Obowiązkowy KSeF – czym jest i o co chodzi w tym zamieszaniu?

Transkrypcja

Michał Wilk: Dzień dobry, Adamie. Witam cię serdecznie.

Adam Bartosiewicz: Cześć, Michale. Dzień dobry, witam.

Nagrywamy ten odcinek w drugiej połowie października 2023 roku. Na początek chciałem cię zapytać o to, czy faktycznie uważasz, że KSeF zacznie obowiązywać w Polsce 1 lipca 2024 roku, bo takie były do tej pory zapowiedzi? Jesteśmy tuż po wyborach, jeśli chodzi o władzę, sytuacja może się zmienić. Twoim zdaniem, czy ma to w ogóle jakiś wpływ?

Obecnie to nie są tylko zapowiedzi, to również jest uchwalona już ustawa, która będzie zobowiązywała podatników do tego, żeby wystawiali faktury z użyciem KSeF od 1 lipca 2024 roku. Oczywiście jest to przepis, który może zostać zmieniony, jeżeli się okaże, że jest taka potrzeba. Myślę, że w tym momencie należy jednak założyć, że obowiązkowy KSeF zacznie funkcjonować od 1 lipca 2024 roku i w związku z tym trzeba byłoby się przygotowywać właśnie na tę datę.

Oczywiście może zdarzyć się tak, że jeśli z rynku będą docierać sygnały, że duża część podatników jest jednak niegotowa bądź jeżeli okaże się, że po drugiej stronie nie jest gotowy w stu procentach system mający przyjmować te faktury, to może się zdarzyć, że ten termin zostanie przesunięty. Pojawiają się czasami głosy, że zostało już naprawdę niewiele czasu do 1 lipca 2024 roku, bo teraz zostało, co ciekawe, dziewięć miesięcy. Akurat czas, aby dziecko, KSeF zdążyło się wykształcić i narodzić, ale dla niektórych podmiotów to może być mało czasu. Może się więc zdarzyć tak, że ten termin zostanie jednak przełożony, aczkolwiek moim zdaniem nie należy się na to nastawiać, tylko należy zrobić wszystko, żeby jednak być gotowym na 1 lipca 2024 roku.

Myślisz, że ta data to jednak będzie 1 lipca? Kto wie. Jak będziemy obserwować proces wdrażania firm, to może się okazać, że czas, który pozostał, jest niewystarczający i jednak ten termin zostanie przełożony. Ale załóżmy, że mamy 1 lipca, nic się nie dzieje, termin nie został przesunięty i wchodzimy w KSeF. Czy system twoim zdaniem w ogóle da radę i uciągnie takie poważne zadanie? A jeśli miałby nie uciągnąć, to co wtedy, co w przypadku awarii? Bo jak sobie za chwilę powiemy, jak to funkcjonuje, jak to ma funkcjonować, to wydawałoby się, że to jest jakiś przepis na katastrofę, więc czy są jakieś zabezpieczenia?

Tego nie wiemy, aczkolwiek dotychczasowe polskie doświadczenia w tym zakresie wskazują, że tego rodzaju systemy w pierwszych kilku, kilkunastu godzinach funkcjonowania często się „wykrzaczały”, jeżeli można użyć kolokwializmu. Z tego, co mi wiadomo, system jest projektowany na określoną przepustowość. Powinien więc dać radę, aczkolwiek dopiero jego sprawdzenie w działaniu da odpowiedź na pytanie, czy faktycznie się sprawdzi i czy nie będzie ulegał awariom.

Można od razu powiedzieć, że oczywiście w przepisach mamy uregulowane skutki i uregulowany sposób działania podatników w czasie awarii systemu. Są bowiem przewidziane specjalne stany KSeF – stan awarii, stan niedostępności i są przepisy, które zastrzegają, co podatnicy mogą robić z fakturami w czasie awarii i co powinni zrobić po jej zakończeniu. Generalnie można powiedzieć, że w czasie awarii systemu faktura powinna jednak zostać wystawiona zgodnie ze strukturą (mówi się niekiedy o wystawieniu faktury offline), zostać udostępniona nabywcy w określony z nim sposób, a następnie, po usunięciu awarii, zostać przesłana, załadowana do KSeF.

Oczywiście nie wiemy, jak system zadziała, bo trzeba od razu powiedzieć, że dotychczas w Polsce chyba nie było tak obszernego, jeśli tak można powiedzieć, systemu, który w zasadzie miałby w nieprzerwany sposób być gotowy na przyjęcie olbrzymiej liczby dokumentów. Bo myślę, że są to dokumenty, których liczbę można szacować miesięcznie na kilka miliardów. Te dokumenty muszą trafić do systemu, zostać w nim zwalidowane, zarejestrowane i muszą zacząć być przechowywane. To jest olbrzymia chmura danych. Czy ona zadziała, czy nie zadziała, tego nie wiemy na dzisiaj, to pokaże nam dopiero praktyka.

Kogo i kiedy obejmie KSeF?

Powiedziałeś trochę o liczbach, jaka to może być skala, ile może być tych faktur. Porozmawiajmy teraz o tym, kogo właściwie ten temat dotyczy, to też może nam uzmysłowić skalę. Czy każdy podatnik VAT będzie musiał wystawiać faktury właśnie przez bramkę KSeF i czy wszystkie faktury, które wystawiamy, będą musiały być wystawiane właśnie w tym systemie, czy to może dotyczy jakiejś części grupy większych podatników? Jak to właściwie będzie wyglądało?

Można powiedzieć, że KSeF będzie systemem niemal powszechnym – w tym znaczeniu, że najpierw od 1 lipca 2024 roku, o ile nic się nie zmieni, a później od 1 stycznia 2025 roku (skąd ta druga data, to o tym za chwilę powiem) w zasadzie nie będzie można wystawić faktury inaczej niż w KSeF. Od 1 lipca 2024 roku faktury – praktycznie każdą – w KSeF będą musieli wystawiać czynni podatnicy VAT.

Można tutaj wspomnieć o tym, że nie wejdą do KSeF i będą poza nim, na razie bezterminowo, faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych. Przejściowo przez okres pierwszego pół roku poza KSeF będą mogły być faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej, w tym paragony z NIP, które są traktowane jako faktury uproszczone. Poza KSeF będą także niektóre faktury dotyczące różnych procedur szczególnych.

Od 1 stycznia 2025 roku zakres KSeF zostanie rozszerzony, bowiem także podatnicy zwolnieni z VAT będą musieli wystawiać faktury za jego pośrednictwem. Trzeba tutaj zastrzec, że niekoniecznie czynność zwolniona z podatku musi być udokumentowana fakturą. Takie faktury wystawia się tylko i wyłącznie na żądanie osób, dla których dana czynność jest wykonywana. Może się więc zdarzyć tak, że podatnik wykonujący czynności zwolnione, dla których odbiorcy nie będą żądali faktur, faktycznie nie będzie wystawiał tych faktur w KSeF. Od 1 stycznia 2025 r. zniknie też możliwość wystawiania poza KSeF faktur z kas rejestrujących.

Oczywiście są dzisiaj podatnicy, nawet czynni podatnicy VAT, którzy być może w ogóle nie wystawiają faktur, bo np. mają wśród swoich klientów wyłącznie osoby fizyczne, nieprowadzące działalności gospodarczej. Być może oni nie będą musieli wystawiać faktur w KSeF. Tak czy inaczej KSeF ich jednak zapewne nie ominie. Dlaczego? Ano dlatego, że KSeF jest systemem nie tylko do wystawiania faktur, ale również jest systemem, za pośrednictwem którego się je odbiera. A nie będzie można otrzymać faktury inaczej niż za pośrednictwem KSeF.

Jak się przygotować do wdrożenia KSeF?

Jasne, czyli wygląda na to, że to rzeczywiście jest powszechny temat, powszechny problem i każdy przedsiębiorca powinien się do tego przygotować albo niemal każdego to dotknie. To powiedzmy może w żołnierskich słowach, jak w takim razie przygotować się do wejścia w KSeF, tzn. co ja powinienem zrobić, żeby 1 lipca 2024 roku, zakładając, że ten termin będzie aktualny, będzie utrzymany, po prostu wystawić fakturę? Zakładam, że trzeba coś zrobić wcześniej, żeby się do tego przygotować, żeby nie obudzić się 1 lipca i nie móc wystawić faktury, bo to byłaby tragedia, katastrofa dla dużej części firm, bo po prostu tracę przychody. Powiedziałbym więc, że to jest problem na pierwszej linii prowadzenia biznesu.

Mówiliśmy przed chwilą, że mamy akurat dziewięć miesięcy do prawdopodobnej daty narodzin obowiązkowego KSeF i można ten okres porównać do takiej jakby ciąży. I tak jak ciąża jest okresem, w którym dziecko się kształtuje, tak samo te dziewięć miesięcy jest okresem, w którym powinniśmy podjąć pewne działania, które umożliwią nam od 1 lipca wystawianie i odbieranie faktur w KSeF. Chciałbym też od razu przypomnieć, że KSeF w Polsce już działa. On działa jako system dobrowolny, w ramach którego podatnik może wystawiać faktury i może je odbierać, jeśli ma taką chęć.

Jeżeli chodzi o działania, które należałoby podjąć, to myślę, że takimi absolutnie obowiązkowymi rzeczami, o które należałoby w tej chwili zadbać, to w ogóle jest zorientowanie się, jak ja będę mógł się zalogować do KSeF, mówiąc kolokwialnie. Trzeba sobie tutaj uświadomić, znowu ujmując rzecz w pewnym uproszczeniu, ale dość obrazowo: KSeF jest swego rodzaju chmurą danych, chmurą danych z fakturami, a użytkownicy tego systemu wprowadzają dane (czyli faktury) do tego systemu i odbierają dane z tego systemu. Żeby móc to robić, to trzeba, mówiąc w pewnym uproszczeniu, zalogować się do systemu. W zależności od tego, kim jest podatnik, a przede wszystkim jaką ma formę organizacyjną, sposób logowania się czy sposób nabywania uprawnień do logowania jako podatnik może być inny.

Jeżeli mamy do czynienia z osobami fizycznymi prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą, to one generalnie jako podatnicy i jako właściciele są w stanie zalogować się do systemu z wykorzystaniem czy to podpisu elektronicznego, czy to profilu zaufanego. Jeżeli mówimy o jednostkach organizacyjnych, zarówno mających osobowość prawną, jak i niemających osobowości prawnej, to tutaj trzeba zauważyć, że zalogowanie się przez te jednostki do KSeF w charakterze podatnika (jako te jednostki), zawsze będzie wymagało:

• albo poinformowania urzędu skarbowego, organu podatkowego na odpowiednim druku, na druku ZAW-FA o tym, że konkretna osoba fizyczna będzie się logować w charakterze jednostki organizacyjnej, w charakterze podatnika do KSeF
• albo posiadania przez taki podmiot tzw. elektronicznej pieczęci kwalifikowanej (czegoś, co jest takim trochę odpowiednikiem podpisu elektronicznego dla osoby fizycznej).

Jeżeli jednostka organizacyjna będzie miała takie rozwiązanie sprzętowo-programowe, to będzie mogła się zalogować do systemu jako podatnik. Nie wchodząc w szczegóły, bo o tych szczegółach będziemy mówili podczas kolejnych rozmów w ramach podcastu, w systemie poza właścicielami, poza podatnikami mogą również funkcjonować zalogowane inne osoby, mające tzw. uprawnienia wtórne.

Taką rzeczą najbardziej podstawową jest jednak w ogóle zorientowanie się i uzyskanie tzw. właścicielskich uprawnień do tego, żeby można się było zalogować do systemu. Bo jeżeli ja nie będę wiedział, jak to zrobić albo jeżeli chwilowo nie będę miał jeszcze możliwości, żeby to zrobić, to po prostu nie będę ustrukturyzowany, nie będę w stanie wystawić faktury, nie będę w stanie jej odebrać.

Kolejną rzeczą, bardzo istotną, o której należałoby pomyśleć, jest audyt, jeśli tak można powiedzieć, obecnych procedur związanych z wystawianiem, przyjmowaniem i płaceniem za faktury. Dotychczasowe zasady obiegu dokumentów staną się wprawdzie od 1 lipca nieaktualne, tylko znowu, mówiąc obrazowo, trzeba przełożyć funkcjonujące dzisiaj procedury na to, na co będzie pozwalał, ale co też z drugiej strony będzie wymuszał KSeF. Oczywiście zasady, reguły, procedury będą tutaj zupełnie inne w przypadku małej firmy wystawiającej niewielką liczbę dokumentów, otrzymującej niewielką liczbę dokumentów, być może niezatrudniającą w ogóle pracowników. Będą one zupełnie inne np. w sytuacjach dużych firm, które pracują na różnego rodzaju systemach SAP-owskich, ERP-owskich, gdzie mamy np. rozbicie pomiędzy osobami wystawiającymi dokumenty sprzedaży a osobami obsługującymi proces sprzedaży.

W tym zakresie nie będzie jednego doskonałego rozwiązania dla każdego podatnika. O tym też pewnie będziemy jeszcze wielokrotnie mówić podczas podcastów o KSeF, że jest on z jednej strony szansą, a z drugiej strony wyzwaniem czy też zagrożeniem. Jeżeli odpowiednio poukładamy procesy albo jeżeli najpierw w ogóle je zidentyfikujemy i dobrze opiszemy, to potem da nam to szansę na dostosowanie trochę KSeF do tych procesów czy da nam jakiś efekt synergii. Może się wtedy okazać, że KSeF będzie dla nas dużym ułatwieniem.

Jeżeli nie zidentyfikujemy tych procesów, jeżeli nie uświadomimy sobie, jak dzisiaj krążą dokumenty sprzedażowe i zakupowe w naszej firmie, to po wejściu w życie KSeF czeka nas olbrzymi bałagan. Zasady obiegu dokumentów, których do końca nie znamy, po KSeF staną się nieaktualne i odnajdywanie się w tym procesie w ogóle będzie długotrwałe, bolesne, będzie więcej kosztowało niż dzisiaj ewentualnie by kosztował audyt i odpowiednie dostosowanie procesów.

Uważam też, że ewentualna trzecia istotna rzecz, którą należałoby zrobić, czyli wybór narzędzi, przy pomocy których będziemy funkcjonować w ramach KSeF, musi być poprzedzony właśnie rzetelnym audytem, jeżeli tak można powiedzieć. Jeżeli będziemy wiedzieli, jakie są nasze potrzeby, jakie są nasze oczekiwania, to dopiero wtedy będziemy w stanie dobrać do tego właściwe narzędzia.

Jak KSeF będzie działać w praktyce?

No dobrze, a teraz powiedzmy sobie o tym: wszedłem już w KSeF, jestem przygotowany, zaudytowałem, usprawniłem, uszczelniłem swoje procesy w firmie, zająłem się uwierzytelnieniami – w jaki sposób będzie wystawiana faktura, już tak praktycznie? Z drugiej strony, czy muszę zrobić coś specjalnego, żeby ją otrzymać? Jesteśmy już konkretnie w lipcu 2024 roku – jak działamy w małej firmie, w dużej firmie? W jaki sposób się w tym odnaleźć?

Myślę, że byłoby prościej. Posługujemy się dzisiaj pewnymi uproszczeniami, ale one też mają po prostu obrazować pewne rzeczy. Ja bym to trochę porównał do tego, jak dzisiaj można przygotowywać pliki JPK_VAT, bo w zależności od tego, jak duże, jak obszerne są to pliki, można powiedzieć, że dzisiaj w zakresie JPK mamy generalnie dwie opcje. Ci mniejsi podatnicy (sam tak robię, mając swoją działalność gospodarczą) wystawiają czy przygotowują pliki JPK korzystając z bezpłatnych narzędzi przeglądarkowych, jeżeli tak można powiedzieć. Ta opcja oczywiście nie wchodzi w grę w przypadku dużych podatników, u których zapisów w ewidencjach jest kilkaset, a może i kilka tysięcy. Oni przygotowują pliki JPK przy pomocy oprogramowania interfejsowego, przy pomocy stosownych wtyczek w programach finansowo-księgowych. Dane są po prostu przekształcane na format JPK i potem ładowane do systemu.

Można powiedzieć, że jeżeli chodzi o wystawianie ustrukturyzowanych faktur, to w pewnym sensie generalnie będzie podobnie. Ci mniejsi podatnicy, tacy podatnicy, którzy być może wystawiają cztery, pięć, a może trzy faktury w miesiącu, będą mogli to zrobić korzystając z bezpłatnych urzędowych narzędzi, udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. Będzie można wejść w narzędzie przeglądarkowe, powypełniać tam odpowiednie pola, kliknąć „Wyślij” czy „Załaduj do KSeF” i faktura będzie wystawiona. Oczywiście, o ile przejdzie tzw. walidację w systemie, czyli okaże się, że ten dokument jest poprawny składniowo. Jeśli tak, to zostanie zwalidowany, będzie w systemie, będzie w tej chmurze, zostanie mu nadany unikalny numer.

Więksi podatnicy będą mogli skorzystać z możliwości, jakie będą dawały różnego rodzaju programy finansowo-księgowe, najogólniej rzecz biorąc. Po przygotowaniu faktury w programie, czy to zrobią sami, czy program przygotuje im ją na podstawie danych znajdujących się w systemie, będą mogli przesłać przygotowaną fakturę bądź też paczkę faktur bezpośrednio do systemu z poziomu programu, z poziomu używanego przez siebie oprogramowania. Zapewne każdy z jego dostawców będzie oferował nieco inne rozwiązania techniczne.

Zmienia się też, co ważne, sam proces czy sam stan, jeśli tak można powiedzieć, odbierania faktury czy status faktury jako faktury odebranej. Wyjąwszy sytuację awarii systemu, wyjąwszy przypadki niedostępności systemu, o czym na pewno w podcastach będziemy jeszcze mówić, faktura będzie otrzymywana przez nabywcę za pośrednictwem systemu. W momencie, w którym zostanie ona załadowana do KSeF i zwalidowana w systemie, zostanie jej przydzielony unikalny identyfikator. To nie będzie numer faktury jako jedno z pól w tym dokumencie, tylko to będzie unikalny numer tego dokumentu, który identyfikuje go w ramach pewnie kilku bilionów innych, które się ostatecznie w tej chmurze znajdą. W momencie, w którym ten dokument skutecznie trafi do KSeF i dostanie swój unikalny identyfikator, to w tym momencie uzyska status dokumentu otrzymanego przez nabywcę.

Oczywiście nabywca będzie musiał w jakiś sposób uzyskać dostęp do tej faktury. Jeżeli też będzie użytkownikiem KSeF, to po prostu będzie mógł załadować ten dokument, będzie mógł go ściągnąć. Jeżeli mówimy o małym podatniku, który tych faktur dostaje pięć czy sześć, to on za pośrednictwem aplikacji przeglądarkowych po prostu zaloguje się na swoje konto i ten dokument będzie mógł sobie załadować. Jeżeli mówimy o dużych podatnikach, którzy będą mieli zintegrowany dostęp do KSeF ze swoim oprogramowaniem finansowo-księgowym, to oni w tym momencie będą w stanie załadować te dokumenty do zasobów, do bufora swojego programu księgowego, swojego programu finansowego. Sama faktura będzie już „otrzymana” w momencie, w którym skutecznie trafi do KSeF.

Trzeba też tutaj od razu zastrzec, trzeba sobie uzmysłowić, bo często spotykamy się gdzieś tam z tego rodzaju pytaniami, że to, co my dzisiaj widzimy jako fakturę, to fakturą od 1 lipca nie będzie. Jak dzisiaj myślimy o fakturze, to myślimy albo o papierowym dokumencie (coraz rzadziej pewnie już), albo myślimy o pliku, ale pliku typu PDF czy po prostu o obrazku, na którym pewnie najczęściej widzimy jakąś taką tabelkę z określonymi danymi. Od 1 lipca fakturą będzie dokument, ale będący zbiorem danych ułożonych w określonej tzw. schemie, natomiast to, co dzisiaj postrzegamy jako fakturę, to będzie tzw. wizualizacja faktury.

Zasadniczo trzeba też mieć na uwadze to, że generalnie zniknie taki obrót fakturami czy też obieg faktur, jaki znamy dzisiaj. Nie będzie obowiązku przekazywania nabywcy wizualizacji faktury. Dokument faktury zostanie załadowany do KSeF i w zasadzie tyle. To wyłącznie od ewentualnie np. dobrej woli sprzedawcy będzie zależeć to, czy ja, dokonując gdzieś zakupów i chcąc dostać fakturę, otrzymam wizualizację faktury, tak jak dzisiaj otrzymałbym wydruk czy PDF.

Od 1 lipca co do zasady nie będzie się to odbywało bezpośrednio między stronami, tylko będę wrzucał dokument do KSeF. Jeżeli on poprawnie wejdzie do KSeF, to jest wszystko i z punktu widzenia sprzedawcy, i z punktu widzenia nabywcy. Myślę, że to też jest swego rodzaju rewolucja w myśleniu nas wszystkich o fakturze, w postrzeganiu przez nas wszystkich faktury jako takiej. To będzie zupełnie inny dokument, dokument już w pełni ucyfrowiony, po prostu zbiór danych, logicznie ze sobą powiązanych, ułożony według określonej, urzędowej struktury, tzw. schemy.

Jasne. A w świetle tego, o czym dzisiaj rozmawialiśmy, już tak trochę przechodząc do podsumowania naszego wstępnego odcinka podcastu na temat KSeF: czy powinniśmy się obawiać obowiązkowego krajowego systemu e-faktur i tych wszystkich przygotowań? Jak to wygląda z twojej perspektywy?

Powiem tak trochę filozoficznie być może, że obawiamy się z reguły czegoś, czego nie znamy. Tutaj jesteśmy w tej sytuacji, że wciąż mamy trochę czasu na to, żeby się przygotować do funkcjonowania w tym systemie, żeby go poznać. Myślę, że jeżeli podejmiemy działania w zakresie przygotowania się do KSeF, poznania, jeżeli będziemy próbować działać w KSeF, bo przecież można to już robić, to wtedy będziemy obawiać się mniej. Oczywiście pewne obawy na pewno nadal zostaną, choćby związane z tym, na ile ten system będzie działał w sposób niezakłócony, nieprzerwany, przyjazny dla użytkownika. Moim zdaniem im lepiej się przygotujemy, tym mniej musimy się bać.

Na pewno będziemy w ramach tych podcastów rozmawiać na różne, bardziej szczegółowe tematy związane z KSeF. Choćby po to, żeby umożliwić wam wszystkim, żeby ułatwić wam wszystkim przygotowanie się do różnych aspektów związanych z funkcjonowaniem w ramach KSeF. KSeF to jest bardzo wiele aspektów funkcjonowania każdego przedsiębiorcy, to nie jest tylko proste wystawianie i odbieranie faktur.

Tak, zgadza się, w kolejnych podcastach w ramach serii o KSeF, jeśli oglądacie nasz materiał na YouTubie, będzie stworzona specjalna playlista o tym temacie. Będziemy rozpracowywać poszczególne elementy KSeF, żeby jak najlepiej przygotować was do daty 1 lipca 2024 roku. Ja jeszcze przypomnę, że jeśli chcecie dowiedzieć się więcej o KSeF, zachęcamy do zapisania się na nasz bezpłatny newsletter poświęcony właśnie krajowemu systemowi e-faktur, z którym startujemy przy okazji premiery dzisiejszego odcinka. 

To już wszystko. Jeśli macie jakiekolwiek pytania o KSeF, zostawcie pytania w komentarzach. Po pierwsze chętnie się do nich odniesiemy, a po drugie pozwoli to nam się zorientować, które elementy KSeF są dla was najistotniejsze i w odniesieniu do których aspektów powinniśmy przygotować kolejne materiały. Dziękujemy bardzo za uwagę, to wszystko z naszej strony. Do zobaczenia, cześć! Bardzo dziękuję również tobie, Adamie.

Dziękuję, Michale. Do zobaczenia, myślę, że już wkrótce.

Jeśli zajmujesz się zawodowo podatkami – w szczególności prowadzisz biuro rachunkowe, jesteś doradcą podatkowym lub radcą prawnym bądź adwokatem – dołącz do Klubu Dzień Dobry Podatki.

Klub to abonament na comiesięczne szkolenia „Dzień Dobry Podatki” oraz forum dyskusyjne, na którym codziennie wspieramy się w pracy z podatkami. 

Sprawdź więcej szczegółów TUTAJ.