O uldze na działalność B+R mówiliśmy już wielokrotnie w Podcaście.
Tym razem w rozmowie z Mateuszem Latkowskim, doradcą podatkowym, partnerem w Gardens Tax & Legal Michał omawia jeden z naszych projektów doradczych.
Pomogliśmy w nim odzyskać firmie produkcyjnej kilkaset tysięcy złotych z urzędu skarbowego z tytułu ulgi na działalność B+R.
W nagraniu Mateusz opowiada między innymi o tym:
- jakie wyzwania mieliśmy z ustaleniem, jaka część działalności klienta mieści się w definicji działalności B+R?
- w jaki sposób ująć wydatki na pracowników, materiały i surowce oraz maszyny w kosztach kwalifikowanych?
- jak poradzić sobie z wydatkami na certyfikację?
- jak uporządkowaliśmy dokumentację ulgi B+R?
- jak reprezentowaliśmy klienta przed urzędem skarbowym w ramach czynności sprawdzających?
Jeśli chcesz sprawdzić czy Twojej firmie przysługuje ulga podatkowa na działalność B+R, wypełnij krótki formularz kontaktowy, klikając przycisk poniżej.
Transkrypcja
Michał Wilk: Dzień dobry, Mateuszu.
Mateusz Latkowski: Cześć, Michale!
Bardzo mi miło gościć Ciebie w podcaście kolejny już raz, chociaż mieliśmy sporą przerwę z tego co pamiętam. Dzisiaj spotykamy się po to, żeby porozmawiać znów o uldze na działalność badawczo-rozwojową.
Poprzedni raz (aż muszę sięgnąć do notatek, bo ten czas tak leci, że jestem zdziwiony) rozmawialiśmy w grudniu 2021 roku. Link do wszystkich materiałów o uldze B+R znajdzie się oczywiście w opisie do tego odcinka. Tam rozmawialiśmy generalnie o tym, komu ta ulga się opłaci, jak z niej skorzystać, jakie są warunki. Dziś i w kolejnym odcinku, na który się umówiliśmy, podejdziemy do tematu inaczej. Umówiliśmy się na to, że przedstawimy taką historię jednego z naszych klientów, czyli opowiemy na przykładzie i ilustrując tą historią, w jaki sposób pracujemy w Gardens nad ulgą B+R, w jaki sposób wdrażamy tę ulgę i jak taki projekt przeprowadzamy. Ponieważ specjalizujemy się w dwóch branżach: z jednej strony w produkcji, z drugiej strony w software housach, podzieliliśmy ten materiał na dwie części i dziś chciałbym, żebyś pokazał, w jaki sposób pracujemy dla firm produkcyjnych. Może zacznijmy od tego, że poproszę Cię o to, żebyś podzielił się z nami taką panoramą wyzwań i problemów, z którymi trzeba sobie w takim projekcie doradczym poradzić.
Okej. Rzeczywiście trochę czasu minęło, ale ponieważ rozmawiamy, to znaczy, że jest o czym rozmawiać. Można powiedzieć, że ulga ma się dobrze i wszystko wskazuje na to, że będzie się miała dobrze także w kolejnych latach.
Nikt nie planuje jej uchylić.
Na razie nie ma takich sygnałów. I dobrze, bo ona się sprawdza. Ona też napędza firmę do inwestowania w tę działalność innowacyjną. Rzeczywiście my to portfolio już mamy całkiem pokaźne. Pogadajmy sobie może o produkcji. Przy czym dzisiaj chciałem porozmawiać o takiej firmie, która zajmuje się produkcją maszyn i urządzeń. Tutaj akurat dla branży automotive, więc nie będziemy rozmawiać o produkcji szeroko rozumianej, ale takiej skoncentrowanej właśnie na budowie specjalistycznych maszyn. Tak jak myśmy weszli do tego klienta, to tak naprawdę wiedzieliśmy tyle, że to są maszyny dla przemysłu, dla branży automotive określonego rodzaju oczywiście, i właściwie nie wiedzieliśmy dużo więcej. Więc to, od czego trzeba było zacząć, to ułożenie jakiejś mapy drogowej, organizacji tych naszych działań po to, żeby dojść do tego celu w postaci rozpoznania ulgi, który właściwie jest tym celem ostatecznym.
A zatem spotykaliśmy się, oglądaliśmy jak to działa, weszliśmy na tę produkcję, patrzyliśmy na te maszyny, dotykaliśmy ich, można powiedzieć. Następnie usiedliśmy i rozmawialiśmy, już zeszliśmy na ten poziom szczegółów, co dokładnie ten klient robi. Jak to robi? Dla kogo to robi i jakie tam ma wyzwania? Jakie problemy? No i oczywiście okazało się, że wiadomo, to nie jest takie proste, bo to są specjalistyczne maszyny. Właściwie każda lub przynajmniej większość z tych maszyn to jakby nie patrzeć prototyp. Dlatego że to jest bardzo zindywidualizowane podejście, bardzo zindywidualizowana produkcja pod konkretnego klienta, pod konkretną linię produkcyjną tego klienta, więc tu nie ma powtarzalności.
I to dobrze, to jest obiecujące, że taka okoliczność.
Oczywiście, że tak. Dlatego że jeśli mierzyć zawartość twórczości w pracach, to tutaj jest tego bardzo dużo, a właśnie my tej twórczości szukamy. Nie szukamy jakiejś powtarzalności, rutynowości, tylko właśnie tej twórczości. Te spotkania zmierzały do tego, żeby zidentyfikować obszar prac badawczo-rozwojowych u klienta. Bo jeśli by tego obszaru nie było, to właściwie jakakolwiek dalsza dyskusja byłaby bezcelowa.
Myśmy te obszary zaczęli sobie identyfikować. Cały proces powstawania: od jakiejś burzy mózgów, analityki, zamówienia przez klienta, po proces projektowania, konstrukcji, montażu, testów, poprawek, szkolenia itd. To jest bardzo złożone. Wszystko i te wszystkie etapy trzeba było zidentyfikować, nazwać, zastanowić się w kontekście przecież też praktyki organów podatkowych, czy ten element pracy, czy konstrukcja tej maszyny to jest działalność rozwojowa, czy nie. Wyszło w toku tych prac, że oprócz budowy takich maszyn tak jakby od zera, zupełnie według koncepcji tej firmy pod zamówienie klienta, to mamy również inne prace. Mamy modernizacje istniejących maszyn, dokładanie nowych funkcjonalności, a czasem nawet prace, które polegały na tym, że trzeba było skopiować jakieś urządzenie, które już stoi u klienta, ale do którego w ogóle nie ma żadnej dokumentacji technicznej. Nie wiadomo jak to było zbudowane, więc niejako trzeba było wymyślać na nowo, przeprocesować w oparciu o aktualną wiedzę, technologię. I zbudować taką maszynę tak, żeby to działało i było z sensem dla tego klienta.
No dobrze, czyli mamy już ustaloną działalność naszego klienta, wiemy, czym się zajmuje i jaka część tej działalności jest tą działalnością badawczo-rozwojową. Wydaje mi się, że wstępne prace w tym zakresie to właściwie już się zaczynają na tej naszej bezpłatnej konsultacji, kiedy my szukamy czy i jak możemy w ogóle pomóc we wdrożeniu tej ulgi. Jeżeli tam widzimy potencjał do odzyskania podatku, no to wtedy możemy pójść dalej w naszych działaniach. No ale dobrze, mamy już te zasadnicze prace polegające właśnie na tej kwalifikacji. A później, jak rozumiem, szukamy kwalifikacji wydatków, konkretnych wydatków. Czyli wiemy, czym się klient zajmuje i która część tej działalności jest działalnością badawczo-rozwojową i jakie wydatki są ponoszone na tę działalność badawczo-rozwojową. Jakie byś tutaj wskazał, jeśli możemy w ogóle dokonać takiej generalizacji, grupy wydatków, grupy takich kosztów kwalifikowanych, których szukamy, bo wedle pewnego schematu też idziemy.
To jest proste pytanie w zasadzie, bo mamy zamkniętą grupę tych kosztów, bo tak naprawdę przepis mówi, co jest tym kosztem.
Mogę zadawać trudniejsze.
Przejdźmy na koniec do trudniejszych. Najpierw etap pierwszy: prostsze pytania. Więc mamy całą grupę tych kosztów. Można dodać, że w skrajnym przypadku to w ogóle może być tak, że mamy super w ogóle obszar prac badawczo-rozwojowych i właściwie zero kosztów kwalifikowanych, bo gdzieś tam mamy podwykonawców. I już nie wchodząc w szczegóły może się okazać, że tych kosztów w ogóle nie ugryziemy.
Tak myślę, że możemy w ogóle kiedyś nagrać taki materiał o uldze B+R, kiedy taki projekt się nie uda, bo to rzeczywiście będą takie przypadki, kiedy wydaje się, że jest okej, ale potem…
A to może być z kolei asumpt dla takiej firmy do zmiany w ogóle struktury wydatków itd. Ale wracając, jeśli chodzi o te koszty, chronologicznie możemy sobie pójść, mamy koszty osobowe. Naturalnie się wydaje, że ktoś musi przy tym pracować. To jest wiedza i doświadczenie ludzi, więc koszty osobowe ludzi zatrudnionych na umowę o pracę, zleceniobiorców, wykonawców, umowy o dzieło, ale nie podwykonawców B2B. Mamy koszty materiałów i surowców. Z czegoś trzeba złożyć te maszyny. Mamy koszty w postaci odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych czy wartości niematerialnych i prawnych tych, które uczestniczą w naszym procesie badawczo-rozwojowym.
Maszyna, którą ja kupiłem do robienia tych maszyn.
No mam jakąś frezarkę, która służy temu, żeby również ten prototyp zbudować. To w jakim zakresie mogę sobie te koszty rozpoznać? Mamy koszty pozyskania specjalistycznych usług, ekspertyz, opinii od jednostek naukowych. Czyli jeśli nasz klient współpracuje z jakąś uczelnią wyższą, np. jakimś instytutem badawczym i ponosi koszty z tym związane, to tutaj można również szukać tych kosztów jako kosztów kwalifikowanych. Mamy wydatki na aparaturę specjalistyczną, na najem jakichś specjalistycznych maszyn czy urządzeń. Z grubsza to jest tak naprawdę grupa tych kosztów. Myślę, że chronologicznie możemy sobie znowu wrócić do tych kosztów osobowych, bo właściwie one w większości przypadków i również w projekcie, o którym dzisiaj mówimy, myślimy, mają albo największe, albo niemalże największe znaczenie. I teraz tak: jak my już jesteśmy po etapie zidentyfikowania tych obszarów prac badawczo-rozwojowych, tych różnych etapów tych prac u klienta, no to patrzymy, kto sobie przy tych etapach pracował. No i mamy cały przekrój tak naprawdę pracowników na różnych stanowiskach, zarabiających różne pieniądze, ale też w różnym zakresie zaangażowanych w te prace badawczo-rozwojowe. Bo tak: możemy mieć np. projektantów, konstruktorów i u nich będzie się skupiać całe to multum pracy twórczej, bo oni muszą to zaprojektować, zastanowić się, jak to zrobić, żeby to działało, narysować to w specjalistycznym oprogramowaniu.
Mamy dalej osoby, które muszą złożyć ten prototyp: monterów czy elektryków, którzy muszą to wyposażyć w odpowiednie instalacje elektryczne. Możemy mieć testerów. Więcej – możemy mieć osoby, które są pośrednio zaangażowane w cały ten projekt, bo przecież możemy mieć np. dyrektorów, którzy nadzorują ten proces. Możemy mieć osoby z działu zamówień, którzy muszą szukać odpowiednich części czy komponentów, możemy mieć wreszcie jakichś handlowców, którzy też rozmawiają z klientem i ustalają z nim tak naprawdę o co chodzi, co to ma być za urządzenie, jak ono ma działać itd. To wszystko trzeba zebrać, ocenić, czy praca tej osoby jest pracą twórczą i czy możemy koszty tej osoby włączyć w nasze koszty kwalifikowane ulgi, a następnie ocenić w jakim zakresie to zrobić. To jest tak naprawdę prawdziwe wyzwanie, dlatego, że przepis mówi: możesz, podatniku, zaliczyć w koszty kwalifikowane wydatki na te osoby, ale w takiej części, w jakiej one wykonują tę pracę badawczo-rozwojową. Więc tutaj stajemy przed szeregiem wyzwań, którym trzeba sprostać, a to wszystko trzeba tak naprawdę jeszcze zrobić w pewnym kontekście praktyki, która jest: interpretacji organów podatkowych, orzecznictwa sądów administracyjnych.
Na szczęście my dzisiaj jesteśmy na takim etapie, że ta ulga już przecież ładnych parę lat działa.
Jest się do czego odnieść.
Już nie jest tak, że mamy zupełnie sprzeczne ze sobą interpretacje czy orzeczenia, jednak możemy mówić o wykształtowaniu się jakiejś linii orzeczniczej czy interpretacyjnej. W każdym razie jest to wyzwanie tak naprawdę, żeby to złapać. Szukamy na przykład tego, w jaki sposób ewidencjonowany jest czas pracy i firmy mogą mieć ewidencje szczegółowe czasu pracy, ale wcale nie muszą. Na przykład u tego klienta była taka ogólna ewidencja czasu pracy i trzeba było tych godzin szukać w oparciu o tę ewidencję, ale także w oparciu o inne dowody, z których oczywiście przepisy pozwalają nam skorzystać. To są np. zapisy z kalendarzy czy jakaś korespondencja mailowa czy także dokumentacja projektowa, która pokazywała zaangażowanie konkretnych pracowników. To jest też asumpt do tego, żeby wdrożyć na poziomie takiego klienta pewne rozwiązania na przyszłość, wprowadzić procesy ewidencjonowania tych godzin, ułatwienia. To są takie rzeczy, którymi też my się musimy zająć, musimy wskazać na to klientowi. Musimy go uczulić, zaproponować pewne działania na przyszłość, ale także ocenić ryzyko, bo może się okazać, że nie złapiemy tego czasu i trzeba będzie jednak zrezygnować z wykazania kosztów jakiegoś pracownika.
Teraz warto chyba powiedzieć też, dlaczego te koszty osobowe są tak ważne. Choćby z tego względu, że od 2022 roku mamy prawo rozpoznać je w podwójnej wysokości. To jest 200% kosztów.
Stąd się robią też te kwoty.
Oczywiście, że tak. Więc te koszty osobowe są bardzo ważne i w wielu przypadkach w wielu projektach będą stanowić zasadniczą część wszystkich kosztów, które do ulgi sobie wykażemy.
A tak ilustracyjne u tego klienta, którym się dzisiaj zajmujemy, jakie role mniej więcej można było te najważniejsze zidentyfikować?
Najważniejsze to oczywiście ci projektanci czy konstruktorzy, na których spoczywał główny ciężar wymyślenia, jak ta maszyna ma działać, czy ona w ogóle może działać w ten sposób, jaki klient sobie wymyślił. Czyli oni w ramach burzy mózgów siadają, rozmawiają o tym, następnie nawet już pod ofertę opracowują jakieś wstępne założenia i kosztorys takiego projektu. Następnie siadają do tych, powiedziałbym, desek malarskich. Dzisiaj to inaczej wygląda i po prostu rysują to, listują części, które trzeba wykonać we własnym zakresie, na własnych maszynach bądź zamówić gdzieś na zewnątrz. Następnie taki gotowy projekt trzeba zmontować, to już są pracownicy produkcyjni, monterzy, którzy składają te maszyny, elektrycy, którzy gdzieś zapewniają okablowanie tego. Zdarza się, że tam są również programiści, automatycy, bo przecież mówimy o maszynach, które są wpięte w linię produkcyjną. To już nie jest siła mięśni, to porusza maszyna, steruje komputer, trzeba zaprogramować sterowniki, trzeba przewidzieć oprogramowanie, zaprogramować ekrany itd. itd. Mamy również taką pracę programistyczną, można powiedzieć. Trzeba to potem następnie zawieźć do klienta, zmontować, sprawdzić czy to działa, przetestować, wyszkolić załogę. To jest cały zespół i oczywiście gdzieś tam pojawiają się te osoby, które nadzorują tę pracę na poszczególnych etapach.
Jak rozumiem, w różnym zakresie ten personel był zaangażowany. Ktoś, kto zawozi, montuje, no to pewno w jakimś tam mniejszym zakresie niż konstruktor, który prawdopodobnie większość swojego czasu pracy, czasu swojej pracy poświęca na działania badawczo-rozwojowe. To też trzeba przecież w tej ewidencji ująć.
Może być tak, że będzie prościej złapać czas pracy takiego konstruktora, bo być może nawet 100% jego czasu pracy, oczywiście z wyłączeniem jakichś urlopów, nieobecności itd. będzie przeznaczona na tę działalność badawczo-rozwojową, a u takich osób, których składanie np. tych prototypów czy ich montaż u klienta to jest tylko jakaś część pracy, to dużo ważniejsze będzie złapanie tych konkretnych, naprawdę konkretnych godzin. Bo to nie może być na oko.
Mniej więcej 20%.
Dokładnie, tak byśmy chcieli, żeby się dało, ale to jest niestety ryzykowne.
Jasne. No dobrze, czyli mamy ludzi i tak jak powiedziałeś, potrzebne są materiały, surowce, żeby zbudować taki prototyp.
Dokładnie tak. To, co musimy przeanalizować i razem z klientem zobaczyć to jak wygląda gospodarka magazynowa. Bo może być tak np., że firma w ogóle nie ma magazynu. Jest to niewielka firma. Ona tak naprawdę dokonuje zakupów tylko pod konkretny projekt, pod konkretny prototyp. Ale może być firma, która jednak ma własny zapas, ma własne elementy. Oczywiście ona część zamawia, część produkuje na potrzeby prototypu, ale część bierze z takiego magazynu. W zależności od tego, jak mamy dobrą gospodarkę magazynową, to albo będziemy w stanie idealnie przyporządkować wydania materiałów i surowców na prototyp, albo nie. Tutaj też oczywiście pojawiają się wyzwania. No bo tak, jeśli jesteśmy w stanie przyporządkować, to jest połowa sukcesu. Ale przecież rzeczywistość gospodarcza jest bardzo bogata i np. jeśli ja kupuję czy zamawiam podzespół, komponent, część od kontrahenta podwykonawcy, to mogę kupować gotową część, ale mogę np. zlecać do wykonania jakiś podzespół. Jeśli ten mój podwykonawca mi świadczy usługę, a nie dokonuje dostawy niejako materiału to jest problem, bo okazuje się, że nagle mamy tak jakby usługę zewnętrzną, którą przepisy nam niestety troszkę dyskryminują. Nie będziemy mogli tego uwzględnić do ulgi i to też przecież trzeba sprawdzić. Bo z samych zestawień, które mamy w księgowości klienta może niekoniecznie wynikać, czy on kupił usługę, czy on kupił materiał. Natomiast to jest bardzo ważna sfera, bo właśnie w firmach produkcyjnych te koszty materiałowe razem z kosztami osobowymi to jest bardzo istotna część zwykle kosztów kwalifikowanych, a zatem i samej ulgi.
A są jeszcze koszty pośrednie: prąd, gaz itd. Co z nimi?
No właśnie, bo przecież niewątpliwie to są media, bez których wytworzenie prototypu jakiegokolwiek urządzenia maszyny nie będzie możliwe. A z drugiej strony czujemy instynktownie, że jak to w ogóle złapać? No bo przecież niekoniecznie będzie tak, że dana maszyna ma podlicznik itd. Praktyka zmierzyła się już z tym problemem. Więc na pewno jeśli gdzieś jesteśmy w stanie przez podliczniki zidentyfikować zużycie tego prądu, wody, gazu, to to jest bezpieczne podejście. Można zastanawiać się nad ujmowaniem tego w oparciu o jakieś np. normy zużycia danej maszyny. Czyli my wiemy, że ta maszyna zużywa tyle i tyle prądu, to alokujemy sobie niejako wartość tego prądu do tej maszyny, to też powinno się bronić. Natomiast właśnie przyporządkowania takie na oko, szacunkowe to jest wysoce ryzykowne. Lepiej wtedy z tego zrezygnować.
Okej, jasne. To może teraz dwa słowa o środkach trwałych, bo są tam maszyny np. u klienta, o którym rozmawiamy maszyny do produkcji tych oczywiście maszyn. I co z nimi? No ewidentnie mogą być wykorzystywane w procesie badawczo-rozwojowym. Czyli jeśli mamy klienta, który ma taką produkcję normalną i równolegle produkcję badawczo-rozwojową, to będziemy mieć właśnie te maszyny produkcyjne, które przy okazji będą pracować przy wykonaniu prototypu. To zwykle będą środki trwałe, bo mówimy o dużych, wysoko cennych maszynach na linii produkcyjnej i przepis nam mówi, że możemy do kosztów kwalifikowanych zaliczyć odpisy amortyzacyjne. Ale troszkę tak jak w przypadku pracowników możemy to zrobić, ale w takim zakresie, w jakim dana maszyna jest wykorzystywana do działalności badawczo-rozwojowej. To może być potężne wyzwanie, żeby to określić. Właśnie przy takim mieszanym użytku tej maszyny musimy szukać jakiegoś wiarygodnego i rzetelnego sposobu określenia tych godzin. To może być ewidencja roboczogodzin np. danej maszyny, która pokaże nam na jakich projektach maszyna pracuje. Rzadko kiedy to będzie, ale to mogą być jakieś sposoby pomocnicze. Możemy mieć pracownika przypisanego do danej maszyny, jeśli wiemy, że on pracuje na projekcie badawczo-rozwojowym. Wiemy, ile on godzin poświęcił na ten projekt i wiemy, że w ramach projektu odpowiada za wykonanie elementu na tej maszynie, to możemy pokusić się o wyłapanie tych godzin i w związku z tym takich kosztów właśnie w ten sposób. Tu trzeba pamiętać również o tym, że bardzo często właśnie przy środkach trwałych mamy te kwestie: zakup maszyny z dotacji. Bardzo często jest tak w firmach produkcyjnych, że mamy maszyny kupione ze środków własnych, a mamy maszyny, których zakup był częściowo finansowany zewnętrznie przez jakąś instytucję dofinansowującą. W takim przypadku oczywiście my też musimy pamiętać o tym, że w tej części odpisu, gdzie możemy przyporządkować tę dotację, to musimy to wyłączyć z kosztów kwalifikowanych, bo tak nam nakazuje przepis. Praktyka pokazuje też, że czasem może się okazać, że gra niewarta świeczki, jeśli chodzi o środki trwałe, bo raz, że mamy odpis amortyzacyjny, a więc to nawet maszynę za milion…
Może na danym przykładzie. Jeśli mamy maszynę za milion, dotacja 80% załóżmy, no to już mamy 200 tys zł. Czyli zostaje 200 tys. zł…
A to jest rozłożone przecież jeszcze na 5 lat, np. czy 7 czy 10.
Załóżmy na 10 lat, czyli mamy 20 tys. zł rocznie odpisu amortyzacyjnego, ale dodatkowo jeszcze ta maszyna w 90 procentach pracuje przy produkcji regularnej, a tylko w małym procencie, czyli powiedzmy 10% tych 20 tysięcy w naszym przykładzie, czyli powiedzmy 2 tysiące, to byłyby rocznie te koszty kwalifikowane. W przypadku, kiedy ludzie i materiały to mogą być np. 500 tys. czy milion.
Jeśli mamy zautomatyzowany proces łapania godzin pracy takiej maszyny, to warto się po te koszty schylić. Ale jeśli mielibyśmy posadzić pracownika, który będzie teraz godzinami nam szukał tych godzin i sprawdzał, skąd te godziny wynikają, to się okaże, że my więcej wydamy na tego pracownika, jego czas pracy, niż uzyskamy korzyści z tej ulgi. To jest też coś, co my proponujemy, co proponowaliśmy u klienta. Czyli masz, kliencie, dzisiaj pokaźną liczbę maszyn, które pracują ci przy procesie badawczo-rozwojowym, ale zupełnie niezinstytucjonalizowane łapanie tych godzin, spróbuj wprowadzić jakiś system. I rzeczywiście elektronicznie udało się wprowadzić taki system po prostu odbijania kart na maszynie. W momencie, w którym pracuje maszyna na procesie badawczo-rozwojowym, na budowie prototypu. To bardzo mocno uprościło łapanie tych godzin.
Na przyszłość już parę złotych klientowi wpadnie.
Oczywiście, że tak.
Powiedziałeś o tym, że może być problem z tymi firmami zewnętrznymi. Podałeś akurat przykład podzlecania jakiegoś elementu procesu produkcyjnego. Natomiast chyba w działalności produkcyjnej nierzadko zdarza się współpraca z jakimiś instytutami badawczymi, z jakimiś firmami zewnętrznymi, laboratoriami itd. Tam też mogą być ponoszone różne koszty, koszty certyfikacji np. Czy tutaj jest jakiś potencjał? Jak to było u tego naszego klienta przykładowego?
Jest potencjał. Bardzo często jest tak, że np. rynek wymaga jakiejś certyfikacji. Często jest tak, że mamy do czynienia z projektem, który jest równolegle dofinansowany dotacją i tam w ogóle jest wymóg, żeby jakaś jednostka naukowa uczestniczyła w tym procesie. Więc będzie tak, że są ponoszone np. wydatki na ekspertyzy albo w ogóle na pracę takich naukowców. I teraz uwaga, bo to może być usługa wykonywana przez uczelnię. Ale może być tak, że tę samą pracę wykonuje np. naukowiec. No i co nam mówi przepis? Przepis mówi, że kosztem kwalifikowanym są wydatki na usługi, ekspertyzy, opinie wykonywane przez jednostki naukowe. Ja to upraszczam troszkę, ale generalnie te podmioty, które wskazuje ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym. Czyli mamy politechnikę, to jest okej, ale jak mamy jakiegoś naukowca, który jest pracownikiem, co prawda tej politechniki, ale wykonuje dla nas jakieś prace np. i fakturuje nas za to na zasadzie B2B, no to już tego nie uwzględnimy. Z trzeciej strony jako taki wyjątek od wyjątku tego samego pracownika możemy wziąć do siebie na etat i on staje się naszym pracownikiem. I wtedy znowu wracamy. Tylko wtedy jesteśmy w innych kosztach, jesteśmy w kosztach osobowych. Więc tu też warto o tym pamiętać, jak się buduje pewną strukturę pod projekt. W tym projekcie akurat nie mieliśmy takich zewnętrznych usług, ale to się często pojawia. Powiem więcej, często jest też tak, że takie firmy korzystają ze wsparcia naukowego, tak to nazwijmy, nie tylko specjalistycznych jednostek, ale w ogóle firm prywatnych. Mogą być firmy, które gdzieś tam mają wypracowane know how, doświadczenie w jakimś zakresie i one świadczą też takie usługi quasi-naukowe. Dzisiaj przepisy nam nie pozwolą tego uwzględnić, ale jest procedowana zmiana w tym zakresie. Jest proponowane właśnie rozszerzenie tego katalogu, żeby objąć również takie przypadki.
Wspomniałeś już przy okazji i pracowników, i maszyn o dokumentacji. To może teraz dwa słowa jak byś mógł rozwinąć temat, bo to jest ważny obszar wdrażania takiej ulgi w firmie. Czasem obszar, który sprawia, że ulga nie jest do wdrożenia wstecz, tylko dopiero na przyszłość. To może jakbyś rozwinął ten temat, co jest potrzebne, co tutaj mieliśmy? Jakie mieliśmy wyzwania w tym projekcie?
Oczywiście. Zacznijmy może od tego, że przepisy podatkowe mówią bardzo niewiele o dokumentacji. One właściwie mówią: masz to mieć w księgach. W sprawozdaniu finansowym powinieneś wykazać. Koniec, kropka. Ale tak naprawdę, co my wykażemy w księgach? Wartość kosztów. Co my wykażemy w sprawozdaniu? Wartość kosztów. Natomiast to, co my potrzebujemy, żeby zabezpieczyć sobie tego klienta i to, co firma potrzebuje, żeby zabezpieczyć swoje interesy podatkowe to właśnie jest taka dokumentacja, która co powie? Powie: prowadziłem takie prace badawczo-rozwojowe i poniosłem takie koszty, które wynikają z tego i z tego. Okazuje się, że u klientów tak naprawdę bardzo często są takie jakby strzępy informacji, ale w tym sensie firmy robią dokumentację, ale pod projekt, nie w kontekście ulgi, tylko robią instrukcje pod maszyny, które wyprodukują czy taką dokumentację ofertową. To też jest jakiś rodzaj dokumentacji. Co jest naszym zadaniem? Naszym zadaniem tak naprawdę jest zebranie tych różnych strzępków informacji. Strzępki – może to jest złe słowo, bo tych informacji jest często bardzo dużo, skomplikowanej, technicznej. Zebranie tego w całość…
Rozproszonej dokumentacji.
Dokładnie. Zebranie tego w całość i tak naprawdę przedstawienie tego w odpowiedni sposób, już konkretnie w kontekście przepisów o uldze na działalność badawczo-rozwojową. W związku z tym to, co my robimy, co jest naszą dobrą praktyką, to przygotowujemy taki raport dla klienta. Zadaniem tego raportu jest pokazanie, czym firma się zajmuje. Co to jest za firma, co ona generalnie robi na co dzień, a następnie przejście do tego, co ona robi w ramach prac badawczo-rozwojowych. Następnie pokazanie, jakie koszty w ramach tych prac badawczo-rozwojowych ponosi na pewnym stopniu ogólności, bo ten raport ma stanowić takie wprowadzenie w temat dla osoby z zewnątrz, która niekoniecznie będzie znać tego klienta, branżę, jakieś techniczne aspekty procesu produkcyjnego. Do tego przygotowujemy również i załączamy np. karty projektów. To jest taka dokumentacja towarzysząca i ona już się skupia na konkretnym projekcie, pokazuje odkąd dokąd trwał projekt, na czym polegał, co my chcieliśmy osiągnąć, kto przy tym pracował, jakie były założenia, jakie przeszkody itd. Czyli przygotowujemy coś, co leży sobie na poziomie firmy i czeka na moment, w którym organ podatkowy powie: sprawdza. A organ podatkowy najpewniej tak w którymś momencie zrobi.
No właśnie, to tym elementem chciałbym, żebyśmy domknęli trochę tę naszą dzisiejszą rozmowę, bo myślę, że każdy, kto zastanawia się nad wdrożeniem takiej ulgi i myśli o efekcie w postaci zwrotu podatku czy zabezpieczeniu, obniżeniu tego podatku na przyszłość, będzie zastanawiał się, z jakim ryzykiem się to wiąże i na czym polega sprawdzenie tej ulgi przez organ podatkowy. Czy jest to sprawdzane zawsze, jaką formę przybiera, na ile intensywną? Czego można się spodziewać? Więc powiedz może o naszych doświadczeniach, jak to też wyglądało u tego klienta? Po kolei może.
Jasne. Warto zacząć od tego, co dostaje urząd skarbowy, jeśli my korzystamy z ulgi.
W ogóle może zacznijmy od tego, jak wygląda to skorzystanie z ulgi. Co to znaczy skorzystanie z ulgi?
Jak już przejdziemy cały ten proces, wyłapiemy te obszary, wyłapiemy koszty, wiemy już, ile jest tych kosztów, to musimy to pokazać w zeznaniu podatkowym, czy to będzie CIT, czy to będzie PIT. Reguła jest taka sama. Do zeznania rocznego załącza się załącznik CIT/BR bądź PIT/BR w zależności od podatku i tam pokazuje się ulgę. Ale co to znaczy pokazuje się? Bo tak naprawdę z tego załącznika wynika tylko tyle, że w danym roku podatkowym ja podatnik podnosiłem koszty prac badawczo-rozwojowych. To były prace badawcze bądź rozwojowe. To będzie wynikać z tego formularza. Łączna wartość tych kosztów wyniosła tyle. To, co będzie jeszcze wynikać, to rozbicie tego na poszczególne rodzaje kosztów, czyli te koszty wynagrodzeń, koszty materiałów, koszty odpisów amortyzacyjnych itd. I to jest wszystko. Trochę upraszczam, ale to jest generalnie wszystko, co urzędnik dostanie. To co ten urzędnik ma zrobić, bo np. ma takie zeznanie, gdzie przed zastosowaniem ulgi podatek wynosił milion, a po zastosowaniu ulgi wynosi zero.
Czyli jeszcze wstecznie, czyli korekta zeznania. W związku z tym poproszę o milion na konto.
Dokładnie tak. A on widzi tylko liczby i właściwie nic pod tym nie widzi, więc naturalną koleją rzeczy jest to, że on nas zapyta: no dobrze podatniku, widzimy, że skorzystałeś z ulgi. To teraz powiedz nam, na czym ta ulga u ciebie polegała. Najczęściej w znakomitej większości przypadków to po prostu będą czynności sprawdzające. Pamiętajmy, że w tych czynnościach sprawdzających to pytanie jest naturalne, to aż się prosi, żeby o to zapytać. Więc ten urzędnik on nie jest naszym wrogiem, że on o to pyta, więc my też nie możemy do niego podejść na zasadzie czego ty chcesz, urzędniku. Absolutnie nie. Tutaj trzeba współpracować na tym etapie z tym urzędnikiem. Pokazać mu: drogi urzędniku, tak, te kwoty, które ci pokazałem w załączniku CIT/BR na przykład to wynikają z projektów takich, takich i takich. Przy tym pracowały osoby takie i takie. Kupiliśmy to i to, skorzystaliśmy z pomocy jednostki takiej i takiej. Właśnie temu służy ta cała dokumentacja.
Co więcej, chyba mogę powiedzieć, że jak pracujemy nad wdrożeniem tej ulgi, to niejako odpowiedź na to pytanie urzędu skarbowego to de facto już jest gotowa w momencie, jak występujemy o ulgę. Tak bardzo spodziewamy się tego, że to pytanie padnie. Chociażby ten raport, który przygotowujemy, który kompleksowo pokazuje, w jaki sposób ten projekt wyglądał. To on jest przecież gotowy i klient go widzi. To jest też fajne, że przed tak naprawdę już taką ostateczną decyzją, czy wyjść na zewnątrz, na świat z tą ulgą, to ten nasz klient ma papier, z którego wynika i może sam siebie przekonać. Tak, rzeczywiście to wszystko się broni.
Oczywiście, że tak. No i też zobaczmy. Nie mamy sytuacji, w której my zasypujemy tego urzędnika jakąś skomplikowaną dokumentacją techniczną, coś, czego być może on nie zrozumie i w związku z tym skomplikujemy sobie sprawę weryfikacji tego. On dostaje dokumenty, które bardziej po ludzku takie…
Ustrukturyzowane.
W uporządkowany sposób pokazują co i jak. Oczywiście, przecież nie ma gwarancji, że w przyszłości ten urzędnik czy ten organ podatkowy albo inny organ nie będzie chciał tego sprawdzić w sposób bardziej szczegółowy. Natomiast chodzi o to, żeby tę ulgę przygotować zawczasu, żeby przygotować odpowiednią dokumentację i żeby to czekało na to sprawdzenie. I za to my też odpowiadamy. Również w naszym przypadku, o którym dzisiaj mówimy, takie czynności były prowadzone rok w rok i rzeczywiście zamykały te czynności sprawdzające, jeśli w ogóle coś może je zamknąć. Przedłożenie odpowiedniej dokumentacji właściwie to zamykało ten temat, chociaż wiadomo, że w każdej chwili może być tak, że ktoś będzie chciał to sprawdzić.
Ale tam też nie mamy nic do ukrycia i w ramach tych naszych prac, tych naszych zobowiązań jesteśmy do dyspozycji przez okres przedawnienia. Nie chcę powiedzieć, że czekamy na to.
Jesteśmy gotowi.
Ale jesteśmy gotowi na to, żeby po prostu bronić tego, co napisaliśmy. Ale też nasze podejście przecież od zawsze było takie, żeby to, pod czym się podpisujemy i ta kwalifikacja działalności klienta, kwalifikacja wydatków, rodzaj ewidencji, żeby to było pewne, na ile może być pewne, ale tak, żeby można było z otwartą przyłbicą tego bronić. Jeśli coś jest ryzykowne, to zawsze będziemy rekomendować, żeby po to nie sięgać. Tym bardziej, że często jest tak, że to ryzykowne, to jest jakiś tam pył, więc nie warto.
To nie jest sztuką, na papierze i w załączniku CIT/BR to można wpisać wszystko, kwoty z sufitu. Tylko sztuką jest to potem obronić. Rzeczywiście lepiej czasem zrezygnować z jakichś ryzykownych obszarów, bo w takiej firmie produkcyjnej, nawet średniej wielkości tak naprawdę i tak prawdopodobnie będzie spory obszar do zagospodarowania w zakresie tych czystych, chciałoby się powiedzieć, działań badawczo-rozwojowych. Tutaj zdrowy rozsądek jest bardzo ważny i powiedzenie stop jest bardzo ważne, bo z korzyścią dla każdego.
No dobrze, Mateuszu, dziękuję Ci za to dzisiejsze spotkanie. Do zobaczenia już niebawem kiedy będziemy mówić o zupełnie innej branży, o tworzeniu oprogramowania. Na dziś to wszystko. Dzięki.
Do zobaczenia. Hej!
Jeśli zajmujesz się zawodowo podatkami – w szczególności prowadzisz biuro rachunkowe, jesteś doradcą podatkowym lub radcą prawnym bądź adwokatem – dołącz do Klubu Dzień Dobry Podatki.
Klub to abonament na comiesięczne szkolenia „Dzień Dobry Podatki” oraz forum dyskusyjne, na którym codziennie wspieramy się w pracy z podatkami.
Sprawdź więcej szczegółów TUTAJ.