Wygodne i bezpieczne wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym

Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym to projekt, który warto dobrze zaplanować. Oto kilka kluczowych elementów, które zapewnią, że przeprowadzisz je sprawnie:

• Analiza obecnych procesów i wybór rozwiązania IT

Przyjrzyj się, jak Twoje biuro działa teraz: w jaki sposób otrzymujecie od klientów dokumenty, jak je księgujecie, ile w tym ręcznej pracy, a ile automatyzacji. Na tej podstawie zdecyduj, jakiego narzędzia potrzebujesz do obsługi KSeF. Być może dostawca oprogramowania księgowego, z którego korzystasz, oferuje moduł integrujący z KSeF (np. umożliwiający masowe pobieranie i wysyłkę faktur klientów). Jeśli tak – prawdopodobnie najłatwiej będzie skorzystać z tej opcji, bo wpasuje się w Twój dotychczasowy system. Jeśli nie – rozejrzyj się za zewnętrznymi narzędziami dedykowanymi dla biur rachunkowych. Na rynku pojawiają się aplikacje, które potrafią obsługiwać wielu klientów jednocześnie w KSeF, zarządzać uprawnieniami i importować dokumenty do różnych systemów księgowych. Wybierz rozwiązanie, które zapewni Ci bezpieczeństwo (dane klientów muszą być chronione), ale też wygodę – celem jest przecież, by KSeF ułatwił, a nie utrudnił pracę biura. Unikaj scenariusza, w którym Twoi pracownicy musieliby ręcznie ściągać setki faktur ze strony MF – to może być ostateczność awaryjna, ale nie sposób na dłuższą metę.

• Zapewnienie ciągłości działania i plan awaryjny

„Bezpieczne wdrożenie” oznacza, że trzeba zabezpieczyć się na wypadek problemów technicznych. Upewnij się, że masz stabilne łącze internetowe w biurze (bo dostęp do KSeF to usługa online). Sprawdź, czy posiadacie wymagane narzędzia do uwierzytelniania – np. pieczęć elektroniczną z NIP biura (jeśli biuro ma być podmiotem uprawnionym w KSeF) lub kwalifikowane podpisy dla pracowników. Jeśli jeszcze ich nie macie, złóżcie wnioski odpowiednio wcześnie (uzyskanie e-podpisu czy pieczęci może potrwać parę tygodni). Przygotuj instrukcje, co robicie, gdy KSeF będzie niedostępny lub gdy klient dostarczy dokumenty z opóźnieniem. Na przykład: może warto ustalić wewnętrznie datę graniczną, do której klienci powinni zatwierdzić i wystawić wszystkie faktury za dany miesiąc – abyście mogli je pobrać i zaksięgować na czas. Oficjalnie, jeśli KSeF nie działa, klient może wystawić fakturę offline i przekazać ją do systemu później. Twój zespół powinien wiedzieć, jak rozpoznać takie sytuacje i jak wtedy postąpić (np. poprosić klienta o UPO – urzędowe potwierdzenie odbioru faktury przez KSeF – gdy system znów ruszy).

• Pilotaż na małą skalę

Zanim ruszy obowiązek, przetestuj wszystko w praktyce. Wybierz kilku chętnych klientów (najlepiej takich, którzy są tech-savvy lub otwarci na nowinki) i spróbujcie wspólnie korzystać z KSeF jeszcze w 2025 roku. Klient może dobrowolnie wystawiać faktury przez KSeF już teraz, a Ty możesz je odbierać. Przeprowadzenie takiego pilotażu pozwoli Ci wychwycić problemy, o których teoretycznie byś nie pomyślał. Może okaże się, że np. opis waszych usług na fakturach nie mieści się w jakimś polu schemy XML i trzeba będzie go skrócić? Albo że pracownik ma trudność z podpisaniem się w imieniu spółki klienta – bo brakuje mu upoważnienia? Lepiej rozwiązać takie kwestie zawczasu niż w styczniu 2026. W pilotażu testuj różne scenariusze: faktury zaliczkowe, korekty, duplikaty – żeby mieć pewność, że potem nic Cię nie zaskoczy.

• Szkolenie personelu i podział ról

Twoi pracownicy to fundament bezpiecznego wdrożenia. Zadbaj, by każdy wiedział, co ma robić i miał kompetencje do obsługi KSeF. Możesz zorganizować wewnętrzne szkolenie (po tym pilotażu będziecie mieli już materiały i doświadczenia do omówienia). Podziel zadania: np. wyznacz jedną osobę, która będzie administratorem dostępów (będzie zarządzać listą upoważnień, pilnować, by nowe umowy z klientami zawierały zapisy o KSeF etc.), inną osobę odpowiedzialną za kontakt z klientami w sprawie e-faktur, jeszcze inną za sprawy czysto techniczne (kontakt z dostawcą oprogramowania, aktualizacje). Oczywiście w małym biurze może to być ta sama osoba lub dwie osoby, ale chodzi o to, by nikt nie czuł się zagubiony. Pamiętaj też o sobie – jako szef biura musisz rozumieć nowe obowiązki, bo klienci będą Ciebie pytać o rady. Być może warto samemu wziąć udział w jakimś szkoleniu zewnętrznym, poczytać branżowe opracowania (np. Ministerstwo Finansów publikowało Q&A z konsultacji – warto je przejrzeć, by znać odpowiedzi na trudniejsze pytania klientów).

Relacje z klientami w dobie KSeF

Przejście na e-fakturowanie zmieni charakter współpracy biura z klientami na kilku płaszczyznach:

• Zakres odpowiedzialności za fakturowanie

KSeF dość wyraźnie rozgranicza role: to podatnik (klient) jest odpowiedzialny za wystawienie faktury w systemie. Biuro rachunkowe, nawet jeśli pomaga, działa jako podmiot upoważniony. W praktyce warto przypomnieć klientom – i sobie – że obowiązek prawidłowego wystawienia faktury ciąży na wystawcy (kliencie). Jeśli więc np. klient spóźni się z wystawieniem faktury albo zrobi to błędnie, to on ponosi konsekwencje (np. potencjalną karę od 2027 r.). Rolą biura jest wspierać i doradzać, ale nie przejmujemy całkowicie odpowiedzialności. Warto upewnić się, że jest to ujęte w umowie z klientem lub aneksie – aby potem nie było nieporozumień, że „księgowa miała pilnować, a tu kara przyszła”. Oczywiście, jeśli bierzecie na siebie wystawianie faktur za klienta (na podstawie odrębnej umowy), to odpowiedzialność się zwiększa – wtedy zadbajcie wewnętrznie o mechanizmy kontroli (np. niech klient zatwierdza treść faktury przed wystawieniem, choćby mailowo, aby potem nie kwestionował, że coś było źle).

• Nowe formalności i uzgodnienia

Tak jak mówiliśmy w poprzednim odcinku, nie obejdzie się bez załatwienia spraw formalnych – czyli uzyskania uprawnień do KSeF od klientów. Być może trzeba będzie zebrać od każdego klienta odpowiednie dokumenty (pełnomocnictwa do reprezentowania w KSeF, zgłoszenia ZAW-FA itp.). To jednorazowa praca na starcie, którą musisz pokierować. Dobrze jest przygotować wzory dokumentów i instrukcje, jak klienci mają je wypełnić. Możesz np. rozesłać do klientów prosty przewodnik: „krok 1: zaloguj się na podatki.gov.pl, krok 2: wpisz dane naszego biura, krok 3: potwierdź”. Im łatwiej im to zrobisz, tym szybciej zdobędziesz dostępy.

• Komunikacja i dostęp do informacji

KSeF sprawi, że zarówno klient, jak i biuro będą mieli ten sam, równoczesny dostęp do faktur. To w pewnym sensie fajne – zniknie problem „nie dostarczyłem faktury do księgowej, bo zapomniałem”. Biuro może samo zajrzeć i pobrać brakujące dokumenty. Z drugiej strony, klient też może zobaczyć co zostało wystawione i zaksięgowane. Może to zmniejszyć liczbę pytań typu „czy zaksięgowała mi Pani taką fakturę, bo nie pamiętam czy wysłałem?” – teraz klient wejdzie do KSeF i sam zobaczy wszystkie swoje faktury. Relacja staje się bardziej transparentna. Warto jednak na początku okresu przejściowego pozostać w bliskim kontakcie z klientami – upewniać się, czy radzą sobie z obsługą KSeF (ci, którzy zdecydowali się robić to samodzielnie). Można zaoferować jakieś krótkie konsultacje, helpdesk – to dodatkowy wysiłek, ale zadowolony klient doceni Twoją pomoc i będzie lojalny. Być może KSeF dla Twojego biura stanie się wręcz przewagą konkurencyjną – jeśli sprawnie to ogarniesz, możesz reklamować swoje usługi jako nowoczesne, zdigitalizowane, co przyciągnie klientów, którzy sami nie chcą się babrać w tych technikaliach.

• Zmiana charakteru usług księgowych

Możliwe, że w dłuższej perspektywie KSeF zmieni nieco model biznesowy biur rachunkowych. Automatyzacja procesów (jeśli ją dobrze wdrożysz) sprawi, że zaksięgowanie dokumentów będzie wymagało mniej roboczogodzin. Być może będziesz mógł obsługiwać więcej klientów z tym samym zespołem – albo przeciwnie, poświęcić więcej czasu na usługi doradcze, analizę danych finansowych klientów, zamiast ręcznego wklepywania faktur. Warto pomyśleć, jak wykorzystać ten potencjał. Może zaoferujesz klientom nowe usługi, np. bieżące raportowanie faktur (skoro masz do nich dostęp w czasie rzeczywistym, możesz np. raz w tygodniu informować klienta o poziomie sprzedaży i kosztów, robić za niego mini-monitoring płynności itp.). KSeF, paradoksalnie, może zacieśnić relację księgowy–klient, bo dane finansowe będą zawsze aktualne i wspólne.

Priorytety przed 2026 rokiem vs. rzeczy na później

Na koniec przyjrzyjmy się, które działania związane z wdrożeniem KSeF w biurze rachunkowym są na tyle pilne, że absolutnie trzeba je zrealizować przed wejściem systemu w życie, a co ewentualnie może poczekać na późniejszy etap (np. na rok 2026, gdy system już działa, ale jest jeszcze okres bez kar).

Co zrobić koniecznie przed 1 lutego 2026:

• Przeszkolić zespół i podzielić zadania (nie chcesz tego robić w panice w lutym, gdy telefony od klientów się rozdzwonią).
• Wybrać i wdrożyć narzędzie informatyczne do obsługi KSeF (nawet jeśli to tymczasowo będzie tylko dostęp przez portal MF – to też decyzja, którą trzeba zakomunikować pracownikom: „na start logujemy się ręcznie i ściągamy faktury dla każdego klienta tak a tak”). Idealnie jednak, aby do końca 2025 mieć już przetestowane rozwiązanie zautomatyzowane.
• Uzyskać od jak największej liczby klientów upoważnienia/dostępy do ich KSeF. Im więcej załatwisz wcześniej, tym mniej będzie gonitwy potem. Skup się zwłaszcza na klientów generujących duże wolumeny dokumentów – oni muszą być podłączeni do systemu od razu, bo inaczej utoniesz w papierach.
• Zaktualizować umowy z klientami w zakresie nowych obowiązków i odpowiedzialności (np. dodać klauzule o KSeF, o formie przekazywania dokumentów, o odpowiedzialności za terminowe wystawianie faktur). To zabezpiecza obie strony i klaruje sytuację.
• Przeprowadzić wewnętrzne testy/pilotaż (choćby na jednym kliencie) – by mieć pewność, że ludzie, sprzęt i procedury działają.

Co może poczekać lub być rozwijane stopniowo w 2026:

• Pełna automatyzacja wszystkich procesów. Jeśli do początku 2026 nie uda Ci się w 100% zintegrować systemów – np. będziesz musiał przez kilka pierwszych miesięcy część faktur pobierać ręcznie – świat się nie zawali. Rok 2026 jest trochę rokiem „na próbę” (pamiętajmy, brak kar do końca roku, więc możesz stopniowo usprawniać swoje rozwiązania). Ważne, żeby minimum działało: faktury trafiały do ksiąg. Dopracowanie wydajności, szybkości – możesz doszlifować w trakcie.
• Wdrażanie mniej istotnych funkcjonalności, jak np. archiwizacja kopii faktur w Twoim własnym zakresie (skoro i tak są w KSeF, możesz ewentualnie dopiero po kilku miesiącach zdecydować, czy chcesz robić własne backupy wszystkich faktur). Podobnie z różnymi raportami, analizami – najpierw skup się, by księgowanie szło prawidłowo, a analizy danych finansowych z KSeF jako dodatkową usługę możesz opracować i zaoferować później.
• Stopniowe włączanie najmniejszych opornych klientów. Jeśli masz klientów mikro, którzy formalnie mają czas do 2027 r. (wykluczeni cyfrowo) – możesz ich na spokojnie wdrażać później, np. w drugiej połowie 2026 czy nawet dopiero w 2027. Oczywiście zachęcaj ich wcześniej, ale jeżeli ktoś absolutnie nie jest gotów w 2026, masz argument, by go jeszcze chwilę potrzymać na starych zasadach (pod warunkiem, że spełnia kryteria wykluczenia cyfrowego). Nie jest to idealne rozwiązanie, bo dubluje Wam pracę, ale czasem praktycznie może być konieczne.
• Korekty i ulepszanie procedur. Gdy już ruszysz z KSeF, zapewne po kilku miesiącach dostrzeżesz, co można robić lepiej. Może trzeba będzie zmienić nieco podział obowiązków w zespole albo poprawić komunikację z klientami. Takie rzeczy możesz spokojnie wdrażać „w praniu”. Ważne, żeby fundament – zgodność z przepisami i terminowość – był zapewniony od początku.

Mam nadzieję, że te wskazówki pomogą wszystkim biurom rachunkowym przygotować się do rewolucji e-fakturowej. KSeF z pewnością wymusi wiele zmian w naszej pracy, ale przy odpowiednim nastawieniu i organizacji możemy z tej zmiany wyjść obronną ręką, a nawet zyskać – usprawniając działanie naszych biur i umacniając relacje z klientami.

Jeśli zajmujesz się zawodowo podatkami – w szczególności prowadzisz biuro rachunkowe, jesteś doradcą podatkowym lub radcą prawnym bądź adwokatem – dołącz do Klubu Dzień Dobry Podatki.

Klub to abonament na comiesięczne szkolenia „Dzień Dobry Podatki” oraz forum dyskusyjne, na którym codziennie wspieramy się w pracy z podatkami. 

Sprawdź więcej szczegółów TUTAJ.