Kto będzie musiał wystawiać faktury w KSeF?

Uwagi wstępne

Od 1 lipca 2024 roku, jeżeli nic się wcześniej nie zmieni, w Polsce wejdzie w życie obowiązkowy Krajowy System e-Faktur, czyli tzw. KSeF. Pewnie zastanawiacie się, czy wszyscy podatnicy będą objęci tym systemem i czy wszystkie faktury będzie trzeba wystawiać przy użyciu tego systemu? Odpowiadając krótko na to pytanie można powiedzieć, że prawie wszystkie faktury i prawie wszyscy podatnicy będą objęci tym systemem.

Co to znaczy, że prawie wszyscy podatnicy i prawie wszystkie faktury będą w KSeF? Znaczy to tyle, że system będzie miał charakter powszechny, ale będą jednak od niego pewne wyjątki. Można tutaj powiedzieć o trojakiego rodzaju wyjątkach w tym zakresie. Po pierwsze są to wyjątki czasowe – wyjątki przejściowe, przez pierwsze pół roku, o czym za chwilę powiem. Pewni podatnicy i pewne faktury będą wyłączone z KSeF. Po drugie pewne wyjątki mają również charakter podmiotowy, tzn. niektórzy podatnicy nie będą w ogóle objęci KSeF. Wreszcie po trzecie wyjątki będą miały także charakter przedmiotowy, tzn. określonego rodzaju faktury nie będą objęte tym systemem.

Jacy podatnicy będą wyłączeni z KSeF?

To po kolei, jakiego rodzaju wyjątki będziemy mieli od 1 lipca 2024 roku?

Pierwszego rodzaju wyjątki są to takie wyjątki przejściowe, jeżeli tak można powiedzieć, wyjątki czasowe. Pierwsze pół roku funkcjonowania systemu KSeF w zamierzeniu ustawodawcy będzie trochę szczególne. Przez pierwsze pół roku pewni podatnicy i pewne faktury będą z systemu KSeF wyłączone. Po pierwsze w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 roku systemu KSeF nie będą używali podatnicy, którzy są zwolnieni z VAT. Podatnicy, którzy korzystają z tzw. zwolnienia podmiotowego, czyli zwolnienia dla drobnych przedsiębiorców z art. 113 oraz tacy podatnicy, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo z podatku (w związku z tym nie mają innego rodzaju sprzedaży niż sprzedaż zwolniona z podatku), nie będą mieli obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. W tym okresie, czyli w drugim półroczu 2024 roku będą wystawiać faktury na dotychczasowych zasadach.

Co w przypadku, gdy 1 stycznia 2025 r. skończy się okres przejściowy? Otóż tacy podatnicy również będą musieli wejść do KSeF. Jeżeli będą wystawiać faktury, to od 1 stycznia 2025 roku będą musieli to robić za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.

Należy tutaj zastrzec, że podatnicy zwolnieni z VAT niekoniecznie znajdą się w sytuacji, w której będą musieli wystawiać faktury. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT (i w tym zakresie nic się nie zmieni po wejściu w życie KSeF) czynność zwolniona z podatku może, ale nie musi być udokumentowana fakturą. Jest udokumentowana fakturą, jeżeli sobie tego zażyczy lub zażąda usługobiorca, bądź jeżeli sam usługodawca czy też podatnik dokonujący dostawy towarów będzie chciał udokumentować swoją czynność fakturą. Jestem w stanie wyobrazić sobie taką sytuację, w której podatnik zwolniony z VAT będzie miał takie grono klientów, że po prostu w ogóle nie będzie wystawiał faktur, bo np. będzie wykonywał czynności tylko i wyłącznie na rzecz konsumentów, co notabene jest także jedną z przesłanek do tego, aby do systemu KSeF w ogóle nie wchodzić, o czym będę mówił za chwilę.

To nie jest jedyny wyjątek, który będzie obowiązywał w pierwszych sześciu miesiącach funkcjonowania KSeF, czyli w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 roku. W tym okresie szczególne rozwiązania będą dotyczyły również faktur emitowanych przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz tzw. faktur uproszczonych. W tym okresie, czyli w drugim półroczu 2024 roku podatnicy, którzy wystawiają faktury z użyciem kas rejestrujących, a także podatnicy, którzy wystawiają tzw. faktury uproszczone, czyli faktury, na których nie ma wszystkich danych i opiewają na kwoty brutto nie większe niż 450 złotych (dotyczy to również paragonów z NIP, które są traktowane jako faktury uproszczone), nie będą mieli obowiązku wystawiać faktur z użyciem systemu KSeF.

Faktury emitowane z kasy, czyli najczęściej faktury na stacjach benzynowych, bowiem tam mamy z nimi najczęściej do czynienia (niezależnie od tego, czy mówimy o fakturach normalnych czy fakturach uproszczonych), w drugim półroczu 2024 roku będą mogły być drukowane z kasy rejestrującej i nie będą musiały być wprowadzane do KSeF. Także paragony z NIP w drugiej połowie 2024 roku nadal będą funkcjonować jako faktury uproszczone i nie będą musiały, a nawet nie będą mogły być wprowadzane do KSeF.

Od 1 stycznia 2025 roku te dwa wyjątki znikną, bo faktury nie będą mogły być już wystawiane z użyciem kasy rejestrującej. Takie faktury będą musiały być normalnie wystawione w KSeF i wprowadzone do KSeF.

Powiedzieliśmy tutaj o czasowych wyłączeniach z systemu KSeF, tych wyłączeniach, które będą działać przez pierwsze pół roku funkcjonowania systemu. Zapewne ciekawi Was to, czy są jakieś podmioty lub faktury wyłączone z KSeF na stałe? Tak, tak będzie. Niektórzy podatnicy w ogóle nie będą mieli obowiązku używania KSeF i tak samo niektóre faktury nie będą musiały być wystawiane z użyciem KSeF.

Jakie są wyłączenia podmiotowe z KSeF?

Jakich podatników i jakich faktur to dotyczy? Jeśli chodzi o wyłączenia podmiotowe spod KSeF, zgodnie z przepisami, które zaczną obowiązywać od 1 lipca 2024 r., wyłączenie z KSeF będzie dotyczyło podatników zagranicznych, a więc takich podatników, którzy nie mają w Polsce ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności. Jeżeli zdarzy im się wystawiać polską fakturę, co nie jest sytuacją niemożliwą i czasami może mieć miejsce, w tym przypadku faktura nie jest przez nich wystawiana z użyciem KSeF. Wydaje się to rozwiązaniem logicznym, bo zagraniczni podatnicy, u których takie faktury będą się zdarzały bardzo rzadko, raczej nie mają interesu w tym, żeby się zarejestrować w KSeF.

Po drugie podatnicy zagraniczni, o których tutaj mówimy, to również tacy podatnicy, którzy wprawdzie nie mają siedziby w Polsce, ale mają tu stałe miejsce prowadzenia działalności. Mówimy o zafakturowaniu czynności, która jest wykonywana bez zaangażowania tego stałego miejsca prowadzenia działalności, a więc siłami centrali lub siłami innego oddziału niż polski oddział, czyli stałe polskie miejsce prowadzenia działalności. Wtedy taki podatnik oczywiście też nie będzie musiał wystawiać faktury w KSeF.

Możecie od razu zapytać, a co z sytuacją odwrotną, tzn. z sytuacją, kiedy polski podatnik, mający siedzibę w Polsce, będzie wykonywał czynności, które musi zafakturować na rzecz podatnika zagranicznego, czyli podatnika, który nie ma w Polsce siedziby bądź stałego miejsca prowadzenia działalności. W tym przypadku nie ma żadnych wyjątków, w ramach których można byłoby nie wystawiać faktury w KSeF. Dla takiej czynności polski podatnik będzie musiał wystawić fakturę poprzez KSeF, tyle że ustawa zastrzega, iż taką fakturę należy następnie przekazać zagranicznemu podatnikowi w uzgodniony z nim sposób. Czyli faktura dla podatnika zagranicznego zostanie wprowadzona do KSeF, polski podatnik będzie musiał wystawić fakturę za pośrednictwem KSeF, a następnie przekaże ją swojemu kontrahentowi (którego nie ma w KSeF, bo jest podatnikiem zagranicznym) w inny, uzgodniony z nim sposób. To wszystko, jeśli chodzi o wyłączenia podmiotowe spod zakresu Krajowego Systemu e-Faktur.

Jakie są wyłączenia przedmiotowe z KSeF?

Wspominałem już o tym, że obok wyłączeń podmiotowych mamy do czynienia także z wyłączeniami przedmiotowymi. Możemy tutaj wspomnieć o kilku rodzajach faktur. Po pierwsze nie będą podlegały fakturowaniu w KSeF czynności, które są rozliczane w niektórych procedurach szczególnych. Dotyczy to czynności rozliczanych w ramach procedury nieunijnej w tzw. One Stop Shop, okazjonalnego przewozu drogowego osób, a także procedury importu dla tzw. SOTI, czyli sprzedaży na odległość towarów importowanych. Te czynności, jeśli będą dokumentowane fakturami, będą dokumentowane fakturami wystawianymi na dotychczasowych zasadach. Nie znajdą się one w KSeF.

Drugie wyłączenie przedmiotowe dotyczy faktur, które są wystawiane na rzecz konsumentów, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Taka faktura dla konsumenta nie będzie fakturą ustrukturyzowaną, lecz będzie fakturą wystawianą na dotychczasowych zasadach. Można tutaj przypomnieć, że faktury dla konsumentów wystawia się na żądanie konsumenta. Nie ma bezwzględnego obowiązku udokumentowania w każdym przypadku czynności dla konsumenta fakturą.

Należy tutaj dodać ważne zastrzeżenie, iż mówiąc o fakturze dla konsumenta, mamy na myśli sytuację, kiedy osoba fizyczna dokonuje danego zakupu w charakterze konsumenta, a więc osoby nieprowadzącej działalności gospodarczej. Przykładowo: mogę prowadzić działalność gospodarczą, ale pewnych zakupów dokonuję jako konsument, nie podając swojego NIP. I właśnie dla takich czynności dla osób fizycznych, które nie kupują w charakterze podatników, a chciałyby fakturę bez NIP, faktury będą wystawiane poza KSeF, nie będą wprowadzane do KSeF i będą nadal miały taki charakter jak dotychczas.

Wyjątki od KSeF w kompetencji ministra

Czy to już cała lista wyjątków? Czy będą jeszcze jakieś sytuacje bądź jakieś podmioty, które będą wyłączone z obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF? Pewnie tak. Dlaczego mówię: „Pewnie tak”? Ano dlatego, że przepisy ustawy przewidują jeszcze kompetencję dla ministra finansów do tego, aby w przepisach wykonawczych określił jeszcze inne sytuacje i inne przypadki, w których nie będzie obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF.

Jakie to będą przypadki? W tym momencie tego nie wiemy, nie ma jeszcze rozporządzenia. Mówi się o tym, że prawdopodobnie w rozporządzeniu wykonawczym będą ujęte m.in. takie przypadki, jak faktury za przejazd autostradami płatnymi, które mają funkcjonować tak jak dotychczas, gdzie de facto fakturą jest paragon, a także faktury, jakimi są bilety kolejowe i bilety autobusowe na określone trasy. Prawdopodobnie dalej w szczególny sposób, tak jak dotychczas, będą wystawiane faktury za tzw. opłaty trasowe, które są wystawiane przez Centralne Biuro Opłat Trasowych. Tego jeszcze nie wiemy, ale w przepisach wykonawczych będą jeszcze określone pewne szczególne przypadki, w których faktury ustrukturyzowane nie będą wystawiane.

KSeF a faktury VAT RR

Mówiąc o zakresie podmiotowym i zakresie przedmiotowym Krajowego Systemu e-Faktur, można jeszcze wspomnieć o fakturach VAT RR, dlatego że po wejściu w życie obowiązkowego KSeF one również mają funkcjonować na szczególnych zasadach. Jakie to będą szczególne zasady? Otóż można powiedzieć, że faktury VAT RR pozostaną po 30 czerwca 2024 roku instrumentem hybrydowym. W zależności od decyzji konkretnego rolnika ryczałtowego, dla którego faktury VAT RR są wystawiane przez nabywcę produktów rolnych, te faktury będą mogły mieć charakter faktur ustrukturyzowanych lub będą wystawiane tak jak dotychczas – czyli w formie papierowej, jeżeli tak można powiedzieć.

Zgodnie z nowymi przepisami, które mają obowiązywać od 1 lipca 2024 roku faktury VAT RR, w tym także faktury VAT RR korekta, będą mogły być za zgodą dostawcy (czyli za zgodą rolnika ryczałtowego) wystawiane przy użyciu KSeF. Jeśli rolnik będzie chciał dostawać faktury VAT RR w KSeF, musi na to wyrazić zgodę w relacjach z konkretnym nabywcą produktów rolnych. Jak ta zgoda ma być wyrażana? Z przepisów wynika, że będzie wyrażana w ten sposób, iż dostawca – rolnik wskaże w KSeF konkretnego nabywcę jako uprawnionego do tego, aby wystawiać mu faktury ustrukturyzowane. A jeśli zgoda zostanie przez rolnika wyrażona, wtedy do momentu jej odwołania nabywca będzie miał obowiązek wystawiać faktury VAT RR rolnikowi – dostawcy w formie faktur ustrukturyzowanych, czyli przy użyciu i za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.

Jeśli zajmujesz się zawodowo podatkami – w szczególności prowadzisz biuro rachunkowe, jesteś doradcą podatkowym lub radcą prawnym bądź adwokatem – dołącz do Klubu Dzień Dobry Podatki.

Klub to abonament na comiesięczne szkolenia „Dzień Dobry Podatki” oraz forum dyskusyjne, na którym codziennie wspieramy się w pracy z podatkami. 

Sprawdź więcej szczegółów TUTAJ.