Przedsiębiorca (właściciel firmy)

Niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, czy zarządzasz średnią firmą – wprowadzenie KSeF będzie miało na Ciebie bezpośredni wpływ. Oto, co powinieneś zrobić i na co zwrócić uwagę:

• Sprawdź i dostosuj swoje narzędzia do wystawiania faktur.

Przeanalizuj, w jaki sposób obecnie wystawiasz faktury. Jeśli używasz programu do fakturowania lub posiadasz system księgowy – dowiedz się, czy producent oprogramowania zapewni aktualizację umożliwiającą integrację z KSeF. Większość liczących się dostawców oprogramowania już nad tym pracuje. Jeżeli dotąd wystawiałeś faktury np. w Excelu, Wordzie lub ręcznie, to teraz jest czas, by zainwestować w odpowiednie narzędzie informatyczne. Możesz skorzystać z komercyjnych programów przystosowanych do KSeF albo z bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF udostępnianej przez Ministerstwo Finansów. Ważne, aby wybrane rozwiązanie pozwalało generować faktury zgodne ze strukturą e-faktury i wysyłać je do systemu KSeF w sposób jak najbardziej automatyczny. Dzięki temu unikniesz ręcznego wprowadzania danych i zminimalizujesz ryzyko błędów.

• Zapewnij sobie dostęp do KSeF i wymagane uprawnienia.

Korzystanie z KSeF wymaga uwierzytelnienia – musisz potwierdzić swoją tożsamość jako podatnik. Już teraz możesz założyć konto w KSeF (jeśli np. masz profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny, zrobisz to od ręki). Ustal, kto w Twojej firmie będzie odpowiadał za obsługę faktur w KSeF. Jeśli jesteś jednoosobową działalnością, prawdopodobnie będziesz to Ty sam – warto więc zdobyć narzędzie do e-podpisu lub upewnić się, że profil zaufany będzie akceptowany. Jeśli masz pracowników wystawiających faktury, możesz nadać im uprawnienia do KSeF (wymaga to zgłoszenia ich danych do urzędu skarbowego lub ustanowienia pełnomocnictwa, np. poprzez formularz ZAW-FA). Kluczowe jest, aby przed startem systemu wszyscy odpowiedzialni za fakturowanie mieli dostęp i potrafili się zalogować oraz wysłać dokument do KSeF.

• Przygotuj się na odbiór faktur przychodzących.

KSeF zmieni nie tylko sposób wystawiania faktur, ale i ich odbierania. Dotychczas zapewne otrzymywałeś faktury e-mailem lub pocztą – po wejściu KSeF Twoi dostawcy będą umieszczać faktury wystawione dla Ciebie w systemie, skąd będziesz musiał je pobrać. Upewnij się, że wiesz jak to zrobić – czy to ręcznie (logując się do KSeF i przeglądając faktury), czy automatycznie (jeśli Twój program księgowy oferuje funkcję pobierania faktur z KSeF). Pamiętaj, że już od 1 lutego 2026 r. możesz zacząć otrzymywać e-faktury przez KSeF, nawet jeśli sam wystawiać je obowiązkowo będziesz dopiero od kwietnia. Dlatego zdolność do odbioru faktur z systemu jest równie ważna, co zdolność ich wystawiania.

• Zadbaj o szkolenie i procedury wewnętrzne.

Wprowadzenie KSeF to dobra okazja, by zaktualizować firmowe procedury obiegu dokumentów. Przeszkól siebie i swoich pracowników (jeśli ich masz) w zakresie nowych zasad – jak wystawiać faktury ustrukturyzowane, jak je korygować (bo korekty faktur też będą musiały przejść przez KSeF), co robić w razie pomyłki. Warto spisać sobie małą instrukcję: np. krok po kroku proces wystawienia faktury w KSeF, sposób postępowania gdy klient będący firmą pyta o fakturę (formalnie będzie on mieć dostęp do niej w KSeF, ale dobrą praktyką może być powiadomienie go, np. e-mailem z informacją że faktura została wystawiona i jest dostępna w systemie). Przemyśl również kwestie awaryjne: co zrobisz, jeśli w dzień wystawienia faktury padnie internet albo KSeF będzie niedostępny? Przepisy pozwalają wtedy wystawić fakturę offline i dostarczyć ją do systemu później – upewnij się, że wiesz jak to zrobić i że zachowasz wymagane terminy. Im więcej takich scenariuszy przećwiczysz lub przynajmniej opiszesz zawczasu, tym spokojniej wejdziesz w nowy system.

• Uwzględnij specyfikę swojej firmy.

Przygotowania do KSeF mogą wyglądać trochę inaczej w zależności od wielkości i rodzaju biznesu. Jeśli jesteś małym przedsiębiorcą, być może wystawiasz kilka faktur w miesiącu – użycie bezpłatnej aplikacji KSeF i ręczne ich wprowadzanie nie będzie wielkim problemem. Jeśli jednak prowadzisz biznes, który generuje dziesiątki czy setki faktur dziennie (np. sprzedaż B2B online), konieczna będzie daleko posunięta automatyzacja – integracja KSeF z systemami sprzedażowymi, by faktury wysyłały się do systemu hurtowo. Z kolei firmy sprzedające głównie konsumentom (B2C) muszą przygotować się na dwutorowość: faktury dla firm przez KSeF, a paragony/faktury dla osób prywatnych – jak dotychczas. To wymaga rozdzielenia procesu sprzedaży i upewnienia się, że przypadkiem nie wyślemy paragonu z NIP do KSeF (bo na razie tego się nie robi), ani nie pominiemy wystawienia e-faktury dla klienta biznesowego.

Podsumowując: trzeba zainwestować czas (i trochę pieniędzy) w dostosowanie się technicznie, zorganizować sobie lub pracownikom dostęp i kompetencje, a następnie wcielić KSeF w normalny rytm działania firmy. Dobra wiadomość jest taka, że Ministerstwo Finansów oferuje wsparcie – wspomniana aplikacja KSeF jest dostępna za darmo, istnieje też środowisko testowe, gdzie można poćwiczyć wystawianie e-faktur przed obowiązkowym terminem. Warto z tego skorzystać w 2025 roku, żeby w 2026 nie uczyć się wszystkiego od zera pod presją czasu.

Właściciel biura rachunkowego

Dla biur rachunkowych nadejście KSeF to szczególne wyzwanie, ale i szansa. Jako osoba prowadząca księgowość dla wielu klientów musisz przygotować zarówno swoją firmę, jak i pomóc przygotować się swoim klientom. Oto kluczowe aspekty do rozważenia:

• Model współpracy z klientami w erze KSeF.

Zastanów się, jaką rolę Twoje biuro będzie pełnić przy obsłudze faktur klientów po wprowadzeniu KSeF. Czy zamierzasz jedynie księgować faktury wystawione i odebrane przez klientów (czyli klienci sami zajmują się KSeF, a Ty tylko pobierasz od nich lub z systemu gotowe dokumenty do zaksięgowania)? Czy może planujesz aktywnie wspierać klientów w wystawianiu faktur – na przykład część klientów upoważni Was do wystawiania faktur w ich imieniu w KSeF? Różni klienci mogą oczekiwać różnego zakresu usług. Niektórzy poradzą sobie sami z wysyłaniem e-faktur, inni będą prosić o pomoc na każdym kroku. Już teraz porozmawiaj z klientami o KSeF – sprawdź, na ile są świadomi tematu i jakie mają możliwości. Być może trzeba będzie segmentować klientów: np. tym najmniej technicznym zaproponować dodatkową usługę polegającą na kompleksowej obsłudze faktur w KSeF.

• Uzyskanie dostępu do KSeF dla dokumentów klientów.

To prawdopodobnie najważniejsza kwestia dla biura rachunkowego. Aby móc dalej sprawnie świadczyć usługi, musisz mieć dostęp do faktur swoich klientów w KSeF – zarówno tych sprzedażowych wystawianych przez nich, jak i zakupowych, które otrzymują. Jak to osiągnąć? Są dwa główne sposoby: albo klienci nadadzą Twojemu biuru uprawnienia w KSeF (poprzez wskazanie w systemie lub złożenie zawiadomienia ZAW-FA, że biuro rachunkowe X ma dostęp do ich faktur), albo będą Ci przekazywać faktury poza systemem (np. dalej przynosić wydruki lub wysyłać PDF-y). Ten drugi scenariusz jest bardzo nieefektywny i właściwie cofa nas do punktu wyjścia – dlatego warto przekonać klientów do formalnego upoważnienia biura do dostępu w KSeF. W praktyce może to wymagać od Ciebie przeprowadzenia akcji informacyjnej i trochę edukacji. Niektórzy klienci mogą obawiać się nadawania dostępu („bo dane wrażliwe”, „bo skarbówka patrzy”) – wytłumacz im, że Ty i tak masz te dane w ramach usług księgowych, a dzięki KSeF będzie Ci łatwiej i szybciej je przetwarzać. Dodaj, że brak dostępu utrudni automatyzację księgowania i może przełożyć się na wyższe koszty (być może zasugerowanie, że obsługa takich opornych klientów będzie droższa, zadziała motywująco). Ostatecznie, zależy Ci, by jak najwięcej klientów nadało Twojemu biuru (bądź konkretnym księgowym) stosowne uprawnienia zanim KSeF stanie się obowiązkowy.

• Wybór narzędzi i integracja.

Prowadząc biuro rachunkowe zapewne używasz jakiegoś oprogramowania księgowego. Upewnij się u dostawcy, że planuje on integrację z KSeF, umożliwiającą masowe pobieranie faktur sprzedaży i zakupu klientów do programu księgowego. To absolutnie kluczowe dla efektywności – ręczne pobieranie setek faktur dla kilkudziesięciu klientów przez portal KSeF byłoby czasochłonne i podatne na pomyłki. Nowoczesne systemy księgowe będą potrafiły automatycznie łączyć się z KSeF (przy użyciu tokenu lub certyfikatu) i pobierać stamtąd dokumenty do zaksięgowania. Być może Twój producent oprogramowania udostępni osobny moduł do obsługi wielu klientów w KSeF – zainteresuj się tym wcześniej, być może będzie to dodatkowo płatne, co warto uwzględnić w budżecie. Alternatywnie, rozważ skorzystanie z platform pośredniczących (niektóre firmy IT tworzą rozwiązania dedykowane biurom rachunkowym do zarządzania e-fakturami wielu podmiotów).

• Organizacja pracy zespołu i bezpieczeństwo.

Wdrożenie KSeF oznacza, że Twój zespół księgowych będzie operował na nowych obowiązkach. Zorganizuj szkolenia dla swoich pracowników – niech poznają interfejsy, procedury autoryzacji, sposób wyszukiwania faktur w systemie itp. Warto wyznaczyć wewnętrznie osobę lub zespół, który stanie się „specjalistą KSeF” i będzie koordynować pozyskiwanie dostępów od klientów oraz rozwiązywać bieżące problemy. Zadbaj też o kwestie bezpieczeństwa – np. kto będzie przechowywał klucze API lub certyfikaty pozwalające na dostęp do KSeF w imieniu klientów. Dostęp do danych finansowych jest wrażliwy, więc trzeba ustanowić wewnętrzne zasady (np. tylko upoważnieni pracownicy mają dostęp do listy tokenów, regularna zmiana haseł, szyfrowanie komunikacji itp.). To może brzmieć skomplikowanie, ale właściwie sprowadza się do zachowania standardów, które i tak powinny obowiązywać w pracy księgowego.

• Relacje z klientami w nowej rzeczywistości.

Pomyśl o tym, jak zmieni się obsługa klienta po wprowadzeniu KSeF. Możliwe, że pewne czynności, które dotąd wykonywali Twoi klienci (np. wystawianie i numerowanie faktur), teraz częściowo przejmiesz Ty – lub odwrotnie, pewne rzeczy zautomatyzują się i Wasz kontakt będzie rzadszy. Może warto przygotować pakiet informacji dla klientów: krótką instrukcję, jak mają nadawać uprawnienia, jak pobrać fakturę z systemu, co się zmieni w przekazywaniu dokumentów do biura. Pokaż im, że jesteś na bieżąco i że mogą na Ciebie liczyć w tym procesie. To buduje zaufanie i lojalność. Być może KSeF dla Twojego biura stanie się wręcz przewagą konkurencyjną – jeśli sprawnie to ogarniesz, możesz reklamować swoje usługi jako nowoczesne, zdigitalizowane, co przyciągnie klientów, którzy sami nie chcą się babrać w tych technikaliach.

Podsumowując: czeka Cię dużo pracy organizacyjnej, rozmów z klientami i nowych rozwiązań technologicznych do wdrożenia. Ale efekt może być pozytywny – praca biura może stać się bardziej efektywna (mniej ręcznego wprowadzania faktur, więcej automatycznego importu), a Ty umocnisz swoją pozycję doradcy i partnera biznesowego dla klientów. Kluczowe jest, aby nie zwlekać – zacznij już teraz oswajać klientów z KSeF, testuj rozwiązania i ucz swój zespół.

Pracownik księgowości w firmie

KSeF wpłynie również na codzienną pracę księgowych zatrudnionych w przedsiębiorstwach. W zasadzie wiele z punktów omawianych dla przedsiębiorców dotyczy także Ciebie, ale w trochę innej perspektywie:

• Wsparcie swojego pracodawcy w przygotowaniach.

Jako osoba odpowiedzialna za księgowość powinieneś pełnić rolę „project managera” wdrożenia KSeF w firmie. Nawet jeśli ostateczne decyzje podejmie szef lub zarząd, Twoja wiedza praktyczna jest bezcenna. Zgłoś przełożonym, co trzeba zrobić: np. aktualizować lub zmienić program finansowo-księgowy, zdobyć certyfikat kwalifikowany do podpisywania faktur, przeszkolić dział sprzedaży z nowych zasad fakturowania. Sporządź listę zadań i przedstaw plan działania – to pokaże, że masz sytuację pod kontrolą.

• Koordynacja z działem IT.

Jeśli pracujesz w większej firmie, wdrożenie KSeF będzie projektem interdyscyplinarnym – księgowość musi ściśle współpracować z IT. Upewnij się, że właściwe osoby techniczne wiedzą o wymaganiach (np. konieczność integracji systemu z zewnętrznym API KSeF, zabezpieczenia, nowe formaty danych). Być może w firmie trzeba zakupić dodatkowy moduł oprogramowania lub skorzystać z usług dostawcy zewnętrznego. Twoja rola to artykułować potrzeby księgowo-podatkowe w języku zrozumiałym dla IT i na odwrót – tłumaczyć potem zespołowi księgowemu rozwiązania techniczne.

• Usprawnienie procesu obiegu dokumentów.

Przyjrzyj się, jak obecnie przebiega obieg faktur w Twojej firmie. Jeżeli np. faktury kosztowe (zakupowe) trafiają najpierw na sekretariat, potem krążą po dziale zakupów, a dopiero na końcu do księgowości – warto te procedury zmapować i zastanowić się, co zmieni KSeF. Może uda się wyeliminować część papierowego obiegu, skoro dokument i tak będzie elektroniczny od samego początku? Może warto wdrożyć elektroniczny obieg faktur z akceptacją online, skoro i tak wszyscy będą musieli korzystać z komputerów przy weryfikacji faktur? Twoja firma może potraktować KSeF jako impuls do szerszej cyfryzacji procesów księgowych i finansowych. Jako księgowy powinieneś inicjować takie usprawnienia lub przynajmniej przedstawiać pomysły – to pokaże, że nie tylko reagujesz na zmiany, ale potrafisz przekuć je w korzyść dla firmy.

• Dbałość o zgodność i aktualizację wiedzy.

Wejście KSeF oznacza też zmiany w przepisach i praktyce rozliczeń. Jako księgowy musisz być na bieżąco: nowe rozporządzenia, struktury e-faktur, wyjaśnienia Ministerstwa Finansów. Śledź komunikaty (np. na stronie KSeF czy portalu podatkowym MF) – dzięki temu zawczasu dowiesz się np. o nowej wersji schematu faktury FA(3) czy o przedłużeniu okresu bez sankcji. Pamiętaj, że w 2026 r. przez pierwsze miesiące nie będą nakładane kary za błędy, ale od 2027 r. już tak– lepiej więc wykorzystać ten „bufor bezpieczeństwa” na naukę i dopracowanie procesów, niż czekać na sankcje.

• Współpraca z innymi działami i kontrahentami.

Rola księgowego w firmie często wiąże się z komunikacją między różnymi działami, a także kontaktami z dostawcami czy odbiorcami. Przygotuj krótkie informacje dla innych działów (sprzedaży, zakupów, administracji) o tym, co się zmieni. Np. dział sprzedaży musi wiedzieć, że od 2026 r. faktura dla klienta biznesowego musi przejść przez KSeF zanim trafi do klienta – co może oznaczać, że nie można jej wystawić „po fakcie” tydzień później, bo system narzuca bieżące daty. Dział zakupów z kolei powinien wiedzieć, że faktur od pewnych dostawców nie dostanie mailem, tylko będą do pobrania. Możesz pomóc kolegom zakładając np. wspólne konto dostępowe do KSeF dla osób z różnych działów, jeśli jest taka potrzeba (oczywiście z kontrolą uprawnień).

• Przygotowanie się psychicznie na zmianę.

Wreszcie, nie bójmy się powiedzieć – KSeF to duża zmiana w rutynie pracy księgowej. Może pojawić się stres, szczególnie na początku 2026, gdy wszystko będzie nowe. Postaraj się podejść do tego spokojnie i metodycznie. Zapewnij sobie wsparcie – czy to w postaci szkoleń zewnętrznych (wiele firm szkoleniowych organizuje teraz kursy z KSeF dla księgowych), czy kontaktów do osób, które pomogą w razie problemów (np. opiekun z firmy dostarczającej oprogramowanie). Pamiętaj, że docelowo KSeF może Ci ułatwić pracę – mniej czasu na ręczne wprowadzanie faktur, brak problemów z zaginionymi dokumentami, automatyczne sprawdzanie poprawności danych przez system. Jeśli opanujesz obsługę KSeF, staniesz się jeszcze bardziej wartościowym specjalistą.

Podsumowując dla księgowego w firmie: Twoim zadaniem jest stać się liderem projektu KSeF wewnątrz organizacji. Przygotuj firmę od strony operacyjnej i technicznej, zadbaj o własną wiedzę i współpracę z innymi. Dzięki temu przejście na e-faktury odbędzie się u Was możliwie gładko.

Podsumowanie

Niezależnie od tego, czy słuchasz nas jako przedsiębiorca, właściciel biura rachunkowego czy pracownik działu księgowo-finansowego – kluczowym wspólnym mianownikiem jest rozpoczęcie przygotowań już teraz. Mamy jeszcze trochę czasu do początku 2026 roku, ale właściwe działania (analiza potrzeb, inwestycje w IT, szkolenia, rozmowy z partnerami biznesowymi) wymagają wielu miesięcy pracy. Im wcześniej się tym zajmiemy, tym mniejsze będzie ryzyko przykrych niespodzianek, gdy KSeF stanie się faktem.

W następnym, trzecim odcinku naszej serii, skupimy się już bardzo konkretnie na biurach rachunkowych – opowiemy o nowych obowiązkach i zakresie odpowiedzialności, jaki niesie KSeF dla takich podmiotów. Porozmawiamy o tym, jak wdrożyć KSeF w biurze rachunkowym w sposób najwygodniejszy i najbezpieczniejszy zarówno dla księgowych, jak i dla klientów. Zapraszam serdecznie do słuchania kolejnego odcinka.

Jeśli zajmujesz się zawodowo podatkami – w szczególności prowadzisz biuro rachunkowe, jesteś doradcą podatkowym lub radcą prawnym bądź adwokatem – dołącz do Klubu Dzień Dobry Podatki.

Klub to abonament na comiesięczne szkolenia „Dzień Dobry Podatki” oraz forum dyskusyjne, na którym codziennie wspieramy się w pracy z podatkami. 

Sprawdź więcej szczegółów TUTAJ.