Wdrożenie KSeF jako kluczowy projekt “podatkowy” w 2024 roku

Transkrypcja

Adam Bartosiewicz: Cześć, witajcie. Jest ze mną dzisiaj Mateusz Piech. Cześć, Mateuszu.

Mateusz Piech: Cześć, Adam.

Znam Mateusza jako z jednej strony specjalistę w zakresie szeroko rozumianego legal tech, a z drugiej strony także jako menedżera w zakresie legal techu. Jak wiecie przed nami konieczność wdrożenia u wielu podatników, u wielu przedsiębiorców krajowego systemu e-faktur. To na pewno wyzwanie z pogranicza prawa, technologii, ale także procesów zarządczych. Właśnie dlatego zaprosiłem dzisiaj do nas Mateusza, żeby porozmawiać na ten temat. Na początku, Mateuszu, mam do ciebie jedno pytanie. Jak myślisz, czy wejście w życie KSeF-u powinno zostać odroczone? Czy jednak lepiej by było, żeby stało się to 1 lipca 2024 roku, tak jak jest to na razie planowane?

To ja sobie pozwolę powiedzieć tak, jak mnie ostatnio intensywnie uczą na studiach – to zależy. To zależy od tego, kto pyta. Z perspektywy interesu publicznego na pewno dobrze by było, żeby ten KSeF pojawił się w planowanym terminie. Bo tak jak zresztą ostatnio rozmawialiśmy, mamy też kamień milowy związany z KPO i nie wiemy, jak to wpłynie na realizację tego KPO w obecnej sytuacji geopolitycznej. To jest jakby jedna perspektywa. Druga perspektywa jest taka, że ten KSeF trochę został narzucony przedsiębiorcom w nie do końca kontrolowanych warunkach. Dlaczego w nie do końca kontrolowanych? Ostatnio zerknąłem sobie do swojego kalendarza, bo robiłem takie podsumowanie pewnego projektu i plus minus miałem w ostatnim czasie sto różnych spotkań w sprawie KSeF-u, natomiast poza jedną firmą, słownie – jedną, gdzie rozmawialiśmy o KSeF-ie przy okazji i powiedzieli mi: „My już to wdrożenie kończymy, jesteśmy gotowi”, to za każdym razem słyszę, że albo nie zaczęli, albo w sumie nie wiedzą, albo dostawca oprogramowania obiecał, że wszystko będzie dobrze i oni się tym w ogóle nie przejmują. Dodatkowo jeszcze jakiś czas temu na konferencji naukowej koledzy dzielili się danymi z badań jednej z firm wprowadzających KSeF, że 600 000 polskich firm wymaga indywidualnego wdrożenia.

I to już jest czysta arytmetyka. Jeżeli wiemy, że tych konsultantów i ludzi wspierających w KSeF-ie jest, powiedzmy, dwustu w Polsce, tak z grubsza licząc, to to jest po prostu nie do wykonania, bo musimy pamiętać, że w większości przypadków KSeF to nie jest przełączenie jednego przełącznika i to już działa. To jest dużo dłuższy proces, o czym mam nadzieję, będę miał szansę sobie z tobą dzisiaj podyskutować. I z perspektywy przedsiębiorców myślę, że wszyscy ci, którzy już wydali masę pieniędzy na wdrożenie do KSeF-u, powiedzieliby: „Tak wdróżmy tego 1 lipca”, a wszyscy ci, którzy nagle zaczynają się trochę budzić, powiedzą: „Absolutnie nie”, więc… Takie głosy są, ale czy to się wydarzy? Czy to będzie dobre? To zależy, kogo zapytać.

Na pewno masz trochę racji. Chociaż z drugiej strony myślę też, że nic tak dobrze nie działa na wdrażanie procesu jak świadomość tak zwanego deadline’a. Jeżeli jest deadline, to wiemy, że trzeba proces wdrożyć, a takie ciągłe przekładanie powoduje, czy też wpływa na motywację działań, że może się okazać, że mimo tego, że termin zostanie odroczony, to ten dodatkowy czas wcale nie zostanie wykorzystany na przygotowania. Myślę jednak, że generalnie pewnie nie sposób się z tobą nie zgodzić. W zależności od tego, kogo zapytamy, pogląd na to, czy należy odsunąć w czasie wejście w życie KSeF, czy też nie, pewnie będzie różny.

Ja tylko dodam jeszcze jedną rzecz. Myślę, że tutaj też warto spojrzeć na ten KSeF z perspektywy celowościowej. Nam się to oczywiście kojarzy z administracją skarbową. Natomiast to jest projekt Ministerstwa Finansów per se i tym takim pierwotnym, dawnym celem KSeF-u było to, żeby szybko i sprawnie reagować na wydarzenia, które mają miejsce w gospodarce. Bo to raportowanie podatkowe, które mamy dzisiaj, jest cykliczne – miesięczne, kwartalne lub roczne i to powoduje, że obieg informacji jest opóźniony. Z perspektywy takiego dobrego zarządzania państwem celem KSeF-u jest to, żeby na bieżąco mieć dane o tym, co się w obrocie gospodarczym dzieje. I jeżeli my doprowadzimy do sytuacji, w której ten KSeF nie będzie dobrze wdrożony, a tak czasem się dzieje, gdy proces jest wymuszony, przyspieszony, to może się okazać, że ten cel nie zostanie zrealizowany. Bo to, że tam się później w uzasadnieniach do projektów ustaw pojawiły informacje, że chodzi też o cel kontrolny, to było oczywiste zawsze. Przecież tak naprawdę uszczelniamy system, bo nikt normalny nie chce akceptować szarej strefy.

Natomiast z perspektywy celowościowej ważne jest dobre wdrożenie KSeF-u, a nie wdrożenie za wszelką cenę. Tak bym to podsumował.

Właśnie, Mateuszu. W związku z tym chciałbym Cię zapytać o jedną kwestię. Jak patrzy się na KSeF z perspektywy prawnika, z perspektywy doradcy podatkowego, to nie wydaje się być on szczególnie skomplikowany, prawda? Tak czy inaczej faktury dzisiaj muszą być wystawiane, tak czy inaczej pewnie większość podatników wystawia faktury elektronicznie, często z użyciem oprogramowania, więc można powiedzieć, że KSeF to jest tylko jakaś zamiana narzędzi. Te faktury, które i tak dzisiaj większość przedsiębiorców wystawia elektronicznie, te faktury, które dzisiaj i tak większość przedsiębiorców też odbiera w formie elektronicznej, nie oszukujmy się, one w KSeF-ie również będą wystawiane w formie elektronicznej, ale w formie zupełnie innego narzędzia. To wszystko wydaje się dosyć proste i mało skomplikowane. Jednak z drugiej strony wiele słyszymy, że KSeF będzie wyzwaniem. To jak to jest, że z jednej strony wydaje się, że nie jest to szczególnie skomplikowane, ale z drugiej strony ma to być wyzwanie dla dużej części firm, dla dużej części przedsiębiorców. Jak mógłbyś to wytłumaczyć?

To ja powiem w ten sposób. Tutaj pełna zgoda, jeżeli chodzi o kwestie prawne. Nawet bym powiedział, że z perspektywy prawno-podatkowej KSeF przynosi pewne uproszczenia – czy mówimy tutaj o przyspieszonym terminie na zwrot VAT-u, czy mówimy o braku konieczności sporządzania uzgodnień. To jest niewątpliwie uproszczenie i patrząc na przepisy, tam się nie dzieje nic szczególnego. Nie zmienia się ani obowiązek podatkowy, ani nie pojawiają się jakieś szczególne nowe rozwiązania. Tak naprawdę modyfikujemy metodologię wystawiania faktur. I nawet jak spojrzymy na KSeF, czym on jest, to KSeF tak naprawdę jest bramką do wysyłania, archiwizowania i odbierania faktur w formacie XML. I nic więcej.

Ja tutaj mogę dodać ewentualnie, że często tłumaczę zainteresowanym tak bardzo obrazowo, że KSeF można porównać do swego rodzaju chmury danych, prawda? Chmury danych, która jest administrowana czy będzie administrowana przez administrację skarbową, ale to tak trochę wygląda, prawda? Działamy lokalnie, wprowadzamy dane do chmury i dane z chmury pobieramy. Zgodzisz się ze mną?

Zgodzę się. To jest dobra analogia. Tak samo jak można to porównać do takiej dedykowanej skrzynki mailowej, że możesz wysyłać fakturę tylko przez jednego, konkretnego maila i tylko z tego jednego, konkretnego maila faktura będzie przychodzić, tylko pod warunkiem, że ten mail będzie zawierał określone informacje. Tak by to można było powiedzieć, bo tym technicznie KSeF jest. To jest po prostu bramka, która pośredniczy między jednym podatnikiem a drugim. Przynajmniej na dzisiaj.

No właśnie, to gdzie te wyzwania, Mateuszu?

Wyzwania są wszędzie tam, gdzie nie są opisane w przepisach, jak się często okazuje. Bo ktoś kiedyś mi powiedział, że zabawa zaczyna się tam, gdzie kończy się komentarz. To też może jest uwaga do Ciebie z tej perspektywy.

Tak, wielokrotnie to już słyszałem.

Natomiast… Na dwóch poziomach przede wszystkim. Pierwszy nieoczywisty poziom to jest taki czysto project menedżerski temat. Chodzi o to, że KSeF to jest taki moment w życiu organizacji, kiedy mamy szansę, a nawet konieczność pochylić się nad naszym procesem wystawiania faktur i obiegu dokumentów. Bo okazuje się, że jeżeli nie dowieziemy tego w odpowiednim czasie i w odpowiedniej jakości, to ryzykiem nie jest to, że ktoś się obrazi albo kiedyś przyjdzie kontrola, tylko ryzykiem jest to, że nie będziemy w stanie wystawiać faktur sprzedażowych. Konsekwencje tego są oczywiste, bo faktury zakupowe fakturami zakupowymi. Co do zasady wiemy, co kupiliśmy i to my kontrolujemy płatność. Ale w wielu przypadkach jest tak, że to przepływ faktury determinuje płatność, a jej brak powoduje po prostu brak płatności. I można sobie wyobrazić tylko poziom niepewności na rynku, jak się okaże, że nie jesteś w stanie wystawiać faktur albo robisz to, bo jedna osoba w firmie to potrafi robić. I o tym chętnie zaraz opowiem więcej.

Natomiast drugi bardzo nieoczywisty poziom tego zagadnienia KSeF-owego to jest kwestia zarządzania bezpieczeństwem w organizacji i to tak szeroko rozumianym – od bezpieczeństwa cyfrowego, bo wprowadzamy nowe narzędzie, nadajemy nowe uprawnienia, po potencjalne eksponowanie organizacji na ryzyko w innych obszarach prawa. I mam tutaj na myśli to uproszczenie, ujednolicenie danych, bo my przy KSeF-ie rozmawiamy o sprawozdawczości podatkowej. Mamy kwestię związaną z JPK-iem, to nam się będzie krzyżować bardzo ładnie z KSeF-em, bo obie te rzeczy są w XML-u. Sprawozdania też wysyłamy w XML-u. No, ale przecież biznes dokonuje też wielu, wielu innych raportowań. I teraz pojawia się pytanie, jak my te wszystkie dane mamy w chmurze, jak to powiedziałeś, to kto i jaki dostęp ma do tej chmury i co z tym zrobi? No, bo uwaga – my nie wiemy.

Myślę, że można tutaj od razu zwrócić uwagę na to, że można postawić chyba taką tezę, że po wejściu w życie KSeF-u przedsiębiorca stanie się bardziej przejrzysty, prawda? I to zarówno chyba chodzi o taką przejrzystość na zewnątrz… Ale też jedna ciekawa kwestia, która do mnie dociera, nie wiem, czy się ze mną zgodzisz, że przedsiębiorca, że firma może stać się także przejrzysta do wewnątrz, jeżeli tak można powiedzieć, bo na przykład spotykam się z takimi obawami właścicieli firm, że teraz ich pracownik, który będzie miał uprawnienia do KSeF-u, będzie np. znał całą historię sprzedażową i zakupową firmy. I to też wywołuje jakieś obawy. A mówiąc o tej przejrzystości zewnętrznej, mam oczywiście na myśli to, że… Pewnie za chwilę na ten temat więcej porozmawiamy, ale mam na myśli to, że wiele różnych podmiotów ze sfery szeroko rozumianej administracji będzie miało dostęp do KSeF-u, dzięki temu będzie znało po prostu więcej danych o przedsiębiorcy i to w zasadzie w czasie rzeczywistym, prawda? Bo też mówiliśmy o tym, że raportowanie jest cykliczne, a KSeF to jest żywy, bieżący strumień danych, prawda?

Tak. Live stream. Można powiedzieć, że to jest live stream. Mamy usługę dostępności do filmów gdzieś tam, a tutaj mamy live stream, zresztą coraz bardziej popularny, jak widać też w administracji publicznej.

Czyli Wielki Brat po prostu.

Trochę tak. Dodam, że te obawy dotyczące przejrzystości wewnątrz firmy też parę firm mi zgłaszało. Natomiast to jest moje takie prywatne przemyślenie, że często właściciele i decydenci firm nie doceniają poziomu doinformowania swoich pracowników na temat obrotu informacją w organizacji. Myślę, że w wielu przypadkach to nic nie zmieni, bo może być tak, że często niejeden pracownik wie lepiej, co dzieje się w firmie, niż właściciel, zwłaszcza ten, który już bardzo odsunął się od tych procesów biznesowych, takich prostych, na samym dole. Natomiast jak najbardziej tak. Za każdym razem, jak zmieniamy zasady obrotu informacją, musimy się zastanowić nad tym, gdzie ta informacja idzie, gdzie już nie idzie i gdzie potencjalnie może wyciec. Mieliśmy ostatnio możliwość posłuchać o potężnym wycieku danych pacjentów z paru praktyk lekarskich, chyba z laboratorium. I to są niewątpliwie dane wrażliwe, osobiste. Bardzo współczuję tym ludziom – i właścicielom tej firmy, i zarządzającym też, bo najprawdopodobniej są po prostu ofiarami przestępstwa.

A tak na marginesie nie boisz się wycieku danych z KSeF?

Wiesz co, rozmawialiśmy z paroma osobami bardzo głęboko siedzącymi w tym projekcie i to się nie powinno wydarzyć. Poza tym chciałem powiedzieć, że w rankingu cyberbezpieczeństwa w 2023 roku Polska jest na szóstym miejscu na świecie, jeśli chodzi o poziom zabezpieczeń dzisiaj. Więc to naprawdę nie jest źle.

Czyli nie powinniśmy się obawiać przynajmniej tego.

Możemy się obawiać takich ataków blokujących KSeF, takich próbujących go wyłączyć, obciążyć nadmiernie. To się może wydarzyć. Natomiast świadomość po stronie operatorów tego KSeF-u jest. Oni wiedzą, że to się może wydarzyć.

Ja bym postawił tezę, że filozofia działania KSeF-u jest taka, że zwykłe wysyłanie do niego danych przypomina taki najbardziej typowy atak hakerski.

Atak typu denial of service. Swoją drogą interesująco przedstawia się kwestia odporności KSeF na awarię, bo wiemy, że te stany awarii są zaplanowane w przepisach. Ja osobiście obawiam się tego, że np. pod koniec każdego miesiąca KSeF może mieć problemy techniczne. Jak myślisz?

Wiesz co, rozmawiając z tymi, którzy testowali infrastrukturę KSeF-ową pod kątem obciążeń, to powinno zadziałać. W sensie – powinno przetrwać. Natomiast jest jedna rzecz, której prawdopodobnie nie uwzględniono, tzn. ktoś wziął ilość danych, ile faktur jest wystawianych średnio dziennie, nałożył na to jakiś tam drobny plusik i to jest bardzo rozsądne podejście. Ale tu jeszcze trzeba było zapytać kogoś, kto zajmuje się księgowością i dowiedzieć się, ile faktur jest anulowanych mailem, ile jest telefonów: „Pani Krysiu, pani podrze tę fakturę, ja wyślę ją jeszcze raz”.

W KSeF-ie się już nie da, prawda?

W KSeF-ie wszystko jest korektą, czyli kolejną fakturą tak naprawdę. Więc są tacy… Ja do nich nie należę, bo ja tego nie liczyłem, ale chętnie powtórzę, bo mówiła to osoba bardzo wiarygodna i kompetentna, że ilość faktur przesyłanych przez KSeF jest niedoszacowana o 40%.

No, może być różnie. Dobrze, Mateuszu, wracając do naszego zasadniczego tematu, bo odbiegliśmy trochę dygresjami, zidentyfikowałeś tutaj dwa główne pola z wyzwaniami, czyli po pierwsze te kwestie związane z zarządzaniem całym procesem obiegu dokumentów, jeżeli tak można powiedzieć.

Można.

I druga rzecz to pole nowych ryzyk, które w działalności przedsiębiorstwa otwiera nam KSeF. To jakbyś tak miał powiedzieć w skrócie, bo mamy jeszcze trochę czasu do wejścia w życie KSeF, to co należałoby w pierwszej kolejności zrobić w kontekście tych kwestii związanych z zarządzaniem procesem obiegu dokumentów, żeby spróbować się przygotować do KSeF-u?

To, co mówisz o obiegu dokumentów, jest bardzo dobrym punktem wyjścia, bo ja uważam, że należy zacząć od zrobienia czegoś, co ładnie nazywa się w managemencie mapowaniem, czyli musimy po prostu ustalić, gdzie my w ogóle jesteśmy.

Jak to u nas wygląda, prawda?

Tak, tak. Czyli nie w taki sposób, że ja tam mam program dobrej, solidnej firmy i widziałem, że pojawiła się zakładka KSeF i nawet raz dziennie dostaję maila: „Przejdź przez to szkolenie”.

To znaczy, że jesteś gotowy, tak? Tak myślę sobie.

Tak. Tylko warto sobie zrobić, byśmy powiedzieli „po chrześcijańsku”, taki rachunek sumienia i zobaczyć, gdzie my tak naprawdę jesteśmy, co nie działa, co być może działa i ten punkt wyjścia to jest w ogóle podstawa do tego, żeby zaplanować wejście do KSeF-u.

Czyli mówiąc w takich prostych, żołnierskich słowach trzeba byłoby sprawdzić, jak dokładnie jest, bo może nam się wydaje, że jest „A”, a tymczasem jest „B”, tak?

Może się tak okazać.

Bo jak będziemy wiedzieli, jak jest w naszej firmie, jak dzisiaj krążą faktury sprzedażowe, tzn. jak są wystawiane, przez kogo, w jaki sposób są wysyłane, jak krążą faktury zakupowe, tzn. kto je odbiera, kto je przekazuje do płatności, kto je weryfikuje, to jeśli będziemy wiedzieli o tych rzeczach, to na pewno będzie nam prościej albo inaczej – będziemy w stanie w ogóle sprawdzić, jak to może współgrać z nowym systemem, z KSeF-em.

Albo nie współgrać, bo poza obrotem dokumentami mówimy przede wszystkim o poznaniu obrotu informacją. Ja powiem szczerze, że mało jest osób, które potrafią… Mówimy tutaj o średnich i dużych organizacjach oczywiście. Mało jest osób, które potrafią powiedzieć dokładnie, dlaczego jakaś informacja jest na fakturze, dlaczego ten dział przekazuje tę informację. A skąd ją bierze? Bo może ta informacja wcale nie jest aktualna, tylko to jest informacja z magazynu, a aktualna informacja jest w logistyce, a się okazało, że bierzemy informację z magazynu, bo tam oni się znają i kolegują. To są takie autentyczne przykłady z miejsc, w których sobie rozmawialiśmy. Natomiast generalnie rozmawiamy o tym, żeby zobaczyć, jak wygląda obrót informacji i dokumentów w organizacji, które pozwalają nam wystawiać faktury, żeby zrozumieć, co dajemy na tych fakturach, dlaczego to tam dajemy i w drugą stronę – dlaczego oczekujemy czegoś na fakturach zakupowych.

Mateuszu, czyli robimy audyt.

Dokładnie tak. Robimy audyt. Zaczynamy w ogóle od tego, że komunikujemy się z interesariuszami, czyli osobami, które zarządzają w naszej firmie albo jeśli my sami nimi jesteśmy, to z osobami, które są kluczowe w tym procesie. Musimy porozmawiać albo z naszym szefem, albo z naszymi dostawcami, albo jednocześnie z nimi, z odbiorcami, z działem księgowym, żeby w ogóle powiedzieć: „Słuchajcie, czy wy wiecie, że jest coś takiego jak KSeF?”. Bo czasem się okazuje, że osoby związane z wystawianiem faktur mówią: „Nie, w ogóle nie wiem. To co ja teraz będę musiał dostarczać?”. Krok drugi to jest na pewno sprawdzenie tego, co my mamy, jakie oprogramowanie wykorzystywane jest w procesie fakturowania, dlaczego jest wykorzystywane, skąd bierze dane to oprogramowanie, kto je tam wprowadza. Bo jak to w wielu firmach bywa, firmy rozwijają się organicznie. Rzadko kiedy jest szansa, żeby tak od ołówka sobie zaplanować: „Okej, to będziemy korzystać tylko z rozwiązań tej firmy, bo ta firma daje kompleksowe rozwiązania”.

Często jest tak, że my w ogóle nie wiemy, że np. otworzymy drugi rodzaj linii biznesowej i będziemy – strzelam – poza żarówkami sprzedawać też warzywa i owoce, a są takie firmy i tam w ogóle mamy inny system fakturowania, i on powstał naturalnie, on idealnie nadaje się do sprzedawania warzyw i owoców. Ten drugi nadaje się idealnie do sprzedawania AGD, ale kompletnie razem nie działają z KSeF-em, bo nikt nigdy ich do tego nie planował. To pojawia się zwłaszcza w sytuacjach, kiedy klienci niejako zamawiają sobie dedykowane oprogramowanie, że jest jakaś mała firma, która żyje z tego klienta albo żyje z tej branży i po prostu dostosowuje te swoje moduły indywidualnie pod tę branżę. I potem często się okazuje, że te moduły nie do końca są dostosowane do KSeF-u, bo nie było potrzeby, a teraz ta firma musiałaby zrobić sto projektów dostosowania do KSeF-u, a ma dwudziestu programistów i szefa. Są takie firmy.

Albo czasami okazuje się, że ten moduł był pisany przez programistę, który już dawno odszedł i nie ma z nim kontaktu, i nie wiadomo do końca, co zrobić. Mateuszu, ale myślę… Nie wiem, czy się ze mną zgodzisz, że pewnie dobrym pomysłem będzie po zrobieniu tego audytu jakieś zapisanie tego wszystkiego, jeżeli tak można powiedzieć, utrwalenie tego. Mówi się o tym, że właśnie to powoduje, że my jeszcze raz potwierdzamy te zebrane informacje i też dokładnie wiemy, w którym punkcie jesteśmy. Ale powiedzmy, że zrobiliśmy taki audyt. Mamy opracowane te ścieżki obiegu dokumentów, te zasady zbierania danych, wiemy, kto się tym zajmuje, wiemy, przy pomocy czego te faktury są wystawiane, kto je wysyła, kto się komunikuje. Oczywiście mamy też zebrane informacje dotyczące tej drugiej strony, czyli zbierania, odbierania, przyjmowania faktur zakupowych, opłacania ich itd. Mamy już tę całą wiedzę i co dalej zrobić?

Zostaje kluczowy krok. Jak już wszystko wiemy, jakie faktury mamy i skąd się biorą te faktury, jakie tam mamy dane, to teraz musimy wziąć te dane i dopasować do tego, czy zmieszczą się na fakturze KSeF-owej. Bo jest takie nowe słowo „schema”. Schema to jest nic innego jak wzór faktury, ale niestety to jest wzór faktury elektroniczny. On ma swoje ograniczenia co do ilości znaków, co do tego, jaki rodzaj danych może tam być wprowadzony. I to, co musimy zrobić, to każdą naszą fakturę sprzedażową i zakupową po prostu dopasować do obowiązującej schemy. Czemu do obowiązującej? Bo ta może się zmienić w międzyczasie. Jak to z wzorami dokumentów często bywa, widzimy, że na stronie ministerstwa pojawia się nowy formularz CIT 8 w wersji 36 i wszyscy, którzy tylko mogą, starają się jeszcze wysłać w poprzedniej, bo ten nowy jest zupełnie inny.

A tutaj chyba możemy powiedzieć, że obecnie mamy już do czynienia z drugą wersją schemy faktury. Bo o ile dobrze wiem, to teraz, a rozmawiamy pod koniec listopada 2023 roku, obowiązuje schema FA(2), prawda?

Tak, tak.

Jak myślisz, wejdzie kolejna schema przed wejściem w życie KSeF-u?

Odmawiam komentarza, bo jeszcze ktoś pomyśli, że mam jakieś tajne informacje.

A nie masz.

Nie, nie mam absolutnie. Powiem tak, jeżeli w ciągu najbliższego pół roku pojawiłaby się nowa schema, to nie jest to tak wielki problem, jak na przykład jakieś kompleksowe zmiany w przepisach podatkowych. Dlaczego? Bo schema wymaga tak naprawdę dopasowania informacji, które już mamy i już wiemy, że nam pasują lub nie. I to jest czasochłonne. I to by było wymagające, bo ten krok ze sprawdzaniem faktur musielibyśmy wykonać jeszcze raz. Natomiast to już jest trochę inne miejsce niż wtedy, gdy nie mamy w ogóle procesów opanowanych, nie wiemy, jak te faktury są wystawiane, skąd bierzemy informacje. To jest zupełnie inny rodzaj problemu. Niewygoda? Na pewno, zwłaszcza jeżeliby się to np. pokazało w czerwcu, co nie jest wykluczone.

Nie takie rzeczy już widywaliśmy, prawda?

Tak. Zwłaszcza, że tutaj nie ma żadnego vacatio legis, prawda? To nie jest tak, że musicie mieć pół roku co najmniej dla nowej schemy. Absolutnie nie. Nowa schema może być ostatniego dnia czerwca, od 1 lipca wystawiamy. To jest oczywiście złe. Nie chcielibyśmy tego i nie oczekujemy tego po racjonalnie działających organach i urzędach. Natomiast… Różne rzeczy widzieliśmy, prawda?

Mateuszu, a co jeszcze trzeba byłoby uwzględnić w takim planie działania? Bo sprawdzamy, czy próbujemy dostosować nasze narzędzia do tego, żebyśmy w ogóle mogli zmieścić nasze faktury w samą schemę, o której mówiłeś. Myślę, że na pewno niektórzy dzisiaj wystawiają już faktury w formacie XML, ale większość podatników na pewno robi to zupełnie inaczej. To jest, tak jak powiedziałeś, kwestia techniczna, czyli muszę sprawdzić, czy mój program do fakturowania będzie potrafił wygenerować treści faktury w tej schemie JPK FA. Jednak myślę, że to chyba nie wszystko, jeżeli chodzi o ten plan działania, o plan przystosowania się do KSeF-u, o to, co można zrobić, zanim ten KSeF stanie się obowiązkowy i zanim ja będę musiał już działać w KSeF-ie.

Ja zawsze klientom, z którymi mam szansę rozmawiać o wdrożeniu KSeF-u, podpowiadam rzecz, która niestety wbrew pozorom nie jest oczywista, czyli: zróbcie dobry plan. Zróbcie sobie dobry plan, bo to jest jakiś punkt na osi czasu. My wiemy, że ten pierwszy lipca zbliża się nieubłaganie. Oczywiście jest to nasze znane prawo Parkinsona, że jak mamy sześć miesięcy, to bardzo dokładnie te sześć miesięcy wykorzystamy. Myślę, że zna to każda osoba, która studiowała, może nawet ty (śmiech). Natomiast zmierzam do tego, że…

Mówiąc o planie, masz na myśli harmonogram, tak?

Tak. Dobry plan. I taki dobry plan powinien zawierać cele, jakie chcemy osiągnąć, jakąś analizę ryzyka, co może się wydarzyć źle, co może się wydarzyć w najgorszym przypadku, kto jest odpowiedzialny za to, kto podejmuje decyzje, kto ma być poinformowany w firmie. To jest taka znana w zarządzaniu matryca RASCI, czyli matryca odpowiedzialności. Warto sobie odświeżyć jakieś metodologie zarządzania projektami, bo rozmawialiśmy o tym, że wystawianie faktur to nam się kojarzy z działem księgowości. Wystawianie faktur elektroniczne to jeszcze dział IT. A jak spojrzymy na KSeF w całości, to mówimy okej, ale dział księgowości tak naprawdę to tylko zbiera informacje i je przetwarza, on ich nie wytwarza, on je skądś ma. Dział księgowości sam w sobie nie jest nikomu do niczego potrzebny. W sensie nie ma firmy, która jest tylko działem księgowości, więc te informacje skądś pochodzą. Czyli ktoś musi to uzgodnić z tymi działami, a jak z nimi to uzgodni, to musi wiedzieć, skąd te działy biorą te informacje, czy jakość tej informacji jest odpowiednia.

Naturalnie rodzą się nam tutaj role w procesie i zarządzania KSeF-em, ale też wdrożenia KSeF-u, że musimy ustalić, kogo informujemy o zmianach w KSeF-ie, kto jest decydentem w tym procesie, kto musi podejmować decyzje o tym, że np. wystawiamy faktury poza naszym systemem elektronicznym, czyli jak jest jakaś awaria. To wszystko musi być uregulowane. Ja jestem daleki od tego, żeby straszyć jakąś odpowiedzialnością karną, skarbową itd., że to się będzie działo, bo podejrzewam, że nie, bo jest tyle wątpliwości związanych z KSeF-em, że zanim zacznie się jakieś karanie przedsiębiorców, to minie sporo czasu. Natomiast mamy dzisiaj siedem miesięcy na to, żeby zaplanować wdrożenie KSeF-u, nadać ludziom jakieś role i to nie tak, jak działo się w RODO, że pierwsza z brzegu złapana pani sekretarka została właśnie inspektorem ochrony danych osobowych całkiem sporej firmy. Tylko warto sobie to zaplanować, bo KSeF przy okazji daje szansę też na to, żeby uporządkować te procesy, które w naszych firmach kuleją. Bo tak często jest, że organiczny rozwój firmy powoduje, że nasz biznes nie zawsze jest taki, jak byśmy chcieli.

Czyli widzisz KSeF jako szansę też do tego, żeby uporządkować pewne procesy w firmie?

Tak. Zwłaszcza finansowo-księgowe, bo my mamy często taki obraz pani księgowej albo pana księgowego, który jest irytującą osobą i w okolicy 15 dnia miesiąca zaczyna zadawać rozliczne pytania, prosić, zawsze czegoś chce, a oni tu chcą biznes robić. Może to jest szansa, żeby nadać jakieś jasne role w procesie, może to jest szansa, żeby zrobić sobie jakąś procedurę, może to jest szansa, żeby jakieś złe nawyki usunąć, bo każda firma je ma.

Ale zgodzisz się chyba z tym, że wdrożenie KSeF-u wymaga każdorazowo indywidualnego podejścia, prawda? Z punktu widzenia tego organizacyjnego właśnie. Bo chyba w każdej firmie jednak ten proces zdobywania informacji, przekazywania informacji, proces zakupowy, proces sprzedażowy wygląda inaczej. I chyba nie ma jednej złotej recepty, która u każdego zadziała.

Nie, nie ma. I są prostsze projekty, są projekty trudniejsze. Są takie zdarzenia, które z automatu powodują, że wdrożenie KSeF-u jest trudniejsze, np. rozdrobniona infrastruktura. Czy tu mówimy o retailu z wieloma sklepami, czy mówimy o firmach ze stacjami benzynowymi, czy mówimy o jakichś zwykłych składach węgla, których jest na przykład ileś tam set w Polsce, to są takie czynniki, które od razu nam utrudniają. Jak mamy kilka rodzajów oprogramowania, które wystawia nam faktury, to też nam to utrudnia. Jak mamy oprogramowanie korporacyjne, czyli jesteśmy odnogą jakiejś wielkiej korporacji, to niestety trudno oczekiwać, że potężna, międzynarodowa firma uruchomi teraz projekt dostosowywania do KSeF-u dla jednego kraju. To może się wydarzy, bo cała Unia gdzieś tam rozmawia o tych elektronicznych fakturach, ale nawet w takich Włoszech ten KSeF nie jest obowiązkowy dla wszystkich. Z tego, co czytałem, 75% podatników włoskich jest w KSeF-ie, a reszta się nie wybiera. Więc przekonanie dużej korporacji, żeby indywidualnie dla nas wydała bardzo duże pieniądze, żeby dostosować jakieś potężne narzędzia informatyczne, to się nie wydarzy po prostu, więc musimy szukać jakichś alternatyw.

To są albo dostawcy krajowi i paru fajnych mamy, albo musimy właśnie wejść w ten kontakt z naszym dostawcą oprogramowania i ustalić, co on nam daje albo czego nie daje. Bo ja znam takie przypadki, kiedy okazuje się, że… Zresztą wczoraj też rozmawialiśmy, że jest jedna faktura wystawiona raz na półtora roku i wdrożenie tego z perspektywy firmy tworzącej oprogramowanie to są setki tysięcy złotych, i ich nie obchodzi to, że będę wystawiał jedną fakturę za złom raz do roku, tylko oni po prostu chcą dodatkowy moduł oprogramowania i tyle kosztuje moduł.

I paradoksalnie wychodzi na to, że w tego rodzaju sytuacjach lepiej może skorzystać z bezpłatnych narzędzi, które zostaną udostępnione przez ministerstwo. Dobrze, Mateuszu, jeszcze jedną kwestię tutaj chciałbym poruszyć, bo intryguje mnie też to, co powiedziałeś na wstępie, że KSeF otwiera pewne nowe czynniki ryzyka w działalności przedsiębiorcy. Powiedzmy, że jedno takie ryzyko czy dwa takie ryzyka chyba mogę sobie uzmysłowić. Jedno takie ryzyko to chociażby jest ryzyko tego rodzaju, że ktoś, kto poniewczasie okaże się osobą nieodpowiednią, dostanie uprawnienia do KSeF-u. Np. pracownik, z którym się pokłócimy i rozejdziemy się w niezbyt przyjemnej atmosferze, i np. przez niedopatrzenie nie zostaną mu odebrane uprawnienia, będzie mógł wiele niefajnych rzeczy zrobić. Też oczywiście widzę ryzyko związane z tym, że przedsiębiorca będzie pod okiem skarbowego Wielkiego Brata 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu i jak mówią klasycy, uczciwi nie mają się czego bać, prawda? Jednak o różnych rzeczach słyszeliśmy.

Też widzę gdzieś to ryzyko wycieku danych albo być może nawet sprzedaży danych, bo jestem w stanie sobie wyobrazić sytuację, kiedy ktoś np. korumpuje kogoś, kto ma dostęp do KSeF-u czy to z organizacji u przedsiębiorcy, czy to korumpuje kogoś z administracji skarbowej i może dostać bardzo fajnie sprofilowane dane dzięki temu, co może mu posłużyć w nieuczciwej walce konkurencyjnej. Ale wiem, że ty widzisz znacznie więcej różnego rodzaju ryzyk. To jakbyś tak przybliżył trochę ten temat. O jakich jeszcze ryzykach należy pomyśleć? Jakie jeszcze ryzyka należy sobie uzmysłowić w kontekście tego, co zmieni KSeF od 1 lipca 2024?

Jasne, już mówię. Oczywiście zgadzam się całkowicie z tym, co mówiłeś o tych podstawowych, nieoczywistych ryzykach, czyli o jakimś konflikcie z pracownikiem czy jakiejś korupcji. To są wszystko przestępstwa i myślę, że one się będą zdarzać, bo tak długo, jak są ludzie, tak długo będą jakieś nasze słabości. I nie mi oceniać, czemu ktoś decyduje się na takie a nie inne działanie. Natomiast od tego będą odpowiednie organy i gdzieś tam głęboko wierzę, że należycie będą w stanie chronić przed tego typu sytuacjami. A ja mimo wszystko gdzieś tam jestem propaństwowy i chciałbym wierzyć, że tych skorumpowanych urzędników nie będziemy mieć. Natomiast mówiąc o tych innych nieoczywistych czynnikach ryzyka, warto zwrócić uwagę na to, co dzieje się w momencie, kiedy my zaczynamy raportować dane do KSeF-u.

Bo raportujemy je w czasie rzeczywistym, prawda?

Cały czas. Cały czas przekazujemy dane na żywo i to dane wysokiej jakości, tzn. tak jak najpierw pojawił się JPK i to matchowanie kupujący – sprzedający stało się prostsze, ale ono następowało miesiąc później i co do zasady dotyczyło administracji skarbowej. Natomiast w momencie, kiedy my raportujemy cały czas nasze zakupy, cały czas naszą sprzedaż, bo do tego przecież KSeF się sprowadza, ktoś to ogląda, wszystko jest w formacie XML, nie trzeba tego OCR-ować, nikt nie musi przepisywać tych danych, nikt ich nie będzie drukował, algorytm będzie znajdował określone rzeczy. Nauczenie i napisanie algorytmu…

Skoro dane są w formacie XML, to na pewno należy się spodziewać, że powstaną albo pewnie już są narzędzia, które będą nastawione na wyłapywanie określonych rzeczy z tych plików, prawda?

Dokładnie tak, ale to nie koniec, bo my cały czas mówimy o sprawozdawczości o takim charakterze czysto finansowym. A trzeba zwrócić uwagę, że bardzo dużo firm raportuje też szereg różnych rzeczy niefinansowych.

Jakie na przykład?

Terminy płatności, wszelkiego rodzaju środowiskowe raportowania, raportowania związane z wyrobami energetycznymi. Przecież nie trzeba produkować paliwa, żeby mieć koncesję na obrót paliwami ciekłymi. Nie trzeba produkować ani sprzedawać ropy naftowej, żeby mieć obowiązek tworzenia rezerw tych znanych, a to się wylicza samemu.

Przy czym jeżeli dobrze rozumiem, to wszelkie obowiązki raportowe, które dzisiaj są, i tak pozostaną, natomiast dzięki KSeF-owi właściwe instytucje będą w stanie porównać, czy nasze raportowanie jest rzetelne i czy ono się zgadza z KSeF-em, tak?

Dokładnie tak. I wszędzie tam, gdzie np. raportujemy jakieś rzeczy dotyczące ochrony środowiska i bazujemy na jakiejś tam informacji, która nie zawsze musi być informacją końcową. A zawsze jest tak, że w organizacji tę końcową informację ma dział finansowy, bo tam trafia ta ostateczna informacja, ile w końcu kupiliśmy np. tego rozpuszczalnika, ile go sprzedaliśmy albo jakiegoś innego preparatu. Tam jest ta ostateczna informacja już skorygowana, prawidłowa i często dzieje się tak, że nawet jeżeli ktoś ma tę informację prawidłową i raportuje coś na temat środowiska prawidłowo, przychodzi korekta, bo okazało się, że w tej ciężarówce była paleta więcej. I czy ta informacja trafia już do osoby, która jest odpowiedzialna za raportowanie środowiskowe? Niekoniecznie.

Zgodnie z prawami Murphy’ego zapewne nie trafi.

Różnie.

Firma może nie wiedzieć, ale system będzie wiedział.

Dokładnie tak.

Bo system porówna KSeF z raportami.

Dokładnie tak.

To co może się wtedy stać?

Nie wiem, czy ty miałeś szansę, natomiast ja parę razy współpracowałem ze specjalistami z dziedziny ochrony prawa, ochrony środowiska i kary finansowe są po prostu imponujące. Pamiętam, że przy raportowaniu związanym z Agencją Rezerw Materiałowych bodajże… Często słyszymy o tym, że mamy w Polsce rezerwy paliwa na jakimś tam poziomie i te rezerwy w dużej części są zabezpieczone u przedsiębiorców. To przedsiębiorcy w jakiś sposób sobie zabezpieczają te rezerwy. To wyliczają sami i jak wyliczają sami, to mogą popełnić błąd. I teraz pytanie brzmi, czy osoba wyliczająca i raportująca ma dokładne informacje z działu finansowego, czy ma informacje z jakiegoś innego działu, np. od kierowców. To dotyczy bardzo trywialnych rzeczy, jak np. coś, co jest nieoczywiste dla większości ludzi, ale trzeba raportować, ile posiadamy lodówek w firmie.

Ja też?

Ty nie.

Ja nie.

Chyba, że wrzuciłeś w koszty.

Nie, nie wrzucałem w koszty lodówki.

Ale teraz musisz się przyznać (śmiech). Napoje chłodzące dla pracowników.

Nie. Ja zawsze mówię, że paragony z kas fiskalnych trzeba trzymać w zamrażarce, bo tam jest ciemno i chłodno, więc one mają szansę przetrwać przez 5 lat. Zawsze mówię, że każdy doradca podatkowy i każde biuro rachunkowe może wrzucić lodówkę w koszty jako szafę na przechowywanie paragonów fiskalnych.

To jest ciekawe.

Rolek z kas rejestrujących. I moim zdaniem to jest jak najbardziej uzasadnione. Ale Mateuszu widzę, że znowu wracamy, niejako powiązana jest ze sobą kwestia tych ryzyk, o których mówisz, z kwestią organizacji procesów, prawda? Bo jeżeli będziemy mieli świadomość, że chociażby KSeF rodzi nam takie ryzyko, to to ryzyko jest jednocześnie, patrząc z drugiej strony, szansą, żeby dzięki wykorzystaniu KSeF-u uzyskać stan zgodnego z rzeczywistością raportowania, prawda?

Dokładnie tak.

Bo jeżeli zaprzęgniemy do tego procesu właśnie te dane, które nam wyjdą z KSeF-u, to powinniśmy przy dobrze zaprojektowanym procesie mieć zawsze rzetelne raporty.

Tak powinno być w idealnym świecie. Na etapie tego mapowania, o którym mówiliśmy na samym początku, warto sobie zadać pytanie – okej, to tu jest taka informacja, że kupiliśmy 1000 litrów środków antyadhezyjnych przeciwstukowych czy czegoś innego. Kto jeszcze coś z tym robi, z tą informacją? A tu taki Wojtek jeszcze wysyła informację do WIOS-iu, że kupiliśmy tyle, tyle i tego, i zużyliśmy tyle i tyle, i tyle mamy odpadu, i odebrała taka firma.

Czyli wracając, przede wszystkim podstawą dobrego przygotowania się do KSeF-u będzie audyt, prawda?

Tak, dokładnie tak.

Teraz chciałbym wrócić jeszcze do jednego wątku, o którym sobie już częściowo rozmawialiśmy, bo ja też widzę taką dużą zmianę w kontekście wejścia w życie KSeF-u w tym zakresie. Ty też częściowo już o tym mówiłeś. Mianowicie dzisiaj często zdarza się, jest to oczywiście praktyka niezgodna z prawem, ale dzisiaj praktycznie nie do wyeliminowania. Często zdarza się, że podatnicy dokonują tak zwanej podmiany czy anulowania różnego rodzaju dokumentów. Wiemy już, że to będzie niemożliwe, jak wejdzie w życie KSeF, bo to co wejdzie do KSeF-u, to musi w KSeF-ie zostać, prawda? I jedyne, co z tym można zrobić, to można to skorygować. Ale jak myślisz, czy poza zwiększeniem być może obowiązków ewidencyjno-dokumentacyjnych, bo poprzez to może po prostu wzrośnie liczba faktur korygujących, to czy to w jakiś sposób może wpływać na kondycję finansową przedsiębiorcy, na jego mniejsze możliwości w zakresie kreatywnej księgowości, jeżeli tak moglibyśmy powiedzieć?

Jak wspominam czasy współpracy z mniejszymi firmami, to pamiętam, że często chociażby księgowi czy doradcy podatkowi skarżyli się, że np. muszą się poruszać pomiędzy Scyllą banku a Charybdą urzędu skarbowego. Czyli w jednym miesiącu wynik ma być fajny, żebym dostał kredyt, a w drugim miesiącu wynik ma być pod psem, żebym nie musiał płacić podatku. I co w tym kontekście może zmienić KSeF? Jak myślisz, jakie są twoje odczucia w tym zakresie?

Dobrze czujesz, bo KSeF dla wielu firm to będzie urealnienie wyniku podatkowego.

A to dobrze czy źle?

To zależy. Z perspektywy tego, że zostaną ograniczone manipulacje przy wyniku finansowym, to na pewno, bo banki będą miały lepszą ocenę tego, co się dzieje, a organy podatkowe teoretycznie będą sprawniej zbierać te zobowiązania. Natomiast w praktyce jest tak, że w dobrze zarządzanym przedsiębiorstwie, w którym mamy rachunkowość nie sprawozdawczą, a rachunkowość zarządczą, to mniej więcej wiemy, co się w firmie wydarzy. Bo rachunkowość sprawozdawcza to jest informacja na zewnątrz. My opowiadamy o tym, co dzieje się w firmie potencjalnym zainteresowanym. Mamy rachunkowość podatkową, wiadomo – informujemy organy o tym, co się dzieje. Ale mamy też rachunkowość zarządczą. Planujemy, co się dzieje, staramy się przewidzieć, co się wydarzy.

I dzisiaj – obserwuję to w wielu firmach – jest coraz większa świadomość tej rachunkowości zarządczej i mam nadzieję, że KSeF trochę to wymusi, że już nie możesz planować wstecznie, bo, jak wiemy, analiza wsteczna zawsze jest skuteczna i teraz będziemy tworzyć wynik. Tylko jeżeli my wiemy, że chcemy starać się np. o inwestycję budowlaną i potrzebujemy wesprzeć się zewnętrznym finansowaniem w przyszłym roku, to zaplanujmy ten rok tak, jeżeli się da, oczywiście uwzględniając te czynniki, które w ogóle podlegają planowaniu, żeby ten wynik był satysfakcjonujący. Bo to nie jest nielegalne planować wynik.

Patrząc na to z jeszcze innej strony, to dla samych właścicieli firm to też może być szansa na to, żeby odkryć, jak faktycznie opłacalny jest ich biznes, prawda?

Jeżeli szukają tej rentowności i są na tyle świadomi, żeby obcinać te ogony, które się nie opłacają, a szukać tych miejsc, gdzie rzeczywiście zarabiają pieniądze, to na pewno. Mamy natomiast w Polsce taką tendencję do tego, że jak mamy jakiegoś klienta od stu lat, to nawet nie sprawdzamy, czy nam się opłaca, bo on już z nami jest te sto lat. A taka nowoczesna firma niestety powinna być trochę bezwzględna, bo my balansujemy między modelem firmy biurokratycznej, a takiej firmy nowoczesnej, elastycznej.

Ale jak spojrzymy na Fortune 100 i zastanowimy się, jakie tam są firmy, to tam jest twarda biurokracja, tam nie ma za bardzo elastyczności. Jest Microsoft, Apple, ale tam na końcu jest twarda biurokracja i dane. Jak właściciel firmy dostanie twarde dane i np. zobaczy, że okej, ten klient dobrze płaci, ale np. – coś, co też się często zapomina – zawsze płaci długo po terminie. I ja na to nie zwracałem uwagi, bo zawsze słyszałem, że faktura nie dotarła, faktura była później, wyślij jeszcze raz tę fakturę… Ale ja mam zwrotkę! (śmiech)

Teraz już nie będzie tłumaczenia, że nie dostałem faktury. Teraz każda faktura będzie otrzymana od razu.

Nadanie numeru KSeF równa się fikcja otrzymania faktury przez odbiorcę.

Dokładnie. Mateuszu, wygląda na to, że KSeF może bardzo wiele zmienić w polskiej rzeczywistości gospodarczej. Musimy powoli już kończyć nasze dzisiejsze spotkanie. Może jest jeszcze jakaś jedna rzecz, którą chciałbyś tytułem podsumowania czy tytułem jakiegoś takiego komunikatu końcowego przekazać naszym odbiorcom?

Tak, myślę, że jedną rzecz mogę powiedzieć. KSeF nie jest tak straszne, jakby się wydawało. Docelowo pomoże prowadzić biznes. Trzeba tylko zrobić sobie taki uczciwy rachunek sumienia, gdzie jesteśmy i skontaktować się ze wszystkimi zainteresowanymi. Bo Wasi klienci czy nasi klienci też są zainteresowani KSeF-em. Być może już coś zrobili, być może mają już jakiś pomysł na własne faktury sprzedażowe i rozwiązali część problemów. Tylko komunikacja, komunikacja i plan. I będzie dobrze.

Myślę, że to jest dobry pomysł. Mateuszu, dziękuję ci bardzo za nasze dzisiejsze spotkanie. Mam nadzieję, że będziemy mieli jeszcze okazję, żeby porozmawiać o pewnych technicznych aspektach KSeF-u.

Bardzo chętnie.

Bo są to zagadnienia na pewno również dosyć istotne. Dziękuję bardzo za dzisiejsze spotkanie, a Wam wszystkim dziękuję za uwagę i zapraszam na kolejne odcinki podcastu dotyczące Krajowego Systemu eFaktur. Dzięki jeszcze raz, cześć, do zobaczenia.

Do widzenia. Cześć!

Jeśli zajmujesz się zawodowo podatkami – w szczególności prowadzisz biuro rachunkowe, jesteś doradcą podatkowym lub radcą prawnym bądź adwokatem – dołącz do Klubu Dzień Dobry Podatki.

Klub to abonament na comiesięczne szkolenia „Dzień Dobry Podatki” oraz forum dyskusyjne, na którym codziennie wspieramy się w pracy z podatkami. 

Sprawdź więcej szczegółów TUTAJ.