Już we wrześniu 2024 r. w życie wchodzi ustawa o ochronie sygnalistów, nakładająca na organizacje obowiązki wdrożeniowe.
W związku z tym w Podcaście postanowiliśmy zająć się bliżej tym tematem. W tym odcinku mec. Maciej Łokaj, radca prawny i partner w Gardens Tax & Legal odpowie między innymi na pytania:
- o co chodzi w całym tym zamieszaniu z sygnalistami?
- kogo dotyczą nowe obowiązki?
- co trzeba zrobić i w jakim terminie?
- jakie są sankcje za niedostosowanie organizacji do nowych wymogów?
- jak powinien wyglądać cały proces zgłoszenia nieprawidłowości przez sygnalistę?
Tym odcinkiem rozpoczynamy nowy cykl w naszym Podcaście: Biznes i Prawo – w którym zajmiemy się najważniejszymi i najbardziej “gorącymi” tematami prawnymi dla przedsiębiorców.
Jeśli potrzebujesz pomocy w sprawnym wdrożeniu systemu ochrony sygnalistów w Twojej organizacji, wypełnij krótki formularz kontaktowy, klikając w przycisk poniżej.
Transkrypcja
Michał Wilk: Dzień dobry, Maćku.
Maciej Łokaj: Dzień dobry, Michale.
Witam Cię serdecznie w podcaście Dzień Dobry Podatki. Szczególnie gorąco, ponieważ jest to Twój debiut. Debiut oczywiście u mnie w podcaście.
Tak, to prawda.
Podkreśliłem to, że debiut szczególnie u mnie w podcaście, ponieważ z potcastingiem jesteś za pan brat, prowadzisz swój podcast „Recepta na przepis”, w którym miałem przyjemność dwa razy uczestniczyć. Podlinkuję te nagrania i Twój podcast. Natomiast dzisiaj spotykamy się w temacie ważnym dla bardzo dużej części przedsiębiorców, czyli w temacie sygnalistów. Ale zanim zaczniemy, to może powiedz naszym widzom, naszym słuchaczom kilka słów o sobie.
Jestem radcą prawnym i partnerem w Gardens Tax and Legal. W Gardens między innymi kieruję zespołem zajmującym się tematyką compliance i w ramach tego zespołu pomagamy przede wszystkim w obszarach danych osobowych, cyberbezpieczeństwa czy ostatnio również sygnalistów.
Na początku z grubej rury od razu: o co chodzi z tym zamieszaniem, z tymi sygnalistami? Bo ten temat nas bombarduje z różnych stron. On jest słyszalny już od dłuższego czasu, ale w ostatnim czasie szczególnie z racji tego, że zaczęło się coś dziać w przestrzeni prawnej w Polsce. Więc może dwa słowa o tym, o co tutaj chodzi w tym zamieszaniu, i w ogóle skąd się to wzięło.
Zaczynamy od rysu historycznego nieco. Sygnaliści, czyli z języka angielskiego whistleblowing. Te pojęcia może nie są takie identyczne, tłumacząc na język polski, natomiast generalnie sprowadza się to do tego, że whistleblowing czy sygnaliści to jest zespół różnego typu działań, czynności, które musisz podjąć, żeby wykryć, ustalić, stwierdzić istnienie bądź nie określonego naruszenia, rozstrzygnąć, naprawić to naruszenie, i co jest bardzo istotne, również zapobiec temu naruszeniu.
Ja jako przedsiębiorca prowadzący firmę.
Ty jako przedsiębiorca, dokładnie, przygotowujesz stosowny system do tego. Whistleblowing nie jest absolutnie pojęciem nowym w Polsce. Jest stosunkowo nowy w takim wydaniu. Natomiast oczywiście jak przygotowywałem się do naszej rozmowy, troszeczkę poszperałem różnych informacji i np. pierwsze przypadki whistleblowerów, że tak powiem, są datowane nawet na XVIII wiek. Natomiast rzeczywiście whistleblowing to przede wszystkim są Stany Zjednoczone, to jest ten kraj, z którego to się wszystko de facto wywodzi. Tam system whistleblowingu jest już bardzo rozbudowany i funkcjonuje to od lat. Takim najsłynniejszym whistleblowerem w Stanach jest oczywiście Edward Snowden – myślę, że postać, której nie trzeba przedstawiać. W Polsce również niektórzy już mówią, że mamy takich pierwszych sygnalistów. Przykładem pół żartem, pół serio, ale przykładem takiej sygnalistki jest niejaka Emilia Sz. lub S.,czyli bliżej znana jako Mała Emi. To jest negatywna bohaterka afery hejterskiej, więc to są takie przykłady. Ze Stanów przypłynął ten temat do Europy, pojawił się na forum Unii Europejskiej i tam przyjęta została dyrektywa unijna, i następnie już konkretne akty prawne w poszczególnych krajach unijnych.
No właśnie, bo możemy o tym mówić jako o pewnym zjawisku kulturowym, biznesowo-kulturowym. W Stanach Zjednoczonych znalazło to zjawisko podatny grunt do rozwoju, z takich kulturowych względów. U nas bym powiedział z racji naszej przeszłości w ostatnich dekadach, mogłoby być odbierane w pewien sposób negatywny społecznie i pejoratywnie można by tych whistleblowerów w różny sposób określać. Dużo moglibyśmy porozmawiać na ten temat, prawda? Ale jeśli mielibyśmy utrzymać w ryzach tę naszą rozmowę i trzymać się blisko konkretów, to dziś, kiedy rozmawiamy na ten temat, ten odcinek nagrywamy w wakacje 2024 roku, kiedy czekamy na wejście w życie przepisów ustawy w Polsce, które wymagają wdrożenia sygnalistów w firmach, to temat ma znaczenie twarde, prawne, czyli my możemy mówić o tym jako o zjawisku kulturowym. Ale wspomniałeś o Unii Europejskiej, czyli o dyrektywie, o przepisach, które nakazują państwom członkowskim, czyli Polsce, przyjęcie pewnych przepisów. Polska w końcu, bo to trochę trwało, zdecydowała się na wdrożenie tej regulacji. Mamy ją już niedługo, a prawdopodobnie w momencie, kiedy tego słuchacie, te przepisy już obowiązują albo za chwilę będą obowiązywały. Zależy, kiedy ktoś się do tego naszego odcinka zabierze. W związku z tym mamy ustawy. W dwóch słowach o jakiej ustawie mówimy, jakby ktoś chciał sięgnąć do źródeł?
Dwa akty prawne: wspomniana dyrektywa unijna z 2019 roku i polska ustawa w momencie, kiedy rozmawiamy, już uchwalona, przyjęta jest ustawa o ochronie sygnalistów. Jeżeli dobrze pamiętam z 14 czerwca 2024 roku, i przede wszystkim koncentrujemy się w tym momencie na tej ustawie.
Czyli mamy ustawę, która nakłada określone obowiązki, ponieważ są obowiązki nałożone na firmy, to o tym będziemy chcieli powiedzieć dzisiaj. Zacznijmy może od tego, kogo, tzn. jakie firmy dotyczą te obowiązki, bo to też nie jest tak, że wszystkich przedsiębiorców.
Ustawa bardzo się zmieniała, wspominałeś o tym długim okresie uchwalania i przygotowywania tych przepisów. Natomiast finalna wersja jest taka, że wdrożyć stosowne systemy obsługi zgłoszeń sygnalistów musi każda organizacja, czy to prywatna, czy publiczna, na rzecz której, pracę wykonuje minimum 50 osób. Dlaczego nie powiedziałem, na rzecz której pracuje, tylko tę pracę wykonuje – dlatego, że to 50 osób liczymy nie tylko pracowników etatowych, czyli typowych na podstawie stosunku pracy. Był taki moment, że ten projekt tak był sformułowany. Natomiast to zostało zmienione i w tej chwili mówimy nie tylko o pracownikach, ale również o osobach, które współpracują czy powiedzmy są zatrudnione na podstawie innych umów. Przede wszystkim mówimy tutaj o umowach cywilnoprawnych, więc to ma bardzo duże znaczenie, dlatego że to nam znacząco, tak jak wspominałeś, poszerza krąg tych organizacji, podmiotów, których będzie to dotyczyło. Wystarczy mi bliski przykład, czyli podmioty lecznicze, gdzie ta grupa pracowników etatowych zwykle nie jest duża, ale jeżeli weźmiemy pod uwagę np. lekarzy na tzw. kontraktach, umowach cywilnoprawnych, to już się to znacząco rozszerza. Więc ta grupa jest rzeczywiście bardzo szeroka.
Branża IT, którą akurat też się zajmujesz, ale mówisz umowy cywilnoprawne, ale rozumiem masz na myśli kodeksowo, w sensie nie tylko jakaś umowa zlecenia, ale te kontrakty B2B.
Tak, wszelkiego typu umowy. Ustawodawca tego w żaden sposób nie ogranicza. Jedna rzecz techniczna, ale istotna – w przypadku umów o pracę rzeczywiście mówimy o przeliczeniu na jeden etat. Czyli jeżeli mamy powiedzmy dwóch pracowników na pół etatu zatrudnionych, to nie będziemy ich liczyli jako tych dwóch pracowników, tylko jako jeden pełen etat. Taka rzecz techniczna, ale może być istotna z punktu widzenia obliczenia tej ilości pracowników.
Okej, czyli 50 osób. Forma prawna tu nie ma żadnego znaczenia. Powiedziałeś, że nie tylko przedsiębiorcy. Zaczęliśmy przedsiębiorcy, bo to będzie największa grupa.
Największa grupa, tak. Ale mówimy o wszystkich podmiotach publicznych, prywatnych.
Samorządowe jednostki.
Jak najbardziej tak. To dotyczy wszystkich zdecydowanie.
Jasne, dobrze, czyli wiemy już kogo. Jeżeli jestem taką jednostką, to co muszę zrobić konkretnie, jakie obowiązki ustawa na mnie nakłada i do kiedy? Jakie właściwie tu są terminy?
To może zacznę od tej drugiej części pytania, czyli kwestii do kiedy. Wbrew pozorom czasu wcale nie jest dużo, ponieważ zgodnie z przepisami ustawy organizacje, które mają obowiązek wdrożyć system obsługi sygnalistów, muszą to zrobić do 25 września. Dlaczego mówię, że czasu nie jest dużo? Bo przede wszystkim mamy w tym momencie okres wakacyjny, potem też początek roku szkolnego. Tutaj różne wydarzenia mają znaczenie. Natomiast co należy zrobić? Zacznę może od kwestii obowiązków pracodawcy w tym zakresie. Podstawowy obowiązek pracodawcy polega na tym, że pracodawca musi podjąć wszelkie możliwe działania, żeby każdy z potencjalnych sygnalistów, tutaj mamy też szeroką grupę, ale o tym może za chwilę, musi mieć swobodny dostęp do takiego systemu zgłoszeń. Bez względu na to, jak ten system zgłoszeń będzie wyglądał, musi mieć zapewniony swobodny dostęp do tego systemu. Druga kwestia to oczywiście sam system musi spełniać pewne określone funkcje czy pewne elementy musi posiadać, czyli w odpowiedni sposób chronić nasze dane osobowe. Pracownicy, którzy będą ewentualnie obsługiwali, czy osoby obsługujące muszą zachowywać poufność w zakresie tych danych itd. itd. Tego jest dosyć sporo. Natomiast przechodząc do samego etapu wdrożeń.
Na czym on polega?
Na czym polega ten etap wdrożeniowy? Myślę, że trzeba ten etap wdrożeniowy podzielić bardzo umownie na etap pierwszy, nazwijmy to krótkoterminowy i drugi długoterminowy. Zaraz wyjaśnię o co chodzi. Przy tym etapie krótkoterminowym warto wspomnieć o czymś, co ja nazywam czterema decyzjami przedsiębiorcy, czterema decyzjami pracodawcy. Pierwsza decyzja dotyczy w tym momencie kanałów zgłoszeń. To jest pierwsza podstawowa rzecz. Tych kanałów zgłoszeń jest bardzo dużo. Mogą być to zgłoszenia w formie pisemnej, zgłoszenia w formie ustnej, zgłoszenia polegające na tym, że będzie np. określony adres e-mail, będzie przysłowiowa skrzyneczka, w której będzie można wrzucać takie zgłoszenia. Może być to spotkanie, może być to linia telefoniczna. Jest tutaj bardzo dużo możliwości.
A w formie ustnej?
Tak to przede wszystkim tutaj zaliczamy to spotkanie, czy zaliczamy tę możliwość linii telefonicznej. To jest ciekawostka, bo np. w Stanach kwestia linii telefonicznych jest bardzo popularna.
To może być ciekawe technicznie, rozumiem z jakąś zmianą głosu, bo jeśli mam zachować anonimowość…
No to już wchodzisz w bardzo rzeczywiście praktyczne rzeczy. To może zastanawiać, w jaki sposób powinno być przeprowadzone, tzn. biorąc pod uwagę to, że mamy zachowywać te gwarancje ochrony danych osobowych i poufności, to osoba, która obsługuje ten system, która jest do tego zobowiązana w momencie, w którym rozmawia z taką osobą, nawet jeżeli wie, że to jest pani Krystyna z działu księgowego, absolutnie nie powinno to być odnotowane. Może nie tyle odnotowane, co po prostu nie powinno być to ujawnione na zewnątrz. Tutaj wchodzimy już w gwarancje, jeżeli chodzi o osoby, które będą te usługi realizować, czy te zgłoszenia przyjmować po prostu. Więc to jest ta pierwsza decyzja. Tutaj nie wspomniałem jeszcze o różnych kompleksowych systemach informatycznych, które również na rynku są obecne. O tym jeszcze myślę parę słów powiem później.
Druga decyzja dotyczy tego, czy pracodawca dopuszcza tylko zgłoszenia imienne, czy też zgłoszenia anonimowe. Zasadą według ustawy są zgłoszenia imienne. Natomiast możliwe jest wprowadzenie zgłoszeń anonimowych. Jak się domyślasz, zgłoszenia anonimowe będą jednak generowały większą możliwość zgłoszeń. Ludzie po prostu będą odważniejsi. Natomiast to jest decyzja pracodawcy. Kolejna rzecz to jest obszar prawa pracy. Bardzo ważna rzecz. To też się zmieniało na przestrzeni, można powiedzieć lat, jeżeli chodzi o obszary, w których można dokonywać zgłoszeń. Finalna wersja projektu czy finalna wersja ustawy wyeliminowała obszar prawa pracy jako taki. Możemy też długo dyskutować, czy to była dobra decyzja, czy zła.
Na pewno kontrowersyjna.
To jest bardzo kontrowersyjna decyzja. Ja akurat uważam, że to było rozwiązanie chybione.
Żeby wyłączyć?
Żeby wyłączyć, tak. Natomiast tak zdecydował ustawodawca. Są pewne możliwości wynikające z przepisów pozwalające (to też jest decyzja pracodawcy), ażeby ewentualnie w tym systemie uwzględnić tzw. regulacje wewnętrzne, akty wewnętrzne. Czyli o czym myślimy? O regulaminie wynagradzania, o regulaminie pracy, o różnego typu politykach antymobbingowych, antydyskryminacyjnych, różne ewentualnie akty wewnętrzne, akty prawne, które pracodawca u siebie wprowadza. Ale uwaga, to jest bardzo istotne. O tym będzie decydował pracodawca.
Ostatnia taka istotna decyzja to jest decyzja dotycząca tego, kto te zgłoszenia będzie obsługiwał. Bo tutaj też mamy dwie możliwości. Z jednej strony mogą być to pracownicy, czyli ci, którzy są, pracują u danego pracodawcy i to są osoby zatrudnione, współpracujące itd. A druga ewentualność jest taka, że będzie to niezależny podmiot zewnętrzny. I w tym momencie taka obsługa jest po prostu powierzona takiemu podmiotowi. Tutaj też decyzję podejmuje pracodawca. Natomiast to są decyzje, które podejmuje pracodawca na etapie tego etapu krótkoterminowego.
Krótkoterminowy etap to w tym momencie przede wszystkim mamy to twarde wdrożenie, o którym mówiłem, czyli przede wszystkim konieczne jest przygotowanie odpowiednich dokumentów, jak już mamy oczywiście te decyzje. Odpowiednich dokumentów, czyli przede wszystkim mówimy tutaj o procedurze dokonywania zgłoszeń, mówimy o rejestrze zgłoszeń, o upoważnieniach dla pracowników itd., itd. Tutaj tych dokumentów jest parę. Następnie musi być rzeczywiście wdrożenie jako takie tego konkretnego kanału lub kanałów, bo to też jest ważne, że pracodawca nie jest tutaj ograniczony, co jest niezwykle istotne, jeżeli chodzi o procedurę zgłoszeń. Już na tym etapie mamy potencjalne zaangażowanie albo organizacji związkowych, albo przedstawicieli pracowników. Czyli konsultujemy jako pracodawca z tymi organizacjami ten dokument. Ale uwaga, to jest bardzo istotne, bo tutaj mogą pojawić się obawy. No tak, kolejny dokument, a co będzie, jak stwierdzą pracownicy, że nie, że w ogóle powinien być zmieniony, zablokują mi cały proces. Tutaj taka rzecz się nie wydarzy, ponieważ to nie jest decyzja tych organizacji pracowniczych czy przedstawicieli pracowników. Oni mają to dostać do konsultacji, a nie że mogą zablokować przeprowadzenie tego dokumentu. Wdrożenie odpowiedniego systemu, przyjęcie stosownych dokumentów, to nam w jakiś sposób zamyka ten proces, ten etap krótkoterminowy.
Etap długoterminowy – dlaczego go tak nazwałem? Dlatego, że to jest jeszcze inna nazwa, którą stosuję: etap świadomości. To jest też to, o czym wspominałeś, czyli trochę walka z tym, że sygnaliści (przez niektórych może to być tak odebrane) to są donosiciele, nazwijmy to wprost. Tutaj trzeba pokazać i pracownikom, i pracodawcom, jakie z tego płyną korzyści dla wizerunku firmy, dla reputacji. Pracownicy dużo wcześniej, dużo szybciej mogą zauważyć określone nieprawidłowości. Czyli ta relacja pracodawca-pracownik, która powinna być dobra w założeniu. Pracownik przychodzi do pracodawcy i mówi: Słuchaj, tutaj coś jest nie w porządku w tym obszarze. Pracodawca z tym walczy, że tak powiem, czy rozwiązuje ten problem wewnętrznie. Czyli tutaj jest cały szereg elementów, które mają znaczenie, ale to jest etap długoterminowy, bo nie osiągniemy sukcesu z dniem 21 września to będzie etap szkoleniowy, to będzie trwało.
To jest kwestia pewnych zmian, też mentalnych, ale myślę zarówno po stronie pracownika, jak i po stronie pracodawcy. No bo z tego, co powiedziałeś, zarysowałeś, myślę, że warto byłoby też ten wątek rozwinąć. Może nie dzisiaj, może w jednym z kolejnych nagrań, ale to jest tak, że chodzi tutaj, jak rozumiem, o stworzenie takiej przestrzeni dla tych relacji pracownik-pracodawca, w ramach której to przestrzeni pracodawca może się dowiedzieć o pewnych nieprawidłowościach. Bo mówimy tu o firmach czy organizacjach „50+”, jeśli tak mogę powiedzieć. Czyli nie małych. Bo ja rozumiem, że jeśli pracodawca to jest jednoosobowa działalność gospodarcza, jednoosobowa w sensie, że jest jeden szef i on po prostu ma pracownika np. no to tam nieprawidłowości są w relacji tych dwóch ludzi. To tam faktycznie możemy myśleć o tym jako o szkodzie dla siebie, że pracownik gdzieś coś zgłasza. Ale jeśli mówimy o 400-osobowej organizacji, która jest zarządzana przez jakiś zarząd, nad tym są jacyś właściciele, akcjonariusze, jakaś rada nadzorcza, bardzo szeroka czy bardzo skomplikowana struktura organizacyjna, jakieś zespoły, kierownicy, menadżerowie. To faktycznie może się dziać źle i może warto byłoby wiedzieć o tym, że się dzieje źle wcześniej, zanim powstanie problem. To mogą być problemy różnego rodzaju. Mówiłeś o tym, że prawo pracy już nie, ale te problemy i ten zakres może być naprawdę bardzo szeroki. Mówiłeś o tych szkodach wizerunkowych. No to rzeczywiście, jeśli dałoby się coś zrobić, żeby zapobiec wyjściu na zewnątrz (szkody PR-owe mogą być duże), pewne problemy dałoby się rozwiązać wcześniej, no to byłoby rzeczywiście super. Ale to pracodawca chyba musi myśleć o tym właśnie w ten sposób, takim językiem korzyści. A pracownik właściwie też miałby w głowie do zrobienia, odrobienia zadanie, bo on też chyba musi myśleć o tym swoim zgłoszeniu, nie jako o donosie, tylko o tym, że działa w interesie tego pracodawcy.
Swojego miejsca pracy tak na dobrą sprawę. Bo nie oszukujmy się, w sytuacji, w której pracownik coś widzi, widzi to potencjalne naruszenie. No bo na tym etapie nie wiemy, czy to jest naruszenie czy nie. To należy potem zbadać. Ale generalnie widzi takie potencjalne naruszenie, to takie potencjalne naruszenie może doprowadzić do bardzo poważnych konsekwencji, potem już w samej firmie, czyli finalnie oczywiście to jest czarny scenariusz, ale może też doprowadzić do tego, że de facto ten pracownik utraci to miejsce pracy.
Z różnymi historiami się spotykamy. No dobrze, a powiedzmy, może w takim razie jak może wyglądać taki proces nie wdrożenia, tylko proces zgłoszenia? Nie wiem, czy możemy o tym mówić tak uniwersalnie, że ustawa wskazuje, jak ten proces powinien wyglądać. Pewnie tak, bo jakieś terminy wskazuje, no ale jak modelowo to by wyglądało? Jestem tym pracownikiem, w dziale księgowości pracuję, widzę jakieś nieprawidłowości i jest jakiś kanał. Niech to będzie jakiś system informatyczny. Więc loguję się tam, rozumiem do jakiegoś panelu, wypełniam to zgłoszenie, klikam wyślij i co się będzie działo?
Myślę, że tutaj jeszcze też warto podkreślić jedną rzecz, bardzo istotną. Cały czas w naszym dzisiejszym spotkaniu rozmawiamy o tzw. zgłoszeniach wewnętrznych, czyli to, co jest najważniejsze z punktu widzenia organizacji. Bo mamy de facto trzy rodzaje: mamy zgłoszenia wewnętrzne, zewnętrzne i ujawnienia publiczne. Zewnętrzne jest to kwestia Rzecznika Praw Obywatelskich. Ujawnienie publiczne to, jak sama nazwa wskazuje, ujawnienie publiczne. Natomiast koncentrujemy się przede wszystkim na systemie tych zgłoszeń wewnętrznych, czyli u pracodawcy. Biorąc na warsztat, że tak powiem, ten kazus, o którym powiedziałeś, takie zgłoszenie trafia w tym momencie do osób obsługujących.
Jest jakaś wyznaczona osoba.
Generalnie osoby. Tu mówimy przede wszystkim o osobach, do których takie zgłoszenie trafia. Pierwszy etap to jest w tym momencie ocena po pierwsze czy zgłoszenie jest z obszarów, które wskazuje ustawa. Drugi element czy pochodzi od osoby, która może być sygnalistą. Bo to są dwa elementy. Bardzo szeroki katalog, jeżeli chodzi o obszary. Przykładowo: kwestia korupcji, prania pieniędzy, ochrony prywatności, danych osobowych, ochrony systemów informatycznych, ochrony praw konsumentów, ochrony konstytucyjnych, praw i wolności obywatelskich. Obszarów jest rzeczywiście dużo i w pierwszej kolejności musimy to zbadać. Czyli jak już mamy ustalone, że obszar kwalifikuje się, druga kwestia to jest ustalenie, od kogo takie zgłoszenie pochodzi. Bo ten katalog też jest niezwykle szeroki. Pracownicy, współpracownicy, przedsiębiorcy, ale również różnego typu kontrahenci, pracownicy kontrahentów. To też nam otwiera bardzo szerokie pole.
Czyli może trafić zgłoszenie do firmy A, dla której pracuje firma B od pracownika firmy B.
Dokładnie tak, więc tutaj katalog jest duży i rozbudowany. Tu też istotna rzecz: sygnalistami mogą być również chociażby kandydaci do pracy. I uwaga! byli pracownicy. Czyli jak widać ten katalog jest rzeczywiście rozbudowany i nawet jeżeli rozstajemy się z określonym pracownikiem, to ten pracownik czy współpracownik musi mieć cały czas zapewniony dostęp do takiego systemu, jakkolwiek on wygląda. Więc to są te dwa elementy. Kiedy mamy już ustalone, że obszar jest okej, należy do tej grupy i zgłoszenie pochodzi od osoby, która tym sygnalistą jest – to jest etap wstępny, który zamykamy uwaga! po siedmiu dniach. Czyli po siedmiu dniach, nasz sygnalista powinien dostać pierwszą informację od nas zgodnie z przepisami ustawy co z tym się zadziało?
Przyjęliśmy, działamy.
Przyjęliśmy, działamy, nie przyjęliśmy. Dlaczego odrzucamy, że tak powiem, nie mieści się w tej grupie.
Termin nie jest jakiś zabójczy, ale…
Wymagający.
Trzeba działać po prostu.
Wymagający, jak najbardziej. Zwłaszcza trzeba brać pod uwagę to, że w zależności od organizacji, od wielkości organizacji, tych zgłoszeń może być rzeczywiście sporo, szczególnie na początku. To też jest taka myśl w tym momencie do pracodawcy kogo de facto zaangażować do obsługi takich zgłoszeń, czy pracodawca ma zasoby chociażby żeby robić to wewnętrznie, swoimi pracownikami? Bo mało prawdopodobne jest to, żeby ktoś specjalnie zatrudniał osobę do obsługi. No chyba, że mówimy o bardzo dużych organizacjach, to podejrzewam, że istnieje taka możliwość.
Natomiast wracając – po tych siedmiu dniach, zakładamy w tym momencie, że ta pani z księgowości dostała informację: tak, mieści się to w katalogu, działamy dalej. Tutaj rozpoczynamy etap działań naprawczych lub też jakiegoś określonego postępowania wyjaśniającego. No właśnie to jest ten najważniejszy, to jest ten core, że tak powiem, obsługi takiego zgłoszenia. Czyli my musimy najzwyczajniej w świecie podjąć wszelkiego typu działania zmierzające do tego, żeby wyjaśnić, czy rzeczywiście doszło do takiego naruszenia. Czyli np. powiedziałeś w dziale księgowości, to np. wyobrażam sobie, że możemy zbierać określone dokumenty z firmy, rozliczenia, sprawozdania, różnego typu dokumenty. Badamy to na poziomie firmy, czyli korzystamy z wiedzy, ewentualnie pracowników. Jeżeli jest to podmiot zewnętrzny, to jest też bardzo istotne, to tutaj możemy merytorycznie również korzystać z pomocy różnych osób. Nie jest wykluczone, że na tym etapie, jeżeli mamy wiedzę specjalistyczną, będzie powoływany ktoś na kształt biegłego. Bo ustawa nie mówi ściśle o powoływaniu biegłych w tym pojęciu prawniczym, ale wyobrażam sobie sytuację, że jeżeli mamy np. kwestie księgowe, finansowe, mamy jakiś skomplikowany przypadek, to może być jakiś biegły rewident czy zewnętrzny księgowy, doradca podatkowy. Różne tutaj mogą być sytuacje.
Ten etap trwa trzy miesiące, maksymalnie. Po trzech miesiącach my musimy poinformować znowu tego sygnalistę, co się z tym zgłoszeniem zadziało, jak zostało wyjaśnione, jak wyglądał cały proces, jakie są wnioski, jakie są działania. Również może się okazać, że personalne. Nie zapominajmy o tym. Maksymalnie po tym okresie trzech miesięcy sygnalista dostaje informację. System obsługi zgłoszeń nie zamyka nam absolutnie żadnej innej, nazwijmy to drogi prawnej, jeżeli chodzi o wykrycie określonej nieprawidłowości. Bo jeżeli okazuje się, że w toku tego postępowania naprawczego czy postępowania wyjaśniającego dochodzimy do wniosku, że mamy do czynienia z przestępstwem, to jakie są nasze obowiązki? Patrząc na kodeks postępowania karnego, powinniśmy również poinformować określone organy o zaistnieniu takiego zdarzenia. Sama obsługa tego zgłoszenia i sam system obsługi nie eliminuje nam, nie ogranicza nam w żaden sposób naszych możliwości, żeby działać.
I nie wyłącza obowiązku. Ustawa nam mówi, że mamy procedować, więc myślimy tak, no to działamy zgodnie z ustawą, więc wszystko jest okej. Ale mogą być jeszcze inne obowiązki, prawne obowiązki nawet w niektórych sytuacjach, w niektórych organizacjach.
Mówimy tutaj o pewnym skrajnym przypadku, bo może się okazać, że te nieprawidłowości mają jakiś charakter wewnętrzny, tzn. nie mamy do czynienia z przestępstwem. Ale jest obszar do poprawy. No i właśnie temu to ma służyć, że mamy taką informację i pracujemy nad tym obszarem, poprawiamy ten obszar. Stwierdzamy nieprawidłowość w działaniu naszej organizacji.
Dziura w procesie albo brak procesu, albo niepotrzebny proces.
Dokładnie tak. W tym momencie możemy podjąć działania naprawcze, które pozwalają nam wyczyścić tę sytuację.
Jak mówimy o tych obowiązkach, że one są, powiedziałeś o terminach, to aż się prosi, żeby zapytać, a co, jeśli nie? Czyli jeśli nie wdrożę po prostu tego systemu, albo jeśli wdrożę go w nieprawidłowy sposób, to zaraz się zrodzi pytanie drugie co to znaczy wdrożenie w prawidłowy sposób, ale może powiedzmy, co tutaj się dzieje?
Wiesz, tutaj to jest troszeczkę zaskakujące dla mnie, jak pierwszy raz czytałem te przepisy, dlatego że spodziewałem się, że będą tutaj ewidentnie już w samej ustawie konsekwencje o charakterze finansowym, czyli ten model finansowy. Natomiast troszeczkę zaskakujące dla mnie jest to, że nie wiem, czy poważniejsze rozwiązanie, czy nie, to w zależności od oceny, ale model sankcji jest tutaj ściśle karny. Czyli wspomniałeś o tym, że nie wdrażamy, w ogóle nie uważamy, to jeżeli nie wdrażamy, to zgodnie z przepisami grozi nam grzywna.
Albo spóźnimy się.
Dokładnie.
Na jedno wychodzi.
Widzisz, to jest kwestia interpretacji. No bo jeżeli np. się spóźnimy albo nie wdrożymy, no to mamy przepis: nie wdrożysz – grzywna. Ale już mamy np. przepis, który wskazuje, że jeżeli pracodawca chociażby utrudnia zgłoszenie, czyli kwestia interpretacji. Czy jeżeli się spóźnimy, to utrudniamy, czy nie utrudniamy. Można się nad tym zastanowić.
W skrajnym przypadku można powiedzieć utrudniamy tę możliwość działania pracownikowi, bo nie daliśmy tych narzędzi.
Więc jeżeli już utrudniamy jako pracodawca, to pojawiają się już ściśle sankcje karne, bo to jest grzywna, to jest ograniczenie wolności i nawet pozbawienie wolności. To już jest w tym momencie przestępstwo. Więc to są konsekwencje już poważne, karne. Poza tym ja też to zawsze podkreślam, to że mamy model karny, a nie model, nazwijmy to, finansowy, nie wyklucza tej odpowiedzialności finansowej, która może być nałożona pośrednio, bo może być nałożona przez inne organy, czyli na przykład jeżeli stwierdzone zostanie jakieś naruszenie w obszarze danych osobowych, to nie wyklucza tego, że np. Urząd Ochrony Danych Osobowych może wkroczyć z kontrolą i np. wydać decyzję nakładając karę finansową na nas. Więc ta organizacja i ten pracodawca może być uderzony, że się tak wyrażę, z dwóch stron.
A mówiłaś o tej odpowiedzialności karnej np. pozbawienia wolności? Ale kogo? Bo odpowiedzialność karna dotyczy generalnie co do zasady osób. To o jakich osobach byś myślał?
Przede wszystkim myślimy tutaj o osobach zarządzających, czyli jeżeli mamy pracodawcę np. w formie spółki, to wyobrażam sobie, że pracodawca, czyli osoby z zarządu ponosiły by tę odpowiedzialność ściśle karną. Jeżeli mówimy o jednoosobowych przedsiębiorcach wspominanych przez ciebie, to ten jednoosobowy przedsiębiorca, który nie wdraża określonego systemu wewnętrznego, to jest ta grupa.
Na koniec chciałem zapytać cię, bo zajmujesz się u nas w kancelarii, nadzorujesz ten dział, wdrożeniami sygnalistów – w jaki sposób pomagasz razem z zespołem klientom, tzn. jak wygląda w szczegółach taki proces wdrożenia? Myślę, że to też osobno sobie o tym porozmawiamy. Ale na czym przede wszystkim polega ta wartość Twojej usługi?
Wiesz, my już kilka wdrożeń za sobą mamy i mogę Ci powiedzieć jedną rzecz z obserwacji i z tego, na czym przede wszystkim zależy klientom. Klientom przede wszystkim zależy na szybkości w procesie wdrożenia. To jest podstawowa kwestia. Jeżeli mamy określony obowiązek, który zero jedynkowo organizacja musi spełnić. Chodzi o to, żeby zrobić to szybko, dynamicznie. Z naszego doświadczenia w tej chwili myślę, że jak najbardziej wychodzimy naprzeciw potrzebom klienta, bo jesteśmy w stanie wdrożyć taki system w terminie od 7 do 14 dni. Bardzo istotną rolę odgrywa też to, że współpracujemy, mamy partnerów IT, nazwijmy to, którzy dostarczają te narzędzia informatyczne. Ci nasi partnerzy też są w stanie zadziałać bardzo szybko. Samo narzędzie IT może być wdrożone w ciągu 48 godzin, więc myślę, że jest to też bardzo dobry wynik. Bardzo istotną rzeczą, myślę jest kwestia samej kompleksowości, tzn. my klientom nie oferujemy tylko czystego, suchego wdrożenia, ale też oferujemy usługę obsługi tych zgłoszeń, czyli de facto klient, który przychodzi do nas, my takiemu klientowi mówimy słuchaj, drogi kliencie, załatwimy ci to w całości, tak żebyś nie musiał się martwić o kwestie wdrożenia i obsługi, potem ewentualnie tych zgłoszeń.
W obu kwestiach samego wdrożenia jest bardzo istotna nasza interdyscyplinarność zespołu. Mamy prawników, którzy są wyspecjalizowani w różnych dziedzinach. Jakie to ma znaczenie? Na etapie wdrożenia ma to ogromne znaczenie, bo oprócz tych dokumentów, które wymieniłem, czyli przygotowania samego systemu sygnalistów, to będzie wymagało zmiany jeszcze multum nie tylko dokumentów, ale generalnie w różnych obszarach. Dane osobowe jesteśmy w stanie to zrobić, zmiany w umowach z kontrahentami, czyli wszelkiego typu zapisy umowne, różnego typu informacje dla kandydatów do pracy, dla byłych pracowników. My również to obsługujemy. I wspomniany obszar prawa pracy. Jeżeli mamy regulamin pracy czy jakieś różne polityki, nie wyobrażam sobie, żeby wdrożenie procesu sygnalistów nie wiązało się również, i to właśnie robimy ze zmianami chociażby w regulaminach pracy. To są też obszary, które jesteśmy w stanie kompleksowo obsłużyć. To się przekłada na samą obsługę tych zgłoszeń. Czyli jeżeli mamy określone zagadnienie, to jesteśmy w stanie szerokim niejako zespołem, merytorycznie określone zagadnienie omówić. Oczywiście, zaznaczam, podkreślam to z poszanowaniem wszystkich zasad ustawowych, ochrony danych osobowych, poufności itd. Ale niejednokrotnie zdarza się, że rozmawiamy na temat określonego kazusu. Mamy wsparcie z różnych stron. No bo wspomniane chociażby kwestie finansowo-podatkowe u nas są również znakomicie obsługiwane. Zauważyłem ostatnio, że spore znaczenie ma u klientów to, że jesteśmy tym podmiotem zewnętrznym. Czyli ujmę to może tak: nie jesteśmy czasem uwikłani, że tak powiem, w różne wewnętrzne kwestie w różnych organizacjach. Potrafimy na ten problem spojrzeć obiektywnie, z zewnątrz, zachowując dystans, jesteśmy w stanie niejako na zimno dokonać oceny danej sytuacji, danego konkretnego naruszenia. To, myślę, też jest bardzo istotne, żeby tutaj była zapewniona ta bezstronność.
Czyli podsumowując – kompleksowość w ujęciu takim, że dostarczamy zarówno tę część prawną zmian regulaminów, umów i tak dalej, jak i nadzorujemy to wdrożenie części IT. Więc to wszystko jest w pakiecie. Kompleksowość w rozumieniu szerokiego zespołu specjalistów, prawników, którzy po prostu zęby zjedli na umowach, regulaminach RODO itd. No i ta kompleksowość, po trzecie chyba w rozumieniu takim, że wdrożenie, ale nie zostawiamy tego klienta z wdrożeniem tylko na życzenie oczywiście, opiekujemy się tym systemem w przyszłości. Więc ten temat może być totalnie zdjęty z takiej organizacji.
I szybkość, szybkość, szybkość, szybkość.
Szczególnie w tym gorącym okresie. No dobrze, więc my zachęcamy do kontaktu, do wypełnienia krótkiego formularza kontaktowego na dedykowanej stronie. Link znajduje się w opisie do tego odcinka, do tego nagrania. A ja Tobie bardzo dziękuję za to spotkanie, za to myślę pierwsze spotkanie w tym temacie. Zobaczymy jak ten temat będzie się rozwijał. Powodzenia w tych najbliższych projektach, bo tej pracy podejrzewam jest dużo, ale będzie jeszcze więcej, im bliżej września. Jeszcze raz dzięki i wszystkiego dobrego.
Dziękuję. Do zobaczenia.
Dzięki.
Jeśli zajmujesz się zawodowo podatkami – w szczególności prowadzisz biuro rachunkowe, jesteś doradcą podatkowym lub radcą prawnym bądź adwokatem – dołącz do Klubu Dzień Dobry Podatki.
Klub to abonament na comiesięczne szkolenia „Dzień Dobry Podatki” oraz forum dyskusyjne, na którym codziennie wspieramy się w pracy z podatkami.
Sprawdź więcej szczegółów TUTAJ.