Wspólnik może fakturować swoją spółkę – ale nie za wszystko

Czy można fakturować swoją spółkę za usługi zarządcze? Co można wykonywać zamiast zarządzania? Czy istnieje magiczne sformułowanie w umowie, które zapewni Ci bezpieczeństwo podatkowe przy świadczeniu usług dla swojej spółki?

Jeśli chciałbyś zweryfikować, czy Twoje wzory umów, regulaminy i tym podobne dokumenty są prawidłowe, zwłaszcza po wejściu w życie KSeF, skontaktuj się z nami:

uzyskaj pomoc

Dlaczego usługi zarządzania nie mogą być na B2B (skutki podatkowe i orzecznictwo)

W tym odcinku podcastu zajmiemy się jednym z bardziej ryzykownych podatkowo obszarów współpracy B2B, czyli usługami zarządzania, kontraktami menedżerskimi oraz usługami, które formalnie nazywają się doradztwem czy też koordynacją, ale w praktyce mogą polegać na kierowaniu przedsiębiorstwem.

Problem zwykle zaczyna się od prostego i wydaje się jak najbardziej racjonalnego założenia: skoro prowadzę działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG, to jeżeli wystawiam za swoje usługi zarządzania fakturę, to przychód mogę rozliczać podatkiem liniowym albo ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Niestety, to podatki. Tutaj racjonalność czasami nie działa i to właśnie ten przypadek. Dlaczego tak jest?

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wyróżnia źródła przychodów. Wśród tych źródeł przychodów mamy między innymi pozarolniczą działalność gospodarczą oraz działalność wykonywaną osobiście. Dochody z tej pozarolniczej działalności gospodarczej mogą być opodatkowane liniowo. Oczywiście pozostaje również opodatkowanie ich według skali podatkowej. Przychody z działalności gospodarczej mogą być z kolei co do zasady opodatkowane również ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Natomiast dochody, które pochodzą z takiego źródła, jakie nazywa się działalność wykonywana osobiście, są opodatkowane czy też mogą być opodatkowane tylko na zasadach ogólnych, to znaczy skalą podatkową.

A więc jeżeli zgodnie z przepisami podatkowymi dany przychód nie może być zaliczony do źródła pozarolnicza działalność gospodarcza, no to wtedy opodatkowanie ryczałtem czy też opodatkowanie liniowo po prostu nie jest możliwe. Jaki to wszystko ma związek z usługami zarządzania wykonywanymi przez przedsiębiorcę?

Otóż podatkowa definicja działalności gospodarczej, definicja przychodów z działalności gospodarczej jest dosyć specyficzna. W uproszczeniu pozarolniczą działalnością gospodarczą jest działalność zarobkowa prowadzona we własnym imieniu w sposób zorganizowany i ciągły, ale jest jeszcze jeden haczyk. Mianowicie przychody z tej działalności nie mogą być zaliczane czy też nie podlegają zaliczeniu do innych źródeł przychodów wymienionych w ustawie. To oznacza, że nawet gdy dane czynności są wykonywane regularnie, odpłatnie, na własny rachunek, przez osobę, która ma działalność wpisaną do CEIDG, to te przychody mogą nie być podatkowo przychodem z działalności gospodarczej, jeżeli przepisy ustawy będą przypisywać te przychody do innego źródła.

Warto jeszcze wspomnieć, że art. 5b ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje dodatkowo tak zwany negatywny test przedsiębiorcy. Przepis ten zastrzega, że nie uznaje się za działalność gospodarczą w rozumieniu przepisów podatkowych czynności, jeżeli łącznie jest spełnionych kilka warunków: odpowiedzialność wobec osób trzecich ponosi zlecający, czynności są wykonywane pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez zlecającego, a wykonujący czynności nie ponosi ryzyka gospodarczego. Ten test ma duże znaczenie w kontekście samozatrudnienia.

Wracając do tematyki samych kontraktów menedżerskich, usług zarządzania, trzeba zwrócić uwagę, że mamy jeszcze jeden przepis szczególny – art. 13 pkt 9 ustawy o PIT. Zgodnie z nim za przychody z działalności wykonywanej osobiście uważa się przychody uzyskane na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich oraz umów o podobnym charakterze.

Ta reguła ma zastosowanie także wtedy, gdy takie umowy zostały zawarte w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Innymi słowy, ustawodawca wprost przewidział sytuację, w której menedżer rejestruje działalność gospodarczą, podpisuje umowę jako przedsiębiorca, posługuje się numerem NIP i wystawia faktury. I nawet wtedy ustawa stanowi, że taki przychód jest na gruncie podatkowym przychodem z działalności wykonywanej osobiście, a nie z działalności gospodarczej.

Taki kierunek interpretacji konsekwentnie potwierdzają nie tylko organy podatkowe, ale i sądy administracyjne. Tytułem przykładu wyrok z 5 lutego 2026 r. (II FSK 637/23), w którym NSA potwierdził, że członek zarządu prowadzący działalność gospodarczą nie może tylko z tego powodu zaliczyć wynagrodzenia za zarządzanie do przychodów z działalności gospodarczej. Ta linia została wytyczona już w uchwale 7 sędziów NSA z 26 kwietnia 2010 r. (II FPS 10/09).

Istotne jest to, że umowa nie musi nazywać się kontraktem menedżerskim. Ważny jest faktyczny zakres obowiązków. Sąd zwracał uwagę (np. wyroki II FSK 1056/18, II FSK 1277/18), że jeżeli dana osoba faktycznie kieruje przedsiębiorstwem, odpowiada za wyniki, podejmuje decyzje, organizuje pracę innych, to samo określenie w umowie, że są to usługi doradztwa czy koordynacji, nie zmienia faktu, że są to przychody z usług zarządzania.

Doradca może przygotować informacje, dokonać analiz, rekomendować działania, natomiast menedżer decyduje i kieruje. Doradca może przedstawić warianty reorganizacji, menedżer wybierze wariant i będzie go wdrażał. Oczywiście w praktyce ta granica pomiędzy doradztwem a zarządzaniem nie zawsze będzie wyraźna, dlatego należy brać pod uwagę cały zespół okoliczności.

Jeżeli przychód zostanie zakwalifikowany jako wynagrodzenie z umowy o zarządzanie, nie można go rozliczyć podatkiem liniowym ani ryczałtem. Podlega on opodatkowaniu według skali podatkowej. Spółka działa wtedy jako płatnik i pobiera zaliczki na podatek, a koszty uzyskania przychodów stosuje się zryczałtowane – takie same jak dla pracowników.

Jakie usługi można bezpiecznie fakturować swojej spółce?

Czy to oznacza, że udziałowiec spółki będący członkiem zarządu nie może świadczyć na rzecz swojej spółki odrębnych usług w ramach B2B? Jest to możliwe, ale pod warunkiem, że są to rzeczywiście odrębne usługi, których spółka potrzebuje, a nie ukryte zarządzanie.

W praktyce mogą to być czynności takie jak: przygotowywanie analiz rynku, analiz finansowych, doradztwo dotyczące polityki cenowej, opracowywanie koncepcji nowych produktów, usługi informatyczne, inżynieryjne, audytowe, szkoleniowe czy wdrażanie konkretnego systemu (bez uprawnienia do kierowania przedsiębiorstwem).

Często organy interpretacyjne odmawiając wydania interpretacji, starają się wywołać na rynku przekonanie, że udziałowcy nie powinni fakturować swoich spółek. Takie generalne podejście nie jest zgodne z prawem. Jeżeli spółka potrzebuje specjalistycznych świadczeń, może je kupować od udziałowców na warunkach rynkowych.

Dobrym przykładem jest sytuacja, którą zaakceptował Dyrektor KIS w interpretacji z 7 lipca 2020 r. Osoba pełniąca funkcje w spółce równolegle świadczyła na B2B odrębne usługi doradcze (dot. strategii sprzedażowej, polityki cenowej). Istotne było, że doradca ten nie miał w ramach tych usług prawa do reprezentowania spółki, zawierania umów ani podejmowania wiążących decyzji. Oczywiście fakturowane usługi muszą być rzeczywiście wykonywane, a spółka powinna gromadzić dowody ich wykonania.

6 „czerwonych flag” w umowach B2B

Jakie mogą istnieć czerwone flagi w umowach ze spółką?

1. Bardzo szeroki zakres obowiązków – opisany ogólnie, np. „zarządzanie całokształtem działalności, kierowanie pionem sprzedaży, wsparcie operacyjne, realizacja strategii”. To sugeruje, że istotą jest zarządzanie.

2. Podejmowanie wiążących decyzji – zawarcie w umowie B2B prawa do reprezentowania spółki, podpisywania umów, akceptowania wydatków czy dysponowania budżetem.

3. Kompetencje wobec pracowników – możliwość wydawania poleceń pracownikom spółki, ich oceniania, premiowania, zatrudniania czy zwalniania.

4. Pokrywanie się obowiązków – zakres usług B2B nakłada się na obowiązki wynikające z pełnienia funkcji członka zarządu (np. na podstawie Kodeksu spółek handlowych, umowy spółki, uchwały o powołaniu).

5. Brak konkretnych rezultatów usług – sytuacja, w której umowa przewiduje „bieżące wsparcie”, a na fakturze widnieje jedynie ogólne hasło „usługi doradcze”. Trudno wtedy wykazać różnicę między doradztwem a zarządzaniem.

6. Uzależnienie wynagrodzenia od wyników spółki – premie od zysku czy wskaźnika EBITDA mogą być mocnym sygnałem, że mamy do czynienia z kontraktem menedżerskim (zwłaszcza przy braku odpowiedzialności finansowej za ten wynik ze strony kontraktora).

Jak przygotować bezpieczną umowę i zgromadzić dowody dla fiskusa

Zanim podpiszesz umowę na usługi B2B dla swojej spółki, odpowiedz sobie na kluczowe pytania:

• Czy mam jedynie analizować i rekomendować, czy podejmuję ostateczne decyzje?

• Czy mogę reprezentować spółkę i zaciągać zobowiązania?

• Czy na podstawie tej umowy kieruję pracownikami?

• Czy usługi B2B pokrywają się z moimi obowiązkami z zarządu?

• Czy umowa wskazuje konkretne materialne rezultaty (raport, analiza, dokumentacja)?

Niezależnie od kwalifikacji samej umowy, powstaje ryzyko zakwestionowania przez organy faktu rzeczywistego wykonania usług oraz rynkowości cen. Strony muszą umieć wykazać (materialnymi dowodami), że usługi faktycznie wykonano. W praktyce należy gromadzić raporty, analizy, prezentacje, korespondencję, protokoły odbioru i zestawienia wykonanych prac. Sama umowa i faktura to zdecydowanie za mało. Dodatkowo – ponieważ mówimy o podmiotach powiązanych – ceny muszą być ustalone na poziomie rynkowym.

Podsumowanie

Czas na krótkie podsumowanie. Opodatkowanie w formie liniowej lub ryczałtu jest możliwe tylko wtedy, gdy przychód zaliczamy do działalności gospodarczej. Umowy o zarządzanie (oraz o podobnym charakterze) są na mocy specjalnych przepisów zawsze traktowane jako działalność wykonywana osobiście – nawet jeśli wystawiasz na nie fakturę z CEIDG. Wtedy w grę wchodzi jedynie skala podatkowa.

Odrębne usługi (doradcze, techniczne, analityczne) mogą być fakturowane na B2B (z podatkiem liniowym/ryczałtem), ale pod warunkiem, że są rzeczywiste, potrzebne spółce, rozdzielone od funkcji zarządczych, wycenione rynkowo i udokumentowane. Papier wszystko przyjmie, ale przed fiskusem bronić Cię będzie tylko to, co faktycznie robisz.