Czy obowiązkowy KSeF wpływa na obrót handlowy i w jaki sposób? Jak liczyć terminy płatności w kontekście faktur ustrukturyzowanych? Czy trzeba zmieniać wzory umów, regulaminy, OWU w związku z wejściem w życie KSeF? Fakturę w jakiej postaci dołączyć do pozwu? O tym wszystkim Adam Bartosiewicz rozmawia w tym odcinku podcastu z gościem.
Jeśli chciałbyś zweryfikować, czy Twoje wzory umów, regulaminy i tym podobne dokumenty są prawidłowe, zwłaszcza po wejściu w życie KSeF, skontaktuj się z nami:
Transkrypcja
Adam Bartosiewicz: Dzień dobry, cześć. W dzisiejszym odcinku porozmawiamy trochę na temat KSeF-u, ale nieco w innym kontekście. W kontekście nie do końca podatkowym, ale raczej ze spojrzeniem na to, czy, jeśli w ogóle, KSeF zmieni, czy powinien zmienić pewne aspekty obrotu handlowego, pewne aspekty relacji pomiędzy kontrahentami. Jest dzisiaj ze mną w studiu gość, adwokat Małgorzata Trzeciak z kancelarii Gardens Tax and Legal. Witam Cię. Cześć, Gosiu.
Małgorzata Trzeciak: Cześć, dzień dobry wszystkim. Bardzo mi miło, dziękuję za zaproszenie.
Mamy 2026 rok. Krajowy System e-Faktur jest wdrażany. Jest on już w zasadzie obowiązkowy dla dużej części przedsiębiorców. Od 1 stycznia 2027 roku stanie się obowiązkowy praktycznie dla wszystkich przedsiębiorców, zwłaszcza w relacjach przedsiębiorca-przedsiębiorca w obrocie krajowym. Faktura ustrukturyzowana wystawiana przy użyciu KSeF to jednak zdecydowanie dokument innego rodzaju niż dotychczas. Czy ten fakt, czy ta okoliczność, że faktura to jest trochę inny dokument niż dotychczas, czy ten fakt, że te faktury są obowiązkowo przekazywane, czy też powinny być obowiązkowo przekazywane między przedsiębiorcami z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur, czy to coś zmienia w obrocie handlowym? W szczególności, czy należałoby na coś zwrócić uwagę we wzorach umów pomiędzy przedsiębiorcami, we wzorach jakichś regulaminów, może w tak zwanych OWU, czyli ogólnych warunkach umów? Co o tym myślisz?
Zdecydowanie się tutaj będę zgadzać z tą tezą. Uważam, że każdy przedsiębiorca, który prowadzi sprzedaż usług, sprzedaż towarów powinien przeanalizować swoje dostępne wzory umów. Tak jak powiedziałeś też regulaminy czy OWU. W kontekście zarówno zasad doręczania faktur, jak i terminów płatności. Z mojego obecnego doświadczenia wynika, że najczęściej teraz strony w relacjach B2B regulowały sobie do czasu wejścia w życie KSeF to doręczanie faktur za pomocą drogi elektronicznej i najczęściej to od tego właśnie doręczenia mailowo faktury liczony był termin zapłaty. Takie najbardziej popularne postanowienia umowne to było właśnie termin płatności to 30 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury. Obecnie KSeF zmienia te zasady.
No właśnie, bo tutaj może dwa słowa o tym, że czym innym teraz, w większości przypadków, będzie doręczenie faktury. Bo do tej pory, jak nie było KSeF-u, to te faktury przedsiębiorcy sobie doręczali bezpośrednio, jeżeli tak można powiedzieć. Przy czym w dużej części to było pewnie doręczenie poprzez maila, czasami fizycznego dokumentu. Zależało to pewnie od rodzaju kontaktu, czy ten kontakt był zdalny, czy bezpośredni. A w kontekście KSeF-u to wygląda inaczej, prawda?
Dokładnie tak. Teraz przepisy ustawy o VAT wskazują wprost, że faktura ustrukturyzowana jest co do zasady otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Tutaj ustawa odwołuje się do oprogramowania interfejsowego, czyli ta faktura jest otrzymywana w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego. Natomiast ważne jest pytanie, tak jak powiedziałeś, tutaj ten obrót przewidywał, że doręczenie faktury do tej pory było mailowo bądź też listownie. Mogło być oczywiście osobiście. Teraz mamy KSeF i powstaje pytanie, kiedy taka faktura jest doręczona, kiedy ona jest otrzymywana przez nabywcę. Tutaj też z tą odpowiedzią przychodzi nam na pomoc przepis ustawy, który mówi, że faktura jest uznawana za otrzymaną w momencie przydzielenia jej w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Czyli mówiąc prościej, w chwili, w dniu, w którym faktura uzyskuje ten identyfikujący ją numer, jest otrzymywana przez drugą stronę. A zatem, jeżeli strony chcą tak sobie ułożyć transakcję, że termin płatności będzie liczony właśnie od dnia doręczenia faktury, to ten bieg terminu wymagalności rozpoczyna nam się właśnie z momentem nadania tego numeru w KSeF.
Ale myślisz, że niezależnie od tego, co jest zapisane w ustawie, bo faktycznie mamy ten przepis w ustawie VAT, o którym mówisz i pewnie można na tej podstawie wywodzić, że otrzymanie faktury przez nabywcę równa się doręczeniu faktury przez sprzedawcę. Bo myślę, że tu można postawić znak równości. Ale czy mimo wszystko uważasz, że powtarzać tę regulację ustawową w umowie czy w OWU, czy nie robić tego?
Odpowiem tak: to zależy od tego, co się znajduje obecnie w regulaminach.
Jesteś prawnikiem, więc odpowiadasz: „To zależy”.
Tak, to jest najbardziej chyba powszechna odpowiedź wśród prawników. Więc jeżeli te regulaminy umowy odwołują się jeszcze do tego doręczenia mailowego czy osobistego, to zdecydowanie przedsiębiorcy powinni dokonać weryfikacji. Ja też nie widzę przeszkód, żeby już dla takiej przejrzystości dopisać to w tych regulaminach po zmianie, że faktycznie tym dniem otrzymania faktury, doręczenia jej kontrahentowi jest dzień przydzielenia jej numeru w KSeF. Natomiast nie widzę też żadnych przeszkód, żeby w tych stosunkach strony sobie to regulowały w sposób dowolny, zgodnie z zasadą swobody umów i wprowadziły jakiś sztywny termin płatności. Na przykład, jeśli usługa jest cyklicznie wykonywana, to ten termin płatności będzie nadchodził do 10 dnia każdego miesiąca. To jest jak najbardziej zgodne z przepisami. Tylko oczywiście taki przedsiębiorca, który wystawia fakturę, powinien też zadbać o to, żeby nabywca towaru czy usługi przy tym sztywnym terminie płatności tę fakturę otrzymał, zanim on nadejdzie.
Tak, bo tutaj też można od razu wskazać, że zasadniczo termin wystawienia faktury to do 15 dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym została wykonana czynność. Pewnie tutaj można przez przypadek wpaść w taką pułapkę, że nadszedłby termin płatności z umowy, a nie zostałaby jeszcze wystawiona faktura, bo teoretycznie to jest możliwe. Pewnie trzeba byłoby pomyśleć, w jaki ewentualnie sposób to weryfikować i sprawdzać, czy nie napotkamy na taką trudność.
Kolejne moje pytanie, kolejna moja wątpliwość jest związana z tym, że obecnie, a także w 2027 roku nadal będziemy mieli do czynienia z sytuacjami czy z przypadkami, w których faktury albo nie będą w ogóle wystawiane w KSeF, bo są tam jakieś wyjątki. Na przykład faktura wystawiana konsumentowi nie musi być wystawiana w KSeF. Albo też będą przypadki, gdy co prawda faktura będzie wystawiana w KSeF jako faktura ustrukturyzowana, ale ona będzie przekazywana kontrahentowi w inny sposób. Przykładowo faktury wystawiane na rzecz kontrahentów zagranicznych, którzy nie korzystają z KSeF. Tam mamy przepisy ustawowe, które wskazują na to, że taką fakturę wystawioną w KSeF trzeba przekazać takiemu przedsiębiorcy zagranicznemu w uzgodniony z nim sposób. Jak w tym kontekście, biorąc pod uwagę choćby te aspekty związane z wymagalnością, z terminami płatności, sobie poradzić z konstruowaniem umów, z wpisywaniem odpowiednich rzeczy do OWU, żeby nie przegapić tych kwestii albo żeby je odpowiednio uregulować. Co o tym myślisz? Co mogłabyś tutaj radzić?
To jest też bardzo istotna kwestia dla przedsiębiorców, którzy sprzedają swoje towary albo usługi właśnie na rzecz kontrahentów zagranicznych, o których już wspomniałeś, czy na rzecz konsumentów. Tutaj, tak jak już sobie rozmawialiśmy, samo wystawienie faktury w KSeF i nadanie jej tego numeru identyfikującego tę fakturę ustrukturyzowaną jest niewystarczające. W tym przypadku, zgodnie z przepisami ustawy, za datę otrzymania takiej faktury ustrukturyzowanej uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę. Czyli w tej umowie no nie możemy się ograniczyć tylko i wyłącznie do samego KSeF-u. Powinniśmy zapisać w umowie, regulaminie, w OWU, kiedy ta faktura zostanie doręczona i w jaki sposób. Żeby ten nasz odbiorca usługi czy towaru konsument miał pewność, kiedy on będzie zobowiązany do dokonania płatności.
A jeśli w dotychczasowych regulaminach już są takie postanowienia, bo być może, niezależnie od wprowadzenia w życie KSeF-u, były takie zapisy, czy to w stosowanych wzorach umów, czy to w OWU, że faktura jest doręczana na przykład mailem, że faktura jest doręczana przez jakiś panel klienta na przykład. To czy tutaj wejście w życie KSeF w odniesieniu do tych konkretnych klientów, którzy nie pobierają faktur z KSeF, to czy to coś zmienia i czy trzeba byłoby te regulaminy jeszcze doprecyzowywać, czy może po prostu wystarczy zostawić to tak jak jest?
W takim przypadku myślę, że przedsiębiorcy nie będą musieli dokonywać zmian tych regulaminów. Tym bardziej że przy konsumentach zawsze wiąże się to też z obowiązkiem poinformowania, z odpowiednim wyprzedzeniem, umożliwienia odstąpienia od takiej umowy. Więc wiadomym jest, że przedsiębiorca, jeśli może uniknąć zmian tych regulaminów, to na pewno byłoby to korzystniejsze. Tutaj w sytuacji, o której mówisz, czyli gdy mamy już zapisane, że ta faktura faktycznie będzie doręczana i w jaki sposób, to ten KSeF dla odbiorcy, dla konsumenta nic nie zmienia. Taki regulamin również może pozostać bez zmian.
Faktycznie wydaje się, że można tutaj zalecić po prostu jakąś weryfikację, czy to, co było dotychczas, może jest wystarczające.
Mówiliśmy już wcześniej o takiej opcji w odniesieniu do relacji B2B z polskimi przedsiębiorcami, czyli przy założeniu, że druga strona pobiera fakturę z KSeF-u i tam mówiliśmy o możliwości związanej z wprowadzeniem sztywnego, po prostu kalendarzowego terminu płatności. Czy myślisz, że w przypadku transakcji z konsumentami, czy w przypadku transakcji z kontrahentami zagranicznymi też jest możliwy taki kalendarzowy, sztywny termin płatności?
Tak, jak najbardziej. Myślę, że nie tylko jest możliwy, ale też już jest stosowany w obrocie. Natomiast tu też jest to zastrzeżenie. Tak jak rozmawialiśmy, nadal ten konsument czy przedsiębiorca zagraniczny musi otrzymać tę fakturę z takim wyprzedzeniem, żeby mógł dochować tego terminu płatności. Czyli jeżeli zaznaczymy, że na przykład opłata za kurs szkoleniowy jest do 10 dnia każdego miesiąca, to ta faktura musi się znaleźć u konsumenta, przedsiębiorcy zagranicznego z odpowiednim wyprzedzeniem, z uwzględnieniem oczywiście przepisów ustawy, o których mówiłeś i w sposób uzgodniony z tym odbiorcą mu doręczona.
Jeden wątek jeszcze mnie ciekawi, bo rozmawiamy sobie tutaj o terminach płatności, o zasadzie swobody umów. Ale wiadomo, że ta zasada swobody umów w tym zakresie nie jest taka całkowita. Mamy jednak regulacje ustawowe, te regulacje dotyczące terminów płatności. Mam tutaj na myśli przepisy ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Tak się zastanawiam, czy jeżeli my chcielibyśmy zapisać w OWU, zapisać w umowie, że terminy płatności biegną od momentu umieszczenia faktury w KSeF-ie, od momentu nadania tej fakturze ustrukturyzowanej tego numeru unikalnego, to czy my nie kreujemy w ten sposób jakiejś klauzuli niedozwolonej? Czy nie popadamy w sprzeczność z tymi przepisami ustawy? Pytam o to dlatego, że ta ustawa generalnie zastrzega, że terminy płatności są zasadniczo liczone od momentu doręczenia właśnie dłużnikowi faktury bądź rachunku. O ile dobrze pamiętam, jest też tam przepis, że strony nie mogą określać w umowie, jaka data jest uważana za datę doręczenia faktury, czy też rachunku. Czy ewentualne regulacje umowne wiążące termin doręczenia faktury z tym terminem umieszczenia jej w KSeF-ie nie byłyby potraktowane jako naruszające te przepisy?
W mojej ocenie nie. Tak jak rozmawialiśmy w relacjach B2B, to KSeF jest podstawową i właściwie w normalnym stanie rzeczy jedyną drogą doręczenia faktury, więc nie widzę tej sprzeczności, ażeby takie postanowienie mówiące o tym, że termin płatności liczymy od dnia doręczenia faktury, było sprzeczne z przepisami ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Natomiast, na pewno musimy pamiętać o tym, że tak czy tak nie możemy przekraczać tych terminów maksymalnych. To już stricte może nie dotyczy samego KSeF-u, natomiast dotyczy tego, jak ułożymy sobie tę relację z naszym kontrahentem. Pytasz też o klauzule niedozwolone. Myślę, że chodzi ci głównie o konsumentów, więc podzieliłabym tę odpowiedź na dwie części. Czy takie postanowienie mogłoby być uznane za klauzulę niedozwoloną w relacjach B2B, w których w ogóle klauzula niedozwolona jako taka nie funkcjonuje. Więc czy mogłoby być uznane za nieważne? W mojej ocenie nie. Sąd nie powinien raczej takiego postanowienia kwestionować ze względu na to, że skoro KSeF byłby obowiązkowy w tej relacji dla obu stron transakcji, to nabywca towaru czy usługi ma obowiązek, ma możliwość zapoznania się z fakturą, która została mu wystawiona w KSeF-ie, a więc ma możliwość ustalenia też, kiedy ona została wystawiona, kiedy został jej przydzielony ten numer identyfikujący fakturę i od kiedy biegnie ten termin płatności.
Natomiast należy pamiętać też o jednej bardzo ważnej rzeczy, że te faktury nie są wystawiane w próżni. One są zawsze powiązane z konkretnym stosunkiem prawnym. Więc jeśli ja kupię samochód, to wiem, że za niego muszę zapłacić. Jako przedsiębiorca wiem, że ta faktura w KSeF-ie się pojawi. A chciałabym tu zwrócić też uwagę na to, że relację z tym odbiorcą faktury, z naszym kontrahentem umownym nie zawsze powinniśmy wiązać tylko i wyłącznie z samą fakturą. To już jest ważne w kontekście potencjalnej sprawy sądowej, bo o ile sąd nie zakwestionuje nam tego terminu płatności od dnia odbioru faktury, to może nam zakwestionować to, czy już termin wymagalności roszczenia w ogóle nadszedł. Jeśli umówimy się na to, że ja przygotuję opinię dla klienta i nie określę, kiedy będzie ten klient za tę opinię płacić. Czy zaliczkowo, czy po wykonaniu, to sama faktura tego nie uzupełni. O tym trzeba pamiętać.
Na pewno słusznie na to zwracasz uwagę, chociaż pewnie myślę, że zdarzyło ci się w praktyce wykonać pewnie jakieś usługi dla klientów, zwłaszcza dla klientów, z którymi się pozostaje w jakichś stałych relacjach. Nie mówię, że jest umowa ramowa, ale no powiedzmy, że pozostaje się z nimi w stałych relacjach, gdzie być może te kwestie związane z wymagalnością roszczenia o zapłatę pewnie były ustalone w sposób dorozumiany. Dopóki klient nie kwestionuje tego i poczuwa się do zapłaty, to pewnie nie ma problemu. Natomiast być może słusznie zwracasz uwagę, że gdyby doszło do ewentualnego sporu, to nagle moglibyśmy się wywrócić o zagadnienie wstępne pod tytułem wymagalność w ogóle. Nie sam termin płatności, ale pewnie wymagalność. Tak mi się wydaje, ale może coś mieszam, bo na prawie zobowiązań ty na pewno znasz się lepiej niż ja.
Jak najbardziej masz tutaj rację. Spotykam się w swojej praktyce właśnie z takimi sytuacjami, gdzie strony, wydaje się w dobrych relacjach biznesowych, przechodzą do kolejnej współpracy, nie zawierają umowy pisemnej, usługa została wykonana, została wystawiona za nią faktura. I zaczynają się przysłowiowe schody. Nabywca nie chce zapłacić za wykonaną usługę. Idziemy do sądu. Składamy tę fakturę jako dowód. Wskazujemy, że usługa została wykonana, a pozwany już w tej sytuacji mówi, że ta faktura została wystawiona przedwcześnie, bo na przykład strony umawiały się, że zostanie ona wystawiona dopiero po wykonaniu całości prac, a nie po tej części. To rodzi cały problem dowodowy w sądzie. Dlatego tak jak wspomniałam, chciałam po prostu zwrócić uwagę na to, że sama faktura nie jest wystarczająca. Zawsze ją musimy jeszcze wiązać z określonym stosunkiem prawnym.
Jasne, to oczywista sprawa. Z tego, co mówisz, to widzę, że pewnie będziemy musieli umówić się na kolejną rozmowę, bo może powinniśmy zderzyć sobie taki punkt widzenia podatkowy z punktem widzenia bardziej cywilistycznym w kontekście takiego problemu, czy strony mogą sobie ustalać, kiedy usługa, bo to pewnie przede wszystkim dotyczy usług, jest uważana za wykonaną. Bo tutaj tak tylko tytułem krótkiego mojego komentarza. Fiskus generalnie stoi na stanowisku, że strony to nie mogą sobie ustalić, kiedy usługa jest wykonana, że to wynika zawsze z obiektywnego charakteru danej usługi. Nie do końca się z tym poglądem zgodzę i chciałbym go też w przyszłości zderzyć chociażby z twoim podejściem, właśnie takim, o którym mówisz, bo myślę, że taka konfrontacja wzajemnych doświadczeń byłaby ciekawa. Więc umówmy się też i na taką rozmowę, kiedyś w przyszłości.
Wracając w każdym razie do kwestii związanych z KSeF-em i związanych z tym, czy i jak te nowe formy faktury będą nam wpływać na obrót handlowy. Kiedy zaczęłaś odpowiadać na poprzednie pytanie, to mówiłaś o tym, że w sumie trzeba podzielić tę odpowiedź na dwie części – jedną dotyczącą przedsiębiorców, drugą dotyczącą konsumentów. Trochę gdzieś tam pożeglowaliśmy w jakąś dygresję, ale to wróćmy być może do tej drugiej części odpowiedzi, czyli właśnie, a co w kontekście konsumentów, w związku z takimi ewentualnymi postanowieniami związanymi właśnie z wiązaniem terminów zapłaty od momentu umieszczenia faktury w KSeF-ie? Nie ma tutaj ryzyka, że takie zapisy mogłyby być potraktowane jako klauzule niedozwolone ewentualnie?
Tutaj zdecydowanie uważam, że takie postanowienie mogłoby być uznane za klauzulę niedozwoloną. Przedsiębiorca ma silniejszą pozycję. Tak jak rozmawialiśmy, nabywca, konsument nie ma dostępu do KSeF, on nie ma obowiązku korzystania z KSeF. A więc jeżeli przedsiębiorca zapisałby, że termin płatności rozpoczyna się w momencie, kiedy fakturze nadawany jest ten indywidualny numer identyfikujący bez konieczności powiadomienia o tym konsumenta, to postawiłby go na zdecydowanie gorszej pozycji w tym stosunku prawnym. Uważam, że to naruszałoby interes konsumenta i mogłoby zostać uznane za niedozwoloną klauzulę umowną, a więc by tego konsumenta następnie nie wiązało. Ja z drugiej strony zapytam ciebie. Rozmawiamy o sądach powszechnych. Powiedz mi, czy organy podatkowe mogłyby kwestionować takie postanowienie wiążące właśnie ten termin płatności z umieszczeniem faktury w KSeF i nadaniem jej numeru identyfikacyjnego?
Ja powiem tak: z punktu widzenia wykonywania obowiązków podatkowych to pewnie dla większości przypadków, czy dla większości sytuacji samo oznaczenie terminu płatności jakiegoś istotnego znaczenia nie ma. Owszem, czasami obowiązek podatkowy powstaje w związku z otrzymaniem terminu płatności, ale niezależnie od tego, to jest jednak tak, że przedsiębiorcy mają prawo wystawiać faktury dla konsumentów przy użyciu KSeF. Natomiast w samo określenie terminu płatności to organ podatkowy raczej nie ma uprawnień, żeby ingerować. Więc powiem, że organowi podatkowemu nic do tego chyba. Tak bym powiedział. I raczej to przez organy podatkowe kwestionowane być nie powinno.
To pocieszające.
Pocieszające, że chociaż organy podatkowe czegoś nie będą kwestionować, tak?
Dokładnie tak.
Dobrze. Gosiu, takie pytanie jeszcze, bo zakładam, że takie sytuacje się mogą zdarzyć i jestem ciekawy, co o tym myślisz. Wyobraźmy sobie sytuację taką, że mamy przedsiębiorcę, który jest zobowiązany do korzystania z KSeF-u, wystawia fakturę ustrukturyzowaną, umieszcza ją w KSeF-ie, faktura dostaje ten numer unikalny. Mamy gdzieś tam w OWU czy w umowie zastrzeżenie, że termin płatności jest liczony od daty doręczenia faktury. Ale mamy po drugiej stronie nabywcę, który nie jest zobowiązany do korzystania z KSeF-u albo może nawet i jest, bo może rozważmy i te dwa przypadki, te dwie sytuacje. Ale w każdym razie ten nabywca dostaje fakturę poza KSeF-em. Dostaje ją w inny sposób. Dostaje wizualizację tej faktury, mailowo, może nawet w postaci wydruku. I to jest termin późniejszy. W czwartek faktura trafiła do KSeF-u, a w następny poniedziałek ja ją otrzymałem w inny sposób. To jak wtedy liczyć terminy płatności? Jak myślisz?
Odpowiedź na twoje pytanie jest nieco bardziej skomplikowana. W przypadku konsumentów, tak jak już wspominałam, konieczne jest uzgodnienie sposobu dostarczania im faktury i dopiero od momentu tego faktycznego dostarczenia w sposób uzgodniony zaczyna biec termin płatności. Czyli w twoim przykładzie samo wystawienie faktury w KSeF w czwartek, nie wystarczy, żeby ten termin płatności rozpoczął swój bieg. On rozpoczyna się dopiero w poniedziałek. Natomiast gdyby ta faktura w ogóle nie została konsumentowi przysłana, to wtedy bez wezwania do zapłaty, też przedsiębiorca nie mógłby skutecznie dochodzić tego roszczenia, właśnie z uwagi na to, że ten termin wymagalności nie rozpocząłby jeszcze biegu. A w przypadku przedsiębiorców, to tak jak też sobie już rozmawialiśmy dzisiaj, mają oni obowiązek korzystania z KSeF-u, więc już samo wprowadzenie tej faktury do KSeF i nadanie jej numeru identyfikującego rozpocznie bieg terminu płatności.
Drążąc jeszcze trochę ten temat w kontekście KSeF-u, ale być może tak w ogóle, możemy sobie tak całkowicie swobodnie ustalić w umowie, w regulaminie czy w OWU datę traktowaną jako datę doręczenia faktury czy rachunku, czy tak całkiem swobodnie to nie możemy.
Tak całkiem swobodnie nie możemy. Mamy artykuł 8a ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, który wprost stanowi, że strony transakcji handlowej nie mogą ustalać daty doręczenia ani faktury, ani rachunku potwierdzających datę dostawy towaru lub wykonania usługi. Przekładając to na nieco prostszy niż ustawowy język, chodzi tutaj właśnie o to, żeby strony nie zakładały fikcji doręczenia faktury w określonej dacie, kiedy ta faktura pojawiła się u nabywcy dopiero później. Natomiast, nie wyklucza to nadal powiązania tego terminu płatności z datą doręczenia faktury, ale już datą rzeczywistą, a nie tą przyjętą fikcyjnie.
Bo myślę, że możemy uznać w umowie, że datą doręczenia jest data nadania numeru KSeF. Oczywiście w tych relacjach, gdy druga strona z tego KSeF-u korzysta i ma obowiązek odbierać faktury w KSeF-ie.
Tak, ja tutaj nie widzę możliwości naruszenia przepisu tej ustawy poprzez właśnie takie zastrzeżenie. W stosunkach konsumenckich, tak jak też wspominałeś, ja wspominałam, termin płatności zaczyna biec od daty faktycznego fizycznego doręczenia tej faktury, w sposób uzgodniony, ustalony przez strony. Dotyczy to też przedsiębiorców zagranicznych. Takie postanowienie też nie będzie naruszało przepisu tej ustawy. Ja bym chciała tu jeszcze zwrócić uwagę na jeden ważny aspekt. Artykuł 7 ustęp 4 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych mówi o tym, że jeżeli nie możemy ustalić daty doręczenia faktury lub rachunku potwierdzających tę dostawę towaru czy wykonania usługi, albo gdy ten rachunek albo faktura zostały doręczone przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, to termin zapłaty będzie liczony od dnia otrzymania towaru albo tej usługi.
Tutaj i tak mamy jeszcze taki bezpiecznik czasowy, jeżeli tak można powiedzieć. Zostawmy natomiast na chwilę kwestie związane z samymi terminami zapłaty i chciałbym jeszcze, żebyśmy dotknęli, bo to pewnie też temat rzeka, ale dotknijmy go chociaż dzisiaj, tematu tego, czy, a jeśli tak, to w jaki sposób wejście w życie, czy też zaczęcie posługiwania się fakturami ustrukturyzowanymi wpływa na samą taką technologię, jeżeli tak mogę powiedzieć, procesu ewentualnego dochodzenia roszczeń sądowych. Co mam na myśli? Wiadomo, że jak pozywamy klienta, to pewnie należałoby dołączyć różnego rodzaju dowody. Bardzo skrótowo rzecz ujmując, do tej pory jednym z takich dowodów na pewno zawsze była faktura, która w jakiś sposób potwierdzała fakt częściowo wykonania usługi, częściowo powstania roszczenia też. Pewnie trochę za bardzo to upraszczam, ale generalnie, do pozwu faktura była dołączana. A teraz mamy faktury w KSeF-ie. I co?
Absolutnie masz rację. Zaczęłabym tutaj swoją odpowiedź od tego, że faktura generalnie jest w rozumieniu przepisów kodeksu postępowania cywilnego dowodem prywatnym, czyli dokumentem sporządzonym albo w formie pisemnej, albo elektronicznej, stanowiącą dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie o określonej treści zawarte w tym dokumencie. I tak, masz rację, faktury w sprawach o zapłatę są jednym z podstawowych dowodów. One świadczą o wysokości roszczenia, o terminie wymagalności, o rozpoczęciu biegu naliczania odsetek. Natomiast tak, teraz mamy KSeF i pytanie, w jakiej formie te dokumenty należy załączać? No k.p.c. tutaj nie nadążył jeszcze.
Przepraszam, wejdę ci w słowo, bo też żebyśmy sobie uświadomili. Faktura ustrukturyzowana jest dokumentem elektronicznym, plikiem XML. Istnieje w formie elektronicznej, więc co mamy dołączyć jako dowód? Pliku XML chyba nie dołączymy, prawda? To wizualizację tego dokumentu? Jak myślisz?
Wizualizację dokumentu na pewno. Tak. Myślę, że tutaj powinniśmy się posiłkować tą wizualizacją, ale tak jak słusznie zauważyłeś, ta wizualizacja nie jest tą fakturą. Fakturą jest ten plik XML. Owszem, wizualizacje są opatrzone kodami QR, ale nie do końca wyobrażam sobie sytuację, przynajmniej na tym etapie, w którym sąd będzie te kody QR sczytywał.
Właśnie, bo wiesz, ciągnąc ten wątek, to jestem sobie w stanie wyobrazić jakiś taki zorganizowany atak phishingowy na sąd z wykorzystaniem udawanego pozwu i spreparowanych wizualizacji faktur, które kodami QR będą robić coś złego z oprogramowaniem sądu. Ale wiesz, z drugiej strony, to jest pytanie, jak ten biedny sąd ma sprawdzić, czy ta wizualizacja faktury faktycznie jest wizualizacją istniejącego dokumentu elektronicznego. Bo przecież wizualizację faktury to pewnie każdy dzisiaj z wykorzystaniem narzędzi AI zwłaszcza zrobi pewnie w pięć minut, z jakimś tam kodem QR. I co sąd ma zrobić w tym momencie, żeby zweryfikować, czy dołączony dokument, wyglądający jak wizualizacja faktury, istotnie jest wizualizacją rzeczywiście istniejącego dokumentu elektronicznego? Bo chyba to jest tak, że takie skanowanie tych kodów QR w sądzie na tak zwany, przepraszam, rympał to chyba powinno być wykluczone przez jakieś tam polityki bezpieczeństwa. Taką mam nadzieję przynajmniej, bo sobie tego nie wyobrażam.
Myślę, że to w ogóle będzie w mniejszych sądach szczególnie niemożliwe albo znacznie utrudnione. Czy w sprawach, gdzie mamy bardzo duży materiał dowodowy, to będzie kolejna dość już uciążliwa czynność dla, nie ukrywajmy, mocno obłożonych sądów, które już w tej chwili mają co robić. Tak naprawdę tutaj odpowiedź na twoje pytanie myślę, że przyniesie praktyka, niestety. Co ja bym zrobiła dzisiaj, gdybym już miała kierować pozew z faktury?
Przepraszam, bo jak rozumiem to k.p.c. milczy na ten temat.
Nie ma tutaj jeszcze przepisów, które mówią o tym, co zrobić, co konkretnie załączyć. Natomiast, co zrobiłabym ja? Załączyłabym wizualizację. Załączyłabym mimo wszystko ten plik XML, który stanowi tę fakturę. Być może urzędowe poświadczenie.
Przepraszam, jeszcze wejdę ci w słowo. Nie jestem procesualistą. Znaczy w tym sensie, że rzadko kiedy zdarza mi się być w sądach powszechnych, ale jak rozumiem da się przez portal załączyć plik XML do pozwu albo wysłać go w ogóle do sądu? Taka możliwość jest?
Powiem w ten sposób przez portal jeszcze nie próbowałam. Myślę, że moglibyśmy spróbować to załączyć na pendrivie, na płycie CD.
Okej.
Tak. Zdarza mi się też z takich dowodów korzystać, szczególnie tam, gdzie one są obszerne. Przyznam szczerze, zdarzało mi się drukować bardzo dużo rzeczy do sprawy. Sąd przychodził na rozprawę. Pani mecenas, co ja mam z tą papierologią zrobić? Prościej jest mi więc czasem po prostu nagrać określone załączniki, opisać je szczegółowo w pozwie i dołączyć osobne płyty.
To tutaj pytanie z innej beczki, bo chyba dwa albo trzy dni temu widziałem na tak zwanych social mediach czyjeś takie utyskiwania, jeżeli tak można powiedzieć, że miał problem z kupieniem czystych płyt celem właśnie nagrania pewnych rzeczy do sądu. Masz zapas czystych płyt?
Ja mam. Nie mogę tutaj się posłużyć reklamą, więc nie powiem gdzie je kupuję, ale myślę, że są one w większych ośrodkach jeszcze cały czas dostępne. Poza tym też już testowałam z sądami pendrive’y, które chyba już teraz nawet w większych hipermarketach są dostępne na działach elektronicznych i też to przechodzi. Oczywiście czasem musi to zostać poddane badaniu przez dział informatyczny, ale tak moim zdaniem sama wizualizacja może być niewystarczająca. Faktycznie każdy ją może zrobić. Podejrzewam, że to też będzie zależało od stanowiska drugiej strony, bo jeżeli strona, nie będzie kwestionowała jakby faktu doręczenia tej faktury czy samej usługi, tylko będzie na przykład mówiła nie zapłacę, bo ta usługa jest wykonana źle, to ta oś sporu będzie zupełnie inna. Więc tak naprawdę znów odpowiem bardzo prawniczo. Co załączamy? To będzie zależeć też od konkretnej sprawy, niestety. Przy czym pamiętając oczywiście o tym, że w reżimie przepisów gospodarczych tak naprawdę wszystkie dowody powinny być dołączone do pozwu, pod rygorem ewentualnie utraty ich późniejszego podnoszenia w sprawie.
A jeśli będziemy pozywać kontrahenta, który nie korzysta z KSeF, to wtedy co z fakturą? Musimy ją dołączyć i w jaki sposób ewentualnie ją dołączyć?
W przypadku kontrahenta, który nie korzysta z KSeF to myślę, że przede wszystkim musimy załączyć umowę czy regulamin, który będzie odnosił się do tego uzgodnionego sposobu doręczenia faktury. Będziemy musieli załączyć sam wydruk faktury i dodatkowo potwierdzenie jej doręczenia. Czyli jeżeli była wysyłana listownie, to wysyłamy potwierdzenie odbioru do sądu. Jeśli było to wysyłane mailem, to przekazujemy do sądu wydruk tego maila z załącznikiem w postaci tej wizualizacji faktury.
Okej, rozumiem. Gosiu, myślę, że w dzisiejszym odcinku tyle wystarczy. To na pewno początek wyzwań, które czekają pewnie sądownictwo z KSeF-em. Na pewno też praktyka wkrótce pokaże nam nowe wątpliwości i kontrowersje związane z funkcjonowaniem faktur ustrukturyzowanych w kontekście nie podatkowym, ale samego obrotu handlowego. Ja dziękuję ci bardzo za dzisiejsze spotkanie. Dziękuję ci za rozmowę i za poświęcony czas. Mam nadzieję, że spotkamy się jeszcze wkrótce, żeby porozmawiać o tym temacie wykonania usługi. Czy strony mogą to dowolnie kształtować? Bo myślę, że ten temat też jest ciekawy.
Ja również bardzo dziękuję za rozmowę, dziękuję za zaproszenie i nie ukrywam, że liczę tutaj na powtórki w kolejnych tematach.
To dzięki. Do zobaczenia. Cześć.
Dzięki. Do zobaczenia.
Jeśli zajmujesz się zawodowo podatkami – w szczególności prowadzisz biuro rachunkowe, jesteś doradcą podatkowym lub radcą prawnym bądź adwokatem – dołącz do Klubu Dzień Dobry Podatki.
Klub to abonament na comiesięczne szkolenia „Dzień Dobry Podatki” oraz forum dyskusyjne, na którym codziennie wspieramy się w pracy z podatkami.
Sprawdź więcej szczegółów TUTAJ.
