Czy będzie można skorygować fakturę wystawioną w KSeF?

Faktury korygujące jako element KSeF

Czy w KSeF będą faktury korygujące? Tak, oczywiście.

Faktura korygująca jest ważnym elementem, jest istotnym elementem. Jest w niektórych przypadkach nieodzownym dokumentem, który musi być wystawiony dla udokumentowania określonych zdarzeń. Więc oczywiście jak wejdzie w życie obowiązkowy krajowy system e-faktur, to wówczas także i faktury korygujące trzeba będzie wystawiać w tym systemie.

Jakich faktur będzie to dotyczyć?

Najprościej rzecz ujmując, można powiedzieć w ten sposób, że jeśli faktura, którą korygujemy, została wystawiona przy użyciu krajowego systemu e-faktur, to faktura korygująca do tej faktury również powinna być co do zasady wystawiona przy użyciu krajowego systemu e-faktur. Na pewno dotyczy to sytuacji takiej, gdzie faktura, która ma być skorygowana, została wystawiona jako faktura ustrukturyzowana i w związku z tym fakturę korygującą do tej faktury również wystawiamy w postaci ustrukturyzowanej.

Czyli można powiedzieć, że zasada jest taka, że my będziemy korygowali fakturami korygującymi w KSeF-ie te wszystkie faktury, które powinny były być wystawiane w ramach KSeF-u.

Tak podsumowując zatem: jeżeli fakturę korygowana wystawiliśmy jako fakturę ustrukturyzowaną, no to fakturę korygującą oczywiście wystawiamy również w postaci ustrukturyzowanej w ramach KSeF.

Faktury korygujące poza KSeF

Czy jakieś faktury korygujące będą poza KSeF-em w związku z tym?

Tak, trochę takich faktur będzie. Jeżeli faktura pierwotna nie podlegała wystawieniu KSeF, no to wówczas fakturę korygującą wystawiamy oczywiście również poza KSeF-em. Będzie to dotyczyć przede wszystkim głównie faktur dla osób fizycznych. Jak na pewno wiecie faktury dla konsumentów, faktury dla osób fizycznych nieprowadzących w danym zakresie działalności gospodarczej są przecież wystawiane poza KSeF, nie mogą być nawet wystawiane w ramach KSeF, więc oczywiście również faktury korygujące do takich faktur też będą wystawiane poza KSeF.

Czasami zresztą także w tym stanie prawnym, kiedy już wejdzie w życie obowiązkowy KSeF różne korekty podstaw opodatkowania podatku należnego, podatku naliczonego będą czasami odbywać się w ogóle bez faktur korygujących.

Będzie to dotyczyć głównie takich sytuacji i takich przypadków jak rabaty, zwroty towarów i inne korekty w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów. W przypadku importu usług – tutaj ani podatek należny, ani podatek naliczony nie wynika z faktury, więc w związku z tym również i korekta podstawy opodatkowania w tych przypadkach obywa się bez faktury korygującej. A nawet jeśli ktoś wystawia jakieś dokumenty, które być może nazywa fakturami wewnętrznymi i korektami faktur wewnętrznych, to takie dokumenty na pewno nie będą trafiały do KSeF. Po prostu w KSeF nie ma jak ich wystawić, nie ma odpowiedniej schemy, która byłaby w stanie takie dokumenty przyjąć i przetworzyć.

W tym miejscu trzeba zwrócić (w kontekście faktur korygujących w KSeF) uwagę na jedną istotną kwestię. Myślę, że nie zdradzę wielkiego sekretu, bo dzisiaj jest to tajemnica poliszynela, że w praktyce bardzo wiele korekt odbywa się poza systemem faktur korygujących.

Odbywa się w sposób nieco mniej formalny. Na pewno spotkaliście się z procederem, jeżeli tak można powiedzieć podmiany faktur czy wymiany faktur. Zdarza się często, że faktury wystawiane są przez pomyłkę, że na fakturach znajdują się błędy, że na fakturach znajdują się pewne braki. I dzisiaj w praktyce zdarza się często, że kontrahenci, których takie faktury dotyczą, jeżeli są ze sobą w dobrych stosunkach, jeżeli się znają wzajemnie, to wtedy proszą o podmianę faktur. „Nie będziemy tego korygować. Ja wystawię nową fakturę, a ty starą wyrzuć”. Czy to jest zgodne z prawem? Formalnie rzecz biorąc, to nie jest zgodne z prawem. Pod wieloma względami taka praktyka może być oceniana jako naganna, jako nieprawidłowa. No ale z drugiej strony oczywiście trzeba też mieć świadomość tego, że w wielu sytuacjach ta praktyka jest wygodna zarówno z punktu widzenia podatników, ale po trosze też i z punktu widzenia być może samej administracji skarbowej. Po prostu liczba dokumentów, które trzeba zbadać, które trzeba potencjalnie zweryfikować, jest dzięki temu mniejsza. Więc na pewno ta praktyka ma jakieś swoje plusy.

Czy ta praktyka będzie możliwa? Czy ona się utrzyma po wejściu w życie krajowego systemu e-faktur?

Otóż nie. Podmiany faktur będą już niemożliwe. Podmiany faktur wystawionych w KSeF. Trzeba sobie bowiem wyraźnie powiedzieć, trawestując znany cytat z popkultury, że to, co stało się w KSeF, zostaje w KSeF.

Ale wydźwięk tego cytatu jest przewrotnie zupełnie inny. Bo określenie, że to, co stało się w KSeF zostaje w KSeF, nie znaczy wcale, że nikt się o tym nie dowie. Wręcz przeciwnie. Jeżeli coś się stało w KSeF i zostanie w KSeF to znaczy, że tak naprawdę będzie jawne, bowiem skoro zostanie w KSeF to znaczy, że wszyscy, którzy będą mieli dostęp do KSeF będą w stanie ten dokument obejrzeć. To co zostanie wprowadzone do KSeF nie będzie mogło być nieco mniej formalnie wycofane z KSeF. Nie będzie można także dokonać zastąpienia prostego jednego dokumentu w KSeF innym dokumentem w KSeF.

Jedyną drogą poprawienia czy faktycznego wycofania faktury, która trafiła do KSeF będzie wystawienie faktury korygującej.

W związku z tym należy się spodziewać znacznego wzrostu liczby faktur korygujących, bo na pewno duża część tych pomyłek, błędów, braków, która dzisiaj jest załatwiana właśnie w sposób nieformalny poprzez podmianę, wymianę, wycofanie, anulowanie faktury. Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF będzie wymagało już wystawienia faktury korygującej. Tutaj oczywiście powstaje pytanie, czy w związku z tym każdy błąd na fakturze trzeba będzie poprawiać. Na pewno bowiem na fakturach występują i będą występować często błędy, jak to się mówi mniejszej wagi. Błędy, które nie będą miały jakiegoś istotnego znaczenia z punktu widzenia znaczenia tej faktury jako dokumentu księgowego, jako dokumentu podatkowego, jeżeli tak można powiedzieć. I dlatego też powstaje wtedy pytanie, czy wszystkie takie błędy, te mniej istotne, trzeba koniecznie poprawiać.

Wystawienie faktury korygującej w KSeF będzie jakimś procesem, który będzie zużywał określone nakłady, który będzie angażował określone siły i środki. Moim zdaniem poprawianie drobnych błędów nie będzie wcale konieczne. Być może nie ma sensu tego robić, nie ma większego sensu tego robić, bo to jest zużywanie zasobów. Dlatego też uważam, że nie należy poprawiać wszystkich, czy też nie trzeba będzie poprawiać absolutnie wszystkich błędów, pomyłek i braków na fakturze.

Chciałbym też zwrócić uwagę na to, że te fakty, że te okoliczności powodują, że proces wystawiania faktur powinien być po wejściu w życie obowiązkowego KSeF nieco mniej pochopny, jeżeli tak można powiedzieć. Być może, jeżeli jesteśmy z kontrahentem w takich relacjach umownych, że częstą sytuacją są niemalże ciągłe poprawki na fakturach, zwłaszcza np. jeżeli to jest jakieś stałe świadczenie usług oparte o jakąś liczbę tych usług, mierzalną czy to w liczbie, czy to w godzinach, czy to w innym podobnym mierniku i często zdarzają się np. jakieś drobne spory co do ilości świadczonych usług.

Być może dobrą praktyką po wejściu w życie KSeF będzie np. wystawianie poza KSeF-em czy to faktur proforma, czy to propozycji faktur i dopiero kiedy strony zaakceptują ostateczną treść faktury, a zwłaszcza zaakceptują kwotę bazującą na ilości wykonanych usług, dopiero wtedy wystawienie faktury już „na gotowo”, jeżeli tak można powiedzieć, w krajowym systemie e-faktur m.in. właśnie po to, żeby ograniczyć proces, żeby ograniczyć liczbę wystawianych później faktur korygujących.

Noty korygujące w KSeF

Kolejna kwestia, o której warto powiedzieć w kontekście faktur korygujących i w ogóle korygowania faktur w ramach krajowego systemu e-faktur, jest to, że w KSeF-ie nie ma not korygujących.

Tutaj od razu trzeba zastrzec, że mówiąc o nocie korygującej mam tutaj na myśli specjalną fakturę korygującą wystawioną przez nabywcę towarów lub usług, która służy do poprawiania określonego rodzaju błędów i pomyłek na fakturze. Generalnie notą korygującą nabywca może poprawiać błędy i pomyłki w nie wartościowych, w liczbowych pozycjach faktury, głównie np. błędy w swojej nazwie, błędy w swoim adresie, w jakiś innych swoich danych identyfikacyjnych. Tego typu pomyłki mogą być poprawiane notami korygujących. Zdarza się, że niekiedy niektórzy nazywają notami korygującymi takie faktury korygujące, które są wystawiane przez sprzedawców, i które też służą do poprawiania tego rodzaju błędów. Tutaj nie myślimy o takich w cudzysłowie notach korygujących. Tutaj, w tej części mówię o notach korygujących w rozumieniu ustawy, czyli o tych fakturach korygujących, które wystawia nabywca, który poprawia nimi te określone pomyłki i błędy. To w ramach KSeF-u takich not korygujących już nie ma.

Poprawiać błędy, uzupełniać braki na fakturach będzie mógł tylko i wyłącznie dostawca. Oczywiście pomijamy tutaj przypadek, kiedy nabywca dostaje w ramach KSeF-u uprawnienia do samofakturowania, no to wtedy oczywiście on wystawia faktury i on może wystawiać także faktury korygujące. Ale tutaj mówię o sytuacji normalnej, o sytuacji standardowej, tzn. takiej, w której faktury są wystawiane przez dostawcę, przez usługodawcę. Błędy, pomyłki, braki poprawiać, uzupełniać będzie mógł w drodze wystawiania faktur korygujących tylko i wyłącznie dostawca.

Co ma zrobić nabywca, jeżeli dostrzeże błąd na fakturze i będzie chciał, żeby ten błąd został poprawiony?

Będzie musiał zwrócić się do dostawcy, żeby dostawca wystawił fakturę korygującą. W inny sposób tego nie będzie można zrobić. Jeżeli chodzi o sam proces wystawiania faktur korygujących, jeżeli chodzi o treści jakie na fakturze korygującej muszą się znaleźć, to tutaj trzeba zwrócić uwagę na jedną istotną kwestię dotyczącą faktur korygujących wystawianych w ramach KSeF. Mianowicie obowiązujące przepisy, bo to jest regulacja, która już dzisiaj obowiązuje, no bo przecież już dzisiaj mogą być wystawiane faktury, a w związku z tym także i faktury korygujące w postaci faktur ustrukturyzowanych.

Numer faktury korygowanej na fakturze korygującej

Regulacja, na którą chciałbym zwrócić uwagę, to jest regulacja, zgodnie z którą na fakturze korygującej powinien znaleźć się numer KSeF-owy faktury korygowanej.

To jest taki element, który obowiązkowo musi znaleźć się na fakturze korygowanej. Tutaj trzeba zwrócić uwagę na to, że to na pewno będzie wymagało jakiegoś dostosowania systemów finansowo-księgowych do tego, żeby te informacje były zbierane i żeby one mogły być automatycznie uwzględnione przy okazji wystawiania faktur korygujących. Ta zmiana, ta regulacja może wywoływać także jeden bardzo istotny problem praktyczny. Mianowicie ta regulacja dotyczy również takiej sytuacji, kiedy faktura korygująca jest fakturą zbiorczą, kiedy faktura korygująca jest wystawiana do większej liczby faktur korygowanych, w tym także jeżeli ona jest wystawiana do wszystkich faktur z danego okresu. No bo przecież chociażby przypadek tak zwanych bonusów, premii pieniężnych czy zbiorczych rabatów w ogólności, kiedy to dokumentujemy je właśnie zbiorczą fakturą dotyczącą wszystkich faktur z danego okresu, to także i wtedy na takiej fakturze korygującej powinny być numery KSeF-owe wszystkich faktur korygowanych. I to na pewno może być spore wyzwanie.

Nie wyobrażam sobie raczej ręcznego uwzględniania takich numerów KSeF-owych faktur korygujących, jeżeli np. faktura korygująca z całego okresu dotyczy kilkudziesięciu czy nawet kilkuset faktur korygowanych. To na pewno musi być proces zautomatyzowany. Ale to też jest coś, na co trzeba zwrócić uwagę i do czego ewentualnie trzeba dostosować swoje systemy finansowo-księgowe.

Zasady i terminy korekty podstawy opodatkowania

Czy faktury korygujące w ramach KSeF to tylko wyzwania? Czy faktury korygujące w ramach KSeF to same minusy?

Bo takie możecie odnieść wrażenie słuchając tego o czym dotychczas mówiłem. Nie, myślę, że nie można na to patrzeć w ten sposób. Zwłaszcza, że istnieje przynajmniej jeden pozytyw, który dla wielu podatników może być znaczącym ułatwieniem. Chodzi tutaj mianowicie o zasady i terminy uwzględniania korekty podstawy opodatkowania w związku z wystawieniem faktury korygującej.

Dzisiaj mamy do czynienia z systemem dość skomplikowanym, chociaż staram się zawsze przekonać niedowiarków, że on nie jest aż tak skomplikowany i że można go sobie znacznie uprościć. No ale w każdym razie dzisiaj, w obowiązującym obecnie stanie prawnym, uwzględnienie zmniejszenia podstawy opodatkowania i zmniejszenia podatku należnego w związku z wystawieniem faktury korygującej jest zasadniczo uzależnione od tego, żeby mieć dowody potwierdzające to, że strony ustaliły zasady zmniejszenia podstawy opodatkowania i że mają dowody potwierdzające na to, że warunki wynikające z tych zasad zostały spełnione. Co generalnie w praktyce niekiedy łączy się z różnymi czaso- i pracochłonnymi procedurami, niekiedy tworzonymi trochę na wyrost. Z racji samej swojej mechaniki, tzn. z samego faktu, że wprowadzenie faktury do KSeF-u oznacza, że ta faktura jest otrzymana przez nabywcę i ona jednocześnie jest wystawiona przez wystawcę, to dzięki temu nastąpi znaczące uproszczenie zasad rozliczania korekt wynikających z faktur korygujących.

Z nowych przepisów wynika bowiem, że co do zasady podatnik będzie mógł zmniejszyć podstawę opodatkowania, a w konsekwencji będzie mógł zmniejszyć także podatek należny wynikający z faktury korygującej w okresie, w którym ta faktura korygująca została wystawiona w KSeF. Czyli jeżeli ja wystawię fakturę korygującą i skutecznie wprowadzę ją do KSeF-u, ona zostanie przez KSeF przyjęta i otrzyma swój unikalny numer identyfikacyjny, to w tym momencie w rozliczeniu za ten okres, w którym się to zadziało, ja jestem uprawniony już bez żadnych dalszych warunków dodatkowych do tego, żeby tę korektę uwzględnić. To jest na pewno duże uproszczenie.

Oczywiście nadal będą zdarzać się sytuacje inne, chociażby faktury korygujące dla konsumentów, chociażby faktury wystawiane poza KSeF-em w czasie awarii lub niedostępności tego systemu. I tutaj nadal będą obowiązywać dość podobne reguły jak dotychczas, ale zapewne w 99% przypadków sytuacja będzie o wiele prostsza. Wystawiam fakturę korygującą w KSeF np. w sierpniu ona trafia do KSeF-u w sierpniu i w związku z tym, składając deklarację za sierpień, mogę uwzględnić tę fakturę korygującą w moim rozliczeniu. To jest na pewno sytuacja prosta, sytuacja nieskomplikowana, sytuacja łatwo weryfikowalna, która mocno upraszcza mi w tym zakresie życie.

Oczywiście jest też druga strona medalu, czyli uwzględnianie korekt w zakresie podatku naliczonego w związku z fakturami korygującymi. No i tutaj oczywiście mamy do czynienia z dopełnieniem niejako tej reguły po stronie nabywcy towarów, nabywcy usług. Czyli w momencie, w którym nabywca otrzymuje fakturę w KSeF, a trzeba tutaj przypomnieć, trzeba zastrzec, że otrzymaniem faktury w KSeF jest moment, w którym ta faktura skutecznie trafia do systemu i dostaje ten unikalny numer. W momencie otrzymania takiej faktury nabywca ma obowiązek w rozliczeniu za ten okres, w którym fakturę korygującą w KSeF otrzymał, zmniejszyć swój podatek naliczony, ewentualnie uwzględnić zmniejszenie podatku naliczonego, jeżeli jeszcze do tej pory nie odliczył podatku z faktury pierwotnej.

I tutaj nie ma znaczenia, czy ta faktura zostanie faktycznie odebrana, tzn. czy zostanie niejako ściągnięta, pobrana, jeżeli tak można powiedzieć, czy trafi do mojego systemu finansowo-księgowego, czy ja ją obejrzę. To nie ma znaczenia, jeśli ona w meldowania mi się na mój KSeF, na moje konto w KSeF-ie – muszę ją uwzględnić po stronie podatku naliczonego, muszę uwzględnić wynikającą z niej korektę.

Jak widzicie zatem faktury korygujące w KSeF to zagadnienie, które niesie za sobą sporo nowości. Niektóre z tych nowości stanowić będą wyzwania. Niektóre z tych nowości mogą znacznie ułatwić pracę czy to podatnikom, czy to obsługujących podatników, biurom księgowym czy doradcom podatkowym.

Jeśli zajmujesz się zawodowo podatkami – w szczególności prowadzisz biuro rachunkowe, jesteś doradcą podatkowym lub radcą prawnym bądź adwokatem – dołącz do Klubu Dzień Dobry Podatki.

Klub to abonament na comiesięczne szkolenia „Dzień Dobry Podatki” oraz forum dyskusyjne, na którym codziennie wspieramy się w pracy z podatkami. 

Sprawdź więcej szczegółów TUTAJ.