ustalenie faktycznego zakresu kompetencji i samodzielności decyzyjnej (w myśl art. 9 § 3 KKS odpowiada osoba mająca pewien poziom autonomii decyzyjnej).

• Pracownik lub właściciel biura rachunkowego: Może ponieść odpowiedzialność, jeśli zastosuje nieprawidłowy znacznik lub nie opatrzy ksiąg znacznikami. Jeśli jednak błędny znacznik wynikał z nieprawdziwych informacji przekazanych przez klienta, których biuro nie mogło zweryfikować, wówczas nie można przypisać biuru zamiaru popełnienia czynu zabronionego. Jeśli natomiast błąd wynika z błędnej decyzji lub interpretacji księgowego, jego odpowiedzialność nie jest wykluczona.

Czy grozi więzienie?

W odniesieniu do tych czynów (błędów w znacznikach) raczej nie wchodzą w grę kary pozbawienia wolności. Za księgi wadliwe czy nierzetelne przewidziana jest wyłącznie kara grzywny (do 240 stawek dziennych przy przestępstwie). Jeśli błędy w znacznikach mają charakter formalny i nie są elementem większego oszustwa podatkowego zmierzającego do uszczuplenia podatków w dużych rozmiarach, w grę wchodzą wyłącznie kary grzywny.

Jak uniknąć kary? Korekta ksiąg

Istnieje możliwość uwolnienia się od odpowiedzialności. Mianowicie art. 16a KKS przewiduje, że prawnie skuteczna korekta przesłanej organowi podatkowemu księgi podatkowej wyłącza odpowiedzialność karno-skarbową za wcześniejsze przesłanie księgi wadliwej lub nierzetelnej.

Skorygowanie księgi we właściwym czasie (uzupełnienie o znaczniki lub poprawienie znaczników) znosi wcześniejszą odpowiedzialność.

Najlepszym rozwiązaniem jest jednak zadbanie o to, aby księgi w zakresie znaczników od samego początku były prowadzone prawidłowo i zgodnie z przepisami. Wtedy wygenerowane pliki JPK_CIT nie będą ani wadliwe, ani nierzetelne, a ich wysyłka nie będzie się wiązała z zagrożeniem jakąkolwiek karą.

Jeśli zajmujesz się zawodowo podatkami – w szczególności prowadzisz biuro rachunkowe, jesteś doradcą podatkowym lub radcą prawnym bądź adwokatem – dołącz do Klubu Dzień Dobry Podatki.

Klub to abonament na comiesięczne szkolenia „Dzień Dobry Podatki” oraz forum dyskusyjne, na którym codziennie wspieramy się w pracy z podatkami. 

Sprawdź więcej szczegółów TUTAJ.