Gdybyś mógł/mogła zadać tylko jedno pytanie Ministerstwu Finansów, które rozwiązałoby Twój największy problem związany z wdrożeniem KSeF w biurze lub kancelarii – jak by ono brzmiało?
Właśnie takie pytanie zadaliśmy niedawno naszej społeczności. Zebraliśmy najczęściej powtarzające się wątpliwości i problemy praktyczne, z którymi mierzycie się przy przygotowaniach do KSeF.
Następnie Adam Bartosiewicz przeprowadził rozmowę z Ministrem Jarosławem Nenemanem, opierając ją na pytaniach zgłoszonych przez społeczność. Dzięki temu powstał materiał, który nie jest zbiorem ogólnych komentarzy, lecz odpowiedzią na realne problemy zgłaszane przez biura rachunkowe, kancelarie i osoby odpowiedzialne za wdrożenie KSeF w praktyce.
Dziś publikujemy tę rozmowę w jednym miejscu. Dziękujemy wszystkim osobom, które przesłały swoje pytania i podzieliły się wątpliwościami!
Rozmowa
Adam Bartosiewicz: Czy MF zamierza wesprzeć przedsiębiorców/biura rachunkowe w szczególności w zakresie integracji przesyłanych plików z systemów OCR do programów księgowych? Pytanie wynika z działań niektórych firm oferujących oprogramowanie księgowe, które wymuszają zakup dodatkowych, niepotrzebnych modułów do pobierania dokumentów z KSeF (gdzie założeniem MF było, iż usługa jest bezpłatna) i przesyłania ich do modułów księgowych, uniemożliwiając przesyłanie dokumentów z programów innych firm poprzez wycinanie nr KSeF widniejących na pobranych dokumentach.
Jarosław Neneman: Faktury wystawiane i otrzymywane w KSeF mogą być pobierane w ujednoliconym formacie xml. Bezpłatne narzędzia oferowane przez MF (np. Aplikacja Podatnika KSeF) umożliwiają pobranie do formatu pdf znajdujących się w KSeF faktur zakupowych oraz sprzedażowych. Tak wygenerowany dokument jest opatrzony kodem QR wraz z oznaczeniem numeru KSeF.
Nie jest wykluczone, aby podatnicy chcąc ograniczyć koszty aktualizacji oprogramowania, a posiadając np. oprogramowanie OCR, wykorzystywali (w taki sam sposób jak dotychczas) skanowanie faktur. Zauważmy jednak, że KSeF działa na jednym modelu danych, pola e-Faktury są ustrukturyzowane i jednolite dla każdego użytkownika. Format xml umożliwia pobranie bezpośrednio z KSeF pliku faktury do systemu księgowego bez konieczności generowania i skanowania plików pdf (z uwierzytelnieniem lub bez uwierzytelnienia – na podstawie kodu QR znajdującego się na fakturze). KSeF to zatem realna szansa na automatyzację procesów księgowych oraz znaczące uproszczenia w procesie obsługi dokumentów. MF zachęca zatem do korzystania z funkcjonalności oferowanych przez KSeF.
Czy MF bierze pod uwagę opcję (awaryjnie) odstąpienia od wdrożenia systemu KSeF (na np. kilka miesięcy) w razie ujawnienia realnych problemów z funkcjonowaniem KSeF dla przedsiębiorców? Raczej nieuchronne problemy związane z wdrożeniem KSeF wpłyną przecież negatywnie na i tak niskie poparcie społeczne dla rządu.
Nie przewiduje się dalszego odraczania KSeF. Rozwiązania na wypadek awarii są już przewidziane. Projektując KSeF MF brał pod uwagę możliwość awarii, serwisu, a także tzw. totalną awarię – zabezpieczenie dla podatników w przypadku wystąpienia takich sytuacji zostało zaprojektowane i obowiązuje. Dodatkowo przewidziano prawie roczny okres na dostosowanie się do KSeF bez ponoszenia kar za błędy.
W przypadku problemów z funkcjonowaniem KSeF przewidziano odpowiednie rozwiązania. Mamy tryb OFFLINE 24, który sprowadza się do wystawienia faktury poza KSeF i dosłaniu jej nie później niż następnego dnia po jej wystawieniu. Obowiązuje również tryb offline-niedostępność KSeF, stosowany w czasie prowadzonych prac serwisowych w KSeF, gdzie również można wystawić fakturę poza KSeF i przesłać ją do systemu nie później niż następnego dnia po zakończeniu niedostępności. Dodatkowo, na wypadek awarii KSeF, podatnik również może wystawić fakturę poza KSeF i dosłać ją do systemu nie później niż 7 dnia od zakończenia tej awarii. Wyjątkową sytuacją będzie awaria całkowita KSeF ogłoszona w środkach społecznego przekazu. W tych okolicznościach faktury będą wystawiane poza systemem.
Dlaczego biuro nie widzi nadanych mu uprawnień przez klientów? Miło byłoby wprowadzić taką opcję. Dlaczego dane podmiotu dostępu do KSeF nie uzupełniają się po podaniu NIP automatycznie? Nie jest to „rocket science” aby dodać taką opcję.
Funkcjonalność umożliwiająca podgląd otrzymanych od klientów biura rachunkowego uprawnień do wystawiania faktur i przeglądania faktur przez osoby uprawnione w kontekście biura rachunkowego do zarządzania uprawnieniami lub przeglądania uprawnień, zostanie wprowadzona w Aplikacji Podatnika w najbliższym czasie. Obecnie uprawnienia te widoczne są wyłącznie po zalogowaniu w kontekście biura rachunkowego przez jego właściciela. W przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną możliwość ta istnieje po zalogowaniu elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną.
Obecnie w celu weryfikacji czy klient biura nadał uprawnienie biuru, należy logować się w kontekście NIP tego klienta. Skuteczne zalogowanie oznacza, że co najmniej jedno uprawnienie zostało przez niego nadane. Po wejściu w zakładkę „Moje uprawnienia” widać, jakie konkretnie uprawnienia zostały nadane danemu użytkownikowi.
Funkcja automatycznego uzupełniania danych stron transakcji na podstawie wpisanego numeru NIP w oparciu o dane zgłoszone w GUS jest dostępna na etapie wystawiania faktur w Aplikacji Podatnika. Nie jest planowane wprowadzanie jej na poziomie nadawania uprawień.
Aplikacja Podatnika została udostępniona w wersji pozwalającej na płynna obsługę i zarządzanie uprawnieniami, generowanie tokenów i pobieranie certyfikatów, a także co najważniejsze – na wystawianie i odbieranie faktur.
Wszelki uwagi i postulaty dotyczące działania Aplikacji Podatnika KSeF są szczegółowo analizowane. Aplikacja będzie również systematycznie rozwijana.
Wdrożenie możliwości automatycznego uzupełniania danych kontrahenta po podaniu NIP będzie również przedmiotem analizy i oceny. Warto podkreślić, ze obecnie dane stron transakcji (np. nazwy czy adresu) po podaniu NIP są zaciągane z bazy danych GUS.
Jakie jest sensowne wyjście nadania uprawnień i generowania certyfikatów w momencie, kiedy spółka nie posiada pieczęci z NIP? Jak działać na programach komercyjnych, skoro swojego certyfikatu na PESEL nie powinno się nigdzie udostępniać?
Sposób zarządzania uprawnieniami może być kształtowany według woli podatnika. Jeśli spółka posiadałaby pieczęć kwalifikowaną, wówczas możliwe byłoby wygenerowanie certyfikatów na NIP organizacji. Jeżeli spółka, jak wskazano w pytaniu, nie posiada pieczęci, wówczas nadaje uprawnienia poszczególnym osobom i te osoby mogą zawnioskować o wydanie certyfikatu KSeF na ich dane oraz go pobrać. Certyfikatu wydanego na osobę fizyczną nie należy udostępniać osobom trzecim – może go używać wyłącznie osoba, do której ten certyfikat należy.
Czy będzie w KSeF mechanizm zapobiegający fałszywym fakturom?
Tak. Zgłoszenie podejrzenia nadużycia do administracji (tj. faktu otrzymania faktury „scamowej” – w stosunku do której istnieje uzasadnione przypuszczenie, że jest ona np. wynikiem oszustwa) – jest już możliwe.
Aby to zrobić należy wejść na formularz kontaktowy: Kontakt, a następnie:
• wskazać adres e-mail i wybrać rolę „Podatnik”,
• wybrać rodzaj zgłoszenia „Techniczne”, typ zgłoszenia „Prośba o informację”
• po wyborze Aplikacji Podatnika KSeF oraz środowiska należy wybrać w podkategorii zgłoszenia „Zgłaszanie nadużyć (SCAM)”.
Jak widzi MF prowadzenie JDG przez seniora, który nie miał do chwili obecnej konieczności znajomości obsługi komputera?
Senior, który do tej pory nie stosował komputera, nie będzie go musiał także stosować po wejściu KSeF. Wystarczy tylko smartfon.
Dla małych przedsiębiorców przygotowano bezpłatne narzędzia, tj. Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF i e-mikrofirma.
Poza tym do końca 2026 r. najmniejsi podatnicy nie będą mieli obowiązku wystawiania faktur w KSeF:
jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami w miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł,
jeżeli posiadają kasy rejestrujące będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragony fiskalne z NIP do kwoty 450 zł uznane za faktury.
Warto dodać, że podatnik może również nadać w KSeF uprawnienia np. do wystawiania faktur lub dostępu do faktur (np. za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF 2.0) innej osobie, która będzie w jej imieniu korzystać z KSeF.
Czy KSeF nie narusza tajemnicy zawodowej lekarzy, zwłaszcza chirurgów? Są chirurdzy, którzy wykonują usługi zwolnione z VAT, ale także te, które nie są zwolnione z VAT (np. powiększanie piersi bez wskazań medycznych). Czy teraz lekarze chirurdzy będą musieli szczegółowo opisywać choroby pacjentów, np. chirurg do tej pory pisał, że była to usługa medyczna zwolniona z VAT? A teraz będzie musiał pisać, np. usunięcie narośli na powiece, by wykazać, że usługa jest zwolniona z VAT?
Wprowadzenie KSeF nie zmienia zasad rozliczeń podatkowych, a porządkuje system obiegu faktur w gospodarce. Wystawienie faktury przy użyciu KSeF nie oznacza, że zmieniły się zasady opisywania faktur lub wykazywania, że dana sprzedaż jest zwolniona.
Tak jak dotychczas na fakturze dokumentującej czynności zwolnione z VAT, zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 7 i 19 ustawy o VAT, wykazuje się m.in. tytuł prawny zwolnienia (tj. wskazanie przepisu ustawy, aktu wykonawczego, przepisu dyrektywy 2006/112/WE lub innej podstawy prawnej, na mocy której podatnik stosuje zwolnienie) oraz nazwę i rodzaj towaru lub usługi.
Proszę o wyjaśnienie następującej sytuacji: polski przedsiębiorca świadczy usługi na terenie Niemiec – są to albo usługi budowlane lub montażowe na nieruchomościach. Ma podpisaną umowę z niemiecką firmą B2B, przebywa tam około 2-3 miesiące. Niemiecki przedsiębiorca do tej pory dostarczał mu tygodniowe dane do kwoty, na jaką mogła być wystawiona faktura (wg godzin przepracowanych), a właściwie sam wystawiał fakturę – wg właściwych dla niemieckich przepisów norm. W momencie wejścia w życie KSeF przedsiębiorca będzie musiał wysyłać faktury do KSeF. Niemiecka firma nie chce otrzymywać innego rodzaju faktur, chce, aby była ona zgodna z ich przepisami, które znacznie różnią się od polskich norm, szczególnie w momencie wejścia w życie KSeF. Jak rozwiązać taką sytuację? Wiem, że nie dotyczy to jednostkowej sytuacji, podobnie dzieje się w Holandii, Szwecji.
Z przedstawionego w pytaniu stanu faktycznego wynika, że znajdzie tu zastosowanie art. 28e ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem miejscem świadczenia usług związanych z nieruchomościami, w tym usług budowlanych lub montażowych na nieruchomościach, jest miejsce położenia nieruchomości.
W świetle przywołanego przepisu miejscem opodatkowania usługi budowlanej jest kraj położenia nieruchomości, czyli poza Polską. Podkreślić należy, że reguła ta ma zastosowanie zarówno do usług budowlanych świadczonych pomiędzy głównym wykonawcą a inwestorem, jak i do usług budowlanych świadczonych przez podwykonawców.
Z uwagi na fakt, że usługi budowlane podwykonawcy wykonywane w innym kraju niż Polska, przy założeniu, że usługobiorca nie ma siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, nie podlegają opodatkowaniu w Polsce, podatnik nie ma obowiązku dokonania rejestracji na potrzeby VAT UE w Polsce, co wynika z art. 97 ustawy o VAT.
W sytuacji wzajemnych rozliczeń pomiędzy wykonawcą a podwykonawcą odnośnie do usług budowlanych świadczonych za granicą, w tym w zakresie fakturowania nie mają zastosowania przepisy polskiej ustawy VAT, w tym nie ma obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF. W takim zakresie należy kierować się zagranicznymi przepisami podatkowymi, które mogą wymagać dokonania rejestracji na potrzeby tamtejszego podatku od wartości dodanej.
Dlaczego w pliku xml faktury nie ma numeru KSeF faktury?
Numer KSeF nie stanowi elementu faktury. Numer KSeF to unikalny numer, który identyfikuje fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Jest nadawany automatycznie przez system po wysłaniu e-faktury i jej przyjęciu do tego systemu. Numer ten zwracany jest w UPO (Urzędowym Poświadczeniu Odbioru) i sam w sobie nie stanowi elementu faktury ustrukturyzowanej.
Bezpieczeństwo danych w KSeF, tryb procedur pracownika z kontroli dostępu do danych. Kto ma dostęp do danych, jakie zewnętrzne podmioty biorą udział w pracy z KSeF, jak wygląda tajemnica skarbowa?
Ministerstwo Finansów ma świadomość, że dane z faktur to dane wrażliwe. Dostęp do danych posiadają organy wskazane w przepisach Ordynacji Podatkowej. Są to w szczególności organy KAS jak i inne, ściśle określone instytucje, które będą posiadać dostęp do danych w związku z realizowanymi zadaniami ustawowymi lub postępowaniami np. sądy, prokuratura, Policja czy UOKiK.
Dlatego też w KAS i MF wprowadzone zostały procedury bezpieczeństwa w dostępie do tych danych. Do danych w KSeF pracownik administracji skarbowej będzie mógł uzyskać wyłącznie w określonych sytuacjach, w tym w ramach czynności sprawdzających czy kontrolnych, po uzyskaniu zgody przełożonego. Z tego względu wniosek będzie podpisywany przez kierownika jednostki wnioskującej. Każdorazowy wgląd do danej faktury przez uprawnionego pracownika będzie na bieżąco monitorowany w systemie, oraz cyklicznie audytowany. Dostęp do KSeF nie będzie więc możliwy automatycznie dla wszystkich pracowników urzędów skarbowych, bez wyraźnie określonej przesłanki.
Pracownicy administracji skarbowej przechodzą cykliczne szkolenia z zakresu bezpieczeństwa teleinformatycznego oraz ochrony danych osobowych. Wypracowane przez KAS procedury związane z uzyskaniem dostępu do faktur ustrukturyzowanych, poparte regulacjami dotyczącymi zachowania tajemnicy skarbowej (za złamanie której grozi do 5 lat pozbawienia wolności) oraz wdrożonymi politykami, odpowiednio zabezpieczają interes przedsiębiorców przed nieuprawnionym dostępem, rozpowszechnieniem danych zgromadzonych w KSeF.
Czemu KSeF operacyjny nie był dobrowolnie dostępny na przynajmniej miesiąc przed wdrożeniem obowiązkowego KSeF 01.02.2026?
Termin 1 lutego 2026 r. został wyznaczony z uwzględnieniem rekomendacji wynikających z przeprowadzonego audytu informatycznego KSeF 1.0. Harmonogram prac uwzględniał wszystkie działania związane z budową systemu (od jego zaprojektowania, przez budowę, po testy bezpieczeństwa i wydajnościowe), w tym realny i osiągalny termin zbudowania nowej wersji produkcyjnej KSeF w wersji 2.0.
Przed 1 lutego 2026 r. jak i po tej dacie podatnicy mogą korzystać z wersji środowiska testowego oraz przedprodukcyjnego API KSeF 2.0 aby zapoznać się z funkcjonalnościami systemu. Środowisko testowe funkcjonuje w trybie ciągłym od 30 września 2025 r., a przedprodukcyjne (Demo) od października 2025 r. Ministerstwo Finansów zwraca uwagę, że udostępnione środowiska odzwierciedlały wszystkie funkcjonalności KSeF, które oferuje wersja produkcyjna KSeF 2.0.
Chcesz być na bieżąco? ✉️
Zapisz się do naszego newslettera i otrzymuj najświeższe informacje o e-fakturowaniu!
Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe lub pracujesz jako jego kierownik albo menadżer — ten newsletter jest dla Ciebie!
Jeśli zajmujesz się zawodowo podatkami – w szczególności prowadzisz biuro rachunkowe, jesteś doradcą podatkowym lub radcą prawnym bądź adwokatem – dołącz do Klubu Dzień Dobry Podatki.
Klub to abonament na comiesięczne szkolenia „Dzień Dobry Podatki” oraz forum dyskusyjne, na którym codziennie wspieramy się w pracy z podatkami.
Sprawdź więcej szczegółów TUTAJ.
