Projekt ustawy nowelizującej KSeF – co się zmienia?

Kiedy wejście w życie KSeF?

3 kwietnia 2024 roku Ministerstwo Finansów opublikowało projekt przepisów odraczających wejście w życie obowiązkowego KSeF.

Projekt ma być teraz poddany konsultacjom. Konsultacje te mają potrwać do 19 kwietnia 2024 r. Na pewno zastanawiacie się, czy znamy już odpowiedź na najważniejsze pytanie. To znaczy: kiedy obowiązkowy KSeF zostanie wprowadzony w życie? Na razie wciąż jeszcze tej odpowiedzi nie ma. W projekcie nie podano konkretnej daty. Natomiast ogłaszając projekt zapowiedziano, że ten termin zostanie podany na przełomie kwietnia i maja 2024 r. Natomiast z informacji towarzyszących temu projektowi wynika, że obowiązkowy KSeF nie wejdzie w życie w 2024 r. Najwcześniejszy możliwy termin wydaje się być zatem terminem w 2025 roku. Terminu na razie jeszcze nie znamy, ale projekt przynosi trochę nowości, przynosi potwierdzenie wielu spośród tych kwestii, które niejako były zapowiadane na wcześniejszych spotkaniach konsultacyjnych, o których zresztą też już mówiłem podczas jednego z poprzednich podcastów.

Jakie to są zmiany? Jakie to są nowości?

Jeden termin wejścia KSeF

Pierwsza rzecz to projekt zapowiada, projekt proponuje wprowadzenie obowiązkowego KSeF w jednym terminie praktycznie dla wszystkich podatników. Na razie zgodnie z przepisami, które wciąż obowiązują i czekają na zmianę, KSeF miał wchodzić etapami. Najpierw podatnicy VAT czynni, zaś pół roku później podatnicy VAT zwolnieni.

Obecnie proponuje się, żeby obowiązkowy KSeF wszedł w jednym terminie w zasadzie dla wszystkich podatników. Okres przejściowy ma dotyczyć podatników wykluczonych cyfrowo. Mianowicie proponuje się, że w tym okresie przejściowym, który jeszcze nie wiadomo jak długo potrwa, podatnicy, u których pojedyncze faktury nie przekraczają kwoty 450 złotych brutto i jednocześnie suma faktur przez nich wystawianych w jednym miesiącu nie przekracza kwoty 10 tysięcy złotych miesięcznie (też brutto) mieliby mieć możliwość wystawiania faktur w sposób papierowy, jeżeli tak można powiedzieć. Nie będą musieli oni wystawiać w tym okresie przejściowym swoich faktur w KSeF-ie. Natomiast faktury, które wystawią analogowo, jeżeli tak można powiedzieć, będą musiały być oznaczone specjalnymi znacznikami, specjalnymi kodami w pliku JPK. Jakie to będą kody? Tego jeszcze nie wiadomo. Wyjaśni się, kiedy zostaną opublikowane proponowane zmiany do rozporządzenia w sprawie JPK.

Powszechny tryb offline

Kolejna zmiana, którą przynosi projekt, to wprowadzenie także w okresie przejściowym, także nie wiadomo jak długim, rozwiązania, które można by określić jako powszechny tryb offline. Na czym to rozwiązanie będzie polegać? Będzie ono polegać na tym, że podatnicy będą mogli wystawić fakturę ustrukturyzowaną, czyli fakturę w postaci pliku XML poza systemem KSeF-u będą mogli przekazać ją poza KSeF-em odbiorcy takiej faktury po uprzednim oznaczeniu jej kodem QR i nie będą musieli natychmiast od razu wprowadzać jej do systemu. Na wprowadzenie, na przesłanie takiej faktury wystawionej offline’owo przez podatnika będzie 1 dzień. Ma to być rozwiązanie, które ma zapobiegać przewidywanym problemom technicznym związanym z niską wydajnością systemu. Jeżeli ja podejrzewam, albo być może, jeżeli ja wiem, że w danym dniu, w danym terminie system się korkuje i działa bardzo słabo, będę mógł wystawić fakturę w trybie offline, przekazać ją w trybie offline nabywcy. Natomiast, nie wiem, wprowadzić sobie taką fakturę np. wieczorem tego dnia, w nocy tego dnia bądź wczesnym rankiem dnia następnego, kiedy system będzie już działał stabilnie.

Z tą zmianą, chociaż nie tylko z tą, ale w ogóle również z kwestiami awarii i niedostępności KSeF-u jest połączona także kolejna nowość zawarta w projekcie jakim jest certyfikat wystawcy faktury. Certyfikat ten będzie pozwalał właśnie na wystawianie faktur w trybie offline. Będzie pozwalał na opatrzenie ich kodem QR. Wystawca, każdy podatnik zidentyfikowany w KSeF-ie będzie mógł taki certyfikat wygenerować i pobrać lokalnie na swoje urządzenia, żeby potem, działając w trybie offline, działając poza systemem móc wystawić fakturę i dzięki temu certyfikatowi opatrzyć ją kodem QR.

Odroczenie części elementów KSeF w czasie

Kolejna nowość, o której warto wspomnieć, również stanowi potwierdzenie pewnych wniosków, które można było wyciągnąć z przebiegu spotkań konsultacyjnych dotyczących KSeF. Chociaż KSeF wchodzi w jednym terminie dla wszystkich podatników, to jednak pewne elementy KSeF-u będą odroczone w czasie. Też nie wiadomo na razie, jak długo to odroczenie potrwa. Czego to odroczenie będzie dotyczyć? Po pierwsze, kary pieniężne przewidziane za naruszenie obowiązków w zakresie KSeF-u nie będą stosowane w początkowym okresie jego obowiązywania. Stosowanie tych kar będzie odroczone.

Po drugie, w początkowym okresie funkcjonowania KSeF nadal mają występować faktury emitowane z kas rejestrujących, w tym również paragony z NIP-em traktowane jako faktury uproszczone. W początkowym okresie funkcjonowania KSeF te dokumenty nadal będą mogły być wystawiane. I wreszcie po trzecie ma być też przełożony, nie będzie on stosowany od samego początku obowiązywania obligatoryjnego KSeF-u, obowiązek podawania numeru KSeF w płatnościach, przy czym zapowiada się, że to odroczenie będzie dotyczyło zarówno płatności realizowanych z wykorzystaniem mechanizmu split payment, jak i wszystkich pozostałych płatności.

Faktury konsumenckie

Następna zmiana, jaka pojawiła się w projekcie, i której tak naprawdę również można było się spodziewać, mając na uwadze przebieg spotkań konsultacyjnych, dotyczy faktur konsumenckich. Faktur konsumenckich, czyli takich, które są wystawiane dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej. Zgodnie z przepisami, które jeszcze obowiązują, te faktury miały być wystawiane całkowicie poza KSeF-em. Miało nie być możliwości wystawienia takiej faktury w ramach KSeF. Zmiana, którą przynosi projekt, to wprowadzenie prawa, wprowadzenie możliwości do wystawienia faktury konsumenckiej w ramach KSeF-u. Podatnik, którego klientami będą osoby nieprowadzące działalności gospodarczej i które będą chciały otrzymać fakturę, bądź jeżeli sam sprzedawca będzie jako zasadę przyjmował fakturowanie wszystkich transakcji, to wówczas taki sprzedawca będzie mógł, ale nie będzie musiał wystawić fakturę dla takiego odbiorcy w ramach systemu KSeF.

Ten wybór zasadniczo ma być pozostawiony uznaniu wystawcy faktury. Jeśli będzie chciał, wystawi fakturę dla konsumenta w ramach KSeF, jeżeli uzna, że nie jest to z jego punktu widzenia dobre rozwiązanie, wystawi fakturę poza systemem KSeF, wystawi fakturę analogowo, jeżeli tak można powiedzieć.

Obowiązek samoidentyfikacji nabywcy

Z tą zmianą w jakiejś mierze związana jest również kolejna zmiana dotycząca kwestii, która również wywoływała wiele emocji podczas spotkań konsultacyjnych. Przy czym od razu muszę zauważyć, że te emocje były dla mnie trochę niezrozumiałe, bowiem w moim przekonaniu sprawa była dość oczywista i zmiany, o których za chwilę powiem, niejako tę oczywistość potwierdzają.

Mianowicie ta zmiana, o której teraz mówimy, jest określana jako wprowadzenie obowiązku samoidentyfikacji nabywcy. W moim przekonaniu już teraz przy wystawianiu faktur taki nabywca musi dokonać samoidentyfikacji przed sprzedawcą, czyli musi określić, czy jest konsumentem, osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, czy jest podatnikiem. W każdym razie w ramach tej zmiany nakłada się na podatników zwolnionych z VAT-u, którzy chcą otrzymać fakturę obowiązek podania do tej faktury numeru VAT, jeżeli tacy podatnicy są zarejestrowani na potrzeby VAT lub numeru NIP, jeżeli tacy podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT zwolnieni nie są. Oczywiście dotyczy to sytuacji, w której taki podatnik VAT zwolniony dokonuje zakupów na potrzeby działalności gospodarczej.

Tutaj może jeszcze jedna uwaga bowiem i w projekcie, i w omówieniu projektu mówi się o numerze VAT lub numerze NIP. W Polsce zasadniczo identyfikacji do celów VAT służy numer NIP. Jedyne co mi przychodzi do głowy to ewentualnie to, że niektórzy podatnicy VAT zwolnieni mogą być zidentyfikowani dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych i wtedy ich numer VAT ma postać PL, myślnik, numer NIP. To jedyne wytłumaczenie, które przychodzi mi do głowy w kontekście różnicowania w tym projekcie numeru NIP i numeru VAT.

Jeszcze jedna istotna nowość, o której można wspomnieć, jaka pojawia się w tym projekcie, to projekt tego, żeby niektóre faktury ustrukturyzowane mogły być zaopatrzone w załącznik, który również będzie miał swój format ustrukturyzowany jak rozumiem. Ma to dotyczyć faktur za media, ma to dotyczyć faktur za usługi telekomunikacyjne. Będzie mogło to również dotyczyć ramowych faktur zbiorczych. I tutaj w domyśle mówi się przede wszystkim o fakturach za paliwo.

Zmiany w podatkach dochodowych

Projekt przynosi zmiany nie tylko w obrębie przepisów odnoszących się wprost do podatku od towarów i usług. Po pierwsze, można wspomnieć o zmianach w przepisach dotyczących podatków dochodowych. I to są dwojakiego rodzaju zmiany. Z jednej strony to są zmiany bardziej techniczne odnoszące się do zasad przechowywania faktur. No bo przecież teraz faktury będą przechowywane bezpośrednio w KSeF-ie.

Natomiast drugiego rodzaju zmiany już nie są techniczne i mogą być dla niektórych podatników problemem. Mianowicie te przepisy zakładają, że jeżeli faktury zostaną wystawione bez numeru NIP oraz jeżeli faktury nie zostaną wystawione w KSeF lub nie zostaną w terminie przesłane do KSeF, jeżeli były to faktury wystawiane w trybie offline, to wtedy koszty dokumentowane takimi fakturami nie będą mogły zostać ujęte jako koszty uzyskania przychodów. Tak? Czyli przepis ma wprowadzić z jednej strony taki wymóg materialny co do treści faktury, że na fakturze kosztowej ma być numer NIP, przy czym też oczywiście pojawiają się pewne szczególne regulacje, jak np. faktura jest wystawiona na spółkę osobową, która nie jest podatnikiem podatku dochodowego, a ma być ujęta jako koszt u wspólników. Jest też trochę oczywiście szczególnych przepisów wprowadzających czy też mających wprowadzić wyjątki od tego, ale zasadą ma być to, że na fakturze kosztowej będzie musiał być NIP nabywcy oraz wymóg formalny związany z tym, że albo faktura musi mieć charakter faktury wystawionej w KSeF-ie, albo musi zostać w terminie przesłana do KSeF-u, jeżeli była wystawiona w trybie offline. Oczywiście od tego wymogu też będą pewne wyjątki. Niektóre z nich czasowe, związane choćby z tym, że czasowo faktury wystawiane przez podatników wykluczonych cyfrowo będą analogowe, choćby związane z tym, że czasowo mają dalej funkcjonować faktury emitowane z kasy rejestrującej, paragony z NIP itd. itd. Ale też zasadą ma być to, że faktura kosztowa będzie musiała być w KSeF-ie, będzie musiała mieć postać faktury ustrukturyzowanej.

Na zakończenie warto wspomnieć o jeszcze jednej zmianie, którą przynosi projekt, takiej zmianie okołopodatkowej. Mianowicie projekt zakłada na razie bezterminowe wycofanie się z obowiązku integracji kasy rejestrującej z terminalem płatniczym. Nie wiem czy pamiętacie, ten obowiązek został wprowadzony przez Polski Ład. Początkowo bodajże od 1 lipca 2023 roku miał wejść w życie. Potem go raz przełożono, drugi raz go przełożono. Ostatnio zapowiadało się, że ten obowiązek wejdzie w życie 1 stycznia 2025 roku i wygląda na to, że na razie fiskus się z tych planów wycofał. Na razie bezterminowo ten obowiązek odłożono w czasie. Co prawda fiskus zapowiada, że do tej integracji kas fiskalnych z terminalami płatniczymi prędzej czy później dojdzie, ale na razie jeszcze żadnego terminu wejścia w życie tego obowiązku nie przewidziano.

Na dzisiaj to tyle. Z niecierpliwością czekamy na ogłoszenie terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF-u. Ma to nastąpić na przełomie kwietnia i maja 2024 r. Kiedy to nastąpi, myślę, że na pewno wrócimy do Was z nowymi informacjami. A dzisiaj mówię już cześć, do zobaczenia!

Jeśli zajmujesz się zawodowo podatkami – w szczególności prowadzisz biuro rachunkowe, jesteś doradcą podatkowym lub radcą prawnym bądź adwokatem – dołącz do Klubu Dzień Dobry Podatki.

Klub to abonament na comiesięczne szkolenia „Dzień Dobry Podatki” oraz forum dyskusyjne, na którym codziennie wspieramy się w pracy z podatkami. 

Sprawdź więcej szczegółów TUTAJ.