Transkrypcja

Adam Bartosiewicz: Dzień dobry, cześć! Witam w kolejnym odcinku serii podcastów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur. Dzisiaj zaprosiliśmy do naszego studia gościa. Jest ze mną Ewelina Jędras, doradca podatkowy, Tax Manager w zespole podatkowym Netto Polska. Ten zespół przy wdrażaniu KSeF-u realnie zarządza całym tym procesem, koordynując pracę działów podatkowego, finansowego, IT i biznesu. Cześć Ewelino i bardzo dziękuję, że zgodziłaś się przyjąć zaproszenie do rozmowy o wdrożeniu KSeF-u w firmie.

Ewelina Jędras: Cześć Adam, dzień dobry państwu. Bardzo się cieszę, że mogę się z państwem przywitać w takich okolicznościach. Także bardzo dziękuję za zaproszenie do podcastu. Jest mi bardzo miło i bardzo chętnie podzielę się swoimi doświadczeniami.

Dziękuję Ewelino. Obserwowałem twoje wpisy na mediach społecznościowych, w których pisałaś o wyzwaniach związanych z wdrożeniem KSeF-u z perspektywy takiego wewnętrznego działu podatkowego. No nie ukrywam, że temat mnie zainteresował, nie ma dużo takich materiałów, a sprawa jest niewątpliwie ciekawa, bo myślę, że zupełnie inaczej wyglądają kwestie wdrożeniowe właśnie z perspektywy takiego działu wewnętrznego. Więc właśnie o tym chciałbym dzisiaj z tobą porozmawiać. No i tak zacznijmy od pierwszego pytania. Nagrywamy ten podcast w połowie stycznia, KSeF za pasem, no to pierwsze pytanie: czy jesteście gotowi?

To jest bardzo dobre pytanie, ale też wbrew pozorom trudne i nie ma tutaj jednej odpowiedzi. Zależy bardzo dużo od perspektywy. Netto jako stosunkowo duża organizacja, no jest objęte już tym obowiązkiem od początku lutego, nie od kwietnia. Także no jeżeli zastanowimy się czy 1 lutego wystawimy faktury ustrukturyzowane, to odpowiedź brzmi tak. Każdy klient, który zrobi zakupy w sklepie od 1 lutego i zgłosi żądanie wystawienia faktury, poda NIP przy kasie, otrzyma fakturę za pośrednictwem KSeF-u. Natomiast dla mnie ten projekt KSeF to nie jest projekt typu „go-live” i koniec. Tak naprawdę bardzo, bardzo dużo pracy czeka nas już po starcie systemu. Dlatego że nie wszystko da się przetestować, nie wszystko da się przewidzieć i będziemy po prostu bardzo dużo pracować jeszcze po 1 lutego, po wejściu w życie obowiązków związanych z KSeF-em. Będziemy monitorować procesy i na pewno je dostrajać. I z tego, z tej perspektywy patrząc, no nie mogę powiedzieć, że nie jesteśmy gotowi, natomiast dużo pracy przed nami. I niestety też dla mnie mogę powiedzieć, że jest to z punktu widzenia organizacji jest to jednak krok wstecz. Dlatego że na ten moment, jeżeli chodzi o obieg dokumentów, o obieg faktur, mamy bardzo dojrzałe procesy, bardzo dobrze działające i zautomatyzowane. Natomiast po wejściu w życie KSeF niestety będziemy musieli wrócić do manualnej pracy.

No to ciekawe, ciekawe spostrzeżenie. No zakładam oczywiście, że pewnie u każdego przedsiębiorcy, niezależnie od tego czy w obowiązkowy KSeF musi wejść od 1 lutego, czy od 1 kwietnia 2026 roku, ten proces prawdopodobnie nie skończy się z tą datą, bo myślę, że chyba nie będzie podmiotu, który nie będzie musiał dostrajać tych procesów. No bo jednak jest tak, że nie ma możliwości ich przetestowania wcześniej i tak naprawdę dopiero wejście w życie tego systemu pokaże nam, jak te procesy działają. Natomiast zaciekawiło mnie to co powiedziałaś przed chwilą, że z waszego punktu widzenia KSeF to jest krok wstecz. To jak to rozumieć? Przecież reklamowano nam KSeF, że to generalnie rozwiązanie, które organizacyjnie wprowadza nas w przyszłość, które ma ułatwić wiele kwestii, a ty mówisz, że to z perspektywy waszej organizacji krok wstecz. To o co chodzi?

Tak, z perspektywy naszej organizacji i myślę, że niejednej dużej organizacji, to jest krok wstecz. Dlatego że przy takim wolumenie transakcji i dokumentów, który my mamy, no wszystko było zautomatyzowane. Nie potrzebowaliśmy tego bodźca z zewnątrz, żeby zacząć automatyzować pewne procesy, to od zawsze zautomatyzowane było. I te procesy były dojrzałe i naprawdę dobrze działały. Natomiast no teraz musieliśmy sobie te procesy dość mocno przeorganizować tak, żeby się dostosować do nowych obowiązków. I nie wiem czy w ogóle da się na ten moment mieć w pełni zautomatyzowane procesy, które obsłużą to co nas czeka w 2026 roku. Dlatego że w związku z tym, że jest to okres przejściowy i będziemy funkcjonować tak naprawdę w dwóch, trzech, kilku różnych modelach obiegu faktur, musimy obsłużyć dużo scenariuszy. I tych scenariuszy no nie da się wszystkich zautomatyzować. Mogę tutaj podać przykład. Załóżmy, że mamy dostawcę, z którym współpracujemy od lat. On wystawia nam fakturę w uzgodniony sposób, wysyła nam ją mailem na skrzynkę pocztową, którą sobie ustaliliśmy. My tą fakturę otrzymujemy, księgujemy, płacimy, wszystko działa dobrze. No i teraz po od lutego taki dostawca no może nam wystawić fakturę ustrukturyzowaną, ale może mieć obawy. No słyszał, że mamy okres przejściowy, wie, że różne podmioty zapowiadają, że no nie do końca jeszcze w tym okresie przejściowym wszystko będą miały gotowe. Nie jest przekonany czy my tą fakturę otrzymamy, a czy jeżeli ją otrzymamy to ją na czas przeprocesujemy i czy on dostanie płatność na czas. No i na przykład może dojść do wniosku taki dostawca, że okej on nam wystawił fakturę ustrukturyzowaną, bo taki miał obowiązek, ale na wszelki wypadek wygeneruje sobie jeszcze PDF-a, bo jego oprogramowanie na to pozwala, i takiego PDF-a wyśle nam w dotychczasowy, uzgodniony sposób. To prowadzi do sytuacji, w której tak naprawdę jedną dostawę mamy udokumentowaną podwójnie. Co do zasady jednym dokumentem, ale on trafia do nas dwa razy, w dwóch różnych formatach, dwiema różnymi ścieżkami. Sprawa się jeszcze bardziej skomplikuje, jeżeli na przykład ten dostawca zrobi to na przełomie miesiąca i jedną fakturę otrzymamy w jednym miesiącu, a drugą w kolejnym. Bo może się też tak zdarzyć. No i to jest sytuacja problematyczna, bo potrzebujemy mieć system, który będzie w stanie po pierwsze rozpoznać, że to jest ta sama dostawa, ta sama faktura, tylko w dwóch różnych formatach i system, który będzie potrafił prawidłowo taką fakturę zaewidencjonować z poprawną datą otrzymania na przykład, z odpowiednim znacznikiem JPK, no i w odpowiednim okresie z punktu widzenia rozliczania VAT-u.

Tak, rozumiem. Myślę, że masz sporo racji. Niezależnie od tych wątków, które teraz tutaj poruszamy, to powiem szczerze, że myślę, że trochę za mało mówi się o tym, że to tak zwane fazowanie KSeF-u, czyli wprowadzenie obowiązków wystawiania faktur ustrukturyzowanych w różnych terminach dla różnych podmiotów, będzie chyba powodować też to, że no inny będzie KSeF w pierwszych dwóch miesiącach jego obowiązywania, inny będzie KSeF w trakcie 2026 roku, a jeszcze inny będzie od stycznia 2027 roku. I tak jak mówisz, że być może nie byłoby konieczności przygotowywania się na różne procesy i warianty, gdyby tego fazowania w ramach KSeF-u nie było. Gdyby wszyscy weszli w obowiązek od jakiejś daty, no to nie trzeba by się było zastanawiać, czy od tego kontrahenta to ja dostanę fakturę w KSeF-ie, czy dostanę ją mailem, czy jeżeli ja jej jeszcze nie mam, to dlatego, że wpadła gdzieś nie wiem do jakiegoś spamu, bo on ją wysłał normalnie, a może dane są nieprawidłowe i on ją wystawił w KSeF-ie, ale ja jej nie znajduję w KSeF-ie. No i to wszystko prowadzi mnie do takiej konstatacji, że ten 2026 rok to będzie taki rok totalnej niepewności chyba i to nie tylko w związku z tym, że system w ogóle wystartuje i wszyscy się zastanawiamy, jak on wystartuje, ale dlatego że tak naprawdę będą trzy różne KSeF-y można powiedzieć, tak w 2026 roku i nie do końca będziemy wiedzieć, w którym jesteśmy z konkretnym kontrahentem. Nie wiem czy zgadzasz się z takimi twierdzeniami, czy może są za ostre?

Jak najbardziej się zgadzam. No u nas rzeczywiście największa trudność nie polega na tym, żeby wystawiać faktury ustrukturyzowane, bo to jest stosunkowo proste, tak. Oczywiście wymaga przygotowania, no ale z tym się liczyliśmy. Największa trudność będzie na pewno w obsłudze tych wielu scenariuszy i fakcie, że no po prostu im więcej jest wariantów, tym trudniej cokolwiek zautomatyzować. A w naszej organizacji niewiele rzeczy do tej pory działo się manualnie i wolelibyśmy tego unikać z uwagi właśnie, tak jak mówiłam, na wolumen transakcji i dokumentów. Dlatego że my rocznie wystawiamy około 4 miliony faktur, otrzymujemy około miliona. Raportowanie jest bardzo skomplikowane, nasze JPK nie przechodzą przez bramkę ministerstwa, bo ona ma tam chyba ograniczenie do 100 megabajtów, a są większe. Pozostałe struktury JPK są gigantyczne i Excel ich nie otwiera. Trzeba mieć zakładam, że administracja skarbowa ma jakieś oprogramowanie, które to otwiera, my nie mamy, więc my generujemy te pliki, ale ich nie otwieramy, bo mają tyle linii.

Może nie mają i może was nie kontrolują po prostu w związku z tym. Możliwe. Może to jest złoty graal. Rób tak duży JPK, żeby nie można ich było otworzyć.

Może jest to w jakiś sposób, no trudno mi powiedzieć. Tak czy inaczej no nie jestem w stanie ręcznie dopisać niczego w pliku, który mi się nie otwiera. Zresztą nawet gdyby mi się otworzył, to tak jak mówię, tych linii jest tak dużo, że to jest niemożliwe. I teraz no nie mając zautomatyzowanych procesów, automatycznych rozwiązań, manualna praca to jest po pierwsze ogromne pole do błędów, no po drugie tak naprawdę zupełnie nieefektywny i bardzo mało optymalny sposób załatwienia sprawy. Także no staramy się tego unikać, a w tym okresie przejściowym nie da się tego uniknąć. Będzie po prostu zbyt wiele wariantów do obsłużenia.

No to życzmy sobie tego, żeby ten 2026 rok skończył się jak najszybciej i miejmy nadzieję, że od 2027 roku będzie już jeden KSeF. Chociaż pewnie biorąc pod uwagę, że ViDA i unijne faktury w perspektywie to może wcale tak nie będzie, ale na razie może zostawmy ten wątek. Natomiast chciałbym ci zadać inne pytanie. No tak jak już wspomniałaś, jesteście dużą organizacją, organizacją, która większość tych procesów miała zautomatyzowaną, ale tak się zastanawiam, kiedy zaczęliście myśleć o KSeF-ie, kiedy zaczęliście się do niego przygotowywać? Od jak dawna jesteście w tym procesie?

Długo, bardzo długo, bo prawie trzy lata. Zaczęliśmy na początku 2023 roku, w pierwszym kwartale, mając wtedy na uwadze projekt jeszcze projekt ustawy, która weszła w życie w czerwcu 2023 roku. Tamta ustawa przewidywała uruchomienie KSeF 1 lipca 2024 roku, więc bardzo optymistycznie wtedy podchodziliśmy do tematu, sądząc że w zasadzie no mamy ponad rok na przygotowanie. I tak naprawdę zaangażowaliśmy się wtedy bardzo w przygotowania do KSeF-u. Pierwsze półrocze 2023 to były rozmowy, to było szukanie partnerów biznesowych, dlatego że Netto generalnie funkcjonuje głównie na SAP-ie i od początku pomysł był taki, że no nie będziemy tworzyć własnego oprogramowania, które będzie się z KSeF-em komunikować, że szukamy integratora, szukamy gotowego rozwiązania na rynku, które nas z tym KSeF-em połączy. Czyli innymi słowy, każdy dokument wystawiony w SAP-ie, każda faktura, przez ten integrator zostanie wysłana do KSeF-u i w drugą stronę: wszystkie faktury przychodzące, które trafią do KSeF-u zaadresowane na nas, zostaną przez to narzędzie pobrane do SAP-a. Więc my tak naprawdę już w 2023 roku wybraliśmy takiego dostawcę oprogramowania, zaczęliśmy już wdrażać tą integrację, rozważać różne scenariusze, stworzyliśmy harmonogram prac, mieliśmy pierwsze rozwiązania już, mieliśmy zarezerwowane zasoby. No przygotowywaliśmy się rzeczywiście.

Zapytam może tutaj, jakby KSeF wszedł 1 lipca, to bylibyście wtedy gotowi, jak myślisz?

Myślę, że tak, myślę że tak. Zaczęliśmy w pierwszym kwartale 2023, ustawa była z czerwca, więc w zasadzie wtedy jeszcze była struktura logiczna FA2 z tego co pamiętam i to wszystko, myślę że bylibyśmy gotowi.

I przyszedł początek 2024 roku o ile dobrze pamiętam i tak jak mówisz, wy byliście gotowi na KSeF, ale minister powiedział, że KSeF nie jest gotowy na podatników, prawda? I jak wtedy, był nie wiem, był duży żal, jakieś poczucie straconego czasu, takie mówiąc kolokwialnie wkurzenie, że tyle zrobiliśmy a możemy to wszystko wyrzucić do kosza?

No na początku nie, na początku nie, bo chyba na początku nie było w ogóle wiadomo, że zmienią się przepisy. To znaczy wydawało nam się, że wszystko to co zrobiliśmy, to my jeszcze wykorzystamy. Czyli w zasadzie wydawało się na początku, że to jest dobra wiadomość. Z tego co kojarzę, to minister powiedział na konferencji, że przyczyną odroczenia KSeF jest niestabilność systemu, która miałaby się przełożyć po prostu na niestabilność obrotu gospodarczego, mogła być zagrożeniem dla obrotu. Więc jako taką oficjalną przyczynę odroczenia terminu, przynajmniej takie było moje rozumienie, ministerstwo podawało jednak te problemy związane z oprogramowaniem i z infrastrukturą, a nie problemy z przepisami jeszcze wtedy. Więc nam się wydawało, że to co zrobiliśmy jeszcze nam się przyda, a po prostu mamy więcej czasu. No i w zasadzie to jest dobra wiadomość, tak. No bo czas jest zawsze cenny i jeżeli ma się go więcej niż mniej, to lepiej. Szczególnie że przygotowywaliśmy się równolegle też do wdrożenia systemu kaucyjnego na przykład. Także jak zawsze mamy kilka dużych projektów równolegle. I dla mnie to był taki sygnał, okej możemy na chwilę odwiesić, zawiesić KSeF, skupimy się teraz na systemie kaucyjnym, a później wrócimy do prac.

Widzę, że być może mamy kolejny temat do rozmowy w przyszłości, czyli system kaucyjny w VAT-ie i czy on działa, czy on nie działa, albo jak sobie z nim poradzić. Ale to może na inną rozmowę temat myślę, że pewnie też interesujący.

Pewnie tak, chociaż też trudno powiedzieć czy na inną. No na pewno jest to przykład takiego obszaru, w którym rynek wciąż jeszcze szuka tego wspólnego języka i KSeF tutaj nie pomaga. Co mam na myśli? No w strukturze logicznej FA3 nie mamy dedykowanego pola na kaucję. Tak, kwoty kaucji. No tak, wciąż nie wiadomo gdzie je ewentualnie wykazywać. Dokładnie. No praktyka jest bardzo różna mimo tego, że przecież system kaucyjny funkcjonuje od początku października, a też przecież no przedsiębiorstwa się do niego przygotowywały wcześniej, tak żeby jednak na tego 1 października rozwiązania mieć gotowe. Fakt, że no nie wszyscy weszli do systemu kaucyjnego w terminie, niektórzy byli troszkę spóźnieni. No ale nie zmienia to faktu, że te praktyki na rynku są bardzo różne i wydaje mi się, że to co obserwujemy przy systemie kaucyjnym, będziemy podobne zjawiska obserwować przy KSeF-ie. Bo dzisiaj mamy tak, że jeżeli chodzi o kwotę kaucji, to niektórzy dostawcy nam ją dokumentują osobnym dokumentem, jakąś notą księgową, która przychodzi zupełnie osobno i niezależnie od faktury. Inni dokumentują kaucję na fakturze w tej tabeli, w której mamy mamy towary. Więc w linii gdzieś tam pod towarem ze stawką ZW, NP, 0%. Tu jest bardzo różnie. No ale niestety no przy użyciu takiej stawki wchodzi nam to później do podsumowania i jednak ta wartość netto a nie powinna, a nie powinna dokładnie. Ale tak się dzieje i też rozumiem dlaczego. Tak no bo to też te opakowania pewnie dostawcy mają gdzieś na stanach i chcą, żeby to zeszło, a jak się wpisze w uwagach kaucja 8 zł no to to nie schodzi ze stoku. Wygoda jednych jest problemem drugich, prawda? Dokładnie.

Wróćmy może do KSeF-u. Byliśmy przed tymi dygresjami na etapie, w którym myśleliście, że wszystko jest fajnie i że dostajecie bonus w postaci dodatkowego czasu. Zawieszacie projekt, a nagle chociaż może nie nagle, ale stopniowo okazuje się, że ten KSeF będzie się zmieniał, prawda?

Dokładnie. I to jest ta zła wiadomość. Wydawało się, że odroczenie terminu będzie dla nas oznaczało więcej czasu na przygotowanie. No i teraz dla mnie czas na przygotowanie to jest okres od momentu, kiedy ja znam treść przepisów, do których muszę się przygotować, znam rozwiązania techniczne, mam udostępnione API, mam udostępnioną schemę, znane są mi rozporządzenia, do których muszę się stosować. I od tego czasu, kiedy ja to już wszystko wiem, to mam czas na przygotowanie. To jest dla mnie czas na przygotowanie. To może przypomnijmy tutaj od kiedy API stabilne jest dostępne? Och, to trudne pytanie, od listopada? Nawet nie wiem czy nie od grudnia. Rozporządzenia – grudzień. Schema FA3 – też grudzień. FA3 przepraszam, FA3 to troszkę wcześniej. Troszkę wcześniej, no ale chociaż powiem tak, no zastanawiam się ile zmian w FA3 będzie musiało nastąpić po wejściu w życie KSeF-u, kiedy zaczną te wszystkie dziury i luki wychodzić, które trzeba będzie w schemie łatać. Bo moim zdaniem trochę ich będzie. No ale tutaj to może przejdźmy właśnie do tego tematu, bo mówiliśmy tutaj o czasie. No i tutaj można zaobserwować od dłuższego już zresztą okresu takie komunikaty ze strony Ministra Finansów, ze strony administracji skarbowej, że czasu było wystarczająco dla podatników i oni mogli się spokojnie przygotowywać. No to jak możesz to ocenić z perspektywy osoby, która realnie ten KSeF próbuje wdrożyć w dużej firmie? Było wystarczająco czasu z waszej perspektywy, czy czy tego czasu było bardzo mało?

Dla nas tego czasu było bardzo mało. Wydaje mi się, że nie tylko dla nas. No jak obserwuję to co się dzieje w ostatnich miesiącach, to jednak tych głosów z rynku i to od wszystkich, i od małych przedsiębiorców, od średnich i od dużych są głosy, że no czasu było mało, są pytania o odroczenie terminu wejścia w życie KSeF-u. I to są pytania cały czas jeszcze aktualne. Znaczy ja wiem, że Ministerstwo twierdzi, że takiego odroczenia nie będzie i się spodziewam, że nie będzie. I na ten moment no też raczej byśmy nie chcieli takiej zmiany na ostatnią chwilę. Natomiast patrząc nawet na interpelacje poselskie, no to Ministerstwo Finansów w grudniu było wielokrotnie pytane o możliwość przesunięcia tego terminu. I rzeczywiście tutaj argumentacja ze strony Ministerstwa jest taka, że tego czasu było dużo, ponieważ ten temat KSeF-u rzeczywiście jest obecny no od kilku lat, od 2022 roku, kiedy mamy kiedy był KSeF 1.0 ten fakultatywny. Później były konsultacje przepisów i tak dalej. I faktycznie ten temat od kilku lat jest obecny w przestrzeni i u przedsiębiorców. Natomiast no sam fakt dyskutowania o tym, to jeszcze nie jest w żaden sposób dla mnie platforma do tego, żeby się móc realnie przygotować. No bo to przygotowanie nie polega na oswojeniu się z tematem i zrozumieniu idei funkcjonowania KSeF-u, tylko no polega tak naprawdę na wprowadzeniu realnych rozwiązań, głównie technicznych i opartych o oprogramowanie. Oczywiście popartych procesami, procedurami i tak dalej, to wszystko też jest ważne. Natomiast takim chyba najważniejszym aspektem jest jednak no stworzenie tutaj rozwiązań IT, które będą działały i które pozwolą na odbieranie i na wystawianie faktur ustrukturyzowanych. I na to było w mojej ocenie niewiele czasu.

No tak, bo tutaj myślę że nie wiem, mój pogląd jest taki, że KSeF to naprawdę nie jest kwestia przepisów, albo w bardzo dużej albo w bardzo małej mierze to jest kwestia przepisów, a to jest przede wszystkim kwestia rozwiązań technicznych i organizacyjnych. A ciężko budować te rozwiązania techniczne i organizacyjne w momencie, w którym nie są znane jeszcze szczegóły po drugiej stronie, szczegóły tego systemu jak on ma funkcjonować. No bo to prawda, że przepisy zostały uchwalone już dosyć dawno temu, no ale tak jak mówiłaś, no z waszej perspektywy nie ma innej opcji jak tylko działanie poprzez różnego rodzaju integracje. A jak budować integrację, jeżeli nie ma API? Stabilnej wersji API, a tak jak już mówiliśmy, ta stabilna wersja API chyba była w drugiej połowie listopada albo na początku grudnia, no to tego czasu mamy bardzo mało.

Mało, jak najbardziej mało. W takiej organizacji jak nasza wprowadzenie zmian w systemach naprawdę musi być przemyślane i ono jest czasochłonne i angażuje tak naprawdę bardzo duże zasoby. Dlatego że jeżeli na przykład ja bym chciała zgłaszam w organizacji, że jest nowy projekt rozporządzenia w sprawie na przykład JPK_VAT i potrzebujemy mieć nowe pole w SAP-ie, w którym będziemy mogli oznaczyć faktury tak, aby w JPK_VAT mieć odpowiednie znaczniki, no to ja potrzebuję się skontaktować z działem IT w naszej firmie, który zbierze ode mnie wymagania, dowie się ode mnie dokładnie czego my potrzebujemy. No ale ja potrzebuję tego od strony raportowania, ale ktoś to musi wystawiając fakturę czy księgując fakturę, czy przychodzącą czy wychodzącą, ktoś to musi ten znacznik już tam uwzględnić. Więc potrzebujemy do takich rozmów zaprosić też księgowość, nie tylko podatki. Musimy się spotkać z IT polskim, musimy się spotkać z IT duńskim, bo jesteśmy częścią duńskiej grupy. Bardzo wiele procesów mamy scentralizowanych na poziomie grupy, więc my nie możemy sobie tutaj lokalnie w Polsce takich zmian wprowadzić sami. Może się okazać, że na przykład taka zmiana w systemie będzie powodować jeszcze konieczność zmiany na przykład w oprogramowaniu od zewnętrznego dostawcy, bo mamy takie oprogramowania też. Na przykład oprogramowanie kasowe u nas jest oprogramowaniem od zewnętrznego dostawcy, więc wtedy musimy no skomunikować się z tym dostawcą, uzgodnić z nim zakres zmian, uwzględnić też jego terminy, bo nie wiadomo kiedy będzie taki dostawca mógł to dla nas zrobić. Bardzo często jest tak, że taka zmiana systemowa może wpłynąć na zmianę jakiejś procedury, a jak jest procedura wewnętrzna to ja na przykład potrzebuję mieć jeszcze zgodę audytu wewnętrznego na zmianę tej procedury, a jeszcze może się okazać, że będę potrzebowała mieć opinię działu prawnego na przykład, czy my jesteśmy compliant. Więc no…

A potem ktoś to jeszcze musi wszystko wykonać, nie? Bo tu na razie jesteśmy tylko na etapie planowania.

Jak najbardziej. No i wszystko to jeszcze spiąć i nadzorować. Więc do każdej takiej zmiany no potrzebujemy też do większości, no do tych drobnych nie, ale do większości zmian potrzebujemy mieć jeszcze project managera czy project ownera, który będzie taką zmianę później koordynował. No i też upewniał się, że ta zmiana nie wpłynie nam na inne kwestie. Dlatego że przy takich złożonych procesach jakie my mamy, jest naprawdę bardzo nietrudno o efekt domina. I czasami wydaje się, że my jakąś zmianę przeprowadzamy lokalnie i że to jest zmiana kosmetyczna, a później okazuje się, że wysypały się w innym miejscu mapowania czy procesy, bo ta nasza kosmetyczna zmiana jednak miała dużo większy wpływ na organizację niż nam się wydawało.

No to prawda. A pojawił nam się tutaj teraz w rozmowie wątek takiego też testowania. To powiedz proszę z waszej perspektywy, bo Ministerstwo przecież wielokrotnie też twierdziło, że podatnicy dostali bardzo dużo czasu na testowanie KSeF-u i kto chciał, to mógł sobie KSeF przetestować i mógł być gotowy poprzez te testy. Powiedz proszę jak wygląda to z perspektywy twojej organizacji. Czy te testy były możliwe, czy próbowaliście je przeprowadzić w jakikolwiek sposób, czy czy jednak tych testów tak naprawdę nie było jak zrobić z technicznego punktu widzenia właśnie?

No to tak mając na uwadze to co przed chwilą powiedziałam, że wdrożenie jakiegokolwiek nowego rozwiązania zazwyczaj wiąże się jednak z zaangażowaniem dużych zasobów i ludzkich i finansowych, czasowych. Więc no fakt funkcjonowania KSeF 1.0 w kontekście wdrożenia KSeF 2.0 czy jakichkolwiek testów dla nas nie był absolutnie obszarem, który mógłby nam pomóc we wdrożeniu KSeF 2.0. Natomiast jeżeli chodzi o KSeF 2.0 i to co tak naprawdę wdrażamy, no to my jesteśmy cały czas w fazie testów od kiedy one są możliwe. Czyli od kiedy mamy nową schemę, od kiedy mamy przepisy, no czyli tak naprawdę mówimy o ostatnich kilku miesiącach. Natomiast to nie jest dużo czasu, bo te testy one oczywiście są bardzo ważne i nawet mogę się podzielić historią z dzisiaj, kiedy jeden z dostawców wystawił nam fakturę w środowisku testowym. Oczywiście Ministerstwo zachęca żeby wystawiać na fikcyjne dane, no bo rzeczywiście to środowisko testowe jest testowe, ale generalnie tak naprawdę możemy wystawić komuś fakturę i on ją odbiera. No i dostawca bez uzgodnienia z nami, ale oczywiście nie mamy o to żalu, wystawił nam fakturę, i nawet dziękujemy bo dzięki temu dowiedzieliśmy się, że niektóre faktury wpływają do nas podwójnie. Dostawca wystawił fakturę, w której odbiorcą jest jako podmiot 2 Netto i podał NIP Netto, ale jako podmiot 3 podał adres naszego magazynu, do którego miała być potencjalnie zrealizowana ta dostawa. Tam podał też NIP Netto. No i spowodowało to to, że ta faktura przyszła do nas dwa razy, bo dwa razy był nasz NIP i dwa razy została zaksięgowana w systemie. Gdyby nie te testy, to byśmy oczywiście o tym nie wiedzieli i no pewnie byśmy się na to nie przygotowali. Dzisiaj to jest ten system, w którym została ta faktura zaksięgowana, to jest oczywiście środowisko testowe, więc nic się nie stało. Natomiast po 1 lutego, po 1 lutego taka faktura zaksięgowałaby się u nas normalnie w środowisku produkcyjnym. Dlatego takie testy są oczywiście potrzebne.

A mam rozumieć w związku z tym, że do testów korzystacie z narzędzi udostępnionych przez ministerstwo i prowadzicie testy między innymi czy tylko w ramach tego środowiska testowego? Czy może stworzyliście sobie jakąś własną przestrzeń wewnętrzną, w której symulujecie KSeF i testujecie jak to wygląda?

Korzystamy ze środowiska testowego udostępnionego przez Ministerstwo Finansów.

Okej. To kontynuując może ten ten wątek procesu, no bo tak naprawdę ciągle rozmawiamy o tym procesie przygotowania się, no to powiedz proszę, od czego w ogóle zaczęliście ten proces? No wiem, że u dużej części przedsiębiorców takim pierwszym elementem procesu musi pierwszym elementem przygotowania do KSeF-u, no powinno być jakieś zmapowanie procesów związanych z obiegiem dokumentów. Wy też od tego zaczęliście, czy czy może od czegoś innego jednak?

Jeżeli chodzi o obieg dokumentów, to u nas są to procesy od dawna dość dobrze zmapowane. I powiedziałabym nawet, że mamy tutaj dość dość taką właśnie dużą dojrzałość procesową. I to trochę się pokrywa z tym co mówiłam na początku, że właśnie no te procesy niestety musimy trochę pozmieniać i dlatego to jest ten ten krok wstecz. Ciężko powiedzieć tak naprawdę od czego my zaczęliśmy. U nas bardzo wiele rzeczy zadziało się równolegle. I zaczęliśmy pracować też rzeczywiście jest tak, że za różne obszary odpowiedzialne są różne zespoły, więc my uruchomiliśmy no wszystkie te ścieżki tak naprawdę naraz. I i różne zespoły, te odpowiedzialne za IT development, te za kwestie merytoryczne, prawne, podatkowe i tak dalej, audytowe wewnętrzne, wszystko to się trochę zadziało równolegle i i wydaje mi się, że no nie można powiedzieć, że od czegoś zaczęliśmy. Natomiast od początku na pewno największy fokus u nas był jednak na faktury sprzedażowe. Tych faktur sprzedażowych mamy dużo więcej, tak jak już wspomniałam, około 4 miliony rocznie. Więc no jest to sporo więcej niż faktur przychodzących. Zdecydowana większość tych faktur to są sklepowe.

A to muszę powiedzieć, że jestem jednak trochę zdziwiony, no bo jak tak myślałem sobie czy wyobrażałem sobie was jako jako sprzedawcę, no to obstawiałem jednak, że tych faktur sprzedażowych niekoniecznie będzie aż tyle, no bo jednak kojarzę waszego typowego klienta jednak jako jako konsumenta. A jednak mówisz, że dużo więcej jest faktur sprzedażowych, waszych sprzedażowych i widzisz tutaj jednak główne wyzwanie dla was po stronie faktur sprzedażowych. No to to jest ciekawe co mówisz, nie spodziewałem się.

Wbrew pozorom tak, tych faktur w sklepach jest wystawianych dosyć dużo. Ale o tej mówiąc o liczbie 4 miliony, no mam tutaj też na myśli te faktury wystawiane dla tak zwane faktury imienne dla klientów nie biznesowych, B2C.

A tak z ciekawości, macie już decyzję czy będziecie fakturować B2C w KSeF-ie? Podejrzewam, że chyba tak, co?

Nie będziemy.

Nie będziecie? O, jednak! No to znowu się pomyliłem. W takim razie pociągnijmy może ten wątek, mówisz właśnie że że główne wyzwanie to będą faktury sprzedażowe, to jakie tutaj widzicie problemy, zagrożenia, wyzwania właśnie?

Powiem tak, no faktury sprzedażowe może nie będą o tyle wyzwaniem, to znaczy obsługa procesu tak po nowemu tych faktur sprzedażowych od strony IT to nie jest dla nas takie duże wyzwanie. Myślę, że porównywalne do tych do tego związanego z fakturami przychodzącymi. Dlaczego mamy na to największy fokus? No dlatego że jednak zakładamy, że klient no nie przychodzi po nas do nas po doznania systemowe, tylko przychodzi do nas po zakupy i chcielibyśmy, żeby jak najmniej odczuł zmianę procesu. To po pierwsze. Po drugie, no żeby jednak ta elastyczność z naszej strony była taka, żeby klient mógł te zakupy komfortowo zrobić i faktycznie otrzymać taką fakturę jakiej oczekuje. No sami też jako pracownicy występujemy często po drugiej stronie, po stronie często jesteśmy klientami. Jesteśmy na przykład w delegacjach czy na wyjazdach, jesteśmy na stacji benzynowej, tankujemy, więc wyobrażamy sobie z czym mierzy się klient. Bardzo dobrze to rozumiemy i rozumiemy, że brak dodatkowych informacji na fakturze, której klient już nie otrzyma do ręki tak jak do tej pory, a będzie musiał ją znaleźć w KSeF-ie, no to jest to bardzo duże wyzwanie dla klienta. Więc z jednej strony chcielibyśmy mieć taki proces i będziemy mieli takie rozwiązanie, które sprawi, że klient będzie mógł na takiej na takiej fakturze wszystkie dodatkowe informacje, których oczekuje, żeby takie się tam znalazły. A z drugiej strony zależy nam, żeby ten proces w samym sklepie przebiegał sprawnie. Bo jeżeli chodzi o faktury przychodzące, to my możemy sobie procesować nawet godzinami, a może i nawet całą dobę, jeżeli będzie taka potrzeba i z punktu widzenia sprzedawcy nie ma to tu żadnego znaczenia. Ostatecznie tą fakturę sobie przeprocesujemy i zapłacimy. Natomiast wszystko to co dzieje się w sklepie, no klient nie ma czasu stać przy kasie i czekać i nie mamy czasu się zastanawiać jak to obsłużyć i procesować to dłużej niż niż dosłownie chwilę. Jesteśmy też w pod tym względem w trudniejszej sytuacji niż niż detaliści wielkoformatowi, w których na przykład są stanowiska obsługi klienta i gdzie klient zawsze z jakimś paragonem z kasy może podejść, może tą sytuację wyjaśnić, może od razu poprosić o korektę i tak dalej. U nas takiego stanowiska nie ma, u nas cała obsługa klienta jest przy kasie, więc zupełnie nie ma tam przestrzeni na to, żeby coś poszło nie tak.

Ale z tego co mówisz zakładam, że będziecie chcieli zapewnić klientom możliwość otrzymania faktury w zasadzie natychmiast czy niezwłocznie w momencie dokonania przez nich zakupu. I i przepraszam i tak i nie, okej. To znaczy zakładam, że no jeśli KSeF będzie działał to tak, a jeśli KSeF nie będzie działał, no to pewnie nie, bo się nie da. Ale też ciekawe jest to co mówisz, że chcielibyście zapewnić swoim klientom możliwość właśnie jak rozumiem jak najwygodniejszego otrzymywania faktur. Pewnie porozmawiamy sobie jeszcze za chwilę trochę o strumieniowaniu faktur zakupowych, bo ja osobiście uważam, że to też jest bardzo duże wyzwanie. Tylko tak no szczerze mówiąc zastanawiam się nad tym, czy wasi klienci będą na tyle zorientowani, żeby oni na przykład wiedzieli co mają temu kasjerowi powiedzieć, jeżeli będą chcieli dostać fakturę? No bo zakładam, że wasz personel oczywiście będzie przeszkolony w tym zakresie i będzie miał odpowiednią wiedzę na przykład co do pola podmiot trzeci, prawda? Bo pewnie po części o tym mówimy. Ale no przychodzi taki biedny klient i on tylko wie, że chciałby dostać fakturę i jest taki nie bardzo zorientowany. I to moim zdaniem może być duży problem jeżeli właśnie chodzi o tę jakość i szybkość obsługi. No bo to to zawsze czynnik ludzki jest tym najsłabszym ogniwem w procedurach. Albo zazwyczaj jest najsłabszym ogniwem w procedurach. To jak sobie to nie wiem wyobrażacie? To znaczy przepraszam, bo może słowo słowo wyobrażacie nie jest w tym momencie nacechowane w żaden sposób negatywnie, tylko jest jest naprawdę powodowane ciekawością, tak?

No tak, zgadzam się z tobą jak najbardziej, że najsłabszy tutaj jest ten czynnik ludzki. Czyli jeżeli my mamy nieprzeszkolony personel i przychodzi klient i on sam do końca nie wie co wie, co by chciał na tej fakturze, no to ryzyko, że ona nie zostanie poprawnie wystawiona jest bardzo wysokie. Dlatego nasze rozwiązanie, które my zaproponujemy zaproponujemy klientom, będzie dość mocno elastyczne. To znaczy daje klientowi czas na to, żeby on się zastanowił co on chce dokładnie na tej fakturze. Będzie to polegało na tym, że w zasadzie przy kasie nie zmienia się nic. To znaczy tak jak dzisiaj klient mówił, że chce otrzymać fakturę i podawał NIP, tak to u nas działało, że dostawał paragon z NIP-em. I później mając ten paragon z NIP-em mógł podejść do kierownika sklepu, który wystawiał mu fakturę w sklepie, drukował ją po prostu. Dzisiaj klient otrzyma paragon z NIP-em i na podstawie danych z tego paragonu może zalogować się na naszej stronie internetowej do portalu. Mówiąc dzisiaj, mam na myśli oczywiście okres po od 1 lutego. Jeszcze jeszcze nie dzisiaj. Tak klient otrzyma paragon z numerem NIP, będzie mógł wejść na stronę www.netto.pl, tam będzie dostępny portal do wystawiania faktur, używając danych z paragonu zaloguje się. Poda swój NIP, kwotę brutto, numer paragonu, więc nie musi zakładać żadnego konta, logować się adresem e-mail, po prostu zwaliduje się używając danych z paragonu. Jak już poda te dane zobaczy swoją transakcję, zobaczy co kupił i zobaczy NIP, który podał. Będą tam już uzupełnione dane pobrane z bazy REGON, czyli będzie już uzupełniona nazwa podatnika, jego adres. Gdyby te dane były nieaktualne, klient ma możliwość edycji tych danych. Równolegle w portalu klient może zaznaczyć, że chciałby żeby dodać jeszcze podmiot 3, tak podmiot trzeci. Ma taką możliwość i może podać pełne dane tego podmiotu i ma jeszcze oczywiście możliwość wykorzystania pola, które jest też w strukturze FA3, może jeszcze dodać informacje dodatkowe i w tych informacjach dodatkowych może wpisać co chce. Może wpisać swoje imię i nazwisko, numer departamentu, do którego ta faktura ma trafić, wszystko to co pomoże później prawidłowo tą fakturę w jego organizacji zaewidencjonować, zaksięgować, wszystko to może tam zostać podane. I klient ma kilka dni od daty zakupu żeby w tym portalu te wszystkie zmiany wprowadzić. My te kilka dni czekamy, nie wystawiamy jeszcze faktury w KSeF-ie. Czekamy kilka dni, jeżeli przez te kilka uzgodnionych dni klient nie wprowadzi żadnych zmian, to ta faktura wystawi się po prostu na dane z bazy REGON. A jeżeli klient wprowadzi zmiany i nie chce czekać kilku dni na wystawienie tej faktury, bo na przykład zapłacił z własnych środków gotówką i chciałby jak najszybciej u siebie w organizacji taką fakturę rozliczyć, otrzymać zwrot środków, to może też u nas w portalu zainicjować wystawienie takiej faktury, ona się wtedy wystawi tego konkretnego dnia.

No to ciekawe co mówisz. Myślę że to rozwiązanie na pewno wiele może ułatwić dla tych wszystkich podatników, którzy mają wiedzę, jak można wykorzystywać te pewne dodatkowe opcjonalne fakultatywne pola w strukturze FA3, bo tutaj naprawdę uważam że jest sporo trików, można by nawet użyć takiego określenia, które mogą nam wiele ułatwić. Ale to tak odwracając od razu być może to pytanie i te sytuacje o której mówisz, to jaki macie pomysł na to, jak sobie poradzić z fakturami zakupowymi? No bo tutaj też ten wątek się przewinął przed chwilą, że patrząc na wasze doświadczenia jako kupujących, chcecie tak ułożyć procedury wystawiania waszych faktur, żeby waszym kupującym było jak najwygodniej. Natomiast tutaj od razu nasuwa się pytanie, czy macie jakiś pomysł na radzenie sobie z waszymi fakturami zakupowymi? No w kontekście tego, że na pewno jesteście dużą organizacją, macie konieczność, jeżeli tak mógłbym powiedzieć, no jakiegoś właśnie takiego strumieniowania tych faktur zakupowych, prawda? Przypisywania ich w konkretne miejsca pod konkretne nie wiem rodzaje kosztów i tak dalej. Na pewno macie to dzisiaj świetnie ogarnięte. Natomiast przychodzi obowiązkowy KSeF i nagle potencjalnie wszystkie faktury wpadają do jednego worka. I co? I jak je dzielić? Jakieś pomysły, jakieś rady?

Jest to na pewno bardzo, bardzo istotny wątek. U nas w organizacji działamy jeżeli chodzi o zakupy głównie w oparciu o zamówienia. To znaczy jest bardzo niewiele faktur, które do nas trafiają bez powiązania z jakimkolwiek zamówieniem. Jeżeli na przykład Netto chciałoby kupić u ciebie usługę szkoleniową, żebyś przyszedł i opowiedział pracownikom o tym na czym się świetnie znasz. Może mi się uda. Zgadza się, wciąż jest w Kobylance, więc prawdopodobnie jesteś zweryfikowanym dostawcą, byłeś wtedy. Natomiast jeżeli nie współpracowaliśmy przez te 20 lat, to na pewno będziemy musieli cię powtórnie zweryfikować. Jeżeli nie będziemy mieli do ciebie zastrzeżeń i zgodzimy się na współpracę, to jeżeli ja jestem osobą zamawiającą u ciebie usługę, będę musiała takie zamówienie w systemie stworzyć. Pod to zamówienie będę musiała podpiąć łączącą nas umowę, kontrakt lub jakiekolwiek inne dokumenty na podstawie których my się na tą usługę umówiliśmy i wygenerować numer zamówienia. Jeżeli przeprowadzisz dla nas to szkolenie, to poproszę cię na koniec, żebyś wystawiając fakturę na tej fakturze umieścił nasz numer zamówienia. I teraz tak, sytuacja przed KSeF i po KSeF z tego punktu widzenia niewiele będzie się różnić. Dlatego że wszystkie te faktury dotychczas wpływały u nas do jednego wielkiego worka, czyli na dedykowaną skrzynkę mailową. Prosiliśmy dostawców, tu jest adres mailowy, wyślij nam fakturę z tym numerem zamówienia. I system przeszukiwał tą skrzynkę pocztową w poszukiwaniu numerów zamówień. Niezależnie od tego gdzie dostawca wpisał numer zamówienia, mieliśmy rozwiązanie, które przeszukiwało cały dokument, mimo że faktura nie była ustrukturyzowana, nie było żadnego dedykowanego pola, każda faktura wyglądała inaczej i tak dalej, to system był co do zasady w stanie sobie poradzić z taką sytuacją, wyszukać ten numer zamówienia i podpiąć tą fakturę pod utworzone przeze mnie wcześniej zamówienie. I teraz w momencie, kiedy ta faktura zostaje podpięta pod to zamówienie, ja ją oczywiście muszę zaakceptować, muszę sprawdzić czy jest zgodna z warunkami na jakie się umówiliśmy. Jeżeli ja ją akceptuję, no to ona później jest księgowana i opłacona. I tutaj w zasadzie nic się nie zmieni. To znaczy te faktury, które trafią do nas do KSeF-u, to narzędzie integrujące o którym wspominałam wcześniej, pobierze te dokumenty z KSeF-u oczywiście w formacie XML, ale pobierze nam też PDF-y, żeby później osoba akceptująca taką fakturę mogła ją sobie podejrzeć. No bo jeżeli otworzy takiego XML-a i zobaczy te drzewka, no to zasadniczo trudno będzie sprawdzić czy ta faktura zgadza się z tymi warunkami, które ustaliliśmy i z tym zamówieniem, bo jest no powiedzmy sobie szczerze nieczytelna. Dlatego generuje się do tego XML-a również PDF i jest podpinany pod to zamówienie. I tu wszystko bardzo dobrze działa. Problem jest z fakturami, które nie dotyczą żadnych zamówień. I to są właśnie na przykład faktury z delegacji, z rozliczeń gotówkowych, hotele bardzo często, tak. Jeżeli szczególnie sytuacja jeżeli pracownik opłaca sobie coś sam gotówką, a później oczekuje zwrotu. Dzisiaj było tak, że pracownik dysponował tą fakturą, miał ją w ręku, mógł ją opisać, mógł długopisem napisać tam swoje imię i nazwisko, opisać jakiego dotyczy departamentu, wiedział do kogo ją wysłać. Dokładnie tak, dokładnie tak. A teraz z tego całego worka faktur my sobie zabierzemy te, które mają numer zamówienia, no i w tym worku zostaną nam faktury, które tego numeru zamówienia nie mają. I będziemy musieli je po prostu ręcznie przeglądać i szukać właścicieli tych kosztów.

A myślicie o tym, to znaczy no zakładam że pewnie myślicie, chociaż tutaj zawsze trochę zależymy od dobrej woli naszych dostawców, żeby nie wiem edukować pracowników, jakie dane mają podawać do tego rodzaju faktur właśnie z opcją wykorzystywania tych tych tych pól opcjonalnych?

Jak najbardziej. Będziemy uczulać na to naszych pracowników. No już mamy to w wielu procedurach, czy w procedurach dotyczących właśnie rozliczania wydatków gotówkowych, czy jeżeli chodzi o delegacje, to takie zmiany w procedurach się pojawiły. Planujemy też dla naszych pracowników administracji przeprowadzić webinar, w którym chcemy też poopowiadać właśnie o tym, na jakie scenariusze w ogóle mogą się przygotować. No bo prawda jest taka, że tych scenariuszy może być kilka, tak. Jeżeli pracownik jest w delegacji i on się zatrzymuje w niedużym hotelu, w niedużym mieście, nie jest to żadna sieć, tak. I nie mamy ustandaryzowanego rozwiązania w tym hotelu. Pracownik prosi o fakturę, bo chciałby sobie ten wydatek rozliczyć, no i tak naprawdę może może się spotkać z kilkoma sytuacjami. I o tych sytuacjach na pewno będziemy opowiadać i przygotowywać. No bo prawda jest taka, że może być tak, że właściciel hotelu powie, że no oni nie weszli jeszcze do KSeF-u, bo mamy marzec 2026, wystawi zwykłą fakturę i ją wydrukuje. I pracownik musi być na to przygotowany. Może być tak, że że taka faktura owszem zostanie wystawiona w KSeF-ie, ale na przykład w trybie offline 24 pracownik dostanie jakieś potwierdzenie transakcji z kodem QR, nie będzie wiedział też co z tym kodem zrobić. Może być tak, że hotel wystawi fakturę i powie faktura jest w KSeF, nie mam dla ciebie żadnego dokumentu. I tu jest taka bardzo niebezpieczna właśnie sytuacja, w której taka faktura może być no mówiąc kolokwialnie goła, tak. Że na przykład no ktoś odmówi naszemu pracownikowi możliwości dopisania tam informacji dodatkowych, na przykład imienia i nazwiska, czy departamentu, czy czy jakiegoś numeru referencyjnego, z którym my będziemy mogli później tą fakturę powiązać i ją zidentyfikować, tak. No i taki pracownik wraca z delegacji, no i on ma kilka wydatków i każdy może być inny, tak. Niektóre to mogą być potwierdzenia transakcji, niekt niektóre to będą faktury zwykłe wydrukowane papierowe, niektóre mogą być wydrukowane ale z adnotacją, że w KSeF-ie też jest, bo wystawca wystawił tutaj w KSeF-ie ale jeszcze dodatkowo wydrukował. A może być taka sytuacja właśnie, że pracownik jeszcze no tutaj posiłkujemy się tym, że ten taki dokument w przypadku faktury wystawionej w KSeF-ie, faktury ustrukturyzowanej, w przypadku kiedy nasz pracownik nie nie otrzyma żadnego pokwitowania a płacił na przykład gotówką, no to tutaj w procedurach wprowadziliśmy po prostu oświadczenie. Tak, mamy taki wzór oświadczenia i pracownik musi je uzupełnić, to znaczy oświadczyć, że w takiej wysokości poniósł wydatek, było to tego dnia i na przykład w takim obiekcie, tak. Mając już nazwę wtedy obiektu, datę, kwotę, jesteśmy w stanie sobie z tego worka tą fakturę wyszukać.

Ale to jest dodatkowa manualna praca, prawda, o której mówiłaś, i której chcielibyście unikać. Tutaj tak powiem jeszcze, to znaczy no powiem zapytam, bo zaobserwowałem, że wiele podmiotów posuwa się do wdrażania czy czy zapowiada, że wdrażane będą takie procedury, że w pierwszej kolejności będą procesowane przez nich faktury, które będą miały wypełnione określone oczekiwane przez nich pola dodatkowe. Co co ma być jak rozumiem jakimś dodatkowym bodźcem dla tego sprzedawcy, żeby te dodatkowe pola na fakturze wypełnił, na zasadzie jak nam dacie bardziej bogatą w treść fakturę, to my ją szybciej przeprocesujemy i szybciej dostaniecie kasę, nie? Jest to no jakiś taki z jednej strony można powiedzieć szantaż, tak, ale z drugiej strony no taka trochę marchewka. No na pewno z punktu widzenia dużej organizacji można takie oczekiwanie zrozumieć, no bo te te mniejsze podmioty być może nawet nie mają świadomości tego, bo sami się nie muszą mierzyć z takimi wyzwaniami i często te wymagania mogą im się wydawać no nie wiem no niepotrzebne czy czy zbyt obciążające. No ale pewnie ktoś, kto pracuje w takiej organizacji jak twoja i ma ile, milion faktur zakupowych mówiłaś tak? Rocznie. No no to jak mielibyśmy rozdzielać milion faktur zakupowych manualnie, no to to raz, że to jest masa dodatkowej niepotrzebnej pracy, a dwa to wzrasta wzrasta ryzyko ryzyko błędów. Tak pozostając jeszcze w wątku faktur zakupowych, o jedną kwestię może może cię zapytam. No bo zakładam, że to o czym mówiłaś częściowo jest odpowiedzią na to na to pytanie, bo myślę że w jakiejś mierze zabezpiecza was to przed tym problemem, ale czy spodziewacie się jakiegoś wzmożenia problemu tak zwanych faktur scamowych? No bo jednak KSeF jest takim kanałem, który może ułatwić dostarczanie wam faktur scamowych, jeżeli tak mogę mogę powiedzieć. Na zasadzie, że dzisiaj taką fakturę scamową jakoś trzeba wprowadzić do organizacji, a po wejściu w życie KSeF-u no po prostu korzystając być może z przechwyconych czyichś uprawnień, taką fakturę po prostu można wystawić i ona niejako automatycznie do was trafia, nie? To myślicie też o tym? No zakładam, że ten przyjęty schemat czy ta przyjęta procedura wymagająca powiązania większości faktur zakupowych z zamówieniem po części jest na to odpowiedzią, ale z drugiej strony wiemy przecież, że te faktury scamowe często są wystawiane na stosunkowo drobne kwoty, bo bo chodzi o efekt skali w tym przypadku, nie? Z założeniem właśnie że faktury na drobne kwoty to nie podlegają jakiejś szczegółowej weryfikacji. Myśleliście o tym?

I jak najbardziej spodziewamy się tego. W zasadzie spodziewamy się, że tych faktur może być całkiem sporo. Natomiast do tej pory też wcale ich nie było mało. To znaczy takie faktury przychodzą do nas często też listownie, papierowe, przychodzą na naszą dedykowaną skrzynkę, no adres tej skrzynki też nie jest tajemnicą, mamy tak wielu dostawców, klientów, kontrahentów, że ten adres się po prostu przewija. Więc takie faktury do nas przychodzą. Natomiast myślę, że nie zdarza nam się, żebyśmy faktycznie taką fakturę zapłacili. Dlatego że u nas faktura, która idzie do płatności, to już jest faktura zaksięgowana i zaakceptowana. Ta ścieżka akceptacji zazwyczaj to jest kilka osób i to jest zgoda na to, taka osoba która akceptuje tą fakturę, zgadza się najczęściej na to, że ten wydatek obciąża budżet tej osoby, tak. Budżet tej osoby, tego departamentu czy tego zespołu, więc no nikt pochopnie takich wydatków nie akceptuje, to po pierwsze. Po drugie, taka faktura przechodzi też weryfikację merytoryczną pod kątem podatkowym oczywiście. Tak no jeżeli coś nie jest moim kosztem, no to nie będzie też moim kosztem podatkowym. I te rzeczy się dzieją równolegle, czyli mamy tą weryfikację podatkową, mamy weryfikację biznesową i dopiero na samym końcu jest płatność. I bardzo trudno mi sobie wyobrazić, żeby taka faktura u nas przeszła tą ścieżkę. Natomiast dzisiaj w zasadzie z automatu widzimy, które to są faktury, jeżeli one nie przechodzą akceptacji, a w KSeF-ie no problem jest właśnie z tym, że będziemy pewnie zajmie nam to dużo czasu. Będziemy szukać, bo może jednak pracownik był w delegacji, może jednak to był ten wydatek gotówkowy pracownika i musimy go jednak odszukać, może on wydał własne pieniądze, zapomniał, nie zwróciliśmy mu, nie przyszedł żeby mu to zwrócić i to jest i teraz my próbujemy ustalić kto to był. To się wcześniej nie zdarzało od tej strony. Także kwestia weryfikacji tych dokumentów. Tyle, że to znowu są zasoby, które trzeba zużyć na to, żeby żeby takie sytuacje wyjaśnić, prawda? Dokładnie.

To zmieniając na chwilę temat, bo chciałbym jeszcze porozmawiać o jednej kwestii, moim zdaniem istotnej z perspektywy każdego przedsiębiorcy, to znaczy o kwestii związanej z uprawnieniami w KSeF-ie, o kwestii związanych z dostępami poszczególnych osób do KSeF-u. Jak to u was wygląda, jakie rozwiązania techniczne wdrożyliście, czy czy planujecie wdrożyć? Jak możecie jak możesz się podzielić jakimiś obserwacjami w tym zakresie? Jak rozwiązaliście te te kwestie? Tak króciutko, zarówno w kontekście organizacyjnym jak i w kontekście samych technykaliów, czyli czy certyfikaty czy czy tokeny, czy może jeszcze inne opcje.

To jest ciekawy wątek, dlatego że on u nas zajmuje bardzo niewiele miejsca, a mam wrażenie, że na rynku jest odwrotnie. To znaczy jak patrzę na przykład na podręczniki wydane przez ministerstwo, to podręczniki dotyczące uprawnień, certyfikatów, to są dziesiątki stron i to jest temat szeroko dyskutowany. Natomiast u nas w związku z tym, że mamy to narzędzie integrujące, to w zasadzie w ogóle nie ma potrzeby logowania się do KSeF-u. I nie będziemy się logować. Logujemy się teraz w trakcie testów, no bo też sprawdzamy czy ten nasz integrator dobrze działa, tak. To znaczy czy ta liczba faktur otrzymanych w KSeF-ie równa się tym, które my przez to narzędzie integrujące otrzymujemy. No też było dla mnie ciekawe to, czy fakt, że otrzymaliśmy dwukrotnie fakturę w związku z tym, że byliśmy z tym samym NIP-em wpisani jako podmiot drugi i podmiot trzeci, czy w KSeF-ie też w takim razie ta faktura jest dwukrotnie czy to tylko to narzędzie nam tą fakturę dwukrotnie dostarczyło. Więc no jeszcze teraz na etapie testów się logujemy, bo sprawdzamy jak nam to wszystko działa. Natomiast docelowo nie mamy w planach w ogóle się logować do KSeF-u. Wygenerowaliśmy certyfikaty, no na ten moment w środowisku testowym oczywiście, bo dla środowiska produkcyjnego jak rozumiem będziemy musieli wygenerować nowe certyfikaty, które będziemy wgrywać dopiero 1 lutego. Natomiast w środowisku testowym rzeczywiście działa to u nas tak, że te certyfikaty zainstalowane są w tym integratorze i ten integrator się tymi certyfikatami waliduje w KSeF-ie, uwierzytelnia i te faktury nam pobiera i wysyła, tak. Także zasadniczo nasza struktura, jeżeli chodzi o dostęp do tego co jest w KSeF-ie, jest taka jak nasza struktura w SAP-ie. To znaczy wszystko z tego KSeF-u ostatecznie do SAP-a trafia i jeżeli ja mam uprawnienia w SAP-ie, żeby zobaczyć wszystkie faktury przychodzące i wszystkie faktury wychodzące, no to to będę po prostu widziała wszystko co przyszło z KSeF-u i wszystko co wyszło. Także u nas tutaj nie było, że tak powiem, dyskusji na ten temat i i nie specjalnie musieliśmy się tym zajmować.

A jakiś feedback ze strony nie wiem działu IT był raczej pozytywny? To znaczy czy oni nie napotkali żadnych problemów technicznych, na przykład właśnie w kontekście generowania, wgrywania certyfikatów? Tutaj wszystko zadziałało od razu i bez problemu i w oczekiwany sposób?

Tak, jak najbardziej. Akurat teraz wczoraj przyszła do nas pieczęć, więc będziemy działać docelowo na pieczęci, natomiast w testach działamy na moich certyfikatach, które ja sobie wygenerowałam i w tym integratorze na razie są zainstalowane, więc wszystko przechodzi przez certyfikat w tym momencie jednej osoby, tak. No bo wiadomo, one są w przypadku braku pieczęci one są imienne, więc na potrzeby testów był był to po prostu mój certyfikat, natomiast docelowo oczywiście będziemy korzystać z pieczęci.

Myślę, że pieczęć pewnie dla większych podmiotów jest lepszym rozwiązaniem, bo o ile pamiętam, to pieczęć chyba daje większą elastyczność, zwłaszcza pracy w tym trybie wsadowym z wykorzystaniem integracji, prawda? Bo zdaje się, że tam są większe limity i zdaje się, że to wszystko lepiej działa i pewnie dla dużych podmiotów pieczęć jest znacznie znacznie lepszym rozwiązaniem. To w sumie myślę, że to o czym mówisz to jest dosyć pozytywna informacja, dlatego że ja z kolei spotykam się z takim nastawieniem, że problem uprawnień, problem dostępów, problem certyfikatów często bywa postrzegany przez podmioty, najczęściej które dopiero zaczynają wdrażać KSeF, jako jeden z głównych problemów i jako jedno z głównych wyzwań i jako jedna z największych obaw. A akurat z tego co mówisz, z waszych doświadczeń przynajmniej wynika, że że to akurat nie jest coś, czego należałoby się obawiać czy nie jest to coś, względem czego należałoby się spodziewać, że nie zadziała. No ale skoro mówisz, że uprawnienia i dostępy to jak najbardziej okej, to może tak na koniec podzieliłabyś się taką obserwacją, co z waszego punktu widzenia dotychczas było jakimś największym wyzwaniem. Ja wiem, że to ciągle jest proces, który się toczy, więc to to pewnie nie jest tak, że możesz patrzeć na to jak na zamkniętą księgę, ale jednak jesteście w tym procesie już dłuższy czas, tak jak mówiłaś, i co było dla was, dla ciebie być może osobiście jako jako osoby zaangażowanej w to wdrożenie, największym wyzwaniem, największym problemem, co zjadło ci nie wiem najwięcej nerwów na przykład dotychczas?

Tutaj też trudno powiedzieć tak naprawdę o jednej rzeczy, no bo cały ten projekt jest złożony. Powiem tak, no raczej trudno tutaj różnicować, że jakaś jakiś element tego projektu jest łatwy, miły i przyjemny, a któryś jest trudniejszy, no bo patrzymy na to jako całość i i nie da się wdrożyć tych rozwiązań ani częściowo, ani jakoś etapowo i tak dalej. No tutaj to wszystko u nas dzieje się dzieje się równolegle i i trzeba jest no jest to proces złożony, więc trzeba mieć wiele kwestii na uwadze. I on jest trudny, natomiast ja mam takie poczucie, że jednak zespoły z którymi tutaj współpracujemy przy wdrożeniu, to są zespoły kompetentne i doświadczone i naprawdę no ta praca idzie do przodu, tak. Cały czas w zasadzie z każdym dniem spływają informacje, że to się udało, to już mamy, idziemy dalej, te testy już zamykamy, ruszamy z kolejnymi. Więc te rzeczy się po prostu dzieją i od strony jakby procesowej i technicznej ja się nie martwię. To znaczy nie martwię się w tym sensie, że wiem że my to po prostu dowieziemy prawidłowo, tak jak mówiłam, trochę większym nakładem pracy, bo będziemy mieli dużo więcej manualnych procesów, których dotychczas nie mieliśmy. Więc to zaangażuje no do pewnego stopnia po prostu pracę człowieka, których wcześniej takiego takich procesów nie mieliśmy manualnych i to jest ten minus, natomiast no poradzimy sobie z tym. Tego się nie obawiam.

A tak z ciekawości, możesz powiedzieć ile osób było zaangażowanych czy jest zaangażowanych w ten w ten cały proces tak mniej więcej?

W dziesiątkach, na pewno w dziesiątkach.

Okej. A pytanie mam jeszcze takie, czy ktoś was przestał lubić w firmie?

Jeszcze nie. Jeszcze nie, okej. To no to też jest dobra wiadomość. Zobaczymy. Zobaczymy co będzie dalej, bo jeszcze tak jak mówiłam, jeszcze część szkoleń przed nami, jeszcze webinar przed nami, no i samo wdrożenie, także zobaczymy co się stanie jak to wszystko ruszy. Mam nadzieję, że wszystko będzie dobrze działać i nikt nas nie przestanie lubić. Bardziej bym się obawiała tutaj o może kontakty z niektórymi kontrahentami, ja bym też nie chciała żeby nas przestali lubić, ale to mi się właśnie wydaje takim taką bardzo trudną częścią tego procesu. Dlatego że tak jak już powiedzieliśmy, tych scenariuszy jest wiele, jest wiele wariantów jak to dzisiaj będzie funkcjonować i bardzo różne są oczekiwania z rynku. To znaczy my w ostatnich dwóch, trzech miesiącach mamy bardzo wzmożoną komunikację z dostawcami, z klientami. Wymieniamy się pismami, kwestionariuszami, ankietami, czy jesteś duży, czy jesteś mały, czy od lutego czy od kwietnia, jakie masz oczekiwania.

A macie kontrahentów, którzy wprost i jednoznacznie kontestują KSeF, czyli mówią że ich to nie interesuje, oni będą wystawiać faktury jak dotychczas?

Tak. Może nie do końca taka narracja, nas to nie interesuje, ale no jesteśmy nieprzygotowani, nie mamy procesów, nie mamy narzędzi, więc informujemy, że my będziemy wystawiać faktury w dotychczasowy sposób, nie będziemy wystawiać faktur ustrukturyzowanych w okresie bez sankcji. Mamy takich kontrahentów. Niestety mamy też sytuację dokładnie odwrotną, to znaczy na przykład otrzymaliśmy w zeszłym tygodniu oświadczenie do podpisu z prośbą o przekazanie zarządowi do podpisu i zgodnie z tym oświadczeniem my jako Netto mielibyśmy oświadczyć, że będziemy wystawiać tylko i wyłącznie faktury ustrukturyzowane, a jeżeli nie wystawimy faktury ustrukturyzowanej i wyślemy fakturę w PDF-ie, to poniesiemy koszty obsługi tej faktury, tak. Czyli nasz tutaj kontrahent obciąży nas kosztami obsługi faktury zwykłej PDF-owej nieustrukturyzowanej. Także no bardzo skrajne są te oczekiwania czasami i na tym chyba właśnie ta trudność tutaj polega, że obsługa tych bardzo różnych wariantów przy takiej ilości transakcji jest bardzo trudna.

No tak, ale tu znowu chyba wracamy do tego wątku, który się wielokrotnie przewijał, że być może to fazowanie KSeF-u wcale nie jest takim super dobrym pomysłem, bo naprawdę ja postrzegam ten rok 2026 jako potencjalnie bardzo trudny, nie dlatego że ten KSeF wchodzi, tylko dlatego że on będzie w kawałkach i fazach, tak. Bo nie mówiliśmy tutaj przecież w ogóle o tych szczególnych fakturach emitowanych z kas rejestrujących, bo to przecież w ogóle jest osobna działka. Zakładam że ten problem pewnie macie zaadresowany i zaopiekowany, ale to pewnie też byśmy długo mogli na ten temat rozmawiać. Ale w każdym razie z tego co teraz powiedziałaś, to osobiście postrzegam to jako bardzo dobrą informację fakt, że intensywnie się komunikujecie z dostawcami i z odbiorcami. W tym sensie, że to moim zdaniem pozwoli jednak na wypracowanie jakiś rozwiązań i na pewną wiedzę o sobie zanim ten system wystartuje. Bo bo pewnie gdyby takiej komunikacji nie było, to ona musiałaby się odbyć już po starcie systemu, a to generowałoby dodatkowy chaos. Więc więc to w mojej ocenie jest jest dobra wiadomość i pewnie myślę że to jest coś co można by radzić chyba każdej organizacji, żeby spróbowała się z jakimiś swoimi większymi kontrahentami, takimi z którymi współpracuje stale, skomunikować po to żeby ustalić jak będziemy działać, nie? Bo to chyba myślę jest coś co jest warte polecenia.

Z jednej strony tak, no z drugiej też zależy ilu tych kontrahentów mamy. Bo sytuacja której ja się obawiam, no co ta komunikacja ma na celu przede wszystkim? Wydaje mi się że przede wszystkim chodzi o to żeby zabezpieczyć się żeby tych dokumentów właśnie nie mieć podwójnie. Tak, czyli jeżeli mój kontrahent mówi mi że on będzie wystawiał faktury ustrukturyzowane, a ja dostanę fakturę od niego w PDF-ie na na tą skrzynkę co do dotychczas, no to w zasadzie powinnam jeżeli on mi na przykład taki kwestionariusz wypełnił i powiedział że będzie wystawiał faktury ustrukturyzowane, to w zasadzie powinnam zignorować tą drugą fakturę. Mówiąc zignorować powinnam mieć systemowe rozwiązanie które automatycznie będzie ten dostawca oznaczony jako ten który jest w KSeF-ie, więc nie przyjmować od niego faktur wysłanych w PDF-ie. No a co jeżeli no jego rozwiązanie nie zadziałało, on ma awarię, nie KSeF ma awarię ale jego rozwiązanie IT nie zadziałało prawidłowo, sankcji nie ma, więc on tą fakturę po prostu wysłał w PDF-ie, tak. Więc ten no uprzednio wypełniony kwestionariusz no on może być dla nas pomocny przy wyjaśnianiu pewnych kwestii, natomiast nie zabezpieczy nas też na 100 procent, a przy takiej ilości kontrahentów wyjaśnianie pojedynczych przypadków jest po prostu trudne.

No to prawda, zwłaszcza że mamy tutaj dodatkowy obowiązek w tym kontekście, czyli znaczniki w pliku JPK_V7. Ale to też pewnie temat na długą długą dyskusję, może może nie otwierajmy jej. Chociaż może zapytam: macie już gotową strukturę JPK na nowo, czy czy jeszcze prace trwają?

Prace trwają, natomiast myślę że będziemy gotowi w terminie.

Okej. Ewelino, z mojego punktu widzenia na dzisiaj to chyba tyle. Jeżeli chciałabyś podzielić się jeszcze jeszcze jakimiś obserwacjami albo historiami, no teraz jest ten czas ewentualnie, jeżeli chciałabyś coś jeszcze powiedzieć naszym słuchaczom.

Myślę, że z mojej strony to już wszystko. Podzieliłam się chyba tym co mi się wydaje interesujące. Natomiast no słyszę czasem takie odpowiedzi, że podatki w ogóle nie są interesujące i to wszystko to jest tylko moja perspektywa. Także nie wiem, mam nadzieję, że że kogoś może to zaciekawiło.

No myślę, że na pewno poczekamy na odbiór. Ewelino, dziękuję ci bardzo za rozmowę. Bardzo przyjemnie było mi się z tobą spotkać. Cieszę się, że udało się porozmawiać pokazując perspektywę osoby faktycznie zaangażowanej i wdrażającej KSeF, bo trudno spotkać takie osoby na rynku i trudno przekonać je do do kontaktu. Więc bardzo ci za to dziękuję. Mam nadzieję że do usłyszenia, do zobaczenia jeszcze kiedyś, a wszystkim słuchającym jak najwięcej cierpliwości we wdrażaniu KSeF-u. Cześć i dziękuję wam bardzo.

Ja również bardzo dziękuję i pozdrawiam.

Jeśli zajmujesz się zawodowo podatkami – w szczególności prowadzisz biuro rachunkowe, jesteś doradcą podatkowym lub radcą prawnym bądź adwokatem – dołącz do Klubu Dzień Dobry Podatki.

Klub to abonament na comiesięczne szkolenia „Dzień Dobry Podatki” oraz forum dyskusyjne, na którym codziennie wspieramy się w pracy z podatkami. 

Sprawdź więcej szczegółów TUTAJ.