Dlaczego korekty to jedno z najtrudniejszych zagadnień w KSeF?

Wystawić fakturę? Proste (względnie). Pobrać ją z KSeF? Jeszcze prostsze (chyba).

Ale teraz wyobraźmy sobie, że:

• klient zwrócił część towaru,
• udzielono rabatu po sprzedaży,
• zmieniła się stawka VAT,
• omyłkowo wpisano złą ilość, cenę albo… odbiorcę.

I co wtedy?

W KSeF nie „podmienimy” dokumentu, nie usuniemy go, nie nadpiszemy. Możemy jedynie – a w zasadzie musimy – wystawić fakturę . Dlatego faktury korygujące to absolutnie kluczowy element systemu.

W jaki sposób wystawiamy faktury korugujace i kiedy je ujmujemy

Pamiętajcie o jednym – po wejściu w życie obowiązkowego KSeF, w zakresie wystawiania faktur (czyli dla niektórych od 1 lutego, dla niektórych – od 1 kwietnia 2026 r., a jeszcze dla innych – od 1 stycznia 2027 r.), zasadniczo każda faktura korygująca powinna być wystawiona w KSeF, nawet jeśli dotyczy korygowania faktury innej niż ustrukturyzowana.

Kiedy rozliczamy faktury korygujące:

• faktury in minus wystawione w KSeF – w deklaracji za okres wystawienia;

• faktury in plus – KseF niczego tutaj nie zmienił: ujmujemy je w okresie, w którym powstały przyczyny korekty.

Za chwilę jeszcze o tym, że można sobie pomóc w określeniu skutków korekty – odpowiednio wypełniając jedno z pól opcjonalnych w FA(3).

Natomiast w 2026 r. może pojawiać się trochę faktur korygujących wystawionych jako nie ustrukturyzowane. Późniejsze zresztą również takie faktury mogą się pojawić, choć będzie ich pewnie znacznie mnie. Kiedy ujmujemy faktury korygujące in minus w takiej postaci? Zasadniczo za ten okres, w którym otrzymaliśmy potwierdzenie odbioru takiej faktury przez nabywcę.

Jest jeszcze trochę wyjątków dotyczących ujmowania ustrukturyzowanych faktur korygujących wystawionych w trybach szczególnych (offline’owych i awaryjnych). Tu generalnie obowiązuje reguła, że robimy to za ten okres, w którym faktura korygująca została przesłana do KSeF.

Co dokładnie definiuje fakturę korygującą w KSeF?

W strukturze logicznej FA(3) faktura korygująca ma bardzo wyraźne cechy rozpoznawcze.

To nie jest zwykła faktura – system musi wiedzieć, że modyfikuje dokument wcześniejszy.

Jakie są najważniejsze pola korekty:

• RodzajFaktury, gdzie pojawiają się trzy możliwe oznaczenia:
  • ➤ KOR – korekta do faktury podstawowej
  • ➤ KOR_ZAL – korekta faktury zaliczkowej
  • ➤ KOR_ROZ – korekta faktury rozliczającej
• PrzyczynaKorekty – czyli dlaczego zmieniamy dokument. Jego wypełnienie nie jest obowiązkowe (ustawa nadal nie wymaga podawania przyczyny korekty), ale w praktyce może bardzo pomóc.
• TypKorekty – również pole opcjonalne, które określa moment skutku podatkowego:
  • 1 → skutek w dacie ujęcia faktury pierwotnej (np. pomyłka co do danych nabywcy; pomyłka co do kwoty i korekta in plus);
  • 2 → skutek w dacie wystawienia korekty (np. typowa faktura korygująca in minus);
  • 3 → inna data (np. różne pozycje korygowane mają różne skutki).

Ten element może być istotny w praktyce. Bo nie zawsze korekta „cofa się” do faktury pierwotnej – czasem księgujemy ją na bieżąco. Pewnie, gdy pole to nie będzie wypełnione, to wtedy zasadniczo ujmiemy na bieżąco.  A schema FA(3) daje nam możliwość oznaczenia tego już na poziomie dokumentu.

Jak prezentować różnice między fakturą a korektą?

Jeśli chodzi o samo pokazanie zmiany (względem faktury pierwotnej) na fakturze korygującej, to możliwe będzie to na trzy sposoby:

Metoda 1 – korekta przez różnicę

Najprostsza.

Pokazujemy tylko różnice między tym co było a tym co powinno być.

Przykładowo było 1000 zł netto i 230 zł VAT i 1230 zł brutto, a powino być 500 zł netto 115 VAT i 615 Brutto.

W ramach korekty wpisujemy minus 500 netto minus 115 VAT i minus 615 brutto

Nie ma stanu początkowego ani docelowego – tylko różnica.

Stosowana najczęściej przy klasycznym zwrocie, rabacie lub zmianie wartości. Może być stosowana także przy podwyższeniu ceny. Wtedy różnice będą z plusem.

Metoda 2 – korekta z polem „StanPrzed”

Idealna tam, gdzie trzeba pokazać:

• Np. starą (błędną) stawkę VAT,
• np. stary (błędny) kurs waluty,
• a dopiero potem stan po korekcie.

KSeF pozwala zestawić te wartości obok siebie.

W takim przypadku jednemu wierszowi faktury korygowanej odpowiadają dwa wiersze faktury korygującej. Pierwszy z wierszy zawiera dane w stanie przed korektą i opatrywany jest znacznikiem StanPrzed.  Drugi z wierszy zawiera prawidłowe dane po korekcie.

Na potrzeby obliczania kwot podsumowania wartość wiersza oznaczonego znacznikiem StanPrzed przyjmuje znak przeciwny (tzn., że dodatnie wartości „stanu przed” są traktowane jako ujemne). To zapobiega podwójnemu policzeniu.

Metoda 3 – storno pozycji

Podobna do poprzedniej, tylko uproszczona.

Nie stosujemy znacznika „StanPrzed” –

zamiast tego po prostu prezentujemy dane pierwotne z minusem, a następnie dane prawidłowe.

Jedna korekta czy… pięćdziesiąt tysięcy jedną?

W KSeF też będzie można wystawić fakturę korygującą zbiorczą,

i to taką, która obejmuje nawet 50 000 faktur pierwotnych (taki jest limit systemowy).

Warunek?

• w elemencie DaneFaKorygowanej wskazujemy każdą korygowaną fakturę,
• a system pozwala nam oznaczyć, czy pierwotna faktura była w KSeF, czy poza nim.

I tu warto dodać ważną rzecz:

💡 Przy rabatach in minus istnieją uproszczenia w zakresie obowiązkowych pól faktury. Odpowiadają one tym uproszczeniom, które obecnie mamy w ustawie.

To oznacza mniej formalności, mniej opisów, mniej pozycji.

Faktura na roczny zbiorczy rabat  – może być jedna. Pracy jest wówczas – odpowiednio mniej.

Korekta do faktury z błędnym nabywcą

A co z korektą do faktury z błędnym nabywcą.  To jeden z najczęstszych realnych przypadków.

Wystawca myli NIP. Faktura trafia do innego podmiotu niż powinna.

I co wtedy?

W KSeF nie da się „poprawić” dokumentu. Nie ma edycji. Nie ma nadpisania. Nie ma usuwania. Procedura jest jednokierunkowa:

1. Wystawiamy korektę do zera.
2. Wystawiamy nową fakturę na właściwego odbiorcę.

Nie można „korygować NIP-u”, żeby przepiąć dokument z jednego nabywcy na drugiego.

A co jeśli mamy prawidłowe NIP, ale złe pozostałe dane?

Wówczas należy wykorzystać sekcje Podmiot2K w schemie FA.

W takim przypadku w Podmiot2K należy podać pełne dane sprzedawcy występujące na fakturze korygowanej (pierwotnej). Poprawne dane (po korekcie) należy umieścić natomiast w części Podmiot2 faktury korygującej.

Korekta to dokument z konsekwencją

System KSeF pozwala wystawiać faktury korygujące szybciej i pewniej, ale wymaga odpowiedniego stosowania możliwości, jakie daje KSeF w dopasowaniu ich do rodzaju korekt.

Pamiętajcie także o tym, że jeśli już wyślecie fakturę do KSeF, to jej poprawienie wymaga faktury korygującej. Jeśli zatem macie wątpliwości, czy faktura jest prawidłowa, to może lepiej wysłać najpierw dokument typu pro forma, czy projekt do klienta, a po jego akceptacji – dopiero wystawić fakturę ustrukturyzowaną.

Jeśli zajmujesz się zawodowo podatkami – w szczególności prowadzisz biuro rachunkowe, jesteś doradcą podatkowym lub radcą prawnym bądź adwokatem – dołącz do Klubu Dzień Dobry Podatki.

Klub to abonament na comiesięczne szkolenia „Dzień Dobry Podatki” oraz forum dyskusyjne, na którym codziennie wspieramy się w pracy z podatkami. 

Sprawdź więcej szczegółów TUTAJ.