Wdrożenie ulgi podatkowej na działalność B+R to świetny sposób na “darmowe” i bezpieczne pieniądze – w szczególności w firmach produkcyjnych oraz branży IT. Jeśli tylko Twoja firma spełnia przesłanki skorzystania z ulgi – warto się nią zainteresować.
Po drodze możesz jednak napotkać kilka nieoczywistych pułapek, które w praktyce mogą ”wywrócić” cały projekt i narazić Cię na niepotrzebne ryzyko podatkowe.
W tym odcinku Podcastu rozmawiam z mec. Agatą Michalak, która zajmuje się wdrażaniem ulgi na działalność B+R u nas w Gardens Tax & Legal, o najczęstszych pułapkach ulgi i o tym, jak ich uniknąć w praktyce.
Przy okazji zapraszam do odsłuchania poprzednich odcinków Podcastu w temacie ulgi B+R TUTAJ oraz TUTAJ.
Jeśli chcesz sprawdzić czy Twojej firmie przysługuje ulga podatkowa na działalność B+R, wypełnij krótki formularz kontaktowy, klikając przycisk poniżej.
Transkrypcja
Michał Wilk: Dzień dobry, Agato.
Agata Michalak: Dzień dobry, Michale.
Cześć, witam Cię serdecznie w podcaście. Zacznijmy może od tego, że poproszę Cię, żebyś się przedstawiła, powiedziała dwa słowa o sobie.
Nazywam się Agata Michalak, jestem radczynią prawną, ogólnie zajmuję się obsługą przedsiębiorców, ale w zakresie moich zainteresowań jest w szczególności ulga badawczo-rozwojowa. Pomagam klientom ustalić, czy ich działalność kwalifikuje się do wdrożenia ulgi badawczo-rozwojowej. Ustalam z nimi koszty kwalifikowane. Generalnie wdrażam wspólnie z nimi ulgę badawczo-rozwojową w ich przedsiębiorstwie.
To rzeczywiście jest ważny obszar Twojej działalności. U nas w Gardens Tax & Legal i dlatego też dzisiaj spotkaliśmy się właśnie w temacie ulgi. W temacie ulgi nagrywaliśmy już wielokrotnie materiały w tym podcaście i robiłem to samodzielnie i z Mateuszem.
Dziś z Tobą chciałbym porozmawiać o praktycznych aspektach wdrażania ulgi na działalność badawczo-rozwojową. Umówiliśmy się, że porozmawiamy sobie na ten temat od strony takich zagrożeń, pułapek we wdrażaniu ulgi. Bo to, że jest to fantastyczny instrument optymalizacyjny, to my siebie nie musimy przekonywać. Wielokrotnie o tym już mówiłem i mówiliśmy z Mateuszem. Ale to nie jest tak prosto. To znaczy jest kilka momentów, w których ten projekt może nam się wywrócić. Chciałbym, żebyśmy dzisiaj przez kilka takich kluczowych obszarów przeszli. Kluczowych właśnie z twojej perspektywy, bo masz duże doświadczenie we wdrażaniu ulgi i widzisz te miejsca, w których może pójść coś nie tak. Wiadomo, że format i formuła tego podcastu nie pozwala na to, żebyśmy o wszystkim opowiedzieli wszystko. Ale jakbyśmy spróbowali wyłuskać te miejsca, które mogą być największym problemem, które mogą się najczęściej pojawić. Tak żeby po wysłuchaniu tego podcastu nasi słuchacze, nasi widzowie przynajmniej tych najczęstszych błędów mogli uniknąć. Okej?
Jasne, może zacznę od tego, przypomnę tylko, czym jest ulga badawczo-rozwojowa. Ulga badawczo-rozwojowa pozwala na odliczenie po raz kolejny kosztów kwalifikowanych od podstawy opodatkowania.
Czyli tak naprawdę pozwala na to, żeby obniżyć podatek jeszcze raz. Bo zasada jest taka, że mamy przychód, pomniejszamy go o koszty, mamy jakiś dochód (w uproszczeniu) i od tego dochodu w pewnym uproszczeniu płacimy, czy to 19% czy 9% podatku, to tu pewne koszty kwalifikowane, nie wszystkie – to są koszty ponoszone na tę działalność badawczo-rozwojową, bo one są właśnie kwalifikowane. One nam jeszcze raz będą pomniejszać tę podstawę opodatkowania. Czyli można powiedzieć w dużym uproszczeniu, jeżeli mam 100 tysięcy złotych tych kosztów kwalifikowanych, to dzięki temu, że wdrażam ulgę, to zyskuję np. 19 tys., jeżeli płacę 19-procentowy podatek.
Tak jest.
Można to podsumować w ten sposób, że jeżeli prowadzimy działalność badawczo-rozwojową i ponosimy koszty kwalifikowane, to właśnie ta ulga badawczo-rozwojowa nam się należy. Do kosztów kwalifikowanych zaliczamy między innymi wydatki związane z wynagrodzeniami pracowników, zleceniobiorców i osób na umowie o dzieło, a także wydatków na surowce i materiały. Więc są to wydatki, które i tak ponosimy, więc de facto można byłoby powiedzieć, że nic nie stoi na przeszkodzie, żeby po prostu z tej ulgi skorzystać. To tak, jakbyśmy po prostu sięgali po te pieniądze leżące na ziemi. Tylko jedyne, co musimy zrobić, to właśnie sięgnąć po nie.
No tak to jest, jak mawiał klasyk czy „klasyczka”, że „te pieniądze się po prostu należą”. Bo to jest tak, że może o tym jeszcze dwa słowa, zanim przejdziemy do tych pułapek, no bo czasem klienci nam zwracają uwagę na to, że oni nie chcą podejmować czy nie chcą wchodzić w jakieś ryzykowne optymalizacje podatkowe. No i to jest jasne. W ostatnich latach widzimy dość agresywne działania organów podatkowych zmierzające do walki z unikaniem opodatkowania, z taką właśnie niezgodną z regulacjami optymalizacją podatkową. Ale to nie jest ten case, to nie jest ten przypadek.
Zdecydowanie nie.
To jest wręcz legalna optymalizacja, jeśli można tak powiedzieć. Jest przewidziana przepisami prawa, więc sam ustawodawca, jak rozumiem, sugeruje, żeby z niej skorzystać.
Ja bym powiedział nawet coś więcej, bo ja rozumiem tę ulgę w ten sposób, że jest to po prostu element rozliczenia. Ale opcjonalny, tzn. ja mogę z niego skorzystać, ale nie muszę. To jest ten problem, że muszę po to sięgnąć, tak jak powiedziałaś, że to nie dzieje się automatycznie. Ale to jest tak, że jeśli sprzedaję mój towar, no to mam przychód, ponoszę jakieś tam koszty, no to mam koszt i z tego się wylicza w cudzysłowie automatycznie ta podstawa opodatkowania i od tego płacę podatek. Natomiast dodatkowo do tego dochodzi jeszcze ulga, która ten podatek może mi pomniejszyć. I to jest właśnie element całej tej układanki. No, tylko tyle, że muszę w odpowiednim momencie zgłosić się po tę ulgę. Chyba problem polega na tym, i dlatego w ogóle się tutaj spotykamy w takim temacie akurat, czyli te pułapki, że to nie jest tak, że ja sobie gdzieś tam w systemie kliknę, to ja poproszę jednak tę ulgę i po prostu pieniądze wpływają na konto, tylko trzeba tu wykonać pewne kroki. No i znowu przy tych krokach są te pułapki. To od czego byśmy zaczęli?
Proponuję od ogółu do szczegółu. Zacznijmy może od błędów związanych z kwalifikacją działalności klienta jako działalności badawczo-rozwojowej.
Czyli co tu masz na myśli?
Zdarzały mi się takie sytuacje, kiedy klient, który świadczy usługi np. usługi coachingu albo nauki języka obcego czy też gry na instrumencie, przekonywał mnie, że jest to praca rozwojowa. W związku z tym, że jego klient się rozwija, to on świadczy prace rozwojowe. Niestety, ale takie prace nie spełniają definicji działalności badawczo-rozwojowej, o której mowa w ustawie podatkowej. Bo pomimo tego, że zdecydowanie tutaj mamy do czynienia z rozwojem, to jednak nie o taki rozwój chodzi i my pilnujemy tego, żeby jednak uwzględniać tę działalność, te czynności, które możemy zakwalifikować pod definicję.
Czyli to jest tak, że mamy w ustawie definicję, czym jest działalność badawczo-rozwojowa. Może być badawcza, może być rozwojowa. I jest bardzo konkretne pojęcie. Czyli możemy sobie powiedzieć (i o tym mówiliśmy w wielu poprzednich podcastach, które tutaj też podlinkujemy, więc nie będziemy tego powtarzać teraz), ale to nie jest tak, że to, co nam się potocznie językowo może wydawać, że jest działalnością rozwojową, badawczo-rozwojową, że jesteśmy innowacyjni w taki czy inny sposób, tą konkretnie działalnością badawczo-rozwojową, i to jeszcze, dodajmy, na gruncie ustaw podatkowych jest. I tu rzeczywiście można popełnić taki w ogóle fundamentalny błąd, kiedy ja zaczynam wdrażać ulgę na działalność, która wcale nie jest tą działalnością badawczo-rozwojową.
Teraz przeszłabym do branży IT, gdzie spotykam się z problemem włączania do działalności badawczo-rozwojowej prac utrzymaniowych tzw. maintenance. Niestety jest tak, że definicja działalności badawczo-rozwojowej po prostu nam wyłącza tego typu prace.
Czyli nawet jeżeli wydawałoby się, że to jest element, bo ewidentnie w tej branży IT w software house’ach jest bardzo mocna działalność badawczo-rozwojowa. Jakbyśmy mieli jednym tchem wymienić dwie branże, w których jest taki największy potencjał, gdzie na oko bez większego sprawdzania jest ogromne prawdopodobieństwo, że jest możliwa do wdrożenia ulga no to produkcji, która jest taka oczywista, to jest właśnie IT i software house’y.
No więc tam tworzę oprogramowanie. No i wydawałoby mi się, że tworzę coś nowego. W związku z tym te prace mają charakter badawczo-rozwojowy. I te prace, utrzymaniowe wydawałoby się, że są elementem tej usługi. No to tu z racji tego, że jak rozumiem wprost w ustawie jest wskazane, że nie, akurat w tym zakresie nie. I tutaj też jeżeli do tego nie sięgnę, mogę popełnić ten błąd. No właśnie, taki fundamentalny kwalifikacji, prawda?
Tak. Dalej, jeśli chodzi o branżę produkcji, tu z kolei mam takie doświadczenia, że zwraca się do nas marka. Twierdzi, że tworzy nowe produkty, jakieś prototypy, ale po rozmowie okazuje się, że tak naprawdę to nie. Oni mają pewien pomysł na ten prototyp, ale całą produkcją, koncepcją na ten produkt zajmuje się podwykonawca.
Czyli, co ewentualnie ten podwykonawca mógłby mieć prace badawczo-rozwojowe?
Wtedy sugeruję, żeby jednak ten podwykonawca się z nami skontaktował.
To też może być problem.
Znowu w głowie mamy to, że my wytwarzamy innowacyjne produkty, a to, że akurat robi to inna firma, inna jednostka, no to w naszym biznesowym rozumieniu nie powinno mieć znaczenia. To my jesteśmy ojcami i matkami tego całego rozwiązania. No ale to ma dla ulgi kardynalne znaczenie, kto to robi, jaki podmiot. Coś jeszcze w kwestii kwalifikacji chciałabyś dodać?
Tak, zwróciłabym uwagę na problem dotacji. Dotyczy to takich sytuacji, kiedy klient uzyskał dotację. Jest to dotacja załóżmy na sprzęt. Jakby nie patrzeć to jest rozwojowe. Natomiast sam zakup sprzętu nie będzie na potrzeby ulgi badawczo-rozwojowej tym, o co nam chodzi. Więc pomimo tego, że ten podmiot dotacyjny uznał to za prace rozwojowe…
…i za wydatek kwalifikowany itd.
Dokładnie to było dotowane, to jednak do ulgi badawczo-rozwojowej tego typu zakup nie będzie nam się kwalifikować.
Tak, i to w ogóle raz, że to są inne instrumenty, bo to też czasem jest mylone, czyli dotacja na działalność badawczo-rozwojową i ulga podatkowa na działalność badawczo-rozwojową. O tym, jak się ma jeden do drugich, to mam nadzieję, że na końcu porozmawiamy, bo tam jeszcze jest parę takich aspektów, o których trzeba wspomnieć. Ale tutaj pod kątem tej kwalifikacji to rzeczywiście poruszyłaś dwa ważne elementy, czyli ten pierwszy, że coś, co może być działalnością badawczo-rozwojową w rozumieniu warunków dotacji, może nie być taką działalnością B+R w rozumieniu podatkowym i na odwrót, ale też to, że te wydatki kwalifikowane mogą być tam inaczej rozumiane, zupełnie inaczej rozumiane w zależności od tej dotacji. Więc to, że jest taka dotacja, to jest dla nas informacja ważna i dla przedsiębiorcy może być informacja taka, że tutaj pachnie trochę ulgą, skoro gdzieś to zostało już uznane wcześniej za jakąś działalność badawczo-rozwojową, ale niekoniecznie.
I jeszcze jedno myślę, że warto też powiedzieć: nie chcę za bardzo eksplorować tego styku dotacji to jeszcze powiemy o tym, ale ja pamiętam też wiele takich sytuacji z rozmów z naszymi klientami, w których klienci mówili, że oni nie są zainteresowani ulgą na działalność badawczo-rozwojową, no bo kiedyś się interesowali tym tematem dotacji i ta ich działalność nie spełnia tych przesłanek dotacyjnych, nie otrzymali dotacji. Wtedy okazywało się, że dotacji nie, ale kryteria do ulgi podatkowej były znacznie szersze czy szersze, przynajmniej w ich przypadku. No i udawało się odzyskać sporo pieniędzy z ulgi, mimo że nie otrzymali dotacji. Więc to jeszcze może być tak. Dobrze, myślę, że możemy zamknąć ten temat kwalifikacji. Co przygotowałaś, jeśli chodzi o tę pułapkę nr 2?
Przejdźmy zatem do błędów związanych z kosztami kwalifikowanymi. Tutaj na początek chciałam zwrócić uwagę na błąd. Błąd, nie błąd. Jest taka pokusa, żeby włączać do ulgi badawczo-rozwojowej pracę właściciela. Czy to jest właśnie właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej, wspólnika czy też zarządu.
Takie naturalne się to wydaje, bo on bardzo często rzeczywiście wykonuje tę pracę.
I tak jest.
Tylko że w tym katalogu kosztów kwalifikowanych po prostu praca własna nie została ujęta. No to pewnie byłby problem, jak to wycenić? Pewnie, z tego to wynika. Niemniej jednak jest to pewna bolączka, zwłaszcza jeśli chodzi o jednoosobową działalność. Niemniej jednak tutaj trzeba zaznaczyć, że nawet jeśli tej pracy własnej nie uwzględnimy, to zawsze pozostają inne koszty kwalifikowane typu surowce, materiały. Z kolei wspólnicy i członkowie zarządu mogą być zatrudnieni na umowę o pracę, więc to by nam załatwiało ten problem.
Chcesz powiedzieć, że żeby była jasność, nawet jeżeli ci wspólnicy czy właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej pracuje bardzo intensywnie nad działalnością badawczo-rozwojową, to ulgi nie wyklucza, tylko po prostu w tym zakresie, to w żaden sposób nam się nie będzie liczyć do ulgi. Chyba że właściciel jednoosobowej działalności się nie zatrudni. Ale akurat jeśli mówimy o spółce, to rzeczywiście taka możliwość jest. Oczywiście trzeba sobie przekalkulować, ale to już jest bardzo szeroki temat taki ułożenia struktury w firmie, czym się zajmujemy i przy okazji tej ulgi nam różne takie rzeczy mogą wyjść nieoptymalne w firmie.
To po prostu trzeba wyważyć, co się bardziej opłaca. Do rozważenia.
To możemy zostawić. Co jeszcze, jeśli chodzi o same te koszty kwalifikowane?
Kolejną taką bolączką, w zasadzie głównie dla branży IT, jest kwestia związana z usługami zewnętrznymi. Niestety nie jesteśmy w stanie włączyć wynagrodzeń kontraktorów do ulgi badawczo-rozwojowej.
Kontraktorów, czyli mówimy o osobach, które współpracują na podstawie umowy B2B, a nie umowy o pracę czy zlecenia czy dzieło.
No i w zasadzie teraz powiedziałabym, że jest to regułą. Taki jest model biznesowy najczęściej. Ale pomimo tego znajdują się osoby w takiej korporacji zatrudnione w oparciu o umowę o pracę i warto jednak te wynagrodzenia gdzieś tam uwzględnić. To nie będą wszystkie wynagrodzenia, które będziemy brać pod uwagę, ale uważam, że jeśli ponosimy wydatki na wynagrodzenia osób zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę, to dlaczego by nie skorzystać?
Oczywiście.
Jeżeli rozmawiamy o tym temacie od strony błędów i pułapek, to po prostu pamiętajmy o tym prowadząc taki software house, że mimo że tak jak powiedziałem, bardzo często będzie to działalność badawczo-rozwojowa i załóżmy, że to mamy za sobą, że ustaliliśmy, że my rzeczywiście zajmujemy się działalnością badawczo-rozwojową, to nie zatrzymujemy się w tym momencie i o hura! To teraz już miliony kosztów. Tylko kolejne pytanie czy mamy wydatki kwalifikowane? No i powiedziałaś, że wydatki kwalifikowane to jest właśnie ten personel, jeśli tak mogę powiedzieć. No to znowu nie hura, mam 500 pracowników, ale właśnie co znaczy pracowników, pracowników w rozumieniu takim biznesowym. Ale nam zależy na etatach, na zleceniach, na umowach o dzieło, a nie umowach B2B. Więc tu niby wydaje się to takie oczywiste. Nawet jak rozmawialiśmy przed nagraniem, no to takie rzeczy wiadomo, sprawdzamy na początku. No ale wyobrażam sobie, że rzeczywiście ktoś może o tym nie pomyśleć i wtedy władować się na potężną minę, bo po prostu tych wydatków tam nie ma.
Tutaj powiedziałabym, że to jest ukłon w kierunku pracodawców.
Firm, które zatrudniają na umowę o pracę.
Tak, i to na tyle, że od 2022 roku mamy możliwość odliczenia 200% tych wydatków, więc tym bardziej, nawet jeśli tych pracowników będzie 20 spośród 500, to jednak warto.
Ja bym powiedział, nawet bym się zastanowił, czy w takiej firmie nie warto w ogóle przemyśleć modelu. No bo oczywiście będą tacy współpracownicy, dla których to jest wymogiem z różnych względów. Oni nie chcą być na etacie, ale chyba najczęściej wszystko sprowadza się do pieniędzy. Tak mi się wydaje, że po prostu więcej zostaje netto, czyli ja na umowie o pracę temu pracownikowi musiałbym przy tym samym poziomie zapłacić więcej brutto. No ale biorąc pod uwagę to, że po pierwsze łapie się wtedy taki wydatek na ulgę podatkową, czyli nie jako to 19% w większej spółce dostaję zwrotu podatku więcej. A jeśli mówisz, że 200% tego, czyli właściwie nie 19%, tylko 38% kosztów zatrudnienia, to się robią na tyle poważne zyski, że ja bym się zastanowił, czy w ogóle nie przemyśleć.
Wtedy już zanim dokonam takiego kroku, drobiazgowo sprawdzam, czy na pewno mi się wszystko należy i w jakich kwotach. Ale może to jest nawet myśl, żeby przemodelować te struktury zatrudnienia i podstawy, bo może tam wtedy więcej zostanie. Przy dużej firmie 500-osobowej to mogą być istotne kwoty.
Dobrze. Co jeszcze jeśli chodzi o te wydatki kwalifikowane? Na co byś jeszcze zwróciła uwagę?
Zwróciłabym uwagę na kwestię związaną z amortyzacją i jest to problematyczne zagadnienie z uwagi na to, że zakładając, że mamy klienta, który tworzy wewnętrznie linię produkcyjną dla siebie. I tutaj mamy po prostu działalność badawczo-rozwojową. Ewidentnie. Tym niemniej mamy pewne przepisy, które regulują nam to, co się stanie środkiem trwałym. I w tej sytuacji ta stworzona linia produkcyjna stanie się środkiem trwałym. A to powoduje, że jeżeli chcielibyśmy ująć ten środek trwały, wydatki na ten środek trwały do ulgi badawczo-rozwojowej powstanie nam tutaj problem, bo będziemy mogli ująć tylko odpisy amortyzacyjne od tego środka trwałego i to tylko w tej części, w jakiej ten środek trwały jest wykorzystywany do prac rozwojowych.
Generalnie zakup tej linii, stworzenie linii produkcyjnej, czyli z reguły duża inwestycja w skali firmy, od niego odzyskamy te pieniądze w postaci ulgi na działalność badawczo-rozwojową. Oczywiście w zakresie, w jakim ta linia produkcyjna służy nam działalności badawczo-rozwojowej, działalności takiej nazwijmy to innowacyjnej, ale przez lata. Czyli to nie będzie na raz. I może jeszcze doprecyzujmy to, bo to może być mylące, to może powodować też takie pułapki w takim zakresie, w jakim ta linia produkcyjna służy działalności badawczo-rozwojowej, a nie jest istotne, że te maszyny są innowacyjne. Już o tym też wcześniej gdzieś tam mówiłaś między wierszami, ale no właśnie ja dostałbym dotację na działalność badawczo-rozwojową, na stworzenie tej linii produkcyjnej. Natomiast jeśli chodzi o ulgę, to będzie wydatek kwalifikowany, no ale co wtedy, kiedy ta linia służy tworzeniu jakichś prototypów, nowych rozwiązań. Jeżeli po prostu unowocześniam park maszynowy i tworzę linię, żeby odlewać jakieś elementy w masowej produkcji, to może się okazać, że jest jakaś produkcja testowa, że w jakimś niewielkim tylko zakresie tutaj będę miał. Już nie mówiąc, że przez lata będzie mi się to rolowało, bo ta amortyzacja będzie przez lata, nie jednego roku. To jeszcze tak jak powiedziałaś tylko cząstka z tego odpisu amortyzacyjnego będzie niejako jeszcze raz tym kosztem.
No i pytanie: jaka cząstka?
No właśnie.
Trzeba byłoby ustalać czas pracy tej maszyny, żeby móc konkretnie wskazać tę prawidłową część odpisu amortyzacyjnego, którą możemy uwzględnić do ulgi.
Ale żeby nie było, to może się bardzo opłacać, jeśli tego jest dużo, więc to też zależy. No właśnie, bo skoro przy tym jesteśmy, to zapytałbym Cię o problem ewidencjonowania ulgi na działalność badawczo-rozwojową, bo to nie jest tak jak powiedzieliśmy na wstępie, że prowadzę taką innowacyjną działalność, jestem software house’em, czy coś produkuję. No to hurra! W tym momencie ci moi pracownicy, nawet mam dział projektowy w moim zakładzie: 10 inżynierów, projektantów i oni tworzą jakieś rozwiązania. Zarabiają X i wszystkie te wydatki bach do ulgi badawczo-rozwojowej. To musi być czymś poparte.
Niestety tak.
Musimy być przygotowani na ewentualną kontrolę ze strony urzędu skarbowego i niestety to po naszej stronie jest to działanie, żeby wykazać, że koszty, które uwzględniliśmy są uwzględnione właśnie w odpowiedniej kwocie. A żeby to zrobić musimy posługiwać się dokumentacją, która będzie stanowiła poparcie dla tych wyliczeń.
I na czym taka dokumentacja, w skrócie oczywiście (nie będziemy teraz omawiać szczegółowo), ale na czym taka dokumentacja polega? Jeżeli mówimy o tych pracownikach, bo to w wielu firmach będzie najważniejszy koszt. Zobaczmy może jakiś taki case, byśmy popracowali na rzeczywistych naszych doświadczeniach. Czyli mamy jakiś zakład produkcyjny, który tworzy na indywidualne zamówienie, jakieś maszyny, narzędzia i inne linie produkcyjne i mamy tam zespół projektantów, powiedzmy, jest dział badawczo-rozwojowy i oni tam pracują. No i co teraz z nimi?
Przede wszystkim będziemy potrzebować listy płac dotyczące tych pracowników. Po drugie będziemy potrzebować informacji o czasie poświęconym na prace rozwojowe. Kolejną rzeczą będzie zestawienie materiałów i surowców, jakie zostały poniesione na potrzeby prac badawczo-rozwojowych.
Oczywiście jeśli uwzględniamy je w uldze.
Następna kwestia to mogą być karty projektów. Zakładając, że w ciągu roku było stworzonych 15 prototypów czy też tych produktów na indywidualne zlecenie, to dobrze byłoby opisać co się zadziało od początku do końca w ramach tego projektu, czyli jakie były założenia na początku, gdy siadaliśmy do tego projektu, co my chcemy osiągnąć. Co zadziało się w trakcie i co osiągnęliśmy? Dobrze byłoby też wskazać, jacy konkretnie pracownicy byli włączeni w prace badawczo-rozwojowe z uwzględnieniem konkretnych godzin i wynagrodzeń i do tego dołączając wydatki na materiały i surowce pod konkretny projekt.
To co my jeszcze robimy: przygotowujemy dla klientów taki dokument, nazywamy go raportem. To taki rozbudowany dokument, w którym opisujemy, czym zajmuje się podatnik, dlaczego do ulgi badawczo-rozwojowej uwzględniliśmy takie, a nie inne projekty i odnosimy się do definicji działalności badawczo-rozwojowej, żeby wykazać, że właśnie te wszystkie warunki zostały spełnione. Wskazujemy też na kwotę kosztów kwalifikowanych. Posiłkujemy się interpretacjami podatkowymi, żeby urzędnik jak już dostanie taki dokument miał więcej czasu dla siebie.
Tak naprawdę idea jest taka, jak rozumiem, że przedsiębiorca zgłasza się po ulgę. Urząd skarbowy w ramach tych swoich tzw. czynności sprawdzających może przyjść i zapytać: ale na jakiej podstawie? No to wtedy dostaje urzędnik ten raport, z którego wszystko będzie wynikało.
Tutaj trzeba zwrócić uwagę, że urzędnik dostaje informację o kwocie kosztów kwalifikowanych w zeznaniu podatkowym bądź korekcie zeznania podatkowego.
Gołe liczby tak naprawdę.
Właśnie. I on też, bądź ona musi potwierdzić, że faktycznie działalność badawczo-rozwojowa jest prowadzona i że koszty, które zostały uwzględnione, faktycznie stanowią koszty kwalifikowane. Więc co do zasady jak są prowadzone czynności sprawdzające, to naszym sposobem na to jest podesłanie do tego urzędnika raportu. I w zasadzie to nam kończy temat.
Bo to nie może być na ładne oczy, tym bardziej jeżeli, a często tak jest, jeżeli mówimy o korektach zeznania, bo też wspomniałaś o korekcie, bo przecież ulgę możemy uzyskać wstecz w stosunku do lat podatkowych, które się zakończyły. To taka korekta przecież może nierzadko skutkować zwrotem podatku. Czyli musi być wykonany przelew z urzędu skarbowego na określoną, wcale niemałą kwotę. Więc to też nie dziwne, że urząd skarbowy chce to sprawdzić. Z drugiej strony tak sobie myślę, że bardzo fajnie, że to sprawdzi od razu, bo wtedy jesteśmy troszkę bezpieczniejsi, a nawet bardzo troszkę na przyszłość, no bo mamy świadomość, że w jakimś sensie ta ulga nasza jest zaakceptowana. Oczywiście to nie jest żaden glejt, że tej kontroli już nigdy nie będzie, ale to prawdopodobieństwo jest wtedy dużo mniejsze, takiej kontroli. Ale jeszcze zanim zamkniemy ten wątek ewidencji, bo tu dość szczegółowo opowiedziałaś o tym, co w ramach ogólnie tej ewidencji jest, to jeszcze wrócę do mojego pytania o tych pracowników, bo to myślę, że może być też jakiś taki element po pierwsze rodzący wątpliwości dla przedsiębiorców, dla naszych słuchaczy, ale po drugie też element takich ryzyk, jeśli to źle zrobię. No bo mamy tego naszego projektanta, tego naszego inżyniera i on tam spędza ileś godzin nad różnymi projektami i jakbyśmy mogli ten wycinek poeksplorować chwilę, tzn. jak to powinno być właściwie zrobione. Ja zakładam, że przepisy tego jasno nie określają i to może być też problem. No ale znowu z Twojej praktyki. Ile trzeba zrobić, żeby było okej, ale też żeby nie przesadzić. Bo ja zakładam, że po prostu wskazanie, że pan Kowalski to nie wiem, w 50 procentach to pracuje nad działalnością badawczo-rozwojową, a w 50 to nad jakąś tam inną, to raczej nie wystarczy.
Niestety nie. Niektórzy klienci w ten sposób dokumentują ten czas prac rozwojowych, ale wtedy spotykają się z pytaniem urzędnika o dane źródłowe, w tym sensie jak te 50% zostało wyliczone.
To może być akurat 50% tylko przypadkiem.
Tylko no właśnie. Więc my od razu ucinamy tego typu pomysły i zdecydowanie sugerujemy, żeby wskazywać konkretne godziny. Może nie zawsze jest szansa, żeby to było co do dnia, ale musimy być w stanie miesięcznie wskazać te godziny pracy, tych prac badawczo-rozwojowych, bo do ulgi badawczo-rozwojowej uwzględniamy tylko tę część wynagrodzenia, która odpowiada pracom badawczo-rozwojowym.
Ale może się tak zdarzyć, że pracownik w pełni poświęca się działalności badawczo rozwojowej.
To wtedy jesteśmy w domu.
I w niebie, bo nierzadko nam się przecież też zdarzają takie sytuacje, więc myślę, że trzeba sprawdzić. Bo ja wiem i myślę, że mi potwierdzisz, że tutaj często te kwestia ewidencyjne będą języczkiem u wagi w tym sensie, że mogą być sytuacje, kiedy charakter tej działalności u danego przedsiębiorcy, wyodrębnienie bardzo mocno takiego działu projektowego, przedmiot działalności, że ja np. generalnie pracuję na indywidualne zamówienie, sprawia, że ta ewidencja to w ogóle nie jest temat, bo to nie ma problemu. Aż po takie sytuacje, kiedy właściwie przedsiębiorca dochodzi do wniosku, że prowadzenie tej ewidencji zupełnie wywraca ten projekt do góry nogami w tym sensie, że on nie będzie tego robił, on woli nie wystąpić o ulgę, niż miałby prowadzić tak drobiazgowe kalkulacje. Więc chyba trudno o takie nawet uogólnienie czy ta ewidencja jest problemem, czy nie jest. Czy to jest uciążliwe, czy nie uciążliwe, zanim nie przyjrzymy się indywidualnie tej sprawie. Natomiast myślę, że możemy powiedzieć, że to jest po prostu ważne. Tak myślę, że trzeba by uważać przed przegięciem w obie strony, czyli z jednej strony: a, oni pracują nad działalnością, połowę mniej więcej działalność badawczo-rozwojowa, połowę, jakieś tam inne obowiązki. Bardzo ryzykowne i z drugiej strony też, żeby nie przegiąć, że teraz każdą minutę ze stoperem będę ewidencjonować na taki projekt czy na inny projekt, szczególnie jeśli wcześniej tego w firmie nie było. Też trzeba znaleźć tutaj złoty środek.
Jest to bardzo istotne.
Jasne. Dobra, przejdźmy do ostatniego obszaru, który dla nas przygotowałaś. Zdradź, co to jest.
To taki tytuł zagadka, czyli niedopasowanie ulgi do sytuacji biznesowej czy też prywatnej firmy.
To zdradź, co tu masz na myśli.
Mam na myśli tutaj kilka kwestii. Przede wszystkim, aby realnie skorzystać z ulgi w ogóle musi być podatek. Chociaż nie zawsze. Bo jeśli mamy stratę albo w ogóle brak dochodu, to nie oznacza, że z ulgi nie skorzystamy.
W tym roku nie, bo wiadomo, ulga polega na tym, że dzięki niej płacimy niższy podatek, więc skoro i tak nie płacę podatku, to urząd nam niejako nie odda dodatkowo. Po prostu nie ma podatku i nie ma podatku.
Mamy możliwość wskazania tych kosztów kwalifikowanych w zeznaniu podatkowym, też korekcie zeznania podatkowego jako koszty, które zostaną rozliczone, czy mogą być rozliczone w ciągu sześciu kolejnych lat. W związku z czym jeżeli w przyszłości powstanie nam ten podatek do zapłaty, to zostanie on automatycznie pomniejszony.
Wtedy traktuję ulgę jako taką tarczę podatkową na przyszłość, żeby ten podatek zapłacić mniejszy. No ale właśnie z punktu widzenia tych takich pewnych pułapek uważajmy na to, że nawet znowu, jeśli spełniam wszystkie przesłanki, mam działalność badawczo-rozwojową, wydatki kwalifikowane, prowadzę ewidencję itd. To może się okazać, że nic z tego dziś nie dostanę, ale niejako trochę taką obietnicę, że będę te podatki płacił niższe w przyszłości, co może też być bardzo wartościowe. Trzeba tylko mieć tego świadomość.
Dokładnie.
Kolejna kwestia to estoński CIT, który stanowi obok ulgi badawczo-rozwojowej pewne dobrodziejstwo i niestety nie mamy możliwości, żeby jednocześnie w tym samym czasie korzystać z tych dwóch instytucji. Niemniej jednak możemy wrócić do czasu, do tych lat podatkowych, kiedy jeszcze nie rozliczaliśmy się w reżimie estońskiego CIT-u. Czyli na ten moment możemy wrócić do 2018, 2019, 2020 itd. I spróbować historycznie rozliczyć ulgę badawczo-rozwojową właśnie za tamten czas.
Czyli spółka na estońskim CIT może skorzystać z ulgi na działalność badawczo-rozwojową, ale wstecz, za te okresy, kiedy w tym reżimie nie była opodatkowana. No ale już na przyszłość trzeba się zdecydować, który z tych reżimów jest dla nas bardziej odpowiedni. Ja myślę sobie, że to jest też dylemat, bo mówiliśmy o tym, że czasem przy rozmowach z klientami okazuje się, że na pierwszy rzut oka już widać, że ulga badawczo-rozwojowa przyniosłaby jakieś korzyści. Ale takie prawdziwe korzyści to przyniósłby estoński CIT. Więc wtedy trzeba odpuścić ten projekt ulgi. Policzywszy to wszystko na działalność B+R i skoncentrowania się na tym, co da największy zwrot z tych różnych wysiłków. Tym bardziej, że to są instrumenty konkurencyjne, czyli nie można z jednego ani z drugiego skorzystać. Ja bym powiedział, że to może być taki problem historyczny i na przyszłość historyczny. No to ja już jestem na estońskim CIT i pytanie dzisiaj czy mogę skorzystać z ulgi. Dzisiaj nie, za wsteczne okresy, kiedy nie byłem na estońskim CI-cie tak, w przyszłości jeśli nie będę na estońskim CI-cie to też tak. Ale może być to też taki dylemat, że ja nie jestem na estońskim CIT i nie mam nawet ulgi. I czy lepiej wejść w ulgę, czy w estoński CIT? Więc tu dylematy będą tego rodzaju.
W tych przypadkach z Klaudią Jachirą tworzymy burzę mózgów i ustalamy, która koncepcja jest tutaj dla klienta bardziej odpowiednia.
Dokładnie, bo to nie można się zamykać na jednym rozwiązaniu, tylko trzeba myśleć szerzej. No dobrze, a co z tymi dotacjami? Bo obiecaliśmy sobie, że wrócimy do dotacji na koniec i myślę, że to jest dobry moment. Jak fakt, że ja wziąłem dotację na moją firmę, wpływa na możliwość skorzystania z ulgi?
Zakładam, że mówimy o sytuacji takiej, że ten projekt mogę wpasować czy uznać, że jest to działalność badawczo-rozwojowa. To w takim wypadku skorzystanie z dotacji nie wyklucza z korzystania z ulgi badawczo-rozwojowej. Ale będziemy mogli ująć do ulgi badawczo-rozwojowej tylko te wydatki, które ponieśliśmy z własnej kieszeni. Więc te kwoty dotowane niestety nam odpadają. Ale te pozostałe 20%–30% to możemy spokojnie ująć do ulgi.
Ja myślę, że informacja o tym, że ja korzystam z dotacji to mogą być trochę mieszane uczucia, bo z jednej strony rzeczywiście poziom tej korzyści podatkowej będzie po prostu niższy, ograniczone do tego mojego, nazwijmy to wkładu własnego (to nadal mogą być setki tysięcy), bo to zależy od poziomu tej inwestycji. Ale z drugiej strony, jak mówiliśmy o tych różnych problemach ewidencyjnych z opisywaniem projektów, to mogę być bardzo mocno do przodu z racji tego, że instytucje, które udzielają dotacji, bardzo często mają bardzo wyśrubowane wymogi, jeśli mówimy o ewidencjonowaniu tej dotacji, więc może się okazać, że przecież też to widzimy w praktyce, że te kwoty wprawdzie będą niższe niż by były, ale nadal atrakcyjne dla firmy. Ale praca i ryzyka przy wdrożeniu i praca polegająca na zmianie pewnych nawyków w zakresie ewidencjonowania jest po prostu marginalna albo jej w ogóle nie ma, albo trzeba to wszystko tylko ładnie ująć i opakować i zagregować itd., przedstawić w raporcie, ale dane są.
Jak najbardziej.
Wnioski do tego podmiotu dotacyjnego, generalnie cała dokumentacja dotycząca projektu zdecydowanie nada się jako dowód na potrzeby ulgi badawczo-rozwojowej.
Jasne. To w ramach tej grupy zagadnień, o której teraz mówimy, czyli tak jak powiedziałeś, tego dopasowania, czy niedopasowania do sytuacji prawnej, organizacyjnej firmy, to jeszcze porozmawiajmy o takim temacie jak w ogóle opłacalność wdrożenia ulgi w kontekście wysiłków, które trzeba podjąć do tego, żeby z tej ulgi skorzystać. No bo myślę, że całe to nasze spotkanie jest dowodem na to, że wszystko jest dla ludzi, ale jednak to nie jest takie proste, że ja sobie jakiś tam załącznik do zeznania podatkowego wypełnię czy jakąś kratkę zaznaczę i wpiszę jakąś liczbę, którą wymyślę na podstawie jakichś tam źródeł. Tylko musi to być udokumentowane, trzeba pewne prace wykonać, być może zmienić pewne procesy w firmie. I teraz myślę, że pytanie, które duża część przedsiębiorców może sobie zadawać, to jest to, czy warto w kontekście wysiłków, które trzeba podjąć i jakie tutaj miałabyś przemyślenia? Jak w ogóle podchodzić do tego dylematu?
To wszystko trzeba policzyć. Musimy mieć świadomość, że wdrożenie ulgi badawczo-rozwojowej stanowi pewne wyzwanie czasowe. Musimy mieć odpowiednią ewidencję.
Przygotować ten raport, o którym rozmawialiśmy.
Generalnie mieć za sobą dokumentację i oszacować korzyści, jakie płyną z ulgi badawczo-rozwojowej względem nakładów pracy. Dla niektórych oszczędność podatkowa na poziomie 100 tysięcy złotych to już będzie coś, po co warto sięgnąć. Dla niektórych to będzie jeszcze za mała kwota, żeby angażować się czasowo w ten projekt.
Jeszcze dodajmy, że jedna kwestia co jest dla niektórych kwotą.
To też zależy od skali działalności. Ale dwa, jakie są te nakłady czasowe? Bo powiedzieliśmy o tym, że jak mam tę dotację no to powiedzmy będzie łatwiej. Jak mam wyodrębniony dział projektowy, w ramach którego ci pracownicy poświęcają się w pełni, i to jest oczywiste, działalności badawczo-rozwojowej to będzie prościej, jeśli mam tych pracowników porozrzucanych i trzeba będzie teraz jakoś to pokleić, no to będzie trudniej. Więc to rzeczywiście taka matryca nam się tworzy: kwota i te wysiłki organizacyjne, czasowe i trzeba to razem połączyć i jeszcze zobaczyć, jakie podatki płacę dziś, jakie będę płacił jutro, bo przecież może mi się ta firma wyskalować w przyszłym roku mogę mieć takie plany, że tego podatku będzie naprawdę dużo. I wtedy też te każde oszczędności wypracowane dzisiaj, czy ulga wypracowana dzisiaj, nawet jeśli tego podatku mi dzisiaj nie obniży, to jutro będzie dla mnie tą tarczą podatkową. Dodajmy, że właśnie te rzeczy, o których teraz rozmawiamy, czyli oszacowanie, czy warto, czy nie warto, no to właśnie tym też zajmujesz się na tych bezpłatnych konsultacjach, o których mówiłem we wstępie do dzisiejszego nagrania, czyli właśnie tam tak jakby bez zobowiązań, nieodpłatnie przedsiębiorcy otrzymują od Ciebie informacje. Wstępnie oczywiście, bo wiadomo, że to potem trzeba bardzo dokładnie policzyć. Ale w tej firmie, przy tej działalności, przy tej strukturze firmy, strukturze organizacyjnej, przy tej działalności badawczo rozwojowej można spodziewać się po pierwsze takich nakładów czasowych, po drugie takich oszczędności. Dodajmy, że bardzo dużo z tych czynności, o których dzisiaj mówiliśmy w zakresie właśnie raportów, części w zakresie ewidencji, jest po naszej stronie przy wdrożeniach, więc to też taki przedsiębiorca na takiej konsultacji otrzymuje taką z grubsza informację, co będzie musiał zrobić i co za to otrzyma. Dziękuję Ci bardzo za dzisiejsze spotkanie. Myślę, że sporo praktycznych uwag i przestróg nasi słuchacze i nasi widzowie otrzymali. W jakich miejscach szczególnie zwrócić uwagę przy wdrażaniu ulgi. No i cóż, mam nadzieję, do zobaczenia w kolejnych odcinkach, w kolejnych materiałach. No i samych sukcesów we wdrażaniu ulg na działalność B+R. Dzięki.
Dziękuję.
Cześć!
Jeśli zajmujesz się zawodowo podatkami – w szczególności prowadzisz biuro rachunkowe, jesteś doradcą podatkowym lub radcą prawnym bądź adwokatem – dołącz do Klubu Dzień Dobry Podatki.
Klub to abonament na comiesięczne szkolenia „Dzień Dobry Podatki” oraz forum dyskusyjne, na którym codziennie wspieramy się w pracy z podatkami.
Sprawdź więcej szczegółów TUTAJ.