KSeF jako tzw. system clearance

KSeF to tzw. system clearance – czyli faktura jest prawnie ważna dopiero wtedy, gdy zostanie zaakceptowana przez system i otrzyma numer KSeF. Nie wcześniej. To fundamentalna zmiana. Bo jeśli faktura nie przejdzie walidacji,  to w praktyce… jej nie ma. Nie istnieje ani dla urzędu, ani dla kontrahenta. W roku 2026 czeka nas okres przejściowy, czyli czas, gdy część faktur będzie w KSeF, a część jeszcze poza nim – na przykład z kas fiskalnych, od małych podatników czy za transakcje z konsumentami. Jeśli firma lub biuro rachunkowe nie będzie miało dobrze opisanych procedur, to w tym chaosie bardzo łatwo zgubić dokument, pomylić daty lub błędnie zaksięgować sprzedaż.

Z doświadczeń i forów branżowych wynika, że najczęstsze problemy w firmach i biurach rachunkowych to:

• brak jasnego podziału ról i na linii biuro/klient ale także wewnątrz biura – nikt nie wie, kto ma wysyłać faktury, kto je pobierać, kto kontrolować;
• brak procedury awaryjnej – w przypadku awarii KSeF nikt nie wie, jak przesłać faktury;
• nieaktualne dane kontrahentów – błędne NIP-y mogą blokować obieg  faktur;
• błędne daty wystawienia – faktura będzie miała inną datę w systemie księgowym i w KSeF;
• przekazywanie faktur „na maila”, bez kontroli – ryzyko duplikatów i utraty dokumentów.

Podstawą bezpieczeństwa nie są tylko przepisy – ale dobrze opisane, proste instrukcje działania, które każdy pracownik zna i rozumie i będzie się do nich stosować.

Dlatego właśnie potrzebny jest zestaw prostych, spisanych reguł, które określą, kto co robi, jak reaguje w razie awarii i jak wygląda komunikacja z kontrahentami.

Co powinna mieć każda firma?

Po pierwsze – instrukcja wystawiania faktur.

Trzeba ustalić, kto faktycznie wystawia dokumenty: czy to dział sprzedaży, handlowiec, czy system ERP zintegrowany z KSeF, ewentualnie w jakim systemie to czyni: MF, ERP, aplikacja z API. Trzeba wiedzieć, co zrobić w trybach offline oraz trybach awaryjnych.

Po drugie – instrukcja odbioru faktur zakupowych.

Kto w firmie pobiera faktury z KSeF – księgowość, kadry, a może asystent zarządu? Jak często? Codziennie, raz w tygodniu? I co z dokumentami spoza systemu – na przykład paragonami, rachunkami, czy fakturami z zagranicy? Musi być jasny sposób, jak trafiają one do księgowości.

Po trzecie – instrukcje w zakresie komunikacji z kontrahentami.

• Jak uzgadniać sposób przekazywania faktur z zagranicznymi firmami (PDF, XML).
• Jak weryfikować numery KSeF w płatnościach.
• Jak reagować na błędne lub fałszywe faktury.

Po czwarte – instrukcje w zakresie płatności w kontekście KSeF

Od 2027 roku w przelewach trzeba będzie stosować identyfikator KSeF, czyli unikalny numer faktury z systemu. Firmy już dziś powinny sprawdzić, czy ich systemy bankowe i ERP pozwalają taki numer umieścić w tytule przelewu. Istotna jest także wiedza, jak obsługiwać w tym kontekście płatności zbiorcze. Trzeba ustalić w jaki sposób (w jakim trybie) będą tworzone identyfikatory zbiorcze. Istotne jest także procedura dotycząca weryfikowania poprawności numerów w bankowości.

Co powinno mieć każde biuro rachunkowe (jako podmiot obsługujący klientów i ich dokumenty sprzedażowe i zakupowe)?

Teraz przejdźmy do biur rachunkowych. Tu z kolei kluczowe są procedury obsługi klientów.

Po pierwsze – instrukcja w zakresie dostępu do KSeF i zarządzania uprawnieniami.

Czy biuro dostaje dostęp do KSeF w imieniu klienta i ma prawo do uprawniania dalszych osób (pracowników), czy też nie. Jeśli tak, to w jaki sposób zarządza się tymi dostępami i w jaki sposób weryfikowane jest to, czy dostępu nie mają osoby nieuprawnione.

Po drugie –  instrukcje przyjmowania dokumentów od klientów.

W jakiej formie klient przekazuje faktury spoza systemu/ewentualnie jak przekazuje faktury ustrukturyzowane, jeśli biuro nie ma dostępu do KSEF? Jak przekazuje dokumenty spoza KSeF – przez e-mail, system, chmurę danych? I w jakim rytmie – codziennie, co tydzień, czy dopiero przy rozliczeniu VAT?

Po trzecie – instrukcje w zakresie weryfikacji faktur.

Trzeba określić, kto sprawdza kompletność danych: czy wszystkie faktury sprzedażowe są w KSeF, czy wszystkie zakupowe zostały pobrane, czy nie ma duplikatów, błędnych NIP-ów lub faktur z nieprawidłową datą. W jaki sposób następuje potwierdzanie, że dana FV jest fakturą kosztową/do odliczenia. To są rzeczy do ustalenia klientów. Ustalony sposób i termin zgłaszania błędów klientowi (czy mail, czy telefon, czy panel dla klientów).

Po czwarte – instrukcje w zakresie szkoleń.

KSeF będzie się zmieniał. Prędzej, czy później zapewne pojawią się nowe schemy. System będzie uzyskiwał nowe funkcjonalności. Mogą pojawić się nowe tryby, etc. Dlatego każde biuro powinno mieć stały system aktualizacji i szkoleń wewnętrznych.

KSeF wymusi na firmach i biurach rachunkowych coś, czego często brakowało – jasne procedury i odpowiedzialność za obieg dokumentów. Dobrze ułożone instrukcje (schematy działania) to nie biurokracja, tylko ubezpieczenie przed chaosem. KSeF to narzędzie, które działa dobrze tylko wtedy, gdy organizacja jest gotowa. Zacznij od procedur (schematów działania) – technologia przyjdzie później.

Jeśli zajmujesz się zawodowo podatkami – w szczególności prowadzisz biuro rachunkowe, jesteś doradcą podatkowym lub radcą prawnym bądź adwokatem – dołącz do Klubu Dzień Dobry Podatki.

Klub to abonament na comiesięczne szkolenia „Dzień Dobry Podatki” oraz forum dyskusyjne, na którym codziennie wspieramy się w pracy z podatkami. 

Sprawdź więcej szczegółów TUTAJ.