Od momentu, kiedy pojawi się KSeF, wiele dotychczasowych problemów związanych z księgowaniem dokumentów może się skończyć: „Wreszcie koniec z ręcznym przepisywaniem danych, z błędami w NIP-ie, z brakiem faktury na mailu!”.

Nie trzeba będzie upominać się w nieskończoność o faktury od klienta.

Tak, to prawda. Ale KSeF nie rozwiązuje najtrudniejszego problemu. A być może nawet go trochę potęguje. Bo KSeF widzi dane. Nie widzi kontekstu. Faktura za kolację w restauracji? W pliku XML wszystko wygląda idealnie. NIP jest. Kwota netto, VAT – wszystko się zgadza.

Dodatkowo – jeśli na FV jest usługa cateringowa, to zasadniczo nie ma nawet problemów z odliczeniem.

Tylko że system nie wie, czy to była kolacja z kontrahentem, czy urodziny właściciela z rodziną. A właśnie od tego zależy, czy ta faktura pójdzie w koszty, czy nie. Spotkania biznesowe mogą być kosztem podatkowym (nie są reprezentacją), wydatki prywatne – nie mają w żadnych okolicznościach charakteru KUP.

Poza tym – w KSeF wszystko stanie się bardziej widoczne dla organów. Może się zatem okazać, że pewnego rodzaju wydatki, których dotychczas nie kontrolowano (w kontekście firmowe, czy prywatne), teraz częściej staną się przedmiotem zainteresowania fiskusa.

I tu zaczyna się to, czego żaden algorytm nie załatwi (a na pewno – nie w całości)  – interpretacja i odpowiedzialność.

Wyzwanie: praca bez pełnego kontekstu 

Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe, to doskonale wiesz, że rzadko masz luksus zapytać klienta od razu, co kryje się za daną fakturą. Nie siedzisz obok niego w biurze, nie widzisz jego kalendarza, nie słyszysz rozmów telefonicznych. Masz za to dziesiątki klientów, z których każdy działa inaczej. I mimo tej odległości – to Ty prowadzisz jego księgi, jego ewidencję VAT. To Ty jesteś tą osobą, która ma ocenić, czy coś jest kosztem uzyskania przychodu, czy nie. Czy można odliczyć VAT, czy też nie.

A jeśli urząd uzna, że nie – to zaczyna się szukanie winnych. Najpierw klient do Ciebie, potem Ty do maili, do notatek, do pliku KSeF. I wszystko dlatego, że gdzieś po drodze zabrakło kontekstu. To jest ten moment, w którym biuro rachunkowe często traci najwięcej czasu i nerwów.

Proces, który ratuje pracę 

Dlatego należy pomyśleć o zorganizowaniu procesu dekretacji krok po kroku. Nie chodzi o wielkie systemy ERP, tylko o dobrze ułożony schemat działania, który porządkuje decyzje i komunikację. W większości przypadków możemy oprzeć się tutaj na trzech podstawowych krokach.

1. Pierwszy krok – automatyczna prekwalifikacja.

System księgowy importuje fakturę z KSeF i sam klasyfikuje proste przypadki. Na przykład:

• faktura za paliwo z nr rej ciężarówki → pełne koszty, pełne odliczenie VAT.
  faktura z restauracji  → flaga / oznaczenie do weryfikacji.
  leasing samochodu osobowego → ograniczenie VAT do 50% ; koszty w proporcji wcześniej ustalonej

To działa szybko i w większości przypadków trafnie.

2. Drugi krok – weryfikacja przez księgowego.

Tu pojawia się Twoja rola. Chodzi o faktury zakwalifikowane jako wymagające uwagi. Jakie mogą być tutaj typowe zagwozdki księgowego:

• Czy wydatek jest powiązany z działalnością?
• Czy pasuje do profilu biznesu klienta? Przykładowo: jeśli klient uczy grać w tenisa, to faktura za wynajem kortów będzie kosztów; jeśli jego działalność nie ma z tym nic wspólnego, to trzeba to, co najmniej wyjaśnić
• Czy wartość kosztu jest racjonalna?
• Czy posiadamy dokumentację uzasadniającą ten wydatek?

Można badać też, czy praktyka nie wyklucza możliwość jego rozliczenia. Na podstawie wyroków i interpretacji indywidualnych można poznać stanowisko praktyki, co do kwalifikacji kosztów/odliczeń. Istotne może być np. to, czy dana faktura (np. za parking) nie kwalifikuje się go jako wydatek związany z samochodami; Taka weryfikacja w części przypadków pozwoli na samodzielną ocenę, co robić – księgować jako KUP, czy nie/odliczać VAT, czy nie. Pozostaną natomiast na pewno przypadki, których nie da się wyjaśnić. I tutaj dochodzimy do trzeciego kroku:

3. Komunikacja z klientem.

Jeśli nie jesteś w stanie ocenić samodzielnie, czy dany wydatek ma charakter kosztowy; odliczeniowy, to wówczas pojawia się kwestia komunikacji z klientem.

Ale uwaga – nie o każdej fakturze! Bo jeśli będziesz pytać o każdą pojedynczą fakturę, klient się podda, a Ty utoniesz w mailach. Chodzi o to, żeby od początku współpracy ustalić katalog sytuacji, które zawsze wymagają dodatkowego wyjaśnienia oraz ewentualnie ustalić jakieś dodatkowe zasady.

Na przykład:

• każda faktura za gastronomię powyżej 500 zł wymaga krótkiego opisu: kto, z kim, w jakim celu.
• każdy zagraniczny wyjazd wymaga potwierdzenia spotkań biznesowych.
• na fakturach za paliwo powinny być nr rejestracyjne;
• w miarę możliwości klient stara się wykorzystywać dodatkowe pole na fakturze, żeby np. wpisać tam krótki opis.

To proste, ale skuteczne. Bo jeśli klient wie, czego oczekujesz, ustalicie to na początku i będziecie się tego trzymać, to zaoszczędzicie sobie nawzajem na przyszłość  masę czasu i nerwów.

Jeśli zajmujesz się zawodowo podatkami – w szczególności prowadzisz biuro rachunkowe, jesteś doradcą podatkowym lub radcą prawnym bądź adwokatem – dołącz do Klubu Dzień Dobry Podatki.

Klub to abonament na comiesięczne szkolenia „Dzień Dobry Podatki” oraz forum dyskusyjne, na którym codziennie wspieramy się w pracy z podatkami. 

Sprawdź więcej szczegółów TUTAJ.