Ulga podatkowa na działalność B+R jako narzędzie optymalizacji podatkowej

Nie ustajemy w wyszukiwaniu mocnych punktów naszego systemu podatkowego. Kolejnym – po Polskiej Spółce Holdingowej bardzo ciekawym narzędziem optymalizacji podatkowej jest ulga podatkowa na działalność badawczo-rozwojową.

W dzisiejszym odcinku podcastu chcę ją odczarować. Panuje taki mit, że ulga B+R przeznaczona jest dla wybitnie innowacyjnych przedsiębiorstw najpewniej z branży farmaceutycznej, medycznej. Lek na raka, nowa szczepionka, panie i panowie laboranci w kitlach.

Okazuje się jednak, że o ile jest to w dużej części prawda, gdy myślimy o dotacjach na działalność B+R, to ulga podatkowa jest już zdecydowanie bardziej dostępna. Na tyle, że powiedziałbym, że w niektórych branżach – takich jak w szczególności sektor produkcyjny – wręcz zasadą jest, że w większości firm w mniejszym albo większym zakresie można ją wdrożyć i zastosować.

Ulga daje wymierne, często znaczne oszczędności podatkowe, a dzięki możliwości zastosowania jej „wstecz” – szanse na zwrot podatku z urzędu skarbowego.

Aby obejrzeć film kliknij miniaturkę poniżej, aby odsłuchać podcast – możesz skorzystać z poniższego playera bądź uruchomić nagranie w ulubionej aplikacji podcastowej.

Nie zapomnij również zasubskrybować mojego kanału i dodać podcast do obserwowanych w aplikacji podcastowej.

Jeśli nagranie Ci się podobało – zostaw komentarz. Czekam również na Twoje pytania!

Jeśli chcesz sprawdzić czy Twojej firmie przysługuje ulga podatkowa na działalność B+R, wypełnij krótki formularz kontaktowy, klikając przycisk poniżej.

uzyskaj pomoc

Na czym polega ulga podatkowa na działalność badawczo-rozwojową?

Jeśli chodzi o mechanizm jej działania, to polega ona na podwójnym, a czasem nawet potrójnym (myślę tu o wynagrodzeniach od 2022 r.) odliczeniu wydatków na działalność BR od dochodu. Technicznie wygląda to tak, że te wydatki najpierw normalnie są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, a następnie są odliczane od podstawy opodatkowania. W przypadku wynagrodzeń są odliczane podwójnie, czyli w wysokości 200 procent.

Jakie to ma konsekwencje? Jeżeli płacisz np. 19-procentowy podatek CIT w spółce z o.o., to dzięki uldze na działalność badawczo-rozwojową oszczędzasz 19 proc. wydatków poniesionych na tę działalność. Jeżeli są to wydatki na wynagrodzenia, to od 2022 roku 19 razy 2, czyli wręcz 38 proc. tych wydatków.

Przykładowo: w danym roku osiągnąłeś 15 mln zł przychodów w spółce, 10 mln to były koszty, w związku z tym masz 5 mln dochodu, zapłaciłeś zatem 950 tys. zł podatku dochodowego. Dokonujemy weryfikacji twojej firmy i okazuje się, że z tych 5 mln zł aż 3 mln wydałeś na działalność, którą możemy zakwalifikować jako działalność badawczo-rozwojową. Załóżmy, że większą częścią tej kwoty są wynagrodzenia. W takim układzie odzyskujesz właściwie cały zapłacony podatek, te 950 tys. i być może jeszcze zostaje ci jakaś kwota jako tarcza podatkowa na kolejne lata. Efektywnie zatem nie płacisz w ogóle podatku dochodowego.

Odzyskanie podatku pięć lat „wstecz”!

Te kwoty to nie tylko kwoty oszczędności na przyszłe lata, ale w ten sposób możemy odzyskać dla ciebie tego rodzaju kwoty wstecz – aż 5 lat do przedawnienia, ponieważ ulgę na działalność badawczo-rozwojową można również zastosować poprzez korektę. Jest to tym atrakcyjniejsze dla przedsiębiorcy, że w takim przypadku otrzymuje z urzędu skarbowego w formie zwrotu żywą gotówkę.

Oczywiście liczby, które pokazałem i wielkość działalności badawczo-rozwojowej czy zakres działalności BR w firmie, które pokazałem w tym przykładzie, mogą być skrajne. Nie w każdej firmie taka działalność występuje w takich rozmiarach. Aczkolwiek w naszej praktyce spotkaliśmy się już kilka razy z takimi przykładami, kiedy dzięki zastosowaniu ulgi na działalność badawczo-rozwojową właściwie można było wyzerować znaczne kwoty podatku dochodowego. Jeśli twój przypadek nie jest tak skrajny, to nawet te 100, 200 czy 300 tys. podatku, które uda się zaoszczędzić, jest warte grzechu, żeby przynajmniej przyjrzeć się tej sprawie.

Czym jest działalność badawczo-rozwojowa, czyli co muszę robić w firmie, jeśli chcę skorzystać z ulgi na działalność BR?

Działalność B+R to działalność twórcza (to słowo klucz – twórcza – postawimy w centralnym miejscu), dzisiaj obejmująca badania naukowe (niezbyt powszechna działalność w firmach), ale także prace rozwojowe. Prace rozwojowe będą dla nas drugim kluczem.

Chodzi o stworzenie pewnych nowych rozwiązań, także nowatorskich, oryginalnych, ale – uwaga – nie w skali całej planety, Europy czy Polski, ale w skali przedsiębiorstwa. Potwierdzają to liczne interpretacje podatkowe, co bardzo poszerza możliwości skorzystania z ulgi. Ważne, aby działalność, którą podejrzewamy o to, że jest działalnością twórczą, to była działalność, w której mamy taką niepewność co do wyniku ostatecznych prac. Z drugiej strony działalnością badawczo-rozwojową nie będą rutynowe działania podejmowane w celu ulepszenia moich produktów czy ulepszenia moich usług.

Chodzi tutaj o sytuację, w której siadamy z zespołem i zastanawiamy się, w jaki sposób opracować pewne rozwiązanie dla siebie, dla klienta, dla danego produktu czy dla danej usługi, czy dla procesu w firmie, tworzenia produktu, tworzenia usługi. Nie jesteśmy pewni, czy nam się to uda. W pewnym uproszczeniu i posługując się takim potocznym językiem powiedziałbym, że działalność twórcza jest wtedy, kiedy kombinujemy, kiedy zastanawiamy się, w jaki sposób rozwiązać pewien problem.

Wyobraź sobie, że produkujesz plastikowe butelki i w pewnym momencie zastanawiasz się nad tym, jak zmniejszyć koszty ich produkcji. W jaki sposób zwiększyć trwałość tej butelki, bo klienci narzekają np. na to? W jaki sposób zwiększyć przydatność do spożycia produktu, który znajduje się w tej butelce? Prace w tym zakresie, nawet jeżeli nie są innowacyjne na skalę planety, mogą być uznane za działalność badawczo-rozwojową.

Z drugiej strony, jeśli dochodzisz do wniosku, że butelka wymaga przeprojektowania z punktu widzenia designu, bo już się opatrzyła na rynku i tworzysz nowy wzór butelki, wtedy powiedzielibyśmy, że w pewnym uproszczeniu i z grubsza, nie będzie to działalność badawczo-rozwojowa. Każda sprawa powinna być przeanalizowana indywidualnie, czy mamy do czynienia z działalnością rutynową, niekoniecznie badawczo-rozwojową.

Ale jeżeli np. myślisz o tym, że twoja butelka w tej chwili jest 400-mililitrowa, ale chciałbyś produkować butelki 300-mililitrowe, to nie zawsze jest to kwestia innego projektu. Z punktu widzenia designu do tego, żeby taką butelkę opracować, czasem jest wymagana zupełnie inna technologia. Opracowywanie butelki, tworzenie prototypu, testy, wstępna produkcja to wszystko może być uznane za działalność badawczo-rozwojową.

Inny przykład, który być może pomoże ci znaleźć granicę pomiędzy rutynową działalnością i rutynowymi ulepszeniami produktu a działalnością twórczą, to przykład maszyny, którą produkujesz na indywidualne zamówienie dla konkretnego klienta. Tworzysz taką maszynę, ona składa się z różnych komponentów i w pewnym momencie dochodzi do jej ulepszenia, np. na kolejne zlecenie klienta. To ulepszenie wymaga prac koncepcyjnych, projektowych, prac nad rozwojem technologii, przykładowo wymieniasz jakieś uszczelnienie po to, żeby była cichsza, dzięki czemu redukujesz hałas w zakładzie produkcyjnym. Jeżeli musisz pokombinować, w jaki sposób zamontować ulepszenie w maszynie, żeby faktycznie te decybele spadły, będziemy mieć prawdopodobnie do czynienia z działalnością badawczo-rozwojową. Ale jeżeli po prostu rutynowo wymieniasz jakiś element w tej maszynie na inny, bo technologia się zmieniła, prawdopodobnie będziemy mieć do czynienia z rutynową działalnością.

Dalej ustawa mówi, że działalność BR to jest działalność podejmowana w sposób systematyczny, a nie jednorazowy, nie incydentalny. To jest przesłanka dość kontrowersyjna, bo właściwie wyklucza innowacje, które powstają w sposób niezaplanowany, jednorazowy, incydentalny. Po prostu myślimy: no dobrze, to stworzymy w naszej firmie coś nowego, nowatorskiego, ale generalnie tego nie powtarzamy i taką działalnością się w firmie nie zajmujemy. Dlaczego taka działalność miałaby nie być premiowana? Ale tak po prostu jest.

Co, jeżeli nasz innowacyjny projekt trwa 10 lat? Tutaj będą wątpliwości, należy to sprawdzić indywidualnie. Nie ma jednak wątpliwości, jeżeli w DNA mojej firmy są wpisane innowacje, praca nad ciągłą poprawą technologii, nad tworzeniem nowych produktów, nad tworzeniem nowych usług.

Przykłady działalności B+R w różnych branżach

Teraz kilka przykładów z różnych branż, co jest uznawane za działalność badawczo-rozwojową. Te przykłady być może pozwolą ci na wstępną weryfikację, czy u ciebie w firmie, czy w firmie twojego klienta jest możliwość skorzystania z ulgi.

Zacznijmy może od branży IT, tutaj jest duże pole do zastosowania ulgi na działalność BR: tworzenie platform, tworzenie kodu, algorytmów, projektowanie oprogramowania, testowanie, walidacja. Wszystkie te elementy procesu wytwarzania oprogramowania mogą być uznane za działalność badawczo-rozwojową. Pytanie, co z ulepszeniami kodu, ulepszeniami oprogramowania? Jeżeli mają rutynowy charakter pewnych łatek do oprogramowania, istnieje ryzyko, że jednak te elementy nie będą działalnością BR. Jeżeli jednak w ramach ulepszeń, tworzenia nowych wersji oprogramowania, dodajemy nowe funkcjonalności, których wcześniej nie było i musimy je po prostu opracować, zaprojektować, a następnie zakodować, zaimplementować, wdrożyć itd., to wtedy również będziemy mieć do czynienia z działalnością badawczo-rozwojową.

Branża produkcyjna – w naszej praktyce to chyba najbardziej atrakcyjna branża z perspektywy możliwości skorzystania z tego rozwiązania. Skrajny przykład, produkcja maszyn czy produkcja linii produkcyjnych: jeżeli pracujemy dla klienta na indywidualne zamówienie (niejednokrotnie z takimi sytuacjami mieliśmy do czynienia), to właściwie cały czas pracujemy w formule działalności badawczo-rozwojowej. Jeżeli klient zamawia u nas konkretną, indywidualną maszynę od podstaw albo prosi nas o przerobienie wiertarki we frezarkę, stworzenie nowych funkcji dla już istniejących rozwiązań na rynku, to wtedy musimy opracować niejako prototyp i zupełnie nowe rozwiązanie poddane zamówieniu. Cały proces tworzenia prototypu, który de facto jest docelowym produktem dla klienta, od stworzenia koncepcji projektu, przez testy i ukończenie gotowego produktu czy całej linii produkcyjnej może być działalnością badawczo-rozwojową. Większość, jeśli nie prawie wszystkie wydatki, koszty w firmie mogą być dwukrotnie czy w części wynagrodzeń nawet trzykrotnie odliczane od przychodu.

Inne sektory branży produkcyjnej, np. sektor automotive – mieliśmy producenta foteli samochodowych, producenta resorów, materiały budowlane, producenta lakierów, firmę usługową zajmującą się cięciem szkła i pracującą nad nowymi technologiami w tym zakresie. Branża spożywcza to też bardzo ciekawa branża z punktu widzenia możliwości zastosowania ulgi BR. Przykłady to producent drożdży, producent przetworów warzywnych czy producent wyrobów mlecznych. Np. wdrożenie automatycznego systemu wysyłania ofert, żeby odciążyć handlowców – również proces sprzedaży i usprawnienie procesu sprzedaży mogą nosić cechy działalności badawczo-rozwojowej.

Cały sektor finansowy i tzw. fintech, bankowość elektroniczna, bankowość mobilna, systemy ułatwiające ocenę ryzyka kredytowego, ryzyka ubezpieczeniowego, również cały pakiet w takiej działalności usługowej. Branża akcesoriów dla dzieci – butelki ze smoczkami też muszą być odpowiednio zaprojektowane, odpowiednia technologia, odpowiedni materiał, z którego te silikonowe smoczki są wykonane. Zakręcane bidony dla dzieci, z tą rurką, żeby nie przeciekały – to wszystko wymaga prac koncepcyjnych, które właśnie są działalnością BR. Nie mówię już o sektorze farmaceutycznym – to wydaje się oczywiste.

Jakie wydatki można odliczyć w ramach ulgi BR?

Jeśli już zidentyfikowałem u siebie działalność badawczo-rozwojową, to zastanawiam się, jakie wydatki na taką działalność mogę odliczyć. Powiem o najważniejszych, po szczegóły odsyłam do 16. odcinka podcastu. Przede wszystkim będą to wynagrodzenia z takimi narzutami jak składka emerytalno-rentowa po stronie pracodawcy, wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę, umowy o dzieło, umowy-zlecenia. Ważne zastrzeżenie: ulga nie działa w stosunku do umów B2B. Jeżeli ponosisz wydatki na tzw. kontraktorów, to nawet jeżeli ci ludzie pracują u ciebie przy działalności badawczo-rozwojowej, niestety wtedy z ulgi nie skorzystasz.

Z naszej praktyki wynika, że wynagrodzenia to zwykle najwyższa pozycja kosztowa. Druga po niej przy działalności badawczo-rozwojowej to często zakup materiałów, zakup surowców, komponentów potrzebnych np. w produkcji testowej. Silniki, listwy, falowniki, transformatory, lampy, czujniki, kable – wszystko to, co jest potrzebne, żeby stworzyć, żeby pracować nad prototypem, projektem nowego produktu.

W branży spożywczej mówiłem o przetwórstwie warzyw – to będą warzywa, owoce, pulpa, czasem również opakowania, też potrzebne przecież do tego, żeby opracować nowy produkt. Wreszcie maszyny, które są potrzebne do takiej produkcji – z zastrzeżeniem, że generalnie (z pewnymi wyjątkami, w które nie chcę teraz wchodzić) zaliczamy je do kosztów poprzez odpisy amortyzacyjne. Właśnie te odpisy amortyzacyjne będą wydatkami na działalność BR i będą mogły być podwójnie odliczane od dochodu czy przychodu. Ważne jest tylko, żeby wykazać bezpośredni związek tych elementów z działalnością badawczo-rozwojową.

Jeśli mamy wynagrodzenia, czyli jeśli mamy pracowników i chcemy względem nich zastosować ulgę na działalność BR, to możemy to zrobić w zakresie, w jakim te osoby pracują nad działalnością czy w działalności badawczo-rozwojowej. To może być tak, że taka osoba będzie w całości swojego czasu pracy wykonywała obowiązki w ramach działalności BR. To mogą być wręcz całe zespoły, działy projektowe, projektantów, konstruktorów, technologów, inżynierów produkcji itd. Absolutnie nie ma potrzeby wyodrębniania takiego działu w firmie, to mogą być pojedyncze osoby.

Wreszcie, te osoby mogą pracować w części swoich obowiązków, czasu pracy nad działalnością badawczo-rozwojową, nad tworzeniem np. prototypu, a w części nad innymi obowiązkami, np. już typowo produkcyjnymi. Wtedy trzeba prowadzić ewidencję czasu pracy, z której będzie jednoznacznie wynikało, jaki czas pracy danej osoby był przeznaczony na działalność badawczo-rozwojową, a jaki na pozostałe obowiązki.

Podobna alokacja powinna być wykonana w przypadku np. maszyn. Jeżeli maszyna pracuje w części nad projektami, nad prototypami, nad działalnością badawczo-rozwojową, a w części nad zwykłym procesem produkcji, to powinniśmy jakimś kluczem alokacji, czy to godzinami czasu pracy takiej maszyny, czy czasu pracy pracownika, który obsługuje taką maszynę przypisać maszynę, jej czas, pracę do działalności BR i do działalności nie-BR.

„Kwity” dla skarbówki

Jak to wszystko powinno być udokumentowane? Realnie prowadzę taką działalność badawczo-rozwojową, i wiem, że tak jest w mojej firmie, ale jaką dokumentację powinien prowadzić, żeby móc skorzystać z ulgi? Generalnie taką dokumentację, która w razie kontroli czy czynności sprawdzających pozwoli wykazać przed urzędem skarbowym, że po pierwsze ulga mi się należy, a po drugie, że należy mi się w takiej wysokości, w jakiej tę ulgę wykazałem. Jeśli chodzi o wykazanie, że ta ulga w ogóle mi się należy, to warto prowadzić jakieś opisy, karty poszczególnych projektów. Warto sporządzić – to zawsze robimy – raport z wdrożenia ulgi, w którym to raporcie pokazujemy, na czym ta innowacja polegała i dlaczego w świetle przepisów uważamy, że ma charakter działalności badawczo-rozwojowej.

Jeśli chodzi o to wykazanie, w jakiej wysokości ulga mi się należy, to wszystko będzie zależało od tego, o jakiej pozycji kosztowej mówimy. Jeżeli mówimy o wynagrodzeniach, to oczywiście potrzebujemy wykazać np. za pomocą stworzonej ewidencji czasu pracy, jaki czas pracy danego pracownika był poświęcony na działalność badawczo-rozwojową, a jaki na inną część jego obowiązków. Jest to bardzo uproszczone w sytuacji, w której pracownik w stu procentach poświęca się działalności BR, co, nawet jeżeli nie mamy określonego działu badawczo-rozwojowego, konstrukcyjnego czy projektowego będzie mimo wszystko dość częstym przypadkiem.

Dalej np. ewidencja zużycia materiałów i surowców, żeby wiedzieć, ile np. śrubek czy ile kabli zużyłem do mojej działalności badawczo-rozwojowej. Być może zestawienie czasu pracy maszyny, której odpisy amortyzacyjne zaliczyłem do działalności BR. Poza wspomnianym już raportem z wdrożenia ulgi być może jakiś regulamin ewidencjonowania czasu pracy czy regulamin dokumentowania działań badawczo-rozwojowych.

To wszystko w pakiecie pozwala na wykazanie, że ta ulga mi się należy i należy mi się w takim, a nie innym wymiarze. Najlepiej jest oczywiście prowadzić taką dokumentację na bieżąco, ale jest możliwe również jej odtworzenie z istniejących już dowodów i dokumentów, takich jak różnego rodzaju zapiski, faktury, dokumenty magazynowe, opisy projektów, które gdzieś tam funkcjonują. W ten sposób jest również możliwe skorzystanie z ulgi wstecz poprzez wystąpienie o zwrot podatku.

Dotacja na B+R a ulga – czy to się wyklucza?

Czasem jest tak, że w firmie występujemy o dotację unijną na działalność badawczo-rozwojową. Kryteria przyznania dotacji są z reguły dużo bardziej rygorystyczne niż skorzystanie z ulgi. To ważny punkt, który pojawia się w naszych rozmowach z klientami, którzy mówią, że nie korzystamy z ulgi na działalność badawczo-rozwojową, bo nie mielibyśmy szans na dotację. Wiemy, jakie tam są kryteria i tu pewno jest tak samo. Zdecydowanie nie, ulga badawczo-rozwojowa jest szersza.

Jeżeli już korzystam w firmie z dotacji, to jest wiadomość dobra i zła. Zła, że w części finansowanej dotacją nie skorzystasz z ulgi na działalność badawczo-rozwojową, te benefity się nie dublują. Ale z reguły w dotacji masz wkład własny i w zakresie tego wkładu własnego możesz skorzystać z ulgi. Dobra wiadomość jest taka, że w takim przypadku, prawie zawsze, będziesz mieć dobrze udokumentowane działania BR, że nie będzie żadnych wątpliwości, że ta ulga ci się należy. Dość prosto będzie można ją w takim przypadku wdrożyć.

Koszty działalności BR powinny być wyodrębnione w ewidencji księgowej. Przepisy nie mówią, w jaki sposób to zrobić. To może być oczywiście na kontach księgowych, ale może być także w ewidencji pozabilansowej, po prostu w dokumencie, w arkuszu kalkulacyjnym Excela. Ważne, żeby móc wykazać, jaka jest wysokość tych kosztów poniesionych w danym roku podatkowym. W przypadku niektórych kategorii wydatków, takich jak np. wydatki na pracowników, ewidencja powinna pokazywać wysokość wydatków w ujęciu miesięcznym.

Czy bać się kontroli z urzędu skarbowego?

Co, jeżeli wystąpię o zwrot do urzędu skarbowego? Czy mogę spodziewać się kontroli, jak intensywna jest ta kontrola i jaki ma zakres? Z reguły mamy do czynienia nie z kontrolą, ale z czynnościami sprawdzającymi, które kończą się analizą przesłanego przez nas raportu z wdrożenia ulgi. Ewentualnie przesyłamy także wyliczenia poszczególnych wydatków na działalność badawczo-rozwojową, żeby wykazać, dlaczego tę ulgę stosujemy u danego podatnika i w jakiej wysokości. Czasem urząd skarbowy prosi o dokumenty źródłowe, np. o listy płac czy ewidencję czasu pracy pracowników.

Jeśli dobrze przygotujesz się do wdrożenia i do zastosowania ulgi na działalność badawczo-rozwojową, absolutnie nie musisz bać się kontroli i czynności sprawdzających. Dwa warunki: w firmie musi być faktycznie prowadzona działalność BR i ulga musi mieć swoje oparcie w prowadzonej dokumentacji.

Uwaga praktyczna: często zastanawiamy się, czy dany element, część funkcjonowania firmy faktycznie jest działalnością badawczo-rozwojową i mamy pewne wątpliwości. Czasem zastanawiamy się, czy dane wydatki mieszczą się w katalogu wydatków kwalifikowanych tudzież, czy mamy je w należyty sposób udokumentowane. Proponowałbym tutaj, tak robimy w praktyce, przyjęcie zasady Pareta. Często okazuje się, że wydatki wątpliwe co do swojego charakteru albo co do tego, w jaki sposób są udokumentowane, stanowią niewielki odsetek wydatków na działalność BR w firmie. Czasem warto ograniczyć się do trzonu, który stanowi najistotniejszą, ale niekwestionowalną część wydatków na działalność badawczo-rozwojową w firmie i odzyskać pieniądze, uzyskać zwrot podatku niż koniecznie mieć taką ambicję, żeby 100 proc. kosztów działalności badawczo-rozwojowej zaraportować do ulgi.

Oczywiście zależy to od indywidualnego podejścia i granicy percepcji ryzyka i bezpieczeństwa u konkretnego podatnika. Więcej o uldze dowiesz się z 16. odcinka podcastu Dzień Dobry Podatki.

Przypominam też o możliwości nieodpłatnego zbadania przez nas tego, czy ulga ma w ogóle potencjał zastosowania u ciebie w firmie albo w firmie twojego klienta.

Jeśli chcesz skorzystać z naszej pomocy przy sprawdzeniu, czy ulga B+R Ci się należy –> kliknij TUTAJ.