Nowa perspektywa organów podatkowych

KSeF diametralnie zmienia perspektywę organów podatkowych w kontekście kontroli. Do tej pory, żeby urząd skarbowy zobaczył szczegóły naszych faktur, musiał albo poprosić o JPK_Faktury, albo przeprowadzić kontrolę i fizycznie zażądać dokumentów. Był to proces opóźniony w czasie – często faktury weryfikowano miesiące czy lata po ich wystawieniu. Teraz będzie inaczej. Każda faktura trafiająca do KSeF jest praktycznie od razu dostępna dla fiskusa. Urzędnicy zobaczą czarno na białym, kto, komu, kiedy i na jaką kwotę wystawił fakturę – i to bez uprzedzania przedsiębiorcy, bez proszenia o dokumenty, bez wizyty w firmie. Wszystko cyfrowo, zdalnie.

W praktyce weryfikacja może trwać niejako automatycznie, w tle, bo dane spływają na bieżąco do KSeF i mogą być badane przez zautomatyzowane systemy analityczne KAS. Organ zyska dostęp do pełnej treści faktury, a nie tylko sum i stawek. To bardzo ważne. Fiskus zobaczy nie tylko kwoty netto i VAT, ale też opis pozycji na fakturze, nazwy towarów/usług, ilości.  Co więcej, ustrukturyzowany format  e-faktur,  pozwala na automatyczne analizy treści dokumentów. To zupełnie nowa jakość informacji dla fiskusa. Integracja z innymi bazami dodatkowo wzmocni efekt. Już teraz skarbówka korzysta z Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK), ma dostęp do danych ZUS, STIR (transakcji bankowych) czy białej listy podatników. KSeF dołączy do tego ekosystemu. Połączenie danych z KSeF z JPK_VAT, wpisami CEIDG, danymi ZUS i nawet informacjami bankowymi da organom kompleksowy obraz działalności firmy.

Można to sobie wyobrazić: urzędnik (albo raczej algorytm) będzie mógł od razu sprawdzić, czy deklarowane przychody i koszty pokrywają się z faktycznymi transakcjami z faktur; czy faktury odpowiadają rzeczywistym płatnościom na rachunkach; czy np. firma nie kupuje więcej niż sprzedaje (bądź odwrotnie), itp. Taka hurtownia danych o firmie to zarazem przekleństwo kombinatorów i – być może – wybawienie dla uczciwych, bo kontrole staną się bardziej precyzyjne, oparte na twardych danych.

Właśnie – kontrola w erze KSeF będzie bardziej automatyczna i szybsza. Wiele czynności weryfikacyjnych wykona sam system informatyczny, wyłapując anomalie w danych. Gdy wszystko jest w porządku, przedsiębiorstwo może nawet nie odczuć żadnej „akcji kontrolnej” – ona zakończy się „w tle”, bo nie będzie potrzeby wzywać o dokumenty, wyjaśnienia, itp.

Powstaje przy tym pytanie o to, jak głęboko takie automatyczne weryfikacje mogą sięgać. I czy to wszystko mieści się w „typowaniu” podatników do kontroli. Być może już wkrótce zasadne stanie się stworzenie regulacji prawnych określających zakres tego rodzaju czynności.

Warto zaznaczyć, że obowiązkowy KSeF nie oznacza likwidacji kontroli podatkowych – one nadal będą, bo sam system nie nałoży przecież decyzji ani mandatu. Ale zmieni się ich charakter. Będą częściej wszczynane na podstawie analizy ryzyka, celowane tam, gdzie dane sygnalizują problem.

Przyjrzyjmy się zatem konkretnym obszarom kontroli, w których KSeF otwiera przed fiskusem nowe możliwości. Wyróżnimy trzy główne kierunki.

Weryfikacja prawa do kosztów i odliczeń

– czyli sprawdzanie, czy faktury kosztowe faktycznie dotyczą działalności gospodarczej podatnika.

To klasyczny obszar kontroli: czy dane wydatki można uznać za koszty uzyskania przychodu (w podatku dochodowym) i czy podatek VAT z tych faktur można odliczyć.  W erze KSeF taka weryfikacja może stać się o wiele prostsza dla urzędników – i niestety bardziej dotkliwa dla nie do końca uczciwych podatników.

Dlaczego? Ponieważ KSeF odsłania przed fiskusem dokładnie, co zostało kupione i w jakich ilościach. Fiskus widzi nie tylko wydatek np.  3000 zł plus VAT – ale widać, że to np. faktura za „wynajem sali konferencyjnej z cateringiem” albo „zakup smartfona model XYZ” itd. Mając takie dane, algorytmy mogą automatycznie wyłapywać koszty nietypowe czy potencjalnie prywatne. Przykład: jednoosobowa działalność informatyczna regularnie kupuje drogie alkohole „na firmę” – opis na fakturze: „wina importowane”. Do tej pory, jeśli taka faktura nie była ujmowana w kosztach, to urząd w ogóle się o niej nie dowiadywał – leżała sobie w segregatorze albo i w koszu. Teraz będzie inaczej: każda faktura wystawiona na NIP firmy trafi do KSeF, a więc i do fiskusa.

Nawet jeśli mówimy o normalnych kosztach firmowych, ale z pogranicza, to KSeF zmniejsza cierpliwość fiskusa. Jak wspomniałem, dane o zakupach trafią do analizy natychmiast, bez czekania na kontrolę. Koszty, które kiedyś „przechodziły” podczas kontroli po długich wyjaśnieniach, teraz mogą od razu zapalić czerwone światło w systemie. Urząd szybciej spyta: „A czemu architekt wnętrz kupuje nagle 10 ton węgla? Czy to na potrzeby firmy?” Albo: „Firma usługowa kupuje sprzęt gamingowy za 20 tys. – prosimy o wyjaśnienie związku z działalnością.”

Mała dygresja: są też wydatki z definicji niestanowiące kosztów podatkowych (tzw. NKUPy) – np. wydatki reprezentacyjne, prywatne, pewne kary, odsetki itp. Dotąd księgowy po prostu ich nie zaliczał do kosztów i sprawa była czysta. Teraz – tak jak wspomniałem – faktura i tak będzie widoczna. Czy to oznacza, że fiskus będzie dochodził, czemu kupiono garnitur na fakturę, choć nie wrzucono go w koszty i nie odliczono BAT? Tego do końca nie wiemy. Ale eksperci przestrzegają, że w przyszłości pełna wymiana danych między systemem VAT, PIT i ZUS może służyć wyłapywaniu sytuacji, gdzie spółka opłaca prywatne wydatki wspólnika – a więc de facto daje mu ukryty dochód.

Podsumowując punkt pierwszy: KSeF bardzo ułatwia kontrolę tego, co trafia w koszty i do odliczenia VAT. Urząd widzi wszystkie faktury zakupowe firmy i może je analizować pod kątem zasadności wydatków. Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność większej dyscypliny – brania faktur tylko za rzeczy naprawdę firmowe – oraz gotowość do szybkiego uzasadnienia każdego nietypowego kosztu. Dla księgowego – jeszcze bardziej wytężoną czujność przy weryfikacji faktur: czy ta faktura budzi potencjalne wątpliwości? Czy opis na fakturze nie wskazuje na wydatek prywatny? Jedno jest pewne: „kreatywne” wrzucanie wakacji, prezentów czy imprez prywatnych w koszty firmy stanie się dużo bardziej ryzykowne niż dawniej.

„Test przedsiębiorcy”

– charakter przychodów i schematy współpracy B2B.

Drugi obszar kontroli, o którym głośno w kontekście KSeF, to tzw. test przedsiębiorcy, czyli wykrywanie fikcyjnego samozatrudnienia. Czy KSeF położy kres tym pozorom? Wszystko wskazuje na to, że znacząco utrudni życie niektórym przedsiębiorcom.

Dzięki KSeF administracja zyska narzędzie do masowej analizy relacji B2B i wytypowania tych potencjalnie fikcyjnych. Już sama skarbówka (KAS) widząc faktury, może wychwycić prosty schemat: jeden stały odbiorca faktur, powtarzalna kwota co miesiąc, wieloletnia współpraca i brak innych klientów. Jeśli do tego brak istotnych kosztów własnych (taki „przedsiębiorca” zwykle ma minimalne koszty, bo pracuje głównie swoim czasem), to obraz staje się jasny. System KSeF, zwłaszcza po połączeniu danych z ZUS, ma to wszystko jak na dłoni.

Wystarczy prosty zestaw kryteriów: jeden kontrahent, stałe wynagrodzenie, brak kosztów, ciągłość – takie typowe fikcyjne B2B zostanie wyłapane automatycznie. Co ważne, KSeF pokazuje nieomal na żywo te relacje – faktury spływają na bieżąco, więc już po paru miesiącach widać, że np. w całym kwartale nasz Pan X wystawia fakturę tylko firmie Y, w identycznej kwocie 10 tys. zł co miesiąc.

Co stanie się dalej? Być może do gry wkroczy  Państwowa Inspekcja Pracy (PIP), niezależnie od tego, czy zapowiadane zmiany zostaną dokonane i jaki będzie ich zakres. Inspektorzy nie będą jednak działać całkiem po omacku; dostaną gotową listę „podejrzanych” przypadków, potwierdzonych twardymi danymi finansowymi.  Fiskus może też samodzielnie stwierdzić, że dane przychody powinny być przychodami ze stosunku pracy, a nie z działalności gospodarczej.

W praktyce, KSeF stanie się kluczowym elementem tego układanki. Ustrukturyzowane faktury pozwalają mapować długotrwałe, powtarzalne relacje gospodarcze automatycznie – po prostu agregując dane: kto, komu,  ile wystawił. Dołóżmy do tego dane ZUS (informacja, czy wcześniej dana osoba była zatrudniona w tej firmie, czy równolegle gdzieś odprowadza składki, jak wyglądają tytuły ubezpieczeń) – i mamy pełen obraz.

Administracja zobaczy “jak na dłoni”, kto, komu i jak często wystawia faktury, na jakie kwoty i za jakie usługi. Mało tego, w KSeF widać całą treść faktury – np. jeżeli ktoś wpisuje na każdej fakturze „Usługi programistyczne – 160 godzin” to jest oczywisty sygnał, że świadczy pracę w stałym wymiarze czasu dla jednego klienta.

Trzeba tutaj zaznaczyć: to budzi duże kontrowersje i obawy. Przecież wiele legalnych modeli B2B może podpadać pod te algorytmy, a jednak nie są żadnym nadużyciem. Np. ekspert-konsultant pracuje przez 2 lata wyłącznie dla jednej firmy, bo taką ma umowę – ale robi to jako firma z własnej woli, świadcząc usługi projektowe. Pojawia się pytanie o granice między realną walką z patologiami a masowym kwestionowaniem modeli biznesowych, które przez lata były akceptowane. Faktem jest jedno: razem z obowiązkowym KSeF rynek pracy i usług wchodzi w erę pełnej przejrzystości w zakresie przepływów finansowych między firmami a osobami pracującymi. Dla administracji to ogromny krok technologiczny naprzód; dla wielu przedsiębiorców – sygnał, że era “niewidzialnych” umów B2B dobiega końca. Jeżeli ktoś dotąd tylko udawał firmę, pracując jak typowy pracownik etatowy, to w nowej rzeczywistości bardzo trudno będzie mu się ukryć. Można powiedzieć, że ten “test przedsiębiorcy” wreszcie przestanie być widmem z konferencji prasowych, a stanie się realnym mechanizmem kontroli.

Kontrola poprawności stawek podatkowych (VAT i ryczałtu) na podstawie treści faktur

Trzeci obszar, który KSeF mocno ułatwi fiskusowi, to weryfikacja prawidłowości stosowanych stawek podatkowych – zarówno stawek VAT na fakturach, jak i np. stawek ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

W obu przypadkach kluczowy jest dostęp do szczegółowej treści faktury.

Zacznijmy od VAT. Polskie przepisy o VAT mają wiele stawek: 23%, 8%, 5%, 0%, zwolnienie – w zależności od rodzaju towaru czy usługi. Błędne zastosowanie stawki to częsta pomyłka, ale może być też celową „optymalizacją” (np. sprzedawca stosował 5% VAT twierdząc, że coś jest pieczywem, choć zdaniem fiskusa to ciastko i powinno być 23%). Do tej pory wykrycie takich sytuacji bywało trudne bez kontroli – bo trzeba było zajrzeć do konkretnej faktury i zobaczyć, co sprzedano i z jaką stawką. KSeF radykalnie ułatwia takie weryfikacje. Skoro każda faktura jest w systemie, można automatycznie sprawdzać, jakie stawki VAT zastosowano do danych pozycji.

Oczywiście, KSeF nie „wie”, czy dany towar kwalifikuje się np. do 5% czy 23% – to wymaga interpretacji – ale mając opis towaru/usługi, urzędowi będzie dużo łatwiej to ocenić.

Fiskus może rozwijać narzędzia analizy tekstu czy kodów CN/PKWiU, by identyfikować potencjalne nadużycia w stawkach. Innymi słowy, ryzyko, że błędna lub zaniżona stawka VAT „przemknie” niezauważona, wyraźnie rośnie.

Teraz spójrzmy na ryczałt. Podatnicy na ryczałcie ewidencjonowanym płacą podatek według stawki zależnej od rodzaju działalności (np. 17%, 15%, 14%, 12%, 8.5%, 5.5% itd.). Zdarzały się przypadki, że ktoś deklarował działalność w jednej kategorii (z niższą stawką), podczas gdy faktycznie wykonywał usługi z innej, wyżej opodatkowanej kategorii. Do tej pory fiskus mógł to wychwycić głównie podczas kontroli krzyżowej lub gdy nazwa na fakturze jednoznacznie na to wskazywała. Dzięki KSeF będzie to dużo prostsze. Skoro urząd zobaczy dokładny opis usługi na fakturze, może ocenić, czy pasuje on do zadeklarowanego profilu działalności ryczałtowca. Na przykład: przedsiębiorca deklaruje, że jest programistą (ryczałt 12%), a na fakturach ma pozycje typu „Usługi doradcze w zakresie zarządzania” – co sugeruje stawkę 15%.

Albo ktoś na ryczałcie 8,5% świadczy usługi prawnicze (które powinny być np. 15%). Takie rozbieżności mogą zostać prędko zauważone. Urząd skarbowy, widząc to w KSeF, może wezwać podatnika do wyjaśnień i w efekcie domierzyć podatek według właściwej, wyższej stawki, jeśli uzna, że doszło do nieprawidłowej klasyfikacji działalności.

Krótko mówiąc, pełna treść faktur w KSeF umożliwia skarbówce skuteczniejszą kontrolę stosowanych stawek podatkowych.

Zarówno VAT, jak i ryczałt zapewne znajdą się pod lupą algorytmów. Dla rzetelnych podatników to raczej neutralna zmiana – ci, którzy stosują właściwe stawki, nie mają się czego obawiać.

Era „naciągania” klasyfikacji towarów i usług pod niższy podatek może się kończyć, bo cyfrowy system prędzej czy później takie odstępstwo wychwyci. A nawet jeśli nie automatycznie, to dane są dostępne dla urzędników jednym kliknięciem – co bardzo ułatwia podjęcie tematu przy najbliższej kontroli.

Jeśli zajmujesz się zawodowo podatkami – w szczególności prowadzisz biuro rachunkowe, jesteś doradcą podatkowym lub radcą prawnym bądź adwokatem – dołącz do Klubu Dzień Dobry Podatki.

Klub to abonament na comiesięczne szkolenia „Dzień Dobry Podatki” oraz forum dyskusyjne, na którym codziennie wspieramy się w pracy z podatkami. 

Sprawdź więcej szczegółów TUTAJ.