Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Zacznijmy od wyjaśnienia podstawowego pojęcia.

Faktura ustrukturyzowana to nic innego jak faktura elektroniczna o ściśle określonej strukturze danych, zapisana w formacie XML. Mówiąc prościej, jest to e-faktura w formie pliku cyfrowego zgodnego ze standardem opisanym w przepisach. Taka e-faktura zawiera wszystkie wymagane informacje (dane sprzedawcy i nabywcy, daty, kwoty netto, VAT itd.), ale nie ma postaci papierowej ani tradycyjnego PDF-a – istnieje wyłącznie elektronicznie, według narzuconego z góry wzorca. Co ważne, fakturę ustrukturyzowaną można wprowadzić do obiegu prawnego w zasadzie tylko za pośrednictwem specjalnego systemu teleinformatycznego, którym jest właśnie Krajowy System e-Faktur (KSeF).

Czym jest KSeF i dlaczego go wprowadzono?

KSeF to centralna, rządowa platforma do wystawiania, wysyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Można powiedzieć, że jest to taka obsługiwana i nadzorowana przez administrację chmura danych. Funkcjonuje od 1 stycznia 2022 roku, nadal – wciąż jeszcze na zasadzie dobrowolności.

Dlaczego zdecydowano się na wprowadzenie obowiązkowego KSEF?

Powodów jest kilka. Po pierwsze, to element szerszego trendu i inicjatywy VAT in the Digital Age (VIDA) w Unii Europejskiej, która zakłada cyfryzację rozliczeń VAT i upowszechnienie e-faktur w całej Europie w najbliższych latach. Tak czy inaczej, system typu KSEF należałoby w Polsce wprowadzić.

Po drugie – i to podkreśla samo Ministerstwo Finansów – KSeF ma uszczelnić system podatkowy. Dzięki niemu fiskus zyska praktycznie natychmiastowy (w czasie rzeczywistym) dostęp do danych ze wszystkich faktur obrotu B2B, co utrudni oszustwa podatkowe i wyłudzenia VAT. Nie bez przyczyny mówi się tu o efekcie „fiskalnego Wielkiego Brata” – państwo będzie mogło patrzeć w realnym czasie na faktury wystawiane przez firmy.

Taki stały nadzór budzi oczywiście obawy części przedsiębiorców, ale z drugiej strony ma przynieść korzyści w postaci sprawniejszej weryfikacji i być może przyspieszenia zwrotów VAT dzięki pełnej transparentności danych. Nie bez znaczenia jest także to, że w interesie nas wszystkich jest eliminacja oszustów podatkowych.

Warto jednak zauważyć, że KSeF to nie tylko obowiązki i kontrola. Dla niektórych podatników system ten może oznaczać realne ułatwienia. Przykładowo – ujednolicony format faktur ułatwi automatyczne przetwarzanie faktur – księgowość może szybciej importować dane z faktur do systemów finansowo-księgowych, bez ręcznego wprowadzania. Dla firm, które dotychczas wysyłały faktury e-mailem lub przekazywały papierowo, KSeF może uprościć proces – faktura wystawiona w systemie od razu trafia do odbiorcy (kontrahenta) poprzez KSeF, nie trzeba więc osobno przesyłać dokumentu, co oszczędza czas.

Z drugiej strony, mamy wspomniane wyzwania. Przedsiębiorcy muszą dostosować swoje systemy informatyczne do komunikacji z KSeF lub nauczyć się korzystać z nowych aplikacji (np. udostępnionej przez MF Aplikacji Podatnika). Wiąże się to z kosztami zakupu oprogramowania lub usług IT, szkoleniem pracowników i zmianą dotychczasowych przyzwyczajeń. W okresie przejściowym może dochodzić do problemów technicznych – błędów w wysyłce faktur, przeciążeń systemu, awarii.

Wizja, że „fiskus widzi wszystko”, rodzi też uzasadniony niepokój o prywatność danych firm i potencjalną wzmożoną liczbę kontroli.

Można więc powiedzieć, że KSeF to z jednej strony krok ku nowoczesności i automatyzacji, a z drugiej – wyzwanie i dodatkowy obowiązek dla biznesu, okraszony pewną dozą obaw.

Harmonogram wprowadzenia KSeF – od kiedy obowiązkowo?

Przejdźmy teraz do kluczowej kwestii: od kiedy i kogo dokładnie obejmie obowiązek korzystania z KSeF. Pierwotnie planowano, że e-fakturowanie stanie się obowiązkowe już w 2024 roku – mówiło się o 1 lipca 2024 dla większości firm i 1 stycznia 2025 dla pozostałych. Te plany uległy jednak zmianie. Po konsultacjach z biznesem i przeprowadzeniu audytu  postanowiono dać przedsiębiorcom więcej czasu na przygotowania.

Przesunięto start obowiązkowego KSeF na 1 lutego 2026 r. To oficjalna data, która dotyczy nas wszystkich – choć, jak za chwilę wyjaśnię, nie wszyscy odczują takie same skutki dokładnie tego samego dnia.

Wprowadzono bowiem dwuetapowy – a nawet trzyetapowy – harmonogram obowiązywania KSeF. I tak, od 1 lutego 2026 r. do systemu obowiązkowo wejdą tzw. duzi podatnicy, czyli firmy o rocznym obrocie brutto (z VAT) przekraczającym 200 mln zł (za 2024 r.). Oni już wówczas będą musieli wystawić faktury w KSeF.

Dla prawie wszystkich pozostałych firm – a więc dla małych i średnich przedsiębiorstw, a także tych najmniejszych – obowiązek wystawiania faktur w KSeF zacznie się 1 kwietnia 2026 r. Innymi słowy, od początku II kwartału 2026 praktycznie każdy przedsiębiorca w Polsce wystawiający faktury będzie musiał korzystać z KSeF.

Wyjątek przewidziano dla mikroprzedsiębiorców uznanych za „cyfrowo wykluczonych”, czyli takich, którzy mają bardzo małą skalę działalności i potencjalnie problemy z dostępem do Internetu lub obsługą cyfrową. Ci najmniejsi otrzymali dodatkowe odroczenie – do 1 stycznia 2027 r. Do końca 2026 r. będą oni mogli jeszcze wystawiać faktury tradycyjnie, pod warunkiem że spełniają kryteria (miesięczny obrót do kwoty 10 tys. zł). Trzeba jednak podkreślić, że zdecydowana większość firm – nawet tych zwolnionych z VAT – będzie wystawiać faktury w KSeF najpóźniej w kwietniu 2026.

Dlaczego powiedziałem, że 1 lutego 2026 to data istotna dla wszystkich, a nie tylko dla największych firm? Ano dlatego, że prawdopodobnie niemal każdy przedsiębiorca w Polsce dokonuje zakupów w jakieś firmie, która wchodzi w KSeF od 1 lutego 2025 r. (np. usług telekomunikacyjnych, energii elektrycznej, etc.). W związku z tym już w lutym 2026 r. musi być gotowy do odbierania faktur w KSeF.

Wyjątki i faktury poza KSeF

Istotne pytanie brzmi: czy po wprowadzeniu KSeF nadal będą funkcjonować faktury poza tym systemem? Okazuje się, że tak – przewidziano pewne wyjątki zarówno o charakterze podmiotowym (czyli kto wystawia), jak i przedmiotowym (jakiego typu transakcji dotyczy faktura).

Po pierwsze, KSeF nie obejmie obowiązkowo faktur wystawianych osobom prywatnym (konsumentom). Jeżeli więc nasza firma sprzedaje towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności (B2C), to faktury dla takich klientów nadal będziemy wystawiać poza KSeF – tak jak dotychczas (papierowo czy w formie PDF wysyłanym e-mailem).

Co ważne, paragony fiskalne z NIP nabywcy, uznawane obecnie za faktury uproszczone do kwoty 450 zł, również pozostaną na razie poza KSeF i będą wystawiane w tradycyjny sposób.  Dotyczy to również fakt emitowanych z kasy rejestrującej.  Te możliwości mają zniknąć od 1 stycznia 2027 r.

Po drugie, z obowiązku korzystania z KSeF wyłączono podmioty zagraniczne, które nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. Jeśli zatem np. kontrahent z zagranicy (bez polskiego NIP) wystawia fakturę dotyczącą transakcji w Polsce, to nie musi tego robić przez KSeF.

Po trzecie, warto wspomnieć o szczególnym rodzaju faktur jakimi są faktury VAT RR, wystawiane przy zakupie produktów rolnych od rolników ryczałtowych. Na razie nie ma opcji wystawiania ich w KSeF, od 1 kwietnia 2026, pojawi się możliwość dobrowolnego wystawiania takich faktur przez KSeF, ale tylko jeśli rolnik ryczałtowy, którego dotyczą, wyrazi na to zgodę.

W tym miejscu warto zaznaczyć ważną rzecz: nawet jeśli Twoja firma nie jest czynnym płatnikiem VAT (korzysta ze zwolnienia), KSeF może Cię dotknąć. Dlaczego? Z dwóch powodów.

Po pierwsze, jak już wspomnieliśmy, od 2026 r. również podatnicy zwolnieni z VAT będą mieli obowiązek wystawiać e-faktury w KSeF, jeśli w ogóle wystawiają faktury (np. na żądanie kontrahenta). Po drugie, nawet jeśli sam nie wystawiasz faktur (bo np. świadczysz usługi tylko osobom prywatnym albo jesteś zwolniony i Twoi klienci nie potrzebują faktur), to i tak możesz otrzymywać faktury od swoich dostawców poprzez KSeF. Każdy przedsiębiorca – nawet zwolniony z VAT – musi przecież dokumentować swoje koszty i zakupy, a jeśli dostawca wyśle Ci fakturę przez KSeF, będziesz musiał ją stamtąd odebrać. Dlatego każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, powinien przynajmniej założyć konto w KSeF i nauczyć się pobierać faktury z systemu.

Czy KSeF może być odroczony?

Na koniec tego odcinka zastanówmy się nad pytaniem, które wiele osób zadaje: czy możliwe jest kolejne przesunięcie terminu obowiązkowego KSeF? Historia wdrażania systemu pokazuje, że ustawodawca jest świadomy skali wyzwania – już dwukrotnie termin startu był odsuwany w czasie (z 2024 na 2025, a następnie na 2026 rok).

Obecnie data 1 lutego 2026 jest zapisana w ustawie i wydaje się dość pewna. Ministerstwo Finansów prowadziło w 2024 roku intensywne konsultacje z przedsiębiorcami, zbierało uwagi i zapowiedziało szereg uproszczeń, aby ułatwić firmom wdrożenie KSeF.

Wdrożenie podzielono na etapy właśnie po to, by rozłożyć to w czasie i zmniejszyć ryzyko chaosu. Można więc założyć, że kolejnego wielkiego odroczenia raczej nie będzie – chyba że wydarzy się coś naprawdę niespodziewanego.

Chyba nie należy liczyć na to, że KSeF w ogóle nas ominie. Najlepiej przyjąć, że czasu jest niewiele i już teraz podjąć działania przygotowawcze, niż liczyć na kolejne odroczenie w ostatniej chwili.

Podsumowanie i zapowiedź kolejnych odcinków

Dziękuję za uwagę w tym pierwszym odcinku. Zachęcam do słuchania kolejnych części naszej serii – już w następnym odcinku opowiem o tym, co praktycznie powinien zrobić przedsiębiorca, księgowy lub właściciel biura rachunkowego, żeby przygotować się na nadejście KSeF. Do usłyszenia!

Jeśli zajmujesz się zawodowo podatkami – w szczególności prowadzisz biuro rachunkowe, jesteś doradcą podatkowym lub radcą prawnym bądź adwokatem – dołącz do Klubu Dzień Dobry Podatki.

Klub to abonament na comiesięczne szkolenia „Dzień Dobry Podatki” oraz forum dyskusyjne, na którym codziennie wspieramy się w pracy z podatkami. 

Sprawdź więcej szczegółów TUTAJ.